Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación

Contenido MODÚLO I. PRESENTACIÓN GENERAL Modernización de las Secretarías Enfoque de Procesos y Ciclo de Mejora Cadena de Valor MODÚLO II. PRESENTACIÓN DE CADA MACROPROCESO (Gestión de la Cobertura, Atención al ciudadano, Gestión financiera y Gestión del Talento Humano etc…) Objetivo del Macroproceso Procesos Estructura. QUÉ DEBEMOS HACER EN LA SECRETARÍA PARA QUE EL PROYECTO TENGA ÉXITO?

Enfoque Basado en Procesos “Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados” ISO9000:2000 Entradas Salidas Transformación Insumos Bienes Transformación Productos “Cualquier actividad o conjunto de actividades que utiliza recursos para transformar entradas en salidas” Servicios

El Ciclo de Mejora y el Enfoque Basado en Procesos Ciclo P-H-V-A Definir y habilitar de acuerdo a los requisitos y medios qué hacer cómo hacerlo cuándo hacerlo Planificar Establecer y generar mejoras hacia los objetivos, recursos y prácticas futuras Actuar Evaluar y demostrar conformidad con lo planificado, así como desempeño de acuerdo a los objetivos Verificar Ejecutar tal como se ha planificado Hacer

Modelo de Operación Procesos MEN ¿Qué es un Macroproceso? Constituye el primer nivel del conjunto de acciones encadenadas que la entidad debe realizar a fin de cumplir con su función constitucional y legal, la misión fijada y la visión proyectada. ¿Qué es un Proceso? Conjunto de subprocesos que tienen un punto de inicio y un punto final, generalmente la provisión de un servicio a un cliente interno o externo. Es un conjunto de actividades que toman un insumo, le generan como resultado un producto o servicio que entregan a un cliente. ¿Qué es un Subproceso? Es un conjunto de actividades que interrelacionadamente e interdependientes constituyen un proceso. ¿Qué es una Actividad? Es un evento que concatenado a otro integran un subproceso.

¿En que consiste el Proyecto que se ejecutará en la Secretaría de Educación?

El Proyecto PRODUCTOS PRODUCTOS REFERENTES IMPLEMENTACIÓN DE LOS PROCESOS MISIONALES PARA LA MODERNIZACIÓN DE LA GESTION, PARA UN GRUPO DE SECRETARÍAS DE EDUCACIÓN PARTICIPANTES EN EL PROYECTO DE MODERNIZACIÓN: Plan de capacitación Plan de Implantación Metodologías y estrategias PRODUCTOS REVISADOS, AJUSTADOS E IMPLANTADOS Misión - Visión Cadena de Valor Procesos implantados Misión - Visión Estructura Cultura objetivo Cultura objetivo M E J O R A C O N T I N U A Cadena de Valor Refer. Estructura Mapa de procesos Diagnóstico METODOLOGÍA - GESTION INTEGRAL DE PROYECTOS

SATISFACCIÓN DEL CLIENTE Cadena de Valor Macroprocesos Estratégicos Define las políticas, estrategias y acciones de la organización, el desempeño y la gestión municipal. Macroprocesos Misionales Hace realidad la Misión organizacional mediante la prestación de bienes/servicios que satisfacen las necesidades del cliente externo Macroprocesos de Apoyo Soporta y coadyuva al desarrollo de los demás procesos e incorpora las herramientas logísticas requeridas por la organización SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

Cadena de Valor Municipios No Certificados Establecimientos Educativos A. Gestión estratégica B. Gestión de programas y proyectos C. Gestión de la cobertura del servicio educativo D. Gestión de la calidad del servicio educativo en educación pre escolar, básica y media E. Atención al ciudadano MACROPROCESOS MISIONALES F. Gestión de la inspección y vigilancia de los establecimientos educativos G. Gestión de la información Municipios No Certificados Establecimientos Educativos H. Gestión del talento humano I. Gestión administrativa de bienes y servicios MACROPROCESOS DE APOYO Acá la idea es dar el alcance del plan de modernización, explicar de modo general cada elemento y por medio de los colores explicar los responsables. El plan de modernización tiene como elementos los 5 que se presentan en la gráfica, estos se han venido realizando con diferentes responsables y frentes de trabajo desde el inicio del convenio con el MEN. Se tiene como centro los procesos, estos es por medio de los cuales garantizamos que la SE cumpla las funciones que le han sido asignadas por ley, y como complemento se tienen: - La estructura es el personal requerido (perfiles y funciones) y su organización para el desarrollo de los procesos. Gente y cultura: por medio de este elemento se busca dar importancia a la persona, como elemento clave a la hora de mantener los cambios en el tiempo. Se incluye dentro de este elemento la capacitación a gerentes y facilitadores. Sistemas de información y tecnología: Corresponde a la información que requiere y genera la Secretaría para cumplir con sus objetivos, los equipos de cómputo y comunicaciones, los procedimientos de seguridad y contingencia y el software utilizado para realizar cada uno de los procesos Actividades paralelas: Son acciones orientadas a garantizar el éxito de la implementación de todos los proyectos que se definan tanto en mejoramiento de procesos, como en sistemas de información J. Gestión financiera K. Control Interno L. Gestión de la tecnología informática M. Atender asuntos legales y públicos N. Administración del sistema de gestión de calidad

Implantación - Modalidades EJECUCIÓN (E.) Puesta en marcha de las actividades contenidas dentro del subproceso aprobado durante la etapa de diseño, utilizando todos los insumos mínimos requeridos. En caso que el subproceso considere actividades a ser ejecutadas por parte de otros entes externos a la SE (como EE, ET o proveedores) serán implantadas únicamente las actividades que son responsabilidad de la SE. Si existen actividades dentro del subproceso que por condiciones particulares o estacionalidad no puedan ser ejecutadas, de igual forma se implantarán las demás actividades en esta modalidad. También es posible que la implantación del subproceso requiera de la selección de una muestra para poder dar viabilidad a la ejecución durante el tiempo definido para la implantación. SIMULACIÓN (S) Taller de simulación o juego de roles dentro del aula, con la participación de los funcionarios asignados por la SE para tal efecto y con la coordinación del líder del proceso y el equipo consultor de la Firma. Esta modalidad será realizada cuando definitivamente no pueda ejecutarse ninguna de las actividades del subproceso. Cuando la SE no cuente con el recurso humano necesario y/o el recurso disponible no cumpla con el perfil requerido para la implantación del subproceso, se adoptará esta modalidad. En tal caso será necesario que la SE designe a los funcionarios requeridos por el subproceso para efectuar el taller de simulación. Periodicidad Ocurrencia Procesos Permanentes Estacionales Coyunturales

Implantación - Periodicidad

Implantación - Periodicidad

Implantación - Periodicidad

Implantación - Periodicidad

Implantación - Periodicidad

Implantación - Periodicidad Retorno

Puntos de Especial Atención PUNTOS DE ESPECIAL ATENCIÓN Diagnóstico, Diseño e Intervención Organizacional en: Apropiación de procesos misionales (Atención al Ciudadano, Cobertura) Apropiación de Sistemas de Información – Inspección y Vigilancia, Gestión de la Tecnología Informática, Gestión Financiera y Recursos Humanos Gente y Cultura (Manejo del cambio y desarrollo de habilidades gerenciales) Conocimiento del Proyecto de Modernización

MODÚLO II. ESTRUCTURA Estructura Organizacional Objetivo Procesos

Metodología de trabajo Propuesta de Estructura Reingeniería de procesos Diseño de Cadena de Valor. Modelos Conceptuales. Diseño de procesos. Implementación de procesos Ejecución Simulación Manual de procesos Documentación preliminar: Diseño Detallado de Procedimientos. Indicadores de gestión. Matriz de Responsabilidades. Niveles de Aprobación. Funciones. Políticas. Referentes y propuesta de Estructura Definición de tipologías. Manual de funciones, Perfiles de cargos. Propuesta de Estructura orgánica Levantamiento de cargas de trabajo Análisis de Hojas de Vida. Cuadro comparativo de estructura actual y propuesta Costeo Cargos

Beneficios del Modelo Utilizar el modelo de tipificación durante el análisis de ajuste de la estructura de la Secretaría, permite: Analizar la Estructura organizacional de acuerdo con la gestión por procesos. Diferenciar claramente las áreas misionales (Calidad y Cobertura) frente a las de apoyo (Administrativa y financiera). Identificar el perfil básico de los cargos de la Secretaría. Identificar los procesos de la Secretaría que pueden ser asumidos por otras dependencias de la Entidad Territorial o por terceros.

Metodología de trabajo Propuesta de Estructura Reingeniería de procesos Diseño de Cadena de Valor Modelos Conceptuales Diseño de procesos Implementación de procesos Ejecución Piloto Simulación Manual de procesos Documentación preliminar Diseño Detallado de Procedimientos Árboles de decisión Días típicos Indicadores de gestión Matriz de Responsabilidades Niveles de Aprobación Funciones Políticas Referentes y propuesta de Estructura Definición de tipologías Levantamiento de cargas de trabajo Propuesta de Estructura orgánica Manual de funciones, Perfiles de cargos Cuadro comparativo de estructura actual y propuesta Costeo Cargos Análisis y Aprobación Revisión y ajuste del cuadro comparativo de cargos propuestos v./s. actuales. Revisión de las matrices de costeo planta propuesta y planta actual según fuente de financiación. Revisión de la información relacionada con la cuota de administración. Plan de creación y supresión de cargos. Escenarios financieros

Pasos a seguir Definir una política para financiar la planta de cargo requerida para la implementación de la nueva estructura. Adopción de la estructura por parte de la Entidad Territorial. Hacer seguimiento continuo a las Secretarías de Educación para determinar avances, retrasos y acciones para apoyar la aprobación de estructuras organizacionales

Pasos a seguir Acompañamiento a las Secretarias de Educación para la adopción de la nueva estructura. Documentación Adopción Implementación

Riesgos de no implementar la estructura Desconocimiento de límites y responsabilidades sobre los procesos, entre la Secretaría de Educación y demás dependencias de la Entidad Territorial, impactando los Acuerdos de Nivel de Servicio. Consolidación en las secretarías de esquemas desconcentrados de trabajo, efectivos y estables (equipos por núcleos, zonas, provincias, regiones). Carencia de regularización de la situación de los funcionarios pagados por el SGP (administrativos y docentes) que desempeñan funciones criticas en los procesos de las secretarías y otras dependencias de la Entidad Territorial. Desconocimiento de la Estructura organizacional de acuerdo con la gestión por procesos.

Riesgos de no implementar la estructura Desconocimiento de la Estructura organizacional de acuerdo con la gestión por procesos. No diferenciación de las áreas de Calidad y Cobertura frente a las de apoyo (Administrativa y financiera). Desconocimiento del perfil básico de los cargos de la Secretaría. Dificultad para la estimación del incremento a largo plazo de los costos de las plantas de cargos. Cargos sin responsabilidades claras que impiden mejorar a la organización en las solicitudes y requerimientos realizados por el Ministerio de Educación Nacional. Perdida de oportunidad en profesionalización de la planta de personal de acuerdo a los diseños detallados. Menor eficiencia en el desarrollo de los procesos resultado de la modernización viéndose reflejado en el perfil al momento de implantar en la satisfacción de los usuarios.

H. Gestión del talento humano H. Gestión del talento humano, permiten definir, modificar y legalizar la planta de personal docente y administrativa, además de la administración de novedades, selección, ingreso, formación, capacitación, bienestar y desarrollo del personal, manejo del fondo prestacional, administración de la nómina y las hojas de vida. Macroproceso Proceso H. Gestión del talento humano H01. Administrar la planta de personal H02. Selección e inducción de personal H03. Desarrollo de personal H04. Administración de carrera H05. Manejo del fondo prestacional H06. Administración de la nómina H07. Administración de las hojas de vida

C. Gestión de la Cobertura del Servicio Educativo Gestión de la cobertura del servicio educativo, se determina la proyección de cupos, la identificación de estrategias de acceso y permanencia la reserva y asignación de cupos oficiales, el registro de matrículas de cupos oficiales y el seguimiento y control a la gestión de cobertura que permitirán garantizar la continuidad y permanencia de los niños al sistema educativo oficial. Macroproceso Proceso C. Gestión de la cobertura del servicio educativo C01. Establecer las directrices, criterios, procedimientos y cronograma para la organización y gestión de la cobertura del servicio educativo C02. Proyectar cupos C03. Solicitar, reservar y asignar cupos oficiales C04. Registrar matrícula de cupos oficiales C05. Hacer seguimiento a la gestión de matrícula

E. Atención al ciudadano E. Atención al ciudadano, se encargan de gestionar de manera efectiva las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, trámites y consultas y la correspondencia en general recibida por las partes interesadas; así como obtener, identificar y evaluar el grado de satisfacción de las necesidades y expectativas de los clientes con respecto a los servicios y la atención que presta la Secretaría de Educación. Macroproceso Proceso E. Atención al ciudadano E01. Gestionar solicitudes y correspondencia E02. Desarrollar y mantener relaciones con el ciudadano

F. Gestión de la Inspección y Vigilancia de los EE F. Gestión de la inspección y vigilancia de los establecimientos educativos se encargan de realizar el control a los EE de educación formal y de formación para el trabajo y el desarrollo humano, a través de la ejecución de la inspección y vigilancia en la jurisdicción, y la legalización de los que están interesados en crearse o en modificar su licencia o reconocimiento oficial actual. Incluye también la administración de novedades de los establecimientos. Macroproceso Proceso F. Gestión de la inspección y vigilancia de los establecimientos educativos F01. Inspección y vigilancia a la gestión de establecimientos educativos F02. Legalización de establecimientos educativos

J. Gestión Financiera J. Gestión financiera, enfocado en gestionar de manera transparente los recursos financieros requeridos para la adecuada prestación del servicio, así como la gestión de trámite y pago de los gastos e inversiones realizadas y su inmediato registro contable. Macroproceso Proceso J. Gestión financiera J01. Presupuesto J02. Tesorería J03. Contabilidad

L. Gestión de la tecnología informática L. Gestión de la tecnología informática, tienen como objetivo gestionar los recursos tecnológicos e informáticos de la Secretaría de Educación, implantando la tecnología necesaria para soportar los procesos, desarrollando y manteniendo operativos los sistemas de información y ofreciendo el soporte necesario para mantener los niveles óptimos de servicio. Macroproceso Proceso L. Gestión de la tecnología informática L01. Formulación y ejecución del plan de tecnología e informática. L02. Mantenimiento y soporte técnico de la infraestructura tecnológica L03. Administración de la plataforma tecnológica informática L04. Mantenimiento y administración de la seguridad de la plataforma tecnológica

¿Qué debemos hacer en la Secretaría para que este proyecto tenga éxito?

Nombrar por resolución un Gerente del Proyecto El Gerente del proyecto de modernización tiene como propósito fundamental administrar la ejecución de todas las dimensiones del Proyecto de Modernización en la Secretaría de Educación, de manera que las actividades que se desarrollen tiendan a garantizar la implementación y apropiación de los nuevos modelos dentro de una dinámica de mejoramiento continuo. Deberá asumir un rol como gestor diferente para cada caso, dado que el Proyecto de Modernización se conforma a partir del desarrollo de diferentes proyectos inscritos en cada una de las dimensiones o actividades complementarias, y que cada uno de estos proyectos tiene alcances distintos, que a su vez, la ejecución en cada Secretaría depende de las necesidades expresadas en los diagnósticos. Es un funcionario de planta de la Secretaría de Educación que debe estar dedicado de tiempo completo al proyecto. Constituye un vínculo esencial entre la Secretaría y el equipo de trabajo del Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación del Ministerio de Educación Nacional.

Nombrar por resolución un Gerente del Proyecto …Continua El gerente debe ser visto como un experto que aporta su experiencia en el sector y que se apropiará de las metodologías de mejoramiento propuestas en el Proyecto. El gerente es un recurso valioso y costoso que asigna la Secretaría para el proyecto, es responsabilidad del Secretario de Educación, de la Secretaría y del mismo Gerente del Proyecto de Modernización generar el mayor valor de la labor que desempeña. Dentro de la estructura del proyecto, el Gerente le debe reportar al Secretario de Educación –quien es el director del Proyecto en la Secretaría- y mantener comunicación con el padrino asignado en el equipo de modernización del Ministerio.

Crear por resolución un Comité Directivo En el que participarán el Secretario de Educación, el gerente de proyecto y los jefes de segundo nivel. Sus reuniones serán como mínimo cada dos semanas, y sus responsabilidades serán: tomar las decisiones que cada una de las etapas del proyecto demandará, realizar gestión de riesgos, definir correctivos cuando se presenten atrasos en el proyecto; hacer revisiones globales y validaciones de los productos de las distintas etapas del proyecto. El Comité Directivo es el máximo nivel jerárquico de decisión colegiada en la Secretaría de Educación y ejercer el control gerencial directo al Proyecto.

Crear por resolución Comités de Avance Se creará un Comité compuesto por los funcionarios de segundo nivel, que involucren los procesos misionales de la Secretaría. Asistirán los jefes de dependencia y los coordinadores que cada jefe defina. Sus reuniones serán semanales y sus responsabilidades serán: Presentar los avances del proyecto contra el cronograma detallado. Hacer seguimiento al plan de implementación. Aprobar los productos de las diferentes etapas.

Designar el grupo de Facilitadores El grupo de facilitadores, integrado por profesionales de planta de la Secretaría, tendrá como responsabilidad el apoyar a la firma ejecutora del proyecto en la consecución de información, ser parte del equipo de la firma para lograr transferencia de la metodología y convertirse al final del proyecto, en el grupo de mejoramiento de procesos de la secretaría. La dedicación de los facilitadores será de tiempo completo al proyecto y la firma consultora los capacitará en la metodología que se utilizará y les asignará funciones dentro del proyecto.

GRACIAS