MANUAL PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS

Como competencia en esta área esta la producción de documentos O En este tiempo la evolución juega un papel muy importante en todos los ámbitos de la vida, y la administración no se puede quedar atrás, pues después de muchas investigaciones, surge las normas técnicas como solución al desorden que presenta la elaboración y archivo de los documentos que son estrictamente necesarios en una empresa, ya Sea para su contabilidad o para su manejo en general, es por esta misma razón que decidimos crear una guía para su mejor entendimiento, en la cual, cada documento sea explicado de la forma más sencilla posible y así no tener ningún tipo de inconvenientes a la hora de hacer un documento

TIPOS DE DOCUMENTOS CARTAS MEMORANDOS CIRCULARES ACTAS CERTIFICADO CONSTANCIA CORREO ELECTRONICO SOBRES HOJA DE VIDA

UTILIZACIÓN EJEMPLO CARACTERISTICAS CLASES CARTAS

Es una comunicación que tiene carácter documental y utilizan las empresas para ponerse en contacto con los clientes, proveedores, entidades, etc. Tiene importancia ya que contribuye a crear una imagen de la empresa y ayuda a coordinar actividades comerciales. Es escrito por un emisor(remitente) y enviado a un receptor(destinatario) DEFINICIÓN :

UTILIZACIÓN O Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes. O Solucionar problemas que se presenten en una organización. O Desarrollar, tramitar o agilizar un asunto. O Dar respuesta a una comunicación recibida. O Reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente. O Solicitar detalles sobre un asunto determinado. O Confirmar eventos ocurridos o pendientes. O Ofrecer agradecimientos, excusas o condolencias. O Convocar, felicitar o convocar. O Hacer llamados de atención dentro de la empresa.

CLASES ESTILO BLOQUE EXTREMO ESTILO BLOQUE ESTILO SEMIBLOQUE SANGRÍA

CARACTERÍSTICAS O La carta tiene como objetivo fundamental informar y persuadir a su destinatario, se recomienda tener en cuenta: O Tratar un solo tema por comunicación O Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa. O Ser respetuoso y cortes. O Redactar en primera persona del plural y usar el usted en singular o plural. O Tener un estilo gramatical natural, sencillo y continuo. O Utilizar los manuales de cada organización normalizados O Distribuir el texto según su extensión.

ESTILOS EJEMPLO CARACTERISTICAS CLASES MEMORANDO

Es aquel escrito que se usa para intercambiar información entre diferentes departamentos de una empresa, con el propósito de dar a conocer alguna recomendación, indicación, instrucción, disposición, etc.. DEFINICIÓN

CARACTERÍSTICAS O Redactar un documento en forma clara, breve, directa y sencilla. O Utilizar formatos en los manuales de cada organización O Distribuir el texto según su tamaño O Tratar un solo tema por memorando

CLASES

ALTERNATIVA 1 O Destinatario: Tratamiento, nombre y cargo (último separado por coma) O Remitente: Nombre y cargo, separados por coma. O Dos interlíneas entre Para y De. O Aquí se omite al final del texto el nombre del remitente y solo aparece la firma y no se traza ninguna línea. EJEMPLO : O PARA: Doctora Mayerly Espitia, Administradora O DE: Astrith Martínez, Gerente General. O ASUNTO: Requerimiento nómina

ALTERNATIVA 2 O Destinatario: Tratamiento, nombre y cargo. (Este último separado por coma). O Remitente: Cargo y dependencia o cargo O Dos interlíneas entre Para y De. O En este caso, la firma del remitente aparece sobre el nombre al final del texto con mayúscula inicial y conservando el estilo elegido EJEMPLO: O PARA: Doctora Mayerly Espitia, Administradora O DE: Administración General O ASUNTO: Requerimiento nómina

ALTERNATIVA 3 O Destinatario: Cargo y dependencia o cargo O Remitente: Cargo y dependencia o cargo O En este caso, la firma del remitente se coloca sobre el nombre al final del texto con mayúscula inicial y conservando el estilo elegido. EJEMPLO : O PARA: Jefe Costos y Finanzas O DE: Jefe Administración General O ASUNTO: Requerimiento nómina

ESTILOS ESTILO BLOQUE ESTILO BLOQUE EXTREMO

ESTILO EJEMPLO CARACTERISTICAS CLASES CIRCULARES

Es una comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el mismo texto o contenido, dirigida a varios destinatarios con un interés común. DEFINICIÓN

CARACTERÍSTICAS O Tratar un tema especifico O Iniciar y finalizar la circular con cortesía y respeto. O Redactar de forma clara, precisa y concisa. O Utilizar formatos normalizados según la organización.

CLASES La circular general: va dirigida a un grupo específico. La carta circular: va dirigida en forma personalizada.

ESTILOS BLOQUE ESTREMO BLOQUE

ACTAS

Un acta es un documento cuyo propósito es dejar constancia escrita de lo tratado en una reunión y de los acuerdos alcanzados. La redacción del acta corre a cargo de una persona que actúa como secretario de la reunión y la firma su presidente DEFINICIÓN

CARACTERÍSTICAS O Un acta siempre debe llevar el nombre del grupo que se reúne. O Escribir si el carácter de la reunión era ordinario o extraordinario. O En un acta se expresa lo tratado en la reunión. O El texto debe ser claro y conciso. O Cuando sea necesario mencionar la intervención de uno de los asistentes se hace con el nombre completo.

UTILIZACIÓN O Se utilizan como evidencia de todo lo acontecido y acordado en una reunión o situación específica.

CLASES Actas de comités. Actas de concejo municipal. Actas de reuniones administrativas. Acta de levantamiento de cadáveres. Acta de levantamiento de cadáveres. Actas de asambleas. Actas de sociedades. Actas de junta directiva. Actas de consejos. Actas de eliminación de documentos. Actas de baja de inventarios. Actas de entrega

ESTILOESTILOESTILO EJEMPLOEJEMPLOEJEMPLO CARACTERISTICASCARACTERISTICASCARACTERISTICAS CLASESCLASESCLASES CERTIFICADOS

Es un documento en el cual una entidad o una persona debidamente autorizado acreditan un hecho, de tal manera que se garantiza la autenticidad. DEFINICIÓN

CARACTERÍSTICAS O Redactar de forma clara, precisa y concreta un documento. O Tener un escrito respetuoso y cortes. O Utilizar los formatos establecidos por cada organización

CLASES Certificado de asistencia. Certificado de participación y organización en un curso. Certificado de resultados académicos. Certificado de docencia en curso o seminario Certificado que acredite la experiencia profesional. Certificado de conocimientos de lenguas extranjeras. Certificado de actividad académica o extraacadémica. Certificado de estado físico y/o mental.

ESTILO BLOQUE

ESTILO EJEMPLO CARACTERISTICAS CONTANCIA

La constancia será cualquier documento escrito de carácter probatorio en el cual se deje asentado la concreción de algún hecho en particular; no requiere solemnidad y puede ser personal. DEFINICIÓN

CARACTERÍSTICAS O Emplear un estilo natural y sencillo. O Distribuir el texto de acuerdo con su extensión. O Expedir siempre en original

ESTILO

SOBRES

Tiene como propósito ser la cubierta de los documentos, para su entrega o envío. DEFINICIÓN

CARACTERÍSTICAS O Se recomienda que el sobre coincida en color, calidad y diseño con la papelería de la organización. O El sobre debe tener impreso el membrete de la organización. O Para los sobres grandes es recomendable tener en cuenta las zonas. O Se sugiere que el tamaño del sobre para envío de anexos perita guardarlos sin dobleces. O La impresión de los datos del remitente y del destinatario pueden hacerse en sentido vertical u horizontal. O Al utilizar etiqueta, esta debe adherirse centrada en el segundo tercio del sobre.

CLASES Según su uso los sobres se clasifican en : Sobre oficio con ventanilla o sin ventanilla. Sobre carta con ventanilla o sin ventanilla. Sobre para tarjeta Sobre de manila. Según con su destino se clasifican en : Local. Nacional. Internacional.

MODELOS O Modelo 1 O Se determinan tres zonas: en la zona 1 y 2 se imprimen los datos del remitente y la zona 3 se deja libre para su uso exclusivo de la oficina de correos Modelo 2 O Se caracteriza por tener dos zonas: la zona 1 donde se imprimen los datos del remitente y la zona 2 para los sellos de la oficina de correos.

ESTILOS DISTRIBUCIÓN DE ZONAS DISTRIBUCIÓN DE DATOS DEL SOBRE EN TERCIOS

RECOMENDACIONES MODELOSCARACTERISTICASPARTES CORREO ELECTRONICO

Es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes y archivos rápidamente (también denominados mensajes electrónicos o cartas electrónicas) mediante sistemas de comunicación electrónicos. DEFINICIÓN

CARACTERÍSTICAS Tratar un solo tema por correo Redactar en forma clara, precisa y concreta. Usar un lenguaje respetuoso y cortes Emplear un estilo gramatical natural. Distribuir el texto de acuerdo con su extensión

RECOMENDACIONES No utilizar el correo para resolver temas complejos. Se recomienda no participar en cadena de mensajes. Utilizar letra mayúscula en casos necesarios. Identificar claramente a quien se la va a enviar el mensaje Se recomienda no enviar copias de correo electrónico a otras personas indeterminadas Ser breve Se recomienda no adjuntar archivos con virus o con un tamaño que después no se pueda descargar. No utilizar formatos o códigos propios de los mensajes

PARTES O Encabezamiento: para, de, asunto O Cuerpo del texto: se recomienda que el saludo y la despedida sea como una carta normal. O Escribir el mensaje teniendo en cuenta las tildes, mayúsculas, diéresis, puntuación, entre otras. O Se aconseja incorporar una firma al final del mensaje, también puede incluir el cargo, la organización, el departamento, el teléfono y la extensión.

HOJA DE VIDA

Es la relación de los datos personales, la información laboral, académica y la experiencia y competencias de una persona. DEFINICIÓN

CARACTERÍSTICAS Se recomienda que cada organización establezca los datos necesarios de acuerdo con la particularidad del perfil y operación de la persona, como un formato o formulario, el cual puede conservarse en forma física o digital. Para su presentación se aconseja que la información sea clara, precisa, y veraz.

PARTES Información académica Experiencia Laboral Identificación del documento Datos básicos Nombre. Investigaciones, publicaciones y distinciones o premios