PRESENTACIÓN DEL PROYECTO DE ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS AYUNTAMIENTO DE BARAÑÁIN BARAÑAINGO UDALA   SINERGIUM

MOTIVACIÓN DEL PROYECTO * El Ayuntamiento de Barañáin, al igual que el resto de entidades locales se integra de diversas áreas con competencias muy diversas y con intereses contrapuestos en muchas ocasiones. * No existía dentro de la organización una visión técnica en pos de la mejora continua. * No existía posibilidad accesible de compartir el conocimiento acerca de CÓMO HACER cada una de las tareas. * Las sustituciones de personal no eran efectivas, ni eficaces al faltarles una “formación interna” imposible de adquirir de otro modo que no sea trabajando para el Ayuntamiento. * No existía un modo “oficial” de hacer las cosas. SINERGIUM

MEJORAS PRETENDIDAS SINERGIUM 1. Lograr que cada área documentara lo que hacía: mejora de los procedimientos. 2. Que se viera y valorara la interrelación entre los procedimientos del Ayuntamiento y las diversas áreas: Estandarización de procesos iguales entre varias áreas. 3. Que el cómo hacer fuera accesible para toda la plantilla. 4. Obtener formación interna directa: manual de consulta para las nuevas incorporaciones. 5. Crear cultura de documentación de procesos – de aseguramiento de la calidad del servicio que prestamos. 6. Que todo formara parte de un “libro electrónico”. SINERGIUM

METODOLOGÍA DE TRABAJO RECOGIDA DE INFORMACIÓN Y DEFINICIÓN DE LOS PROCESOS. ELABORACIÓN DE LOS BORRADORES DE PROCESOS POR EL EQUIPO CONSULTOR. PRESENTACIÓN DE LOS BORRADORES DE PROCESOS. SINERGIUM

METODOLOGÍA DE TRABAJO CORRECCIÓN DE LOS PROCESOS POR EL EQUIPO CONSULTOR. REPASO FINAL DE LAS FICHAS Y APORTACIÓN DE DOCUMENTACIÓN. CODIFICACIÓN DE LOS PROCESOS. SINERGIUM

METODOLOGÍA DE TRABAJO IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA INFORMÁTICO. APROBACIÓN DE LOS PROCESOS. FORMACIÓN SOBRE EL GSC. PUESTA EN MARCHA DE LOS PROCESOS. SINERGIUM

SESIONES DE TRABAJO REALIZADAS 1 SESIÓN DE PRESENTACIÓN DEL PROYECTO A EMPLEADOS. 1 SESIÓN DE ENTREGA DE LISTADO DE PROCESOS POR CADA ÁREA Y FIJACIÓN DE CALENDARIO DE TRABAJO. SINERGIUM

SESIONES DE TRABAJO REALIZADAS 2 SESIONES DE FORMACIÓN SOBRE PROCESOS A EMPLEADOS. 16 SESIONES DE DEFINICIÓN DE PROCESOS. 6 SESIONES DE PRESENTACIÓN DE BORRADORES Y CORRECCIÓN. SINERGIUM

SESIONES DE TRABAJO REALIZADAS 3 SESIONES DE INSTALACIÓN DEL PROGRAMA GSC EN LOS EQUIPOS INFORMÁTICOS. 2 REUNIONES DE DIFUSIÓN DEL TRABAJO FINAL Y DE FORMACIÓN ACERCA DEL MANEJO DEL GSC. TOTAL: 31 SESIONES DE TRABAJO DE ENERO A OCTUBRE DE 2003. SINERGIUM

TRABAJO REALIZADO CADA PROCESO TIENE DOS PARTES: SE HAN DEFINIDO 149 PROCESOS DE TRABAJO, DIVIDIDOS EN 13 ÁREAS. CADA PROCESO TIENE DOS PARTES: EL DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO. LA FICHA DEL PROCESO EN LA QUE CONSTA: ACTIVIDAD, RESPONSABLE, MEDIOS Y OBSERVACIONES. SINERGIUM

ÁREAS TRABAJADAS LOS PROCESOS DEFINIDOS SON LOS SIGUIENTES: 12 DE RECURSOS HUMANOS. 4 DE ASESORÍA JURÍDICA. 7 DE EUSKERA. 3 DE EDUCACIÓN. 7 DE REGISTRO. 2 DE PADRÓN. SINERGIUM

ÁREAS TRABAJADAS SINERGIUM 9 DE URBANISMO Y MEDIO AMBIENTE. 8 DE SECRETARÍA / ALCALDÍA. 9 DE URBANISMO Y MEDIO AMBIENTE. 6 DE POLICÍA. 63 DE HACIENDA. 18 DE SERVICIOS SOCIALES. 6 DE CULTURA. 4 DE DEPORTES. SINERGIUM

EJEMPLO SINERGIUM

EJEMPLO ...................... ........... ............... ............ 5 Sólo se notifica la decisión al interesado cuando es a través de Infolocal Técnico Se estudia por el Técnico para ver si procede o no. Si no procede, el Técnico elabora un informe 4 Registro de Urbanismo Se registra en Urbanismo 3 Proceso de Registro de Entrada Instancia General Solicitud externa 2 Las solicitudes tienen que ir firmadas por el Concejal del Área correspondiente Impreso Solicitud interna de cualquier Área del Ayuntamiento 1 OBSERVACIONES MEDIOS RESPONSABLE ACTIVIDAD Nº SINERGIUM

CONCLUSIONES DEL PROYECTO Hemos obtenido el manual de procedimientos para consultar cómo hacer las cosas. Muchas áreas han rediseñado sus procesos. Hemos estandarizado procesos comunes como el de “redacción de proyectos”, “reuniones”. Hemos creado la cultura de cambio hacia la gestión por procesos. Se han detectado las interrelaciones entre los procesos. Hemos creado una cultura de documentación de procesos – de aseguramiento de la calidad del servicio que prestamos. SINERGIUM

CONCLUSIONES DEL PROYECTO Al hilo de la documentación los participantes han detectado la necesidad de mejora continua, de revisar periódicamente los procedimientos documentados. * RESULTADOS EN LA ORGANIZACION: Hemos obtenido una herramienta de solución de problemas: el libro electrónico de procedimientos que pone en común el saber hacer del Ayuntamiento. Tenemos una herramienta objetiva de “formación interna”. Hemos obtenido una herramienta de gestión del conocimiento. SINERGIUM

CONCLUSIONES DEL PROYECTO Hemos creado la cultura de “gestión por procedimientos” en las áreas, a través de las interrelaciones de los procedimientos. Hemos logrado documentar lo que hacemos. Hemos logrado instaurar una cultura de aseguramiento de la calidad. Las personas intervinientes han detectado la necesidad de que el libro sea dinámico, lo que es una consecuencia de la visión de mejora continua de los procedimientos. SINERGIUM

BENEFICIOS OBTENIDOS * RESULTADOS EN LAS PERSONAS:      La realización de este proyecto que aporta un valor añadido a la organización, es en sí mismo una acción de formación práctica.      Se ha conseguido un medio de garantía de mayor eficacia de las suplencias del personal. SINERGIUM

BENEFICIOS OBTENIDOS * MEJORAS EN LA PRESTACION DE SERVICIOS: La herramienta nos garantiza que se ha reflexionado sobre cómo hacer las cosas, por cada trabajador/a.   Nos garantiza la estandarización de las acciones dentro del proceso y las estandarización de procesos de diferentes áreas: Ahorro de tiempos y costes. Nos sienta las bases para establecer una gestión por medio de expedientes. SINERGIUM