1.2 Decisiones de la comunicación organizacional Decidir significa adoptar una posición. Implica dos o más alternativas bajo consideración y la persona que decide tendrá que elegir entre ellas. FREEMONT E. KAST

Todos pasamos los días y las horas de nuestra vida teniendo que tomar decisiones. Algunas decisiones tienen una mayor importancia como la profesión ó la pareja que voy a elegir para toda la vida; mientras que otras no tienen tanta importancia, como la elección entre ir al cine o a cenar.

Para el profesionista, el proceso de toma de decisión es sin duda una de las mayores responsabilidades. Con frecuencia se dice que las decisiones son algo así como el motor de los negocios y en efecto, de la adecuada selección de alternativas depende en gran parte el éxito de cualquier organización.

Proceso racional de toma de decisiones De los procesos existentes para la toma de decisiones, este es catalogado como "el proceso ideal“:

1. Determinar la necesidad de una decisión. El proceso de toma de decisiones comienza con el reconocimiento de que se necesita tomar una decisión. Ese reconocimiento lo genera la existencia de un problema o una disparidad entre cierto estado deseado y la condición real del momento.

Ejemplo de problemas: Ejemplo de metas: El cliente se queja de la calidad del producto Aumentaron los precios de la materia prima Renunciaron 10 empleados del área productiva. Ejemplo de metas: Una meta a corto plazo es vender 30% más Abrir nuevas sucursales

2.- Identificar los criterios de decisión. Una vez determinada la necesidad de tomar una decisión, se deben identificar los criterios que sean importantes para la misma.

Ejemplo: " Para adquirir un automóvil, los criterios de decisión de un comprador típico serán: precio, modelo, tamaño, color, etc. Estos criterios reflejan lo que el comprador piensa que es relevante. Existen personas para quienes es irrelevante que sea nuevo o usado; lo importante es que cumpla sus expectativas y que se encuentre dentro del presupuesto del que disponen. Para el otro comprador lo importante es que sea nuevo, despreciando el tamaño, marca, etc."

3.- Asignar peso a los criterios. Los criterios enumerados en el paso previo no tienen igual importancia. Es necesario ponderar cada uno de ellos y priorizar su importancia en la decisión.

Ejemplo: Cuando el comprador del automóvil se pone a ponderar los criterios, da prioridad a los que por su importancia condicionan completamente la decisión: precio y tamaño. Si el vehículo elegido tiene los demás criterios (color, puertas, equipo opcional, etc.), pero sobrepasa el importe de lo que dispone ó es de menor tamaño al que precisa, entonces nos encontramos con que los demás criterios son secundarios en base a otros de importancia trascendental.

4.- Identificar todas las alternativas. La persona que debe tomar una decisión tiene que elaborar una lista de todas las alternativas disponibles para la solución de un determinado problema.

5.- Evaluar las alternativas. Una vez identificadas las alternativas, tiene que evaluar de manera crítica cada una de ellas. Las ventajas y desventajas de cada alternativa resultan evidentes cuando son comparadas.

6.- Seleccionar la mejor alternativa. Escoger la alternativa que tuvo la calificación más alta en el paso número cinco. Para esto debe ser totalmente objetivo y lógico a la hora de tomar las decisiones.

Si se tiene una meta clara, todas las acciones en el proceso de toma de decisiones se llevan de manera consistente a la selección de aquella alternativa que maximizará la meta.

En conclusión , la relevancia de tomar una decisión entre dos o más alternativas, es saber cuándo cuesta menor esfuerzo, cuándo producen mayor satisfacción y cuál es el más posible a realizar.

Tipos de decisiones: Programadas: Este tipo de decisiones se toma de acuerdo a reglas, políticas o procedimientos previamente acordados; la finalidad es facilitar la toma de decisiones en situaciones recurrentes y sumamente comunes dentro del entorno propiamente empresarial, puesto que limitan o excluyen alternativas.

El propósito de este tipo de decisiones es liberar de la carga que acarrea la toma y análisis de decisiones, ayudando a ahorran tiempo y permitiéndole al directivo dedicarse a otras actividades más complejas e importantes.

No programadas: Este tipo de decisiones aborda problemas poco frecuentes o excepcionales. Si un problema no se ha presentado con la frecuencia suficiente como para que lo cubra una política o si resulta tan importante que merece un tratamiento especial

Toma de decisión en grupo: Actualmente, muchas decisiones en las organizaciones se toman por grupos o comités. Existen comités permanentes de ejecutivos que se reúnen periódicamente, grupos de trabajo formados especialmente para analizar determinados problemas, grupos de proyectos que trabajan en la creación de productos nuevos y “círculos de calidad”. Etc.

Es muy importante la decisión tomada por la autoridad o por ciertos líderes, pero es aún más relevante la participación y opinión de todos los elementos que integran el grupo.

En la decisión grupal se debe aprovechar el conocimiento y experiencias de un mayor número de trabajadores, logrando así tomar una mejor decisión , la que se logra en la medida que se utilice como herramienta todos los canales necesarios y efectivos de comunicación.

Además, en la participación masiva de una toma de decisión, los trabajadores se sienten más comprometidos a lograr los resultados deseados.

Para esto se deben realizar reuniones y/o encuestas, descartando de inmediato las opiniones informales de ciertos grupos negativos (intereses personales, políticos, religiosos, manipulaciones, etc.), que logran sólo desviar el objetivo central que es la toma de una decisión.

Métodos para la toma de decisión en grupo: Tormenta de ideas Técnica de grupo nominal Comité Sistemas de información