Reunión de las Comisiones Sectoriales de la CRUE: TICs y Secretarios Generales Universidad de Córdoba, 12 y 13 de Marzo de 2009 Juan Ignacio Ferraro García Gerente María Regla Mora Pazos Vicegerente de Organización Juan Ignacio Ferraro García Gerente María Regla Mora Pazos Vicegerente de Organización UNIVERSIDAD DE SEVILLA ENFOQUE Y DESARROLLO DE LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA DESDE LA GERENCIA

Reunión de las Comisiones Sectoriales de la CRUE: TICs y Secretarios Generales Universidad de Córdoba, 12 y 13 de Marzo de 2009 TIC NORMAS PROCESOS RRHH ENFOQUE MULTIDISCIPLINAR

Reunión de las Comisiones Sectoriales de la CRUE: TICs y Secretarios Generales Universidad de Córdoba, 12 y 13 de Marzo de 2009 CONTEXTO LIDERAZGO PROGRAMA DE GOBIERNO PROGRAMA DE GOBIERNO DISTRIBUCIÓN COMPETENCIAL ASIGNACIÓN PRESUPUESTARIA

Reunión de las Comisiones Sectoriales de la CRUE: TICs y Secretarios Generales Universidad de Córdoba, 12 y 13 de Marzo de 2009 RECURSOS AJENOS MODELO DE FINANCIACIÓN UU.PP. ANDALUZAS PROPIOS PRESUPUESTO USE CONTRATO PROGRAMA SUBVENCIÓN FINALISTA

Reunión de las Comisiones Sectoriales de la CRUE: TICs y Secretarios Generales Universidad de Córdoba, 12 y 13 de Marzo de 2009 LÍNEAS DE TRABAJO Mejora y adaptación de los procedimientos al nuevo entorno de tramitación Adaptación de las estructuras organizativas Adaptación de las estructuras organizativas Evaluación de cargas de trabajo Evaluación de cargas de trabajo Elaboración de un Plan de Formación y su despliegue Elaboración de un Plan de Formación y su despliegue Elaboración de un catálogo de procedimientos Elaboración de un Plan de Comunicación y su despliegue Elaboración de un Plan de Comunicación y su despliegue Seguimiento presupuestario Seguimiento presupuestario Evaluación de costes Evaluación de costes GERENCIA

Reunión de las Comisiones Sectoriales de la CRUE: TICs y Secretarios Generales Universidad de Córdoba, 12 y 13 de Marzo de 2009 COMPONENTES DE LA PLATAFORMA Igualdad Neutralidad tecnológica Neutralidad tecnológica Simplificación administrativa Simplificación administrativa Cooperación Interoperabilidad Cooperación Interoperabilidad Transparencia y publicidad Transparencia y publicidad Seguridad Principios Visión Global

Reunión de las Comisiones Sectoriales de la CRUE: TICs y Secretarios Generales Universidad de Córdoba, 12 y 13 de Marzo de 2009 ADMINISTRACIÓN OBJETIVOS Optimización de recursos y procesos: reingeniería de procedimientos. Mejora de la accesibilidad, transparencia y cercanía hacia el ciudadano. Plena adaptación de los RR.HH. al nuevo entorno de trabajo.

Reunión de las Comisiones Sectoriales de la CRUE: TICs y Secretarios Generales Universidad de Córdoba, 12 y 13 de Marzo de 2009 RRHH TIC RRHH PROCESOS CATÁLOGO DE PROCEDIMIENTOS Y SERVICIOS PROYECTOS EN DESARROLLO

Reunión de las Comisiones Sectoriales de la CRUE: TICs y Secretarios Generales Universidad de Córdoba, 12 y 13 de Marzo de 2009 CATÁLOGO DE PROCEDIMIENTOS Y SERVICIOS OBJETIVOS Cuantificar el volumen de procedimientos y servicios Cuantificar el volumen de procedimientos y servicios Clasificar los procedimientos en familias y subfamilias Clasificar los procedimientos en familias y subfamilias Identificar los servicios de respuesta inmediata Identificar los servicios de respuesta inmediata Medir el nivel de complejidad Medir el nivel de complejidad Dimensionar el esfuerzo económico que requiere el proyecto Dimensionar el esfuerzo económico que requiere el proyecto Permite la planificación de una implantación telemática escalonada y la definición de indicadores para monitorizar el avance del proyecto

Reunión de las Comisiones Sectoriales de la CRUE: TICs y Secretarios Generales Universidad de Córdoba, 12 y 13 de Marzo de 2009 GESTIÓN DEL CAMBIO PLAN DE COMUNICACIÓN PLAN DE FORMACIÓN Activar implicación, motivación y creatividad Activar implicación, motivación y creatividad Disminuir incertidumbres para facilitar la adaptación al cambio Disminuir incertidumbres para facilitar la adaptación al cambio Crear las expectativas adecuadas Crear las expectativas adecuadas Detectar preocupaciones y resistencias en los diferentes colectivos Detectar preocupaciones y resistencias en los diferentes colectivos OBJETIVOS Proporcionar las competencias necesarias Proporcionar las competencias necesarias Minimizar los impactos negativos en la prestación del servicio Minimizar los impactos negativos en la prestación del servicio Facilitar la adaptación al nuevo modelo de trabajo Facilitar la adaptación al nuevo modelo de trabajo Mejorar el rendimiento OBJETIVOS

Reunión de las Comisiones Sectoriales de la CRUE: TICs y Secretarios Generales Universidad de Córdoba, 12 y 13 de Marzo de 2009 Descripción y Simplificación de Procedimientos OBJETIVOS EXIGENCIA LEGAL Art. 34 Ley 11/2007 EXIGENCIA TECNOLÓGICA

Reunión de las Comisiones Sectoriales de la CRUE: TICs y Secretarios Generales Universidad de Córdoba, 12 y 13 de Marzo de 2009 SIMPLIFICACIÓN Y REDISEÑO (Art. 34 Ley 11/2007, de 22 de junio) La aplicación de medios electrónicos a la gestión de los procedimientos, procesos y servicios irá siempre precedida de la realización de un análisis de rediseño funcional y simplificación del procedimiento, proceso o servicio en el que se considerarán los siguientes aspectos Supresión o reducción de la documentación requerida al ciudadano. Reducción de plazos y tiempos de respuestas. Previsión de medios e instrumentos de participación, transparencia e información. Racionalización de la distribución de las cargas de trabajo.

Reunión de las Comisiones Sectoriales de la CRUE: TICs y Secretarios Generales Universidad de Córdoba, 12 y 13 de Marzo de 2009 Programación del Proyecto Marco Inicial de Aplicación Metodología de Trabajo Recursos

Reunión de las Comisiones Sectoriales de la CRUE: TICs y Secretarios Generales Universidad de Córdoba, 12 y 13 de Marzo de 2009 Marco Inicial de Aplicación OBJETIVO Lograr implementar procedimientos no excesivamente complejos que nos permita poner en funcionamiento la plataforma y nos sirva como entrenamiento para secuenciar y dimensionar la incorporación de nuevos procedimientos administrativos. Criterios Aplicados en la Selección de Procedimientos Nº de Servicios implicados 3 Nº de trámites administrativos 10 Que no exijan la intervención de una empresa externa a la Univ. Que en su histórico no tengan un elevado nº de reclamaciones. Que sean muy utilizados por la Comunidad Universitaria

Reunión de las Comisiones Sectoriales de la CRUE: TICs y Secretarios Generales Universidad de Córdoba, 12 y 13 de Marzo de 2009 HOMOGENEIZACIÓN DE RESULTADOS REDUCCIÓN DE CARGAS DE TRABAJO CUMPLIMIENTO DE PLAZOS MAYOR MOTIVACIÓN Y COMPROMISO Recursos DECISIÓN AJENOS PROPIOS SISTEMA MIXTO GARANTÍAS Recursos DECISIÓN AJENOS PROPIOS Recursos DECISIÓN AJENOS PROPIOS

Reunión de las Comisiones Sectoriales de la CRUE: TICs y Secretarios Generales Universidad de Córdoba, 12 y 13 de Marzo de 2009 DISEÑO DE LA SITUACIÓN FUTURA RACIONALIZACIÓN Y SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA METODOLOGÍA DESCRIPCIÓN y DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL * Recogida de Información. * Taller sobre Situación Actual * Elaboración documentación * Validación * Taller de Rediseño * Elaboración documentación Rediseño * Validación * Recogida de Información. * Taller sobre Situación Actual * Elaboración documentación * Validación * Taller de Rediseño * Elaboración documentación Rediseño * Validación Secuencia de Tareas

Reunión de las Comisiones Sectoriales de la CRUE: TICs y Secretarios Generales Universidad de Córdoba, 12 y 13 de Marzo de 2009 PRINCIPALES MEJORAS PROPUESTAS EN EL REDISEÑO Situación Actual Situación Futura Simplificación Cambio Tecnológico Normalización

Reunión de las Comisiones Sectoriales de la CRUE: TICs y Secretarios Generales Universidad de Córdoba, 12 y 13 de Marzo de 2009 DOCUMENTACIÓN 2.- Diagrama de flujo de fases 1.-Información general del procedimiento 3.- Detalle y descripción de las fases (Usuarios, Tareas, condiciones de inicio y fin, Acciones, Eventos, etc.) 4.- Definición de hitos y comunicados a interesados 6.- Rediseño de formularios de solicitud 5.- Definición de indicadores de gestión

Reunión de las Comisiones Sectoriales de la CRUE: TICs y Secretarios Generales Universidad de Córdoba, 12 y 13 de Marzo de 2009 MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN