¿Qué es? Es un sistema de gestión documental que permite administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización. Está diseñado para apoyar la labor del Centro de Administración Documental, permitiendo llevar a cabo la administración de los documentos de una forma más eficiente, eficaz y con menores costos. ¿ Para qué sirve? La aplicación MERCURIO ayuda a cumplir con la misión del centro de Administración documental, en cuanto a servicios de consulta de información, organización, control y protección de los documentos. Minimiza los riesgos de pérdida de documentos. Agiliza los trámites de los procesos documentales. Controla el cumplimiento de los términos de vencimiento.
Mejora la conservación e integridad de los documentos evitando su manipulación. Permite la consulta en línea de la información de los documentos y sus imágenes digitalizadas. Permite la economía del papel con el manejo de imágenes digitalizadas de los documentos, evitando así, las fotocopias.
Acuerdo 060 de 2001, artículo tercero: Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos. Comunicaciones oficiales, año 2015 documentos sin imagen en Mercurio: memorandos 215, externos 427 Descripción: Utilizar la descripción al subir documentos, por ejemplo, si se va subir un informe, no dejarlo solo como informe agosto 2015, sino como informe de evaluación, informe de interventoria, informe mensual, según corresponda.
Usuarios de mercurio El usuario de MERCURIO debe ser bien utilizado de forma transparente y veraz, NO se debe prestar el usuario, ya que es de carácter personal, por seguridad y respaldo propio se debe tener claro cada movimiento que se haga dentro de MERCURIO. Ley Anti trámites 019 de 2012 Mercurio cumple con la Ley Anti trámites 019 de 2012
PQRSF El Derecho de Petición se subsana y se satisface con la respuesta efectiva y oportuna al peticionario, valga decir con la entrega real y material de la respuesta debida al peticionario, bien sea personalmente o enviándosela por correo que éste suministró. La respuesta debe cumplir con estos requisitos : 1. Respuesta oportuna. 2. Debe resolverse de fondo, en forma clara, precisa y de manera congruente con lo solicitado. 3. La respuesta debe ser puesta en conocimiento del peticionario. (correo certificado ó correo electrónico y siempre debe ser generada por medio de MERCURIO) Si no se cumple con estos requisitos se incurre en una vulneración del derecho constitucional fundamental de petición y se puede incurrir en procesos legales y económicos en contra de la EDU.
Definiciones: Documento Interno : Son las comunicaciones que se generan al interior de la Compañía entre las dependencias adscritas a ella a nivel nacional e internacional. Documento Externo: Son las comunicaciones que genera la Compañía en su relación con entidades externas, naturales o jurídicas. Documento Recibido: Son las comunicaciones que ingresan a la Compañía y que su remitente es una persona natural o jurídica ajena a la entidad. Expediente: Permite crear la carpeta virtual donde reposaran el conjunto de todos los documentos correspondientes a una serie documental o entidad de acuerdo a las necesidades de la empresa (COMPROBANTES DE EGRESO, CONTRATOS, ESCRITURAS, RESOLUCIONES).
Iconos principales en las bandejas.