ORDEN DEL DIA 1.Compromisos comité anterior. 2.Avance Organización de archivos. 3.Programa de gestión documental.

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2 ORDEN DEL DIA 1.Compromisos comité anterior. 2.Avance Organización de archivos. 3.Programa de gestión documental.

3 COMPROMISOS COMITÉ ANTERIOR. Centralización de archivos de Gestión – Cumplido. Migración de documentos – Se realizará entre diciembre de 2013 y febrero de 2014. Migración de documentos de DVD a Orfeo - Pendiente. Reorganización del archivo y hojas de control – Se realizará por Outsourcing 2014. Inventario de Planos - Se realizará en el 2014. La VGC solicitará copia de la documentación que reposa en los archivos de los Concesionarios e Interventorias – Pendiente. La VPRE integrará en los procedimientos de reversión de los proyectos la entrega de archivos. – Pendiente.

4 AVANCE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN

5 ACCIONES GESTION DOCUMENTAL Personal Idóneo (Ley 1409 de 2010) Capacitación al personal de la entidad Espacios de almacenamiento adecuados

6 VICEPRESIDENCIA DE ESTRUCTURACIÓN Inventario de archivo 80% Centralización y control de documentos Normalización en la entrega de estudios Documentos empacados y rotulados

7 VICEPRESIDENCIA DE GESTION CONTRACTUAL Y VICEPRESIDENCIA EJECUTIVA Inventario de archivo 69% Centralización 100% Mejora transferencias documentos generados en los Grupos aún varios pendientes Nuevos contratos pendientes por falta de entregas del Grupo de Contratación. Archivo de permisos requiere apoyo

8 VICEPRESIDENCIA DE GESTION CONTRACTUAL AERODROMOS -Hoja de control de 514 carpetas en 49 cajas -4 personas asignadas para elaborar la hoja de control desde septiembre faltan 6 cajas para terminar. -Aún no esta claro cuáles de los contratos de concesión serán subrogado para continuar la hoja de control

9 VICEPRESIDENCIA DE PLANEACION RIESGOS Y ENTORNO Inventario de archivo 78% Centralización y control de documentos Normalización en la entrega de carpetas prediales Documentos empacados y rotulados Cero papel Grupo de Planeación Grupo Predial Inventario 52%

10 VICEPRESIDENCIA JURIDICA Grupo Defensa Judicial Grupo Jurídico Predial Grupos de Asesoría Jurídica Grupo Contratación Inventario 100%Sin inventarioLo que llega de proyectos (entrada) se archiva en cada contrato No hay inventario Centralización 0% Conceptos clasificados -no están archivados No hay entregas al archivo de CC ni CI Transf. Sin legalizarAsunto no describe el concepto Archivo en condiciones no normalizadas Documentos empacados y rotulados Numeración de resoluciones repetida Cumplimiento de la Acuerdo 05 de 2013 AGN Espacio insuficiente

11 VICEPRESIDENCIA JURIDICA Defensa Judicial Contratación

12 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Inventario de archivo 69% Control archivo de contratos – hoja de control Control numeración de contratos Hoja de control Historias laborales Falta independizar el archivo HL Control de numeración de resoluciones

13 SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL ORFEO Radicación automática de correos electrónicos Flujo Documental para permisos y solicitudes de concesión Portuaria Digitalización Certificada Formato PDF/A

14 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 1.Recopilación actos administrativos 2.Análisis 3.Entrevistas y propuestas VE, VPRE 4.Procedimientos

15 Plan de acción para el año 2014 Descripción archivística Publicación en la página web de documentos