Claves para prepararnos ante una emergencia. Trabajo con los medios y las nuevas herramientas, Internet, SMS, SMS a voz Módulo C
¿Qué es lo que se tiene que relevar? Alcance y penetración de los medios. Perfiles de sus audiencias. Forma de manejo de la información. Capacidad de repetición.
¿ Que inconvenientes vamos a encontrar? Los comunicadores en su mayoría son multifuncionales. Temen ser oficialistas. Tipo del medio (impreso, electrónico, radial). Competencia entre medios. Desigualdad de recursos para el seguimiento de la información, que no va en vía paralela con nuestra necesidad de llegar a su audiencia.
¿Cómo nos relacionamos con ellos? Asignando quien los atiende y orienta. Demuestren públicamente que son necesarios para la comunicación. Sin interrumpir nuestro trabajo, que vean como nos preparamos. Uds. no son sabios, también hay cosas que desconocen.
Algunas Consideraciones Si entienden lo que pasa son nuestros socios. Muchas veces ellos también están en riesgo. Son corporativos. Respete los horarios pre-establecidos.
¿Cómo trabajar con los medios? Ellos informarán y explicarán. Lo que usted dice es importante, y también lo es la forma de decirlo. Los reporteros no son ni amigos ni enemigos, espere solamente justicia y cortesía. Nunca deje que los desacuerdos profesionales se conviertan en peleas personales. No guarde rencor. Consulte las notas de capacitación sobre medios.
¿Cómo hacemos que los medios colaboren a sortear la crisis? En cada oportunidad informe sobre la situación y si hay logros Involúcrelos en la solución Comprométalos en la salida y señale que ése es el momento.
¿Por qué tener un plan ? Permite una respuesta proactiva, rápida y efectiva (salva el tiempo precioso al inicio de la situación de emergencia). Permite a voceros enfocarse en la calidad, exactitud y rapidez de la respuesta. Tenemos que actualizarlo regularmente a través de revisiones, validaciones y simulaciones.
¿Qué tiene que contener el Plan? Información de referencia para escenarios de emergencia. Borradores y formatos de comunicados de prensa. Voceros previamente definidos comunicadores en los equipos que conozcan del tema. Monitoreo de los medios.
¿Cómo avanzamos en el Plan? Contacto con los responsables de los medios y comunicadores. Públicos objetivos identificados y los medios para llegar a ellos. Relevamiento interinstitucional para saber quienes pueden colaborar.
Inventario de los recursos Tener conocimiento con que elementos de comunicación se cuentan: Teléfonos, fax y celulares. Conectividad Internet. Páginas Web. Capacidad de envío de SMS. Capacidad de realizar impresiones. Contacto previo con responsables Plan Ceibal. Relevamiento de alcance de otras Redes Sociales.