Funciones y RRHH Redes de Conocimiento Redes del Sistema de VTIC Observadores Analistas Decisores Animador Planeación del Ejercicio de VTIC Preguntas Qué vigilar Formato de Necesidades

Funciones de VT y recursos humanos

Las redes de conocimiento Forma de organización alternativa (y superior) a los departamentos de VT. Convenientes porqué: Mejora la realimentación por parte de los usuarios Evita que los que hacen vigilancia pierdan el contacto con sus usuarios Evita que hayan actividades paralelas de búsqueda de información en la empresa El responsable de la vigilancia estudia las necesidades de sus destinatarios potenciales e intenta que las informaciones satisfagan sus perfiles y sean un éxito para ellos, y no para sí mismo. Es dicho usuario quien se beneficia de ello y la empresa en conjunto.

Las redes de conocimiento Lo esencial son los contenidos más que las infraestructuras, por tanto para que la información avanzada circule y sea incorporada en la toma de decisiones es primordial una red de especialistas, idealmente formada por personas convencidas de la necesidad de trabajar juntas, de cooperar, etc. Los ojos, orejas y cerebro de una empresa los constituyen todos los recursos humanos que interna o externamente contribuyen a su marcha y supervivencia.

Redes del sistema de VT

Red de observadores

Sus principales funciones son la búsqueda, captación y difusión de la información. Dependiendo de su situación en la empresa, manejaran información documental poco tratada (IB) o información informal (II). Los vigías (documentalistas) extraerán y harán circular información obtenida a partir de bases de datos, boletines, revistas técnicas, etc. Es deseable que alguien del departamento comercial asuma labores de vigilancia, y aporte datos, rumores e impresiones captadas del exterior. Tales datos deben formalizarse, bien con la ayuda de otro observador (p.ej. vigía), bien con la ayuda de estándares o un sistema informático de entorno “amigable”. Los observadores deben ser capaces de detectar y hacer visible la información y conocimiento nacidos de la propia experiencia de sus búsquedas y formatos.

Red de analistas Su principal función es el tratamiento, análisis y validación de la información captada por la fase o red de observadores. Esto incluye la síntesis y valoración de la información según el impacto que pueda tener en la empresa, empleo de técnicas de análisis, enriquecimiento con informaciones informales, demandas específicas. La característica de esta función es la “traducción” de la información captada, a la medida de la pauta de toma de decisiones del decisor o de la empresa en general.

Red de decisores Es la menos estructurada de las “redes”. Si bien los cuadros directivos requieren en su área de una información estructurada, integrada y validada (avanzada), en el caso de la dirección general sigue habiendo una componente importante de información de carácter verbal.

Animador o Coordinador Sus tareas principales son: Coordinar la red de observadores, Coordinar el trabajo de los analistas Verificar la calidad y el grado de utilización de los resultados. Debe ser una persona cercana a los decisores de la empresa. “El animador juega un papel determinante, tratando de favorecer un enfoque colectivo de captación de la información, promover la circulación de la información sensibilizando a jerarquías y departamentos sobre las ventajas y las posibilidades de agilidad ante los cambios, que permite un sistema de VIT. Otro papel importante del animador es poner en contacto a captadores y usuarios o decisores con el fin de que los segundos expliquen a los primeros cómo utilizan la información para su trabajo”.

Perfil del animador Debe comprender los factores claves de éxito de la organización Debe conocer el sector: No debe ser ni comercial puro ni técnico puro y más bien generalista, responsable de proyecto o responsable de calidad. Debe saber de VT e IC Debe saber cómo se toman las decisiones en la empresa. Debe poseer habilidades de liderazgo y comunicación: tener buenas relaciones públicas y contactos humanos Debe tener capacidad de determinar qué es importante, por qué es importante y para quién es importante.

Funciones y RRHH Redes de Conocimiento Redes del Sistema de VTIC Observadores Analistas Decisores Animador Planeación del Ejercicio de VTIC

Planeación del ejercicio de VT ¿Cuál es el objeto de la vigilancia?, ¿Qué debemos vigilar? ¿Qué informaciones buscar? ¿Dónde localizarlas? ¿Cómo tratar y organizar la información? ¿A quién comunicar la información en la empresa? ¿Cómo promover la implicación de todo el personal? ¿Qué recursos vamos a destinar?

Qué vigilar. Factores críticos de vigilancia Para focalizar aún más el proceso deben definirse cuales van a ser los Factores Críticos de Vigilancia (FCV), entendiendo a estos como "aquellos aspectos críticos de los que depende la buena marcha de la empresa". Estos factores son inherentes al sector de actividad, dependen de los objetivos y la estrategia de la empresa y son variables en el tiempo. Además, tienen un carácter arborescente: para cada nivel jerárquico existe también un subconjunto de factores críticos. Para detectar estos factores críticos conviene pasar revista, mediante entrevistas a los directivos de la empresa, a aspectos tales como la estrategia de la empresa, los objetivos a corto y medio plazo, los medios disponibles para alcanzados, las amenazas y oportunidades, los puntos fuertes y débiles, etc. Es conveniente que los factores críticos a vigilar no sean demasiado numerosos; se recomienda entre tres y siete. Una vez determinados los FCV, se debe establecer dentro de cada uno de estos que cuestiones o aspectos puntuales se van a vigilar en detalle; estos serán los subtemas base de las actividades posteriores de búsqueda y captación.

Formato de definición de necesidades

Campos del FDN OBJETIVO: ¿Por que y Para que? : Se define específicamente que se quiere con el estudio, por que es necesario y para que es importante conocer del tema en mi organización. TEMA: Factor Crítico de Vigilancia: Es el tema de estudio o tópico de interés. SUBTEMAS (Cuestiones Críticas a Vigilar): Son los temas claves y puntuales que se requieren conocer de esta investigación y son planteados en forma de pregunta para ser contestados a medida que avanza la investigación. PALABRAS CLAVES GENERALES: Son las palabras relevantes que ayudarán a ensamblar las ecuaciones de búsqueda según el tema. PALABRAS CLAVES POR SUBTEMA: Son las palabras relevantes que ayudarán a ensamblar las ecuaciones de búsqueda según los subtemas escogidos. (Esta casilla se usa dependiendo de la complejidad y el tema a investigar). EXPERTOS SUGERIDOS: Son las personas que por su conocimiento en el tema validarán las búsquedas dándole la pertinencia a las mismas y evaluando la validez de los documentos y del informe mismo. FUENTES SUGERIDAS: Son aquellos sitios donde se puede encontrar información pertinente como patentes, revistas indexadas y no indexadas, publicidad, journals especializados, páginas Web, white papers, news, datasheets, entre otros. HERRAMIENTAS DE BÚSQUEDA: Son aquellas aplicaciones que nos ayudarán a realizar las búsquedas de información.

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