Sesión informativa para el área administrativa y académica de los Centros Universitarios y Sistemas

Estructura organizacional de la Dirección de Finanzas y tareas en las que apoya a la Red

Eduardo Saldierna Morfín Unidad de Ingresos Gustavo Saldivar Legazpi Unidad de Egresos Ma. Celina Torres Medina Unidad de Contabilidad Elba Leticia Sahagún Barragán Unidad de Control Interno María Hedelmira Lemus Reyes Unidad Salarios y Prestaciones Económicas Celina Díaz Michel Unidad del Régimen de Pensiones, Jubilaciones y Prestaciones de Seguridad Social Rodolfo Barragán Sánchez Unidad de Tecnologías de Información Gustavo A. Cárdenas Cutiño Dirección Gustavo A. Cárdenas Cutiño Dirección Emilia Angélica Cabrales Lozano Secretaría Emilia Angélica Cabrales Lozano Secretaría

Gestión, ejercicio y comprobación de recursos financieros

Presupuesto de ingresos y egresos aprobado Proyectos P3e Asigna financiamiento a la Red Universitaria (Subsidios, autogenerados y fondos externos) DFIN / U. Ingresos Entidad de Red Solicita recursos (recibos, compras, reposición, vales, global, anticipos y parcialidades) Aprueba solicitud Elabora orden de compra y/o servicio Recibe bienes y / o servicios (Alta patrimonial) DFIN / U. Egreso Dispersa recursos a las cuentas concentradoras de las Entidades de la Red Entidad de Red Dispersión de recursos a cuentas ejecutoras (por fondo) Emite pago (cheque / transferencia) Revisa documentos comprobatorios (requisitos fiscales e institucionales) Entrega de documentos originales a la DFIN

Fechas importantes para la gestión de recursos y cierre del ejercicio 2016

F ECHA LÍMITE A CCIÓN 11 de noviembre de 2016 Registro y programación de solicitudes, debiendo notificar a la Unidad de Egresos de la Dirección de Finanzas. 18 de noviembre de 2016 Transferencia de recursos a las cuentas concentradoras, de la programación enviada a más tardar el 11 de noviembre. 05 al 08 de diciembre de 2016Pre conciliación presupuestal, con datos al 30 de noviembre. 30 de diciembre de 2016 Depósitos o transferencias bancarias que correspondan a reintegros de recursos no ejercidos. 31 de diciembre de 2016 Fecha límite para el registro de las operaciones que afecten el ejercicio de enero de 2017 Enviar el informe de impuestos y retenciones, correspondiente al mes de diciembre de 2016.

F ECHA LÍMITE A CCIÓN 11 de enero de 2017 Notificar mediante oficio a la Unidad de Ingresos de la Dirección de Finanzas, de los reintegros realizados que requieran validación, así como las reclasificaciones de ingresos. 11 de enero de 2017 Liquidación de las ADEFAS, las cuales corresponderán aquellas solicitudes registradas al 31 de diciembre de 2016, siempre y cuando hubiesen llegado al momento contable del devengado. 13 de enero de 2017Entrega de comprobaciones. 13 de enero de 2017Cierre del ejercicio presupuestal y financiero. 13 de enero de 2017 Enviar las conciliaciones bancarias de las cuentas ejecutoras por los meses de octubre, noviembre y diciembre.

Dirección y Secretaria (Gestión) Acreditación responsables Consejo Técnico de Finanzas. Ejercicio de los recursos (formato-firma y Antefirma). Recoger nómina. Responsable de notificar las inversiones. Cuentas de acceso a los sistemas Financiero – Contables a cargo de la Dirección de Finanzas: (Módulo de Gestión, Ejercicio y Comprobación de Recursos Financieros-AFIN; Nóminas; trámites en línea; IMSS y Kiosko de CFDI de nómina). Bajas y/ modificaciones.

Unidad de Ingresos (Financiamiento) Asignación de financiamiento, conforme a la recaudación y calendarización. Referenciados No referenciados Cuenta general Elaboración de CFDI (factura y recibos oficiales), facturas proforma, así como recibos de donativos (efectivo o especie). Capacitación y asesoría en el uso del Sistema de Facturación Electrónica. Seguimiento a trámites de aclaraciones y reembolsos de alumnos y usuarios en general.

Unidad de Egresos (Ejercicio presupuestal) Programación de días de transferencias a cuentas concentradoras para mejor control y organización de sus pagos. Revisión de datos bancarios para pagos a solicitudes de tipo “pago directo” (proveedores y becarios). Conciliaciones presupuestales periódicas a las afectaciones a sus Fondos, bolsas, proyectos y recursos.

Unidad de Contabilidad Contabilidad institucional) Unidad de Contabilidad (Contabilidad institucional) Registro de operaciones de fondos externos con cuentas bancarias específicas administradas por las entidades de la Red. Verificar que los registros contables de las operaciones financieras de la entidad se registren en el Sistema Contable Institucional (AFIN) conforme a los lineamientos establecidos. Autorizar la comprobación del ejercicio del gasto a través de los formatos establecidos por la Dirección de Finanzas.

…Unidad de Contabilidad Contabilidad institucional) …Unidad de Contabilidad (Contabilidad institucional) Verificar que las comprobaciones contengan lo siguiente: Revisar que cada una de las facturas o documentos comprobatorios que acrediten el gasto, reúnan los requisitos fiscales e institucionales Revisar que los recursos se hayan ejercido de conformidad con los montos y objeto del gasto autorizado en los proyectos. Entregar la documentación original que comprueba el ejercicio del gasto a la Dirección de Finanzas. Realizar mensualmente las conciliaciones bancarias de todas las cuentas bancarias que administre la entidad. Informar en tiempo y forma a la Dirección de Finanzas las acciones realizadas para requerir la comprobación del gasto o el reembolso de los recursos no ejercidos.

…Unidad de Contabilidad Contabilidad institucional) …Unidad de Contabilidad (Contabilidad institucional) Servicios bancarios En caso de cambio de titular, realizar lo siguiente: Cancelación de cuentas bancarias ejecutoras. Actualización de firmas Gestionar servicio de banca electrónica considerando el uso de la misma para el administrador y un usuario: Determinar montos mínimos y máximos para transferencias por operación diarias, y mensuales. Operación con servicio de protección de cheques. Notificar la inversión diaria ( antes de las 12:00 pm). Identificar los cargos por conceptos de comisiones autorizadas para los servicio bancarios: Banca electrónica Cheque pagado Certificación de cheque Cheque de caja Chequera especial

Control Interno (Obligaciones fiscales) Reportar los impuestos a enterar, mediante el Informe del Impuesto al Valor Agregado (IVA); de retenciones del Impuesto sobre la Renta (ISR) y de Retenciones de Derechos Federales (5 al millar). Atender el Procedimiento 2.8 establecido en los Procedimientos del Presupuesto de Ingresos y Egresos. Informar en el mes de diciembre, mediante escrito libre si requiere que la Universidad realice el cálculo anual de sueldos y salarios.

…Control Interno (Obligaciones fiscales) Generar Constancia de Sueldos y Salarios, Conceptos, Asimilados y Crédito al Salario, así como la corrección de RFC, CURP y Nombre, en la Declaración Informativa Múltiple (DIM) de Sueldos y Salarios, que se presenta al SAT. Gestionar ante el SAT, la constancia de Situación Fiscal y Opinión del Cumplimiento de Obligaciones Fiscales.

Unidad de Salarios y Prestaciones Económicas (Administración de la nómina) Generación de los pagos de nómina quincenales. Gestión de cuentas bancarias para pago electrónico. Reposición de pagos (cheques) por vencimiento, extravío o robo. Cancelación oportuna de pagos (cheques y transferencias). Informar si algún trabajador cuenta con otro patrón.

Unidad del Régimen de Pensiones, Jubilaciones y Prestaciones de Seguridad Social (Pensiones y Jubilaciones) Administración del Fondo de Pensiones y Jubilaciones de los Trabajadores de la Universidad de Guadalajara. Gestión de las prestaciones de seguridad social: IMSS, INFONAVIT y FONACOT. Incapacidades del IMSS (nuevo formato). Pagos derivados del término de la relación laboral (prima legal de antigüedad, gratificación por renuncia), ayuda de gastos de matrimonio y ayuda de guarderías.

… Unidad del Régimen de Pensiones, Jubilaciones y Prestaciones de Seguridad Social (Pensiones y Jubilaciones) Tramitar en tiempo y forma altas y bajas de trabajadores ante el IMSS. (altas no más de 5 días posteriores a su ingreso, bajas: por renuncia, Licencia sin goce de salario, termino de contrato). Capturar en el sistema las incapacidades de los trabajadores y enviar el documento en físico a la Unidad de Pensiones. Coordinación de la administración de la Asociación Civil Reivindicación Social de los Trabajadores Universitarios, servicio de guarderías a madres trabajadoras, con afiliación al IMSS.