Proyectos de Ingeniería de Sistemas II ANALISIS Y DISEÑO DE UN SISTEMA DE ADMINISTRACION DE CONDOMINIOS BASADO EN AGENTES DE SOFTWARE E INTERFACES MOVILES Proyectos de Ingeniería de Sistemas II Integrantes : De La Barra López, Arturo Velásquez Rosazza, Leslie Asesor : Espejo Briceño, Hugo

CONTENIDO Motivación y justificación Situación actual Diagrama de contexto Objetivos Metodología a aplicar Arquitectura del sistema Diseño de la propuesta Prototipos Análisis Costo – Beneficio Conclusiones Recomendaciones

Motivación y justificación Esta investigación surge a partir de la búsqueda de propuestas tecnológicas para resolver los crecientes problemas vinculados a la administración de condominios y también por la necesidad de las empresas administradoras de una herramienta que permita interactuar con los propietarios de los condominios a su cargo, por lo que es necesario determinar qué factores influyen para la aceptación y satisfacción de los vecinos de condominios en el Perú, en beneficio de las empresas administradoras.

Situación Actual

Diagrama de contexto

Objetivo general Diseñar un sistema de administración de condominios, que permita gestionar las cobranzas, actualizar saldos de deuda, proponer pagos diferidos, según casos particulares con diseño de interfaces móviles y basado entre otros aspectos innovadores en el uso de agentes de software para negociaciones, solución de problemas y dudas tanto de propietarios como de usuarios de administración, demostrando que el uso de agentes de software para empresas administradoras constituye una herramienta muy rentable que optimiza y reduce costos tanto operativos como administrativos y que genera confianza y satisfacción en los propietarios.

Objetivos específicos Optimizar el proceso de generación de cuotas de residentes por medio de interfaces móviles por internet. Diseñar un modelo de agente inteligente que sea capaz de facilitar información y solucione problemas relacionados con la usabilidad del sistema, además de realizar operaciones relacionadas con el cobro a propietarios deudores y/o morosos tales como definir intereses de mora, sanciones o plazos para el pago de cuotas. Diseñar reportes detallados de ingresos, egresos, balance general, morosos, cuentas por cobrar exportables a diferentes formatos para imprimirlos, guardarlos o enviarlos por correo electrónico además de realizar proyecciones de estados financieros .

Metodología a aplicar Para el análisis, desarrollo e implementación de este sistema se utilizaran las metodologías Proceso Unificado de Rational (RUP) junto con el lenguaje unificado de modelado (UML), utilizando como herramienta de software el Rational Rose Enterprise Edition.

Arquitectura del sistema

Diseño de la propuesta Diagrama de caso de uso Diagrama de Actividad Diagrama de secuencia Diagrama de colaboración Diagrama de Clases Diagrama de componentes Diagrama de despliegue

Caso de Uso Propuesto

Realización de caso de uso

Diagrama de secuencia Registrar Residente

Diagrama de Colaboración Registrar Egreso

Diagrama de Clases

Diagrama de componentes

Diagrama de despliegue

Ingreso al portal

Pagina principal

Panel administrativo y asistente virtual

Pagina principal para móviles

Modulo de generación de cuotas

Estado de cuenta por apartamento

Registro de pagos de terceros

Análisis costo - beneficio Costos de Personal Recurso Cantidad Costo/hora Horas Importe Jefe de proyecto 1 28.125 384 10800 Analista de sistemas 25 328 8200 Diseñador - Programador 18.75 360 6750 Administrador de BD 13.75 144 1980 Total: S/. 27,730

Análisis costo - beneficio Costos de equipo Equipo Costo Anual Hosting + Dominio 230.00 Impresora Multifuncional 220.00 Móvil Smartphone Plan 90.00 Total: S/. 540.00 Costos de software Descripción Cantidad Precio US$ Total S/. Software de aplicación 2 0.00 Software base 4 149.00 417.20 Total: S/. 417.20

Análisis costo - beneficio Beneficios Esperados Disminución de gastos administrativos Cargo # Cantidad Mes / Año Nuevos Soles Anual Ayudante generación de cuotas y pagos 1 1200 12 14400 Contador 1800 21600 Útiles de Oficina 60 720 Cartuchos de Impresión 70 840 Luz, Internet, Teléfono Total: 38280

Análisis costo - beneficio Análisis Financiero

Conclusiones Inicialmente el objetivo de este proyecto era crear una solución capaz de automatizar los procesos de administración de condominios para una empresa administradora en particular, pero al analizar el alcance de la propuesta el objetivo se amplió, logrando brindar una solución capaz de atender satisfactoriamente las necesidades de cualquier organización administradora de condominios en el Perú.   El proceso de gestión de cobranzas en empresas administradoras de condominios puede verse afectado negativamente por la demora en la generación de cuotas de residentes, es en este punto donde el uso de dispositivos móviles resulta ser una herramienta indispensable para la automatización y optimización del proceso de generación de cuotas, permitiendo llevar un control más eficiente de las cobranzas. Los gastos administrativos generados del pago por asistentes personales contratados a tiempo completo para atender a los usuarios pueden ser reducidos enormemente mediante el uso de agentes inteligentes capaces de suplir las funciones generales de sus homólogos humanos.

Conclusiones Contar con la información requerida en el momento oportuno, en este caso los reportes de egresos, ingresos, balances generales, morosos, cuentas por cobrar y las proyecciones de estados financieros permiten tomar mejores decisiones a la administración y cambiar las estrategias para lograr los objetivos propuestos anuales. Además la emisión de reportes y envió automático de los mismos por correo electrónico a los residentes mensualmente garantiza la reducción de gastos administrativos y de útiles de oficina.   La aprobación de la gestión de una empresa administradora de condominios está sujeta en gran medida a la eficiencia de los servicios que brinda a sus clientes, en este caso los residentes de un conjunto habitacional o de un condominio, siendo esta más eficaz mientras más adaptada pueda estar a los cambios tecnológicos del mundo moderno, en este caso resulta indispensable contar con una versión móvil del portal capaz de brindar la información solicitada a través de interfaces amigables y fáciles de utilizar, adicionalmente la posibilidad de contar con un servicio de recaudación en línea con el banco permite hacer más efectiva la gestión de cobranzas mediante la identificación de los depósitos. Para llevar a cabo este procedimiento, es necesario asignar un código por cada depositante. De esta manera, se podrá conocer quién y cuanto le depositan.

Recomendaciones El proyecto propuesto puede ser adaptado para utilizarse también fuera del país, pero para esto es necesario conocer las políticas propias de cada país para el tema de la propiedad horizontal y con respecto a la generación de las cuotas. Y de ser posible incluir una versión del sistema en otros idiomas e incluso poder manejar un costo mensual por el uso del mismo.   Otra recomendación importante sería adaptar modalidades de pago electrónicas para el pago de cuotas de residentes con tarjeta de crédito, lo cual permitiría optimizar aún más la información de ingresos de cuentas de bancos del condominio. Esta modalidad no se incluyó en el sistema propuesto debido a falta de financiamiento. La evaluación de costo – beneficio del proyecto realizada en el capítulo IV nos demuestra que es posible conseguir grandes beneficios a corto plazo, por tanto la solución propuesta también puede ser dirigida a administradores condóminos designados por una asamblea general de un condominio que al no ser administradores profesionales, comúnmente rechazan el uso de soluciones tecnológicas, pues las consideran inversiones fuertes que no brindan rentabilidad a corto plazo.

GRACIAS