Proyectos de Ingeniería de Sistemas II DISEÑO DE UNA HERRAMIENTA BASADA EN INTELIGENCIA DE NEGOCIOS PARA LA MEJORA EN LA PROGRAMACIÓN DEL PRESUPUESTO INICIAL ANUAL (PIA) DE LA UGEL N° 04 Proyectos de Ingeniería de Sistemas II Alumno : Dany Oberth Machaca Auqui Asesor : Dr. Erick Alex Papa Quiroz

CONTENIDO Motivación y justificación Situación actual Diagrama de contexto Objetivos Metodología a aplicar Arquitectura del sistema Diseño de la propuesta Prototipos Análisis Costo – Beneficio Conclusiones Recomendaciones

Motivación y justificación Este proyecto de investigación surge a partir de la búsqueda de una solución tecnológica que permita la programación eficaz del Presupuesto Inicial Anual – PIA de la UGEL Nº 04. MARCO PRESUPUESTAL VS EJECUCION - AÑOS: 2009, 2010, 2011 DESCRIPCION EJECUCION ANUAL TOTAL AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 PIA - PRESUPUESTO 156,848,660.00 157,152,694.00 165,152,832.00 479,154,186.00 PAGOS DE PERSONAL 154,838,345.11 154,817,155.49 161,104,419.50 470,759,920.10 DEVOLUCION 2,010,314.89 2,335,538.51 4,048,412.50 8,394,265.90 Por lo que es necesario determinar qué factores están influyendo en la ejecución presupuestal, en perjuicio de los docentes, auxiliares y administrativos de la jurisdicción de la UGEL Nº 04.

Situación Actual

Diagrama de contexto

Objetivo general Diseñar de una herramienta basada en inteligencia de negocios para la mejora en la programación del Presupuesto Inicial Anual (PIA) de la UGEL N° 04, que permita predecir una tendencia de gastos a través de los diferentes indicadores de los últimos 12 años de gestión registradas en el SIAF – (Sistema Integrados de Administración Financiera) de la UGEL Nº 04.

Objetivos específicos Construir un repositorio de datos con la data del SIAF. Identificar las tendencias de las diferentes genéricas e indicadores de gasto a través de cubos y sus dimensiones . Establecer indicadores a través de las tendencias de gasto por genéricas. Predecir el comportamiento de la ejecución del Presupuesto Anual a través de minería de datos.

Metodología a aplicar Para el diseño de esta herramienta de es más conveniente utilizar el enfoque de Kimball para el diseño del DW. El Datamart se va a diseñar intentando que las dimensiones estén conformadas (dentro del concepto de datawarehouse bus), con lo que dejaremos la puerta abierta a una ampliación posterior dentro el ámbito de la organización, añadiendo nuevos cubos que utilizaran las dimensiones conformadas ya definidas.

Arquitectura del sistema

Diseño de la propuesta Planificación, Planificación del Proyecto. Requerimientos, Definición de requerimientos. Análisis, Arquitectura técnica. Diseño, Selección de herramientas, Diseño físico. Construcción, Diseño de la puesta en escena (Staging) y desarrollo. Despliegue, Implantación y Mantenimiento.

Planificación del proyecto El Datamart a diseñar será para la Oficina de Presupuesto del la UGEL 04. La fuente de la que serán extraídos los datos será el sistema SIAF (Sistema Integral de Gestión Financiera).   La tecnología de implementación será Microsoft SQL Server2008 R2 como Base de datos del Data Mart y DTS para la extracción, transformación y carga de la información, DBASE IV, ACCESS 2003 y para el modelado Visual Studio 2008. El proyecto no incluye la implementación del Datamart , sólo se centrará en el análisis, diseño y los prototipos de Reportes.

Requerimientos del negocio Importe de específica de gasto Importes por metas de gasto Espeficíficas más frecuente Especificas más frecuente Metas más frecuente Metas menos frecuente Tendencias de gasto por específicas Tendencias de gasto por metas Tendencias de gasto por metas (por niveles)

Análisis, Arquitectura técnica. Modelo del Datamart A partir del modelo de datos del sistema transaccional se construye el modelo Dimensional del Datamart.    Usados para vistas y profundización, Usualmente son Textos. Las dimensiones que conforman el Datamart son: N° Dimensiones 1. Tiempo 2. Meta 3. Clasificador

Análisis, Arquitectura técnica. Modelo Lógico

Diseño, Selección de herramientas, Diseño físico. Modelo Dimensional

Diseño, Selección de herramientas, Diseño físico.

Construcción, Diseño de la puesta en escena (Staging) y desarrollo. CLASIFICADORES DE GASTO MÁS FRECUENTES Análisis según el tipo de gasto y filtrado según meses. Se muestra la gráfica de pie donde encontramos mayor gasto en el ítem de materiales de impresión. Diseño:

Construcción, Diseño de la puesta en escena (Staging) y desarrollo. ANÁLISIS DE GASTO CLASIFICADORES DE GASTO MÁS FRECUENTES Análisis según el tipo de gasto y filtrado según meses. Se muestra la gráfica de pie donde encontramos mayor gasto en el ítem de materiales de impresión. Diseño:

Despliegue, Implantación y Mantenimiento. PLAN DE IMPLEMENTACIÓN.- El plan de implementación considera las siguientes actividades: 1. Capacitación del sistema a los usuarios que disponga la UGEL 04, los mismos que luego podrán capacitar a los usuarios de las diferentes oficinas involucradas. 2. Capacitación técnica de la herramienta al personal de Sistemas, con el propósito que puedan dar el soporte informático a los usuarios y el mantenimiento posterior del mismo. 3. Verificación Final de los datos antes de inicio de la operación. GERENCIAMIENTO DEL PROYECTO Se necesita gestionar los posibles riesgos tales como usuario no identificados con el proyecto.  Así como también se realizaron actividades de seguimiento y control en la etapa de desarrollo y prueba.

ANÁLISIS IDIMENSIONAL  Partiendo de nuestra vista detallada anteriormente nos permitirá analiza los movimientos a lo largo de un ejercicio presupuestal.

Análisis según el tipo de gasto y filtrado según meses Análisis según el tipo de gasto y filtrado según meses. Se muestra la gráfica de pie donde encontramos mayor gasto en el ítem de materiales de impresión.

Análisis según el tipo de documentación y filtrado según meses Análisis según el tipo de documentación y filtrado según meses. Se muestra la gráfica de barras donde encontramos mayor gasto en el ítem de órdenes de servicio (032) en el mes de febrero.

Análisis del gasto de forma trimestral donde se encuentra un mayor índice de gasto en los servicios básicos,

Minería de Datos Al usar la aplicación de minería de datos entenderemos como estuvo cambiando los gastos de operación de la UGEL – 04 y cuál debería ser el presupuesto para el siguiente año.

Clusters

Árbol de decisión

Análisis costo - beneficio Costos de Personal Recursos Humanos Meses Asignado Sueldo Otras asignaciones Costo Mensual Costo Total Jefe de Proyecto 3 6,000.00 18,000.00 Especialista en Inteligencia de Negocios 5,000.00 15,000.00 Analista de Sistemas 3,500.00 10,500.00 Analista Programador 3,000.00 9,000.00 Programador Total 61,500.00

Análisis costo - beneficio Costos de equipo EQUIPOS DE COMPUTO Cantidad (Q) Precio Unitario Precio Total Servidor 1 S/. 20,000.00 Equipo de computo 1 2 S/. 3,500.00 S/. 7,000.00 Total S/. 27,000.00 Costos de software LICENCIAS DE SOFTWARE Cantidad (Q) PRECIO MENSUAL $ PRECIO MENSUAL S/. PRECIO POR 03 MESES S/. Microsoft Visual Studio 2008 3 $600.00 S/. 1,590.00 S/. 4,770.00 Sql Server Developer 2008 $100.00 S/. 265.00 S/. 795.00 Total S/. 5,565.00

Análisis costo - beneficio Otros Gastos Otros Gastos Cantidad (Q) Precio Unitario Precio Total Refrigerios 5 S/. 300.00 S/. 1,500.00 Movilidad S/. 500.00 S/. 2,500.00 Utilies de Oficina S/. 100.00 Celulares - RPC Capacitaciones S/. 150.00 S/. 750.00 Telecomunicacioes S/. 200.00 S/. 1,000.00 Otros Gastos (de contigenia)   S/. 8,435.00 Total S/. 17,185.00

Análisis costo - beneficio Total de Inversión Descripcción Precio Total Recursos Humanos S/. 61,500.00 Equipos de Computo S/. 27,000.00 Licencias de software S/. 5,565.00 Otros Gastos S/. 17,185.00 Total S/. 111,250.00 40% Utilidad S/. 44,500.00 Sub - Total S/. 155,750.00 21% Impuestos S/. 32,707.50 Total a Facturar S/. 188,457.50

Análisis costo - beneficio Beneficios Esperados Disminución de devolución de presupuesto al Tesoro Publico FLUJO DE CAJA - MARCO PRESUPUESTAL RUBRO AÑO 01 AÑO 02 AÑO 03 TOTAL INGRESOS S/. 165,152,832.00 S/. 495,458,496.00 PIA - PRESUPUESTO EGRESOS S/. 161,104,419.50 S/. 483,313,258.50 PAGO DE PERSONAL SALDO DE CAJA (+) S/. 4,048,412.50 S/. 12,145,237.50 PRESUPUESTO A DISPOSCION DE LA UGEL 04

Análisis costo - beneficio Análisis Financiero CONCEPTO Expresado en Soles PERIODO TOTAL AÑO 00 AÑO 01 AÑO 02 AÑO 03 INVERSIÓN   Costo de la Herramienta BI -188,457.50 0.00 BENEFICIOS Disminución en el presupuesto devuelto al Tesoro Publico 4,048,412.50 12,145,237.50 FLUJO NETO 11,956,780.00 TOTAL EN VALORES ACTUALES 3,373,677.08 2,811,397.57 2,342,831.31 8,339,448.46 1 2 3 4 TIR 96.75% VAN Tasa de Descuento 20%

Conclusiones Inicialmente el objetivo de este proyecto era crear una solución capaz de automatizar los procesos en la contratación de docentes, auxiliares y administrativos de la jurisdicción de la UGEL Nº 04; se toma este rumbo al evidenciar que el presupuesto era insuficiente para cubrir las metas encargadas por el Ministerio de Educación.   El proceso de ejecución presupuestal de la UGEL Nº 04 se ve diezmada debido al desconocimiento de roles y actividades que se presentan en el Area de Gestión Administrativa (que ejecuta) y el Area de Gestión Institucional (quien programa y evalúa luego de ejecutado). Los gastos saldos devueltos al Tesoro Publico pueden ser reducidos exponencialmente visto que este esquema de solución evitara los cuellos de botella al momento de ejecución y evaluación del presupuesto de la UGEL Nº 04, en cualquier etapa del ejercicio presupuestal.

Conclusiones Contar con la información requerida en el momento oportuno, en este caso las predicciones presupuestales y tendencias de gastos permitirá extender el perímetro de soluciones en cuanto a financiamiento se refiera donde los altos directivos expondrán necesidades extremas y puntos de quiebre solucionados por esta propuesta.   La aprobación de la gestión de la UGEL Nº 04, se evalúa a través de resultados y metas logradas durante un ejercicio presupuestal, de tal manera que los indicadores de gestión determinar el éxito o fracaso de la gestión de turno y por ello su revocatoria merecida o no.

Recomendaciones El esquema proyecto propuesto es el mismo que se maneja a nivel nacional en los diferente sectores gubernamentales y municipalidades donde se utilice el SIAF, por ello es recomendable que debe seguir evolucionando en base a las experiencias y/o entidades con las cuales se crucen afinando de esta manera su sensibilidad predictiva   Otra recomendación importante sería capacitar a los usuarios de primer nivel que es inteligencia de negocios, debido a que por la sofisticación tecnológica del esquema no se sienten preparados para explotar las bondades de las solución. La evaluación de costo – beneficio del proyecto nos demuestra que es posible conseguir grandes beneficios con estas solución no solo en el Sector Educación y sus UGELES a nivel provincial y regional, sino en otros sectores como los municipios , y que tan solo correspondería hacer un seguimiento en el portal web transparencia, que entidad del estado no esta cumpliendo con sus metas e investigar los factores con esta solución.

GRACIAS