PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS Podemos definir un proyecto como una serie de tareas relacionadas, parcialmente ordenadas y generalmente dirigidas a la obtención de un resultado importante, por lo que requiere un largo período de tiempo para su finalización. Planificación y control de proyectos DIRECCIÓN DE PROYECTOS Planificación Fases Programación Control

PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO Determinación de objetivos Definición del proyecto Determinar los recursos necesarios Organización del proyecto Fases de un proyecto PROGRAMACIÓN DEL PROYECTO Secuencia de actividades Programación de recursos Asignación de recursos EJECUCIÓN DEL PROYECTO CONTROL DEL PROYECTO COSTES CALIDAD TIEMPO

Planificación del Proyecto 1.- Determinación de objetivos Resultado Coste Tiempo 2.- Definición del proyecto Proyecto, hitos, sub-hitos y actividades 3.- Determinación de los recursos necesarios 4.- Organización del proyecto Equipos de proyecto

ORGANIZACIÓN FUNCIONAL DF I+D FAB MAR EQUIPO AUTÓNOMO DF I+D FAB MAR DP E Organización equipos de proyecto DF = Director funcional DP = Director de proyecto E = Enlace funcional I+D = Dpto. I+D FAB = Dpto. Fabricación MAR = Dpto. Marketing ORGANIZACIÓN MATRICIAL EQUIPO INFLUYENTE ORGANIZACIÓN MATRICIAL EQUIPO POCO INFLUYENTE ORGANIZACIÓN MATRICIAL EQUILIBRADA DF DF DF DF DF DF DF DF DF I+D FAB MAR I+D FAB MAR I+D FAB MAR E E E E E E E E E DP DP DP

Programación y control del proyecto PROGRAMACIÓN DEL PROYECTO Asignar los distintos recursos (personas, dinero, materiales, etc.) a las distintas actividades que componen el proyecto, identificando la relación existente entre las distintas actividades para lograr una asignación de recursos óptima Gráficos Gantt y los métodos CPM y PERT CONTROL DEL PROYECTO Coste Calidad Tiempo

Planificación, programación y control del proyecto Planificación del proyecto: 1. Establecer los objetivos. 2. Definir el proyecto. 3. Establecer necesidades a las actividades del proyecto previstas. 4. Organizar el equipo. Estimaciones de tiempo y coste. Presupuestos. Planos de ingeniería. Diagramas de los flujos de caja. Detalles de la disponibilidad de material. Programación del proyecto: 1. Asignar recursos a las actividades específicas. 2. Relacionar actividades entre sí. 3. Poner al día y revisar sobre una base regular. CPM/PERT. Diagramas Gantt. Diagramas Milestone. Programas de flujo de caja. Control del proyecto: 1. Vigilar los recursos, costes, calidad y presupuestos. 2. Revisar y cambiar los planes. 3. Variar los recursos para responder a demandas. Informes: Presupuestos. Actividades retrasadas. Actividades con margen. Antes del proyecto Durante el proyecto

Técnicas de planificación y control de proyectos A.- GRÁFICAS GANTT Gráficas Gantt Fecha actual (15 de Julio) INVESTIGACIÓN DE MERCADOS DESARROLLO DEL CONCEPTO TESTS DE VIABILIDAD DISEÑO PRELIMINAR DISEÑO DEL PROCESO FABRICACIÓN DE PROTOTIPOS PRUEBAS DE MERCADO DISEÑO FINAL LANZAMIENTO Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Tiempo (meses)

Técnicas de planificación y control de proyectos B.- MÉTODO DEL CAMINO CRÍTICO (CPM) Método del camino crítico (CPM) ETAPAS 1.- Dibujar el grafo que muestre la secuencia de las distintas actividades. 2.- Calcular los tiempos de cada actividad. 3.- Calcular la holgura de cada actividad. 4.- Determinar el camino o caminos críticos.

Técnicas de planificación y control de proyectos Método PERT c.- MÉTODO pert Duraciones aleatorias Tiempo pesimista Tiempo normal o más probable Tiempo optimista

Técnicas de planificación y control de proyectos Método PERT c.- MÉTODO pert Duraciones aleatorias Tiempo pesimista Tiempo normal o más probable Tiempo optimista

PERT y CPM Técnicas de red. Ambas elaboradas en los años cincuenta: CPM por DuPont para plantas químicas. PERT por la marina de Estados Unidos para los misiles Polaris. Consideran las relaciones de precedencia y las interdependencias. Cada una estimaciones diferentes respecto a la duración de cada actividad. What circumstances lead the two organizations to develop different, yet similar tools for the management of complex projects? In your discussion of PERT/CPM, you should probably note that PERT helps us identify critical tasks/activities and look at the probability of completing the project by a given date; CPM helps us analyze the cost/time tradeoffs possible if we need to speed the project up.

Estas dos técnicas pueden responder a las siguientes preguntas: PERT y CPM Estas dos técnicas pueden responder a las siguientes preguntas: ¿Está el proyecto dentro de lo programado, por delante de lo programado o tiene un retraso considerable a lo programado? ¿Se ha gastado más o menos dinero de la cantidad presupuestada? ¿Hay suficientes recursos disponibles para acabar el proyecto a tiempo? Si el proyecto tiene que estar acabado antes de lo que se había programado, ¿cuál es el mejor modo de conseguirlo al mínimo coste?

PERT y CPM Estas dos técnicas siguen seis pasos básicos: Definir el proyecto y todas sus actividades o tareas importantes. Desarrollar las relaciones entre las actividades: decidir qué actividades deben preceder y cuáles deben seguir a las otras. Dibujar la red que conecta todas las actividades. Asignar las estimaciones de duración y coste a cada actividad. Calcular el camino de mayor duración de la red. Éste es el denominado camino crítico. Utilizar la red para ayudar a planificar, programar, seguir y controlar el proyecto.

Asistir a clase, estudiar, etc. RED 2 4 años Actividad (Flecha) Matricularse Recibir título Proyecto: obtener una licenciatura en ciencias Suceso (Nodo) Asistir a clase, estudiar, etc. 1 Students should be informed that an alternate representation where the node represents the activity, and the arrow the event are also used. The notation illustrated here comes from PERT; the alternate from CPM.

Relaciones entre las actividades 1 A B A y B pueden aparecer de forma conjunta 2 3

Relaciones entre las actividades A debe haberse realizado antes de que C y D puedan comenzar 2 D A C 1 4 B 3

Relaciones entre las actividades 2 D A C 1 4 E B 3 B y C deben haberse realizado antes de que E pueda comenzar

Actividades ficticias Las actividades se definen por los sucesos iniciales y finales. Ejemplo: Actividad 2-3. Cada actividad debe tener un único par de sucesos iniciales y finales. De otra forma, los programas de computador tendrían problemas. Las actividades ficticias mantienen una gran importancia. No consumen tiempo, ni recursos. It should be noted here that a dummy activity is required because of the way in which PERT/CPM models are represented in the computer.

Ejemplo de actividad ficticia 1 4 3 1-2 2-3 Incorrecta 2 5 3-4 2-4 4-5 3-4: Actividad ficticia Correcta

Duración de las actividades de PERT 3 estimaciones de duración: Duración optimista (a). Duración más probable (m). Duración pesimista (b). Siguen la distribución de probabilidad beta. Duración esperada: t = (a + 4m + b)/6 Varianza del tiempo: v = (b - a)2/6  In your discussion of activity times, you should probably at least make note of the difference between “most likely” and “average” or “ expected” completion times.

Análisis del camino crítico Ofrece información sobre la actividad: Fecha más temprana (ES) y más tardía (LS) de inicio. Fecha más temprana (EF) y más tardía (LF) de finalización. Tiempo de holgura (S): retraso permitido. Identifica el camino crítico. Camino más largo en la red. Se puede finalizar el proyecto en el menor tiempo. Cualquier retraso en las actividades del camino crítico retrasaría el proyecto. Las actividades del camino crítico tienen un tiempo de holgura igual a cero. This and the next several slides illustrate the definitions of terms appropriate to critical path analysis. There are many opportunities for good managers to truly manage a project once they have a PERT network established. For instance, sub-contractors know early start and late start times and the managers know the activities on the critical path upon which to focus effort.

Pasos para calcular la fecha de comienzo y finalización más temprana Comenzar por las actividades iniciales hasta las actividades finales. ES = 0 para las actividades que comienzan. ES es la fecha comienzo más temprana. EF = ES + duración de la actividad. EF es la fecha de finalización más temprana. ES = EF máxima de todas las actividades predecesoras que no han comenzado.

Pasos para calcular la fecha de comienzo y finalización más tardía Comenzar por las últimas actividades hacia las iniciales. LF = EF máxima para actividades que finalizan. LF es la fecha de finalización más tardía; EF es el la fecha de finalización más temprana. LS = LF - Duración de la actividad. LS es la fecha de comienzo más tardía. LF = LS mínima de todas las actividades sucesoras que no han finalizado.

Camino crítico en la red Realizar diseño de interiores Verter cemento e instalar la estructura 2 3 sem. 6 sem. 1 Tejado 4 2 sem. 3 sem. 3 Comprar arbustos, etc. Ajardinamiento 4 sem. El camino crítico es el camino más largo: 12 semanas.

Diagrama de Gantt: fecha de comienzo y finalización más temprana Proyecto de la construcción de una casa 1 1 1 Actividad 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 2 1-2 Cimientos y estructura 1-3 Comprar arbustos 2-3 Tejado This and the following slide illustrate the translation of Early and Late Start and Finish time to Gantt charts. 2-4 Diseño de interiores 3-4 Ajardinamiento

Diagrama de Gantt: fecha de comienzo y finalización más tardía 1-2 Cimientos y estructura 1-3 Comprar arbustos 2-3 Tejado 2-4 Diseño de interiores 3-4 Ajardinamiento 4 5 6 7 8 9 1 2 3 Actividad Proyecto de la construcción de una casa

Duración del proyecto estimada (T): Utilizada para obtener la probabilidad de la finalización del proyecto Duración del proyecto estimada (T): Suma de las actividades del camino crítico, t Varianza del proyecto (V): Suma de las varianzas de las actividades del camino crítico, v

Ejemplo de probabilidad de finalización de PERT Supongamos que es un diseñador de proyectos de General Dynamics. El proyecto de un submarino tiene una duración de finalización estimado de 40 semanas, con una desviación estándar de 5 semanas. ¿Cuál es la probabilidad de finalizar el submarino en 50 semanas o menos? © 1995 Corel Corp.

Conversión a la variable estándar = 40 s = 5 50 X Distribución normal Z = - 40 5 2 , m z = 0 = 1 2,0 Distribución estándar normal

Obtención de la probabilidad Tabla de la probabilidad estándar normal Z 0,00 0,01 0,02 s = 1 0,0 0,50000 0,50399 0,50798 Z : : : : 0,97831 2,0 0,97725 0,97784 0,97725 m = 0 2,0 Z 2,1 0,98214 0,98257 0,98300 z Probabilidades en conjunto

Figura 16.9 Actividad 5-6 (t = 9) Actividad 2-4 (t = 16) Coste 600$ 500$ 400$ 300$ Coste 3.000$ 2.000$ 1.000$ Duración (semanas) Duración (semanas)

Ventajas de PERT/CPM Se utilizan en varias etapas de la dirección de proyectos. No son complejos matemáticamente. Utilizan representaciones gráficas. Proporcionan un camino crítico y tiempo de holgura. Proporcionan documentación del proyecto. Sirven para controlar los costes. Las redes creadas proporcionan valiosa documentación del proyecto y señalan gráficamente quién es el responsable de las diferentes actividades. Aplicables a una gran variedad de proyectos e industrias. Se utilizan para controlar no sólo programas, sino también costes. There are those that argue that the Polaris could not have been built without the use of project management techniques (PERT).

Limitaciones de PERT/CPM Las actividades deben estar definidas de forma clara, independientes y estables. Se deben especificar las relaciones de precedencia. Las duración de las actividades (PERT) siguen la distribución de probabilidad beta. Estimaciones de duración subjetivas. Demasiado énfasis en el camino crítico. No es posible asumir independencia entre las actividades del proyecto. Su utilización de complica cuando se inician actividades antes de concluir la actividad precedente. Difícil definición el comienzo y la finalización de un actividad. Excesiva subjetividad en la estimación de las duraciones de cada actividad Uso de la distribución beta y las fórmulas simplificadas utilizadas Another issue with respect to the use of PERT/CPM is the cost and amount of management time require to keep the system up to date.