Gestión de tiempos del proyecto

La gestión del tiempo

¿Qué está involucrado en el manejo del tiempo del proyecto? Definición de actividades Secuencia de actividades Estimaciones de la duración de actividades Desarrollo del cronograma Control del cronograma

Alcance, tiempo y costo El orden de estas variables refleja el orden básico de los tres primeros procesos en el manejo del tiempo: Definición de actividades (que delimitan el alcance), Secuencia de actividades (que delimitan el tiempo) y, estimado de la duración de actividades (que delimitan el costo). Estos tres procesos de manejo del tiempo son la base para crear el cronograma del proyecto.

Definición de actividades El líder del proyecto toma como referencia la línea base del alcance (EDT, Diccionario de la EDT y Enunciado del alcance del proyecto) y vuelve a revisar las actividades que se llevaran a cabo para finalizar los entregables. Puede aumentar o eliminar las actividades que falten o estén demás. Finalmente tendrá que generar una lista con todas las actividades depuradas.

Secuenciamiento de actividades Después de definir las actividades del proyecto, el siguiente paso en el manejo del tiempo es el secuenciamiento de actividades. Esto involucra la revisión de las actividades en el WBS detallado, las descripciones detalladas de los productos, lo que se asume, las restricciones para determinar las relaciones entre las actividades para poder establecer dependencias adecuadas.

Dependencias Una dependencia o relación muestra el secuenciamiento de las actividades o tareas del proyecto. Por ejemplo: ¿cierta actividad tiene que ser terminada antes que otra pueda empezar? ¿Pueden distintas actividades ser realizadas en paralelo? ¿Algunas pueden sobreponerse? Determinar estas relaciones o dependencias entre actividades tiene un impacto significativo en el desarrollo y manejo del cronograma del proyecto.

Dependencias

Diagramas de redes del proyecto Son la técnica preferida para mostrar el secuenciamiento de actividades. Un diagrama de redes de proyecto es un despliegue sistemático de las relaciones lógicas entre las actividades del proyecto. Puede utilizar la notación AOA ó ADM

Diagramas de redes del proyecto PDM AOA

AOA VS PDM En el diagrama AOA las actividades son representadas por flechas, las cuales tienen el nombre de la actividad y su duración. Los nexos entre actividades están delimitadas por nodos En el diagrama PDM en cambio las actividades están representadas por cuadros donde se encuentra su nombre y duración y están conectados directamente por flechas.

Estimado de duración de actividades Después de definir las actividades y determinar su secuencia, el siguiente proceso en el manejo del tiempo es estimar la duración de las actividades. Esto se lo puede realizar mediante reuniones o juicios de expertos ó utilizando la técnica PERT Es importante notar que la duración incluye la cantidad de tiempo en el trabajo más tiempos suplementarios que se necesitan para sincronizar actividades.

Estimado de duración de actividades:PERT PERT usa estimados de tiempo probabilísticas, usando duraciones optimistas, probables, y pesimistas para cada actividad. PERT = ( tiempo optimista + 4 x tiempo probable + tiempo pesimista) / 6

Ejemplo Ej: Diseño de la interfase de un sistema de ingreso de notas en una universidad Duración optimista = 8 días Duración probable = 10 días Duración pesimista = 24 días PERT promedio = 12 días En lugar de usar la duración probable el equipo de trabajo usará 12 días cuando se realice el análisis por camino crítico.

Desarrollo de Cronogramas Existen varias técnicas y herramientas para realizar los cronogramas. Mediante este proceso el jefe de proyecto al finalizar conocerá el tiempo de duración del proyecto. Para ello utilizará diversas técnicas tales como: Diagramas Gantt. Análisis PERT para evaluar los riesgos en el manejo del tiempo Análisis de camino crítico para desarrollar y controlar las fechas del proyecto. Análisis de cadena crítica para tomar en cuenta las limitaciones de recursos.

Método del camino crítico Un camino crítico para un proyecto son una serie de actividades que determinan el tiempo más temprano en el que el proyecto puede ser completado. Es el camino más largo a través del diagrama de redes y tiene la menor cantidad de tiempo en el que una actividad puede ser retrasada sin retrasar una actividad exitosa o el tiempo de terminación del proyecto.

Para determinar el camino crítico Se debe primero desarrollar un buen diagrama de redes que, a su vez requiere de una buena lista de actividades basadas en el EDT/WBS y una estimación de cada actividad. El camino más largo es el camino crítico. Se puede usar el diagrama AOA o PDM.

Ejemplo

Duraciones Se asume que las duraciones están dadas en días Camino 1: ADHJ Longitud = 1+4+6+3 = 14 días Camino 2: BEHJ Longitud = 2+5+6+3 = 16 días Camino 3: BFJ Longitud = 2+4+3 = 9 días Camino 4: CGIJ Longitud = 3+6+2+3 = 14 días Dado que el camino crítico es el más largo, entonces el camino 2 es el camino crítico para el proyecto X.

¿Qué significa el camino crítico? Es el tiempo más corto en el que el proyecto puede ser completado. Pueden haber más de un camino crítico en un proyecto. Permite calcular la holgura (tiempo máximo de retraso de cada actividad)

Cálculo de las holguras y retrasos Para calcular las holguras se tendrá que calcular la duración máxima y mínima de cada actividad. Además se asume que en el nodo de inicio siempre mínimo y máximo es 0, y en el nodo de fin siempre el mínimo y máximo es igual a la duración del proyecto por camino crítico

Cálculo de las holguras Duración Mínima de una actividad: Se la obtiene analizando el grafo de izquierda a derecha y siguiendo con la siguiente fórmula: Min de actividad A = max(sumatoria de todas las predecesoras) Duración Máxima de una actividad: Se la obtiene analizando el grafo de derecha a izquierda y siguiendo con la siguiente fórmula: Max de actividad A = min(máximo del sucesor – duración de A) Holgura de una actividad: Es igual al máximo menos el mínimo y representa cuanto se puede demorar cada actividad sin afectar la finalización del proyecto

Retrasos y adelantos Cuando una actividad del camino crítico es retrasada o adelantada automáticamente afectará a la duración total del mismo directamente. Si es que una actividad que NO forma parte del camino crítico es retrasada y no supera la holgura que posee no afectará a la duración total del proyecto.

Retrasos y adelantos