Gestión de Gastos de Viajes

Como se Maneja Habitualmente? Oportunidades de Mejora Típicas? KPIs Agenda Que es? Porque es Relevante? Que Incluye? Como se Maneja Habitualmente? Oportunidades de Mejora Típicas? KPIs

Que es? Desde el Gasto: Gasto agregado de una empresa generado al trasladar personal propio y ajeno a otras localidades en forma temporal. Desde la Función: Gestión de los servicios, riesgos y costos vinculados al desplazamiento interurbanos y estadías de funcionarios.

Porque es Relevante? Overall, travel and entertainment spending was up in the second quarter compared to the same period of 2010, Concur said. The average airfare world-wide in the sample rose 9.3% to $447. The average hotel room rate was up 5.6% to $103 per night, excluding meals, Fuente: WSJ.com El Gobierno nacional autorizó ayer un aumento del ocho por ciento en promedio en las tarifas aéreas de los servicios de cabotaje, que regirá a partir de hoy. Se trata del tercer aumento en menos de un año y el primero de 2011. En 2010, las tarifas subieron 15 en julio y volvieron a incrementarse en octubre, cuando se autorizó un aumento del 10 por ciento. El acumulado desde mediados del año pasado llega así al 36,6 por ciento, sin dudas el mayor incremento en toda la órbita de los servicios públicos regulados por la Nación. La Nacion.com Crecimiento=Mas Viajes

Que Incluye? Cuanto suma en su empresa? Total Viajes R$ 2.960.935 Viáticos y Reembolsos R$ 1.188.704 Hoteles R$ 732.044 Aéreos R$ 446.599 Reembolso KM R$ 411.658 Gastos de extras en hoteles R$ 181.930 Cuanto suma en su empresa? Usualmente se excluyen y tratan por separado: a) Flota de Autos b) Remises y taxis Locales c) Reembolso por KMs Gerentes y/o Locales * Dados Dez/2009 a Nov/2010

Acuerdo Agencia y OC Abierta Como se Maneja? Gestión Operativa Gestión Táctica Gestión Estratégica $$$$ Reportes Acuerdos Sistemas Gasto Política Implant Política Implant Agencia Grande Secretaria Agencia Grande Compras y/o Travel Manager Agencia Amiga Secretaria Tiempo Factura Agencia OC Agencia? Acuerdo Agencia y OC Abierta

Personas: Propias o Terceros Políticas: Claras, Alineadas y Cumplibles Como se Maneja? Personas: Propias o Terceros Políticas: Claras, Alineadas y Cumplibles Procesos: Sistematizados Sistemas: Accesibles en forma remota Proveedores: Alineados en Objetivos, Vocación de Servicios y Esquema Remunerativo Herramientas Claves

Como se Maneja: Impacto Satisfacción Cliente Interno Tiempo de Respuesta Calidad de Respuesta Calidad Servicio Recibido Resolución de Novedades Costos Contenidos o Disminuidos Costs Saved / Costs Avoided Reducción de Costos Transaccionales Proveedores Satisfechos Metas de volumen cumplidas

Áreas de Mejoras Usuales Actores 1 Políticas 2 Procesos 3 Sistemas 4 Proveedores 5 Medios de Pagos y KPIs Ge 6

Actores: Quien, Que y Como Áreas de Mejoras Usuales Actores: Quien, Que y Como 1 Definición y alcance de objetivos: Que se delega a Viajero, Compras, RRHH, Agencia y Proveedores? que se retiene? Idoneidad Táctica y Estratégica: Quien sabe? Compra Especializada! Como se alinean intereses: Transaction Fee? Como se miden resultados? Reportes y KPIs

Áreas de Mejoras Usuales Políticas 2 Vigencia de diseño y alineamiento a Objetivos Soporte de la Dirección Controlabilidad actual y futura Auto Control Control de Gestores Control de Agencia Control por Sistemas Control de Auditoria Indicadores de Control

Áreas de Mejoras Usuales Procesos 3 Definir Procesos Claros y Simples Supeditar Procesos a Política Sistematizar Procesos Vincular y cerrar ciclo hasta el Pago. El Proceso debe capturar el Dato.

Áreas de Mejoras Usuales Sistemas 4 Hoy son fundamentales por eficiencia y costos Aprobación Adjudicación Notificación Vinculación Usuario/Autorizante/ Agencia/ Proveedor. Deben ser Parametrizados con la Política Hay soluciones separadas o Integradas Gestión de Requerimiento (SAP, ECExpense) Autogestión (e-Amadeus, Reserve, E Expense) Gestión de Viáticos (ECExpense)

Áreas de Mejoras Usuales Proveedores: Agencia 5 Partner Profesional: Trabajar con expertos en Viajes Corporativos: Entienden las necesidades y tiempos del Viajero Entienden los Objetivos (de Política, Seguridad y Ahorros) y controles de la Empresa Poseen volumen de compra Poseen Sistemas y Reportes Adecuados Alinea Objetivos e Intereses: A Costos Abiertos

Proveedores Líneas Aéreas Áreas de Mejoras Usuales Proveedores Líneas Aéreas 5.1 Elección de Proveedores de Aéreos vs Mapa de Uso: Hacer revisiones Periódicas. Negociación de Acuerdos para descuentos, cambios y devoluciones. (4 al 10%) Establecer Procedimiento de Devoluciones y Seguimiento Monitorear : Cumplimiento Acuerdos Antecedencia Cobertura OW vs RT Códigos Compartidos Costos de Cambios Devoluciones

Áreas de Mejoras Usuales Proveedores Hoteles 5.2 Elección de Proveedores vs mapa de uso: Hacer revisiones periódicas. Focalizar en ciudades donde pesa ( 80/20) Negociación de Acuerdos para descuentos, upgrades y No Shows, incluir Desayuno, Internet y Late Check Out. Establecer Procedimiento de Reserva, Confirmación, Recepción y Pago Monitorear : Cumplimiento Política y Acuerdos No Shows Precios vs Categorías Negociadas (Upgrades forzados) Frigobar

Áreas de Mejoras Usuales Medios de Pago 6 Medio de Pagos Aéreos: Tarjeta BTA (precio pagado=Precio Cobrado) Comisión Agencia: Cuenta Corriente, Factura=Reporte Hoteles Negociados: Si reservado por Agencia con BTA si Directos con Corporate o Cta. Cte.

Áreas de Mejoras Usuales KPIs 7 Típicos: Aéreos bajo Acuerdo/Total Costo Medio Ruta Antecedencia y Política Tiempo medio Respuesta Hoteles bajo Acuerdo/Total Ahorros por Acuerdos Cambios y Devoluciones/Totales Tarifa (j, k, etc.)/Total Encuesta Satisfacción

Ideas Finales Fuentes de Ahorro: Control y Alineamiento= Mejor Gestión de Compras de Agencia Conciencia de Control por Política= Menores costos fuera de política Acuerdos= Contención de Inflación, Fijación de Especificaciones y menor sobrecostos por errores o cambios. Sistemas= Ahorros por Visibilidad. Recupero IVA en Viáticos, Menores costos transaccionales y de procesamiento.

GRACIAS! Ricardo Mattenet www.Abraspro.com.ar contacto@abaspro.com.ar