Planificación Estratégica :necesidad crítica en el Laboratorio clínico. Dra. Ana Leticia Cáceres de Maselli Presidente Confederación Latinoamericana de Bioquímica Clínica Cali, Octubre 2010

Objetivo general : Desarrollar una estrategia organizacional: para garantizar el éxito en los laboratorios del sistemas de salud, basado en los equipos de salud de alto desempeño y que permita fortalecer el modelo del pensamiento estratégico.

El mismo objetivo:

Porqué es importante el Plan estratégico en el laboratorio? Porque el cuidado de la salud está en un constante cambio. Para entender el entorno dentro y fuera del laboratorio, dentro y fuera del hospital.  

Porqué es importante el Plan estratégico en el laboratorio Para atender las necesidades importantes del Laboratorio. Para promover futuros objetivos y facilitar el cumplimiento de los establecidos. Para definir el plazo de cumplimientos de los objetivos

Planificación estratégica : definición Desarrollo de un método y de un plazo en el cual se puede lograr una visión de futuro.

Mejoría continua de la Calidad:

Mejora continua: Busca prevenir con acciones preventivas Evita que se tenga corregir. Realizar el control de calidad correcto.

Regulaciones:

Visión: Como parte de la planificación estratégica, la visión una imagen única e ideal del futuro. Connota el estándar de excelencia que uno desea alcanzar

“Evolución de la Gestión Administrativa” Hoy 13 de noviembre , el paciente maneja otro tipo de exigencias ,entre las que destacan: Minimizar riesgos Agilidad en los procesos Información de resultados oportuna Ubicación geográfica Tecnología e infraestructura

Gestión de la calidad Entender la calidad en términos cuantitativos y aplicarlo en un método científico como base de la gestión objetiva. Prácticas básicas de control de calidad, control estadístico , James Westgard

Panificación estratégica: quién debe realizarla? Todo el personal del laboratorio debe involucrarse: Directores Administradores Técnicos Personal de apoyo

Porqué es importante involucrar a todo el personal? Porque se acepta el proceso. Porque se genera más ideas creativas de todos con igual oportunidades Porque el personal técnico y de apoyo comprende los problemas operativos y puede a menudo sugerir soluciones.

Qué se busca en el trabajo en equipo? Se busca que cada uno sea el mejor en su función o tarea que todos aporten su talento y que todos entiendan su trabajo y el de los demás.

Qué significa equipo de trabajo? Unión de esfuerzos con un objetivo común. Permite el equilibrio en relación a las capacidades y experiencias de las personas.

Planificación estratégica: Preservar: Valores básicos y propósitos básicos Cambiar: prácticas operativas y culturales objetivos y visiones específicos

Guía , norma de ética: Representa el compromiso con los valores a los que asocia la organización (marca una referencia para el comportamiento de sus integrantes). 1.redacte lineamientos código ética Referencia: www.colabiocli.org

Implementación Sistema de Gestión de la Calidad

Sistema de Gestión de la calidad y Buenas Prácticas del Laboratorio BP Conceptos y normas de calidad Planificación del sistema de calidad Documentación del sistema de calidad Organización de recursos humanos. Gestión de los proveedores Equipos y materiales Gestión y control de procesos

Planificación estratégica Plan estratégico Proyectar una visión 3-5 años Desarrollar un plan a 1 año Desarrollar y declarar la misión

Directrices generales: Misión: Define la razón de ser de la organización (establece qué hace y para qué). Visión: Establece el estado futuro deseado para la organización (es dinámica y puede ser modificada según las interpretaciones de los posibles escenarios futuros).

declaración de misión Plan a un año Esto permite fijar un objetivo concreto para cumplir en un año y mirar hacia atrás. De esta manera se podrán detectar con facilidad aciertos y errores: Mejorar la atención del usuario Introducir o mejorar la eficacia de la prueba

Declaración de la misión: Ofrecer el mejor servicio del laboratorio para la Sociedad de Cali Con serios programas de control de calidad y pruebas eficaces. Mejorar los servicios de comunicación. Mejorar la calidad de atención, servicios, investigación y educación

Atención al usuario Debe desarrollarse un servicio de atención al usuario inmediatamente e implementarlo dentro de los siguientes tres meses

Indicadores de calidad Conocer el nivel de calidad del proceso Fijar los objetivos cuantificados Saber sí se han alcanzado los objetivos midiendo la eficacia. Seguir la evolución de los resultados

Porqué es importante la atención al usuario? Porque sí el servicio es excelente, se diferenciará positivamente de otros servicios. Porque satisface a los usuarios del laboratorio: pacientes, médicos , enfermeros y demás cuidadores de la salud. Porque mejora la retención del paciente. Porque crea una buena moral del personal Porque reduce el riesgo de mala praxis.

PRUEBA STAT ¿Qué es STAT?   STAT: se refiere a aquellos análisis de emergencia en los cuales se necesita una rápida respuesta para un óptimo cuidado del paciente. Reduce el tiempo en respuesta.

Retrasos de STAT : posibles razones Al registro de las muestras en la computadora Al separar ineficientemente STATS de otras muestras. Al no centrifugar STATS de manera separada. Al no llevar las muestras rápidamente al área de prueba. Al no reportar los resultados enseguida y comunicarlos al responsable de recibirlos

Tiempo promedio en minutos

Desarrolle el plan estratégico: Decida lo quiere lograr: Proceso en la fase preanalítica de que % de pruebas? Disminuir el CV de que % de pruebas que % y en qué tiempo? Participar en que áreas del PEEC? Implementar un SGC en qué tiempo?

Desarrolle el plan Presencia de procedimientos de cómo tratar el material de control. Definir requisitos de calidad. Gráficos de control con media y desviación estándar bien definidos. Presencia de criterios de rechazo o aceptación .

Desarrolle el plan Presencia de evaluación del desempeño de los procedimientos de pruebas. Tratamiento estadístico correcto de los datos. Presencia de registros. Capacitación y entrenamiento adecuado.

Plan estratégico Aplicar a acreditación alcanzarla en 1-2 años? Implementar un sistema de gestión de la calidad. Dar cumplimiento a las regulaciones de bioseguridad. Desarrolle un programa de educación continua. Desarrolle un plan financiero.

Programa de Educación Continua Un instrumento que permita la calificación y ponderación de las actividades de los agremiados con el fin de conceder créditos correspondientes. Una comisión encargada del estudio y aplicación de dichos créditos

Porqué la acreditación? Nacional o internacional Porque mejora la calidad de servicios del laboratorio mediante la revisión profesional de pares, la educación y la conformidad con los valores estándares establecidos.

Provea su laboratorio de: Sentido de cumplimiento de un Sistema de Gestión de la Calidad. Confianza al alcanzar los estándares de práctica más altos. Un proceso que focalice a todo su equipo en un excelente cuidado del paciente

Aplicación de Normas de calidad: puede ser del colegio de patólogos CAP de USA. puede ser parte del sistema ISO puede ser en base a las regulaciones nacionales. Guías del Instituto de Estándares para laboratorios clínicos (Clinical and Laboratory Standars Institute CLSI Decida el tiempo de su implementación.  

Aplicación de normas de Calidad. Decida quién estará a cargo del proceso. cree que debe ser el director del lab. Con la ayuda de un coordinador dedicado y organizado en forma sistemática. Establezca un comité de acreditación que involucre a todas las áreas del laboratorio.

Seguridad Seguridad del Paciente Seguridad de la visita Seguridad del personal Seguridad del entorno

Seguridad del paciente El paciente debe tener un número de identificación único. Identificación por código de barras. Resultados directos del equipo de interfase a la computadora.

Seguridad del personal Conocer los agentes patógenos de transmisión sanguínea No pipetear con la boca Usar guantes , uniformes de protección, lentes etc. Seguridad del entorno Matafuegos de etiquetas que indican verificación Duchas generales en buen estado de funcionamiento. No obstruir salidas Publicar plan de evacuación.

Desarrrolle un programa de educación continua Este objetivo debe fijarse inmediatamente

Educación continua para técnicos Ponga una persona a cargo preferentemente a un técnico Forme un comité con representantes de diferentes disciplinas de laboratorio Defina cuántas horas de educación continua debe cumplir cada trabajador, estas horas pueden variar según de el nivel del personal.

Educación continua Desarrolle una lista de temas clave para tratarse , desde temas técnicos. Elabore para cada tema una lista de representantes quienes deben ser parte del hospital. Trabaje en las formas de evaluación y en los objetivos para cada presentación.

Planee de 3 – 5 años Evalúe facilidades Use plataformas consolidadas. Use nuevas tecnologías chips de ADN. Use pruebas de punto de cuidado point of care. Use sistemas de información y haga un análisis de esta información.

Necesidad tecnológica Cuando comprar un equipo de computación nuevo Código de barras para los tubos del laboratorio Médicos acceso a resultados a través de asistentes digitales personales Médicos ingreso de práctica para pruebas de laboratorio.

Porqué los planes estratégicos fallan a menudo Porque carecen de un plan de seguimiento. Porque carecen de un plan de implementación. Debe preguntarse Qué tareas deben alcanzarse? Quién es responsable? Qué recursos se necesitan?

DIFERENCIAS EN ADMINISTRACION OPERATIVA ESTRATEGICA ATACA EFECTOS DETERMINA CAUSAS URGENTE REPETITIVA IMPORTANTE EVENTUAL FACIL BARATA DIFICIL COSTOSA

Factores que hacen un equipo exitoso Participación de todos Buena comunicación Definir responsabilidades Clima favorable–confianza Objetivos claros Toma de decisiones objetivas Plan de actuación Resolución de conflictos Auto evaluación

SER PERFECTO ES CAMBIAR MUCHO MEJORAR ES CAMBIAR SER PERFECTO ES CAMBIAR MUCHO

No se trata de trabajar más sino mejor

Equipos Creativos Resolución creativa de problemas Cambiar puntos de vista Romper hábitos mentales paradigmas Generar alternativas

Ambiente favorable a la creatividad No fijarse en quién propone la idea Suponer que toda idea es buena No criticar a quién propone una idea que no funcionó Aceptar una idea aunque esta no funcionara en el pasado

Ambiente favorable a la creatividad Simplificar la reglamentación y la formalidad Aceptar que pocas veces existen soluciones ideales Crear grupos multidisciplinarios Permitir la participación de todos en la discusión y en las decisiones.

Ambiente Favorable para la creatividad Lluvia de ideas Para solución de problemas Búsqueda de ideas Análisis y evaluación de ideas

Ventajas del trabajo en equipo El complemento de habilidades y caracteres. Las virtudes de algunos participantes cubren las debilidades de otros y viceversa, constituyendo un equipo equilibrado. Más propuestas de solución. Un mejor conocimiento de la problemática.

Funciones de los grupos Fortalecen los valores Animan el talento de cada uno Facilita la comunicación entre los miembros y la administración. Provee sentido de pertenencia e identidad.

Otras Características de los Grupos :Tamaño Grupos pequeños Interacción regular Es más fácil compartir información Reconocimiento individual del grupo Aumento en la identificación del grupo Grupos grandes: Disponibilidad de más recursos Hay más división de labores

Otras Características de los Grupos : Composición Grupos Homogéneos: Amistad , empatía, afinidad Disminuye el nivel de conflictos Grupos Heterogéneos Diversidad de puntos de vista Variedad de recursos

Factores que hacen un equipo exitoso Participación de todos Metas y reglas establecidas Buena comunicación Roles y responsabilidades Clima favorable–confianza Objetivos claros Toma de decisiones objetivas Plan de actuación Resolución de conflictos Auto evaluación.

Factores claves para el éxito Involucrar a las fuerzas de trabajo Planificar con tiempo Entrenar e involucrar a todo el personal Flujo de información Ofrecer algo a cambio Prepararse adecuadamente.

Equipos ganadores: Tienen metas claras Alientan las diferencias Administran y superan conflictos Alientan la competencia

Equipos de alto desempeño Integrado por personas que deciden voluntariamente subordinar parte de su libertad e intereses particulares a un objetivo máximo, en donde el trabajo en equipo se convierte en un fin en sí mismo porque existe convencimiento de que la única forma de conseguir el resultado esperado.

Características de equipos de alto desempeño Eficiencia en la coordinación Generadores de una cultura organizacional para cumplir con los objetivos Capacidad de auto administrar su desarrollo y desempeño.

Condiciones para Lograr el éxito Objetivos claros y alcanzables Clima organizacional positivo Contar con un programa de evaluación del desempeño Apoyo y liderazgo de la alta gerencia , a través de seguimiento , retroalimentación y reconocimiento Programa de comunicación

Qué es estrategia Acciones que deben desarrollar para alcanzar los objetivos propuestos Forma de pensar basada en la creatividad, persigue romper paradigmas y desarrollar nuevos esquemas o modelos mentales El descubrimiento consiste en ver las mismas cosas que ven todos los demás y percibir algo diferente.

Análisis Organizacional: Consiste en efectuar una evaluación integral de los principales elementos administrativos, para determinar la eficiencia de su diseño y funcionamiento del laboratorio.

Qué es un paradigma? Es la suma de concepciones o creencias básicas, que funcionan lo suficientemente bien para ser aceptadas como válidas por la organización e indican los límites para actuar.

Cambio cultural Transformación de intereses y objetivos en función de mejora para el laboratorio y la institución.

Alineamiento del grupo con la institución . Consecuencias: Aumenta la participación de todos los integrantes Aumenta la confianza en el trabajo Aumenta la comprensión de los objetivos Ventajas: Aumenta el cumplimiento de los objetivos Disminuye la rotación Se controla mejor el comportamiento y cumplimiento del grupo

Porque es importante hablar de cultura organizacional? Debe existir un claro ALINEAMIENTO de intereses y objetivos entre los integrantes de la organización y de ellos para con los intereses y objetivos de la organización (misión y visión) y así se puede hablar de ALINEAMIENTO ESTRATEGICO Las diferencias culturales se demuestran a través de la actitud por lo tanto en el laboratorio y cualquier organización , la ACTITUD es el reflejo de la cultura organizacional.

Círculo de Calidad: alerta

Reglas de oro del círculo de calidad: . TODO LO QUE SE QUIERE DECIR AQUÍ SE DICE 2. TODO LO QUE AQUÍ SE DICE AQUÍ SE QUEDA 3. SIN ACUSACIONES PERSONALES 4. NOS CONCENTRAMOS EN EL TRABAJO Y NO EN LAS PERSONAS 5. ESTAMOS PARA AYUDARNOS, NO PARA GOLPEARNOS

Se reunen en salas especiales

Círculo de Calidad: Trabajadores y supervisores Círculos de Calidad Trabajadores y supervisores Estudian técnicas de mejoría continua de la calidad y de productividad para aplicarla a la solución de problemas Como una técnica de adm. exitosa.

Características del círculo del Calidad: 1.Puede ser 4-15 miembros 2.Todos deben laborar en una misma área. 3.Los miembros deben estar bajo el mismo supervisor. 4.Reciben instrucciones de su participación.

Características del círculo del Calidad: 5.El coordinador del círculo puede ser el mismo que modere. 6.frecuencia una vez a la semana. 7.Se recibe remuneración o estímulo por su participación en el círculo.

En los círculos de calidad: Los asesores técnicos y gerencia brindan información y experiencia. Los miembros del círculo , seleccionan los problemas y proyectos que desean trabajar y no la gerencia

Porqué se reunen en círculos de calidad? Para mejorar: Relaciones interpersonales. Productividad. Puntos críticos en los procesos y POE Calidad de vida laboral.

No se trata de trabajar más sino mejor.