República Bolivariana de Venezuela Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria SENIAT Intendencia Nacional de Tributos Internos 2007

Providencia 0421 Normas Generales de Emisión y Elaboración de Facturas y Otros Documentos

Justificación Actualizar las normas relacionadas a la facturación, en virtud de las reformas efectuadas en la LISLR y LIVA. Aumentar el control sobre la imprentas y expendedores de Máquinas Fiscales. Procurar la emisión efectiva de la factura, la cual constituye un instrumento esencial en la ejecución del Plan Evasión Cero. FACTURA

Contribuyentes Ordinarios de IVA. Ámbito de Aplicación Personal Contribuyentes Ordinarios de IVA. No Contribuyentes Ordinarios con operaciones superiores a 1.500 UT. No Contribuyentes Ordinarios de IVA con ingresos iguales o inferiores a 1.500 UT, en los casos que la factura se requiera a efectos tributarios.

Ámbito de Aplicación Personal Providencia 1677 Contribuyentes Formales que efectúen las operaciones especificadas en el artículo 11 de la Providencia. No Contribuyentes Ordinarios de IVA con ingresos iguales o inferiores a 1.500 UT, en los casos que la factura no se requiera a efectos tributarios.

Medios para la Emisión de Facturas y Documentos Manual o Mecánico, utilizando formatos elaborados por Imprentas Autorizadas. Computarizado o Automatizado, utilizando formas libres. Máquinas Fiscales.

Medios para la Emisión de Facturas y Documentos - El SENIAT podrá autorizar medios distintos de emisión, a favor de contribuyentes ordinarios del IVA - El SENIAT podrá sustituir las facturas y otros documentos o simplificar sus requisitos.

Tipos de Documentos Regulados FACTURAS ÓRDENES DE ENTREGA Y GUÍAS DE DESPACHO NOTAS DE DÉBITO Y CRÉDITO Igualmente, los documentos emitidos conforme a Ley de Alcohol y Especies Alcohólica y su Reglamento. Excepciones: Casos referidos de la Prov. 1677 Documentos emitidos Providencia 603, 0474 y 0456

Tipos de Facturas Facturas de Exportación Facturas de Máquinas Fiscales Facturas emitidas en el extranjero Formatos y Formas Libres.

Sistemas Automatizado ¿ Cómo se puede facturar ? Medio Manual o Mecánico Sistemas Automatizado Máquinas Fiscales r r r r r Medio de Facturación Máquina Registradora Punto de Venta Impresora Fiscal r r r r r FACTURA FACTURA Formato Facturación MF #1 MF #1 MF #1 Formato Manual o Formato Pre-Impreso Formato Forma Libre Contribuyente Ordinario Contribuyente Ordinario Contrib. Formal Contrib. No Sujeto Ventas Internas Exportación Contribuyente Ordinario Contribuyente Ordinario Contribuyente Ordinario Ventas Internas Ventas Exportación Ventas Internas Ventas Internas Ventas Internas Contrib. Formal Contrib. No Sujeto Contrib. Formal Contrib. No Sujeto Contrib. Formal Contrib. No Sujeto Contrib. Formal Contrib. No Sujeto Ventas Internas Ventas Exportación Ventas Internas Ventas Internas Ventas Internas Establecimiento Duty free Establecimiento Duty free Establecimiento Duty free

Modelo Factura Preimpresa o sobre Forma Libre 01 05 03 02 15 06 07 08 16 09 10 14 11 12 13 17 18 04

Modelo Factura Preimpresa o sobre Forma Libre 01 05 03 02 Ä FACTURA Ä FACTURA ( Contribuyente Formal ) Ä FACTURA ( Contribuyente No Sujeto ) 15 06 Ä FACTURA de EXPORTACIÓN 07 Ä Obligatorio… pre-impreso Ä Nros. únicos ( por contribuyente ) y consecutivos Ä Conformado por NN 99 999 999 08 Secuencial numérico de 8 dígitos … lo cual unido al Identificador, permite generar 10.000 millones de facturas. Identificador de dos ( 2 ) dígitos numérico … se inicia con el “00” … hasta llegar al “99” 16 09 10 Obligatorio: pre-impreso (formatos pre-impresos) generado por la aplicación ( formas libres) 14 Numeración única y consecutiva por tipo de documento Estructura libre En caso de facturación no-centralizada y con varios puntos de facturación es obligatorio implementar el esquema de “series” 11 12 13 17 Ä Obligatorio: formato : DD MM AAAA 18 04

Modelo Factura Preimpresa o sobre Forma Libre 01 05 03 02 Ä Nombre o Razón Social, Dirección Fiscal y RIF 07 15 06 Ä Nombre o Razón Social y Nro. de RIF innecesario cuando sea trate de personas naturales que no requieran la factura, a efectos tributarios, en cuyo caso, deberá indicarse como la C.I. o Pasaporte 08 Ä Nombre o Razón Social y RIF del tercero es necesario cuando se realicen operaciones gravadas con IVA por cuenta de terceros. Debe indicarse que se emite de conformidad con el Art. 10 de la Ley IVA. 16 09 10 14 Ä Descripción de Bien o Servicio. Cantidad (Cuando sea posible en los Servicios ). Ä Precio Unitario Ä Indicación de renglón exento o exonerado. Señalar en cada renglón la alícuota aplicable. 11 12 17 13 18 04 F-3

Modelo Factura Preimpresa o sobre Forma Libre 01 Ä Indicar el monto en moneda extranjera su equivalente en moneda nacional y el tipo de cambio 05 03 02 Ä se refiere a conceptos que carguen o cobren en adición al sub-total facturado 15 06 07 Ä se refiere a ajustes ( descuento, bonificación, anulación ) negativos a la facturación 08 Ä se debe establecer por cada tipo de alícuota involucrada en la operación ,,, la base imponible correspondiente 16 09 por cada base imponible determinada se debe indicar el monto del impuesto IVA : ( Base Imponible X Alícuota ) 10 14 11 12 Ä se refiere al total facturado, incluyendo el impuesto. 13 17 Ä expresión que debe reflejarse en las copias de la factura 18 04 F-4

Modelo Factura Preimpresa o sobre Forma Libre 01 05 03 02 15 06 Ä la imprenta autorizada, que imprimió el documento … debe señalar claramente : 07 Razón Social y RIF de la Imprenta La nomenclatura y fecha de la Providencia Administrativa que la autoriza. 08 Ä Con la estructura DD MM AAAA 16 09 Ä definición de los Nros. Control : desde … hasta. 10 14 11 12 13 17 18 04 F-6

Modelo Factura Máquina Fiscal 01 02 03 04 12 05 ( E ) Tipos de Máquinas 06 07 Máquina Registradora Punto de venta Impresora Fiscal 13 08 09 Valor Tributario : La factura emitida por una Máquina Fiscal dará derecho a crédito fiscal o al desembolso, cuando además de cumplir con los requisitos descritos, la máquina sea capaz de captura el nombre o razón social y RIF del comprador del bien o receptor del servicio. 10 11 F-8

Nombre completo o razón social del emisor. Factura Emitida en el Extranjero Nombre completo o razón social del emisor. Descripción, cantidad o monto de la operación. Fecha de emisión y monto total de la operación. Nombre completo o razón social y RIF del adquirente o receptor. Traducción al castellano.

No Utilización simultánea de más de un medio de facturación. Las Máquinas Fiscales no sean capaces de imprimir la identificación y RIF del Contribuyente Ordinario de IVA. Las Máquinas Fiscales no sean capaces de imprimir la identificación y RIF del comprador, cuando se requiera a efectos tributarios. Las máquinas fiscales se encuentren averiadas o inoperables. No Utilización simultánea de más de un medio de facturación. Excepciones: Los sistemas se encuentren averiados (formas libres). Cuando los emisores: no califican como contribuyentes ordinarios IVA sus ingresos son iguales o inferiores a 1500UT la factura se requiere como prueba de desembolso

Modelo de Nota de Entrega o Guía de Despacho Contribuyentes Ordinarios, Formales y No Sujetos Formatos Pre-Impreso (obligatorio en caso de utilización de máquinas fiscales). Formas Libres Modalidades :

Notas de débito y crédito Art. 19 Factura Nota de Débito Fecha Nro.Factura Monto REFERENCIA DOCMTO. AFECTADO x x x x Factura Nota de Crédito REFERENCIA DOCMTO. AFECTADO Fecha Nro.Factura Monto x x x x Cuando la Notas se emitan en “formato manual” o “forma libre”: Deberán cumplir los requisitos previstos en los artículo 5 y 8. Cuando la Notas se emitan en “máquinas fiscales”: Deberán cumplir con los requisitos previstos en los artículos 7 y 9. Datos del comprador si se encuentran en la factura

Sistema Descentralizado de Facturación EMISION DE FACTURA Y DOCUMENTOS EN “SERIE” Formato Manual Punto A Punto B Punto C Serie C 03 Serie A 03 Serie B 03 Varias Áreas ( Puntos ) de Facturación o o o Serie C 02 Serie A 02 Serie B 02 Serie A 01 Serie B 01 Serie C 01 o Punto A Punto B Punto C Varias Áreas ( Puntos ) de Facturación Forma Libre Serie C 03 Serie A 03 Serie B 03 o o o Serie C 02 Serie A 02 Serie B 02 Sistema Descentralizado de Facturación o Serie A 01 Serie C 01 Serie B 01 Posibilidad de fraccionarlas y distribuirlas

Las facturas y demás documentos deben contener desde la imprenta: Disposiciones Comunes Las facturas y demás documentos deben contener desde la imprenta: Número de Control Número de Factura Campos preimpresos Identificación y RIF Emisor Formato manual: Total Número de Control Fecha de Elaboración Datos Providencia Autorización Identificación y RIF Imprenta

Disposiciones Comunes Restricciones: No pueden reflejarse datos en el reverso. En caso de cambio de identificación o domicilio, pueden utilizarse sólo por 30 días o hasta agotar la existencia, lo que ocurra primero. En caso de revocatoria de la imprenta, podrán ser utilizados válidamente hasta último día el sexto mes o hasta agotar la existencia, lo que ocurra primero. Formatos de facturas y documentos. Formas Libres. 8 cm 1 hoja

Disposiciones Comunes Los documentos no utilizados deberán ser destruidos con autorización de la Gerencia Regional de Tributos Internos del domicilio : Daños. Cambio de identificación o domicilio del emisor. Revocatoria de imprenta. Disposición del SENIAT. Restricciones: Formatos de facturas y documentos. Formas Libres. Los datos deben ser legibles y permanecer sin alteraciones hasta por 6 años desde su emisión. Los originales anulados deben conservarse con las copias. (Aplicable a Facturas Máquinas Fiscales) No puede contratarse una imprenta con la cual se tenga vinculación. No pueden tener tachaduras ni enmendaduras, salvo disposición del SENIAT.

Disposiciones Comunes Flexibilidades: Pueden diseñados según las necesidades del cliente. El SENIAT podrá colocar modelos en su Portal. Formatos de facturas y documentos. Tendrá valor probatorio las certificaciones de las copias en caso de pérdida del original por causa no imputable al receptor. (Aplicable a Facturas Máquinas Fiscales)

Utilización de documentos Res. 320 Pueden utilizarse válidamente hasta el 30/09/2007 o hasta agotar su existencia, lo que ocurra primero. Los contribuyentes que optaron por conservar copias en medios magnéticos, tienen hasta el 30/06/2007, para ajustarse a la Providencia 0421, debiendo conservar aquellas generadas o que generen durante los 90 días. Las autorizaciones para autoemitir facturas, serán revisadas dentro del plazo de un año contado a partir de la entrada en vigencia de la Providencia.

30 días para autorizar o negar la Autorización Procedimiento Autorizatorio Imprentas Imprentas: Sociedad Mercantil cuya actividad principal sea la elaboración de facturas y demás documentos. Presentar Solicitud 4 Anexos 2 2 – Documento que demuestre capital Min. 300 UT 1 – Acta Constitutiva 3 – Documento (notariado o registrado) que acredite propiedad o arrendamiento del inmueble 4 – Licencia de actividad económica, expedida por la Alcaldía, 5 - Relación de inventario de maquinaria y equipos, descripción de los equipos tecnológicos 2< 6 - Declaración jurada de no estar incurso en causales de inhabilitación. 7 - Disponer de equipos informáticos con las características que señale el SENIAT. - 8 - Disponer de dirección de correo electrónico. ADUANA División Fiscalización 30 días para autorizar o negar la Autorización

” ” ” MOTIVOS DE NEGATIVA DE AUTORIZACIÓN IMPRENTAS Art. 34 1 - Alguno de los socios, directores, gerentes o administradores ... Participen en dos o mas empresas del ramo Imprenta Hayan participado en el pasado a alguna Imprenta a la cual se le haya revocado el permiso Sea cónyuge o pariente 4to. grado de consanguinidad o 2do. de afinidad, con alguna Imprenta a la cual se le haya revocado la autorización ” ” Sea empleado o funcionario al servicio del Estado Sea cónyuge o pariente dentro el 2do. grado de consanguinidad o 1ro. de afinidad, con funcionarios que ocupen cargos de directivos o de confianza en el SENIAT. ” Estuviera incurso en la comisión de delito contar el patrimonio público o delitos de naturaleza aduanera o tributaria. 2 - La Imprenta solicitante se encuentre omisa en la presentación de declaraciones de los tributos a Los que se encuentre sujeta. 3 - Se incumpla los requisitos exigidos en la solicitud.

MOTIVOS DE REVOCATORIA IMPRENTAS 5. Incumplir con el deber de informar periódicamente sobre la totalidad de los documentos a sus clientes durante 2 periodos o más en el lapso de un año 1. Se hubieren presentado documentos o información falsa 2. No mantenga el mínimo de capital exigido 6. Algunos de los socios, directores, gerentes o administradores... estén incurso en algunas de las causales de inhabilitación 3. Se hubieren elaborado documentos incumpliendo las disposiciones del ley IVA y en la Providencia 7. Omita informar modificaciones en la composición de la sociedad 4. se hubieren elaborado dos (2) o más originales para un mismo documento y para el mismo emisor 8. No se hubieren presentado dos 2 o más declaraciones de impuesto, consecutivas o no en el año

DEBERES DE LAS IMPRENTAS o Las facturas y demás documentos deben contener fielmente los datos del certificado de inscripción RIF. Administración de los Nros. Control 1ra.emisión 1ra.emisión 1ra.emisión 1ra.emisión 2da.emisión Factura Factura Notas Guías de Factura ( forma libre ) ( manual ) Créditos Despacho ( forma libre ) Obligatorio… pre-impreso Nros. únicos ( por contribuyente ) y consecutivos Ä Conformado por NN 99 999 999 o o o o o Secuencial numérico de 8 dígitos Identificador de dos ( 2 ) dígitos numérico … se inicia con el “00” … hasta llegar al “99” En caso de agotarse los dígitos disponibles : 99 – 99.999.999 la imprenta deberá notificar al SENIAT, que los Nro. de Control se han inicializado de nuevo : 00 - 00000001

DEBERES DE LAS IMPRENTAS La Imprenta debe llevar un registro ( automatizado ) de los trabajos realizados a sus clientes : i-SENIAT La Imprenta debe remitir al SENIAT dentro de los diez ( 10 ) días continuos siguientes a la finalización de cada mes. ENVIO  No puede ella misma elaborar su facturación y demás documento debe contratar los servicios de otra Imprenta Autorizada.

DEBERES DE LAS IMPRENTAS Proceder a efectuar una nueva autorización, a los fines de ajustarse a los requisitos previstos en la Providencia 0421, contando con un plazo de 3 meses a partir de la entrada del 01/04/2007. Deberán continuar cumpliendo con los deberes establecidos en la Resolución N° 320, con ocasión a la impresión de documentos que se produzca con anterioridad al 01/04/2007

Usuarios Máquinas Fiscales Contribuyente Ordinario de IVA. Sujetos Obligados: Duty Free Shops. Sujetos no calificados como Contribuyentes Ordinarios de IVA con operaciones superiores a 1500 UT. Realizar conjuntamente o separadamente las actividades señaladas en el artículo 76. Condiciones: El número de operaciones con consumidores finales, debe ser superior a las realizadas con contribuyentes ordinarios IVA.

Deberes de los Usuarios Máquinas Fiscales Prever la utilización de un medio manual o mecánico, en caso de imposibilidad de imprimir datos y RIF del comprador o averías. Informar al distribuidor o al centro de servicio la desincorporación de la máquina fiscal. Contratar la reparación exclusivamente con centros de servicios autorizados. Conservar en el local y en buen estado, el Libro de Control de Reparación y Mantenimiento. Modificar las alícuotas impositivas, en caso de reformas legales.

Deberes de los Usuarios Máquinas Fiscales Emitir el Reporte “Z” por cada día de operación. Tener visible, pantallas que muestren el precio. Tener al menos un panel de control que facilite la obtención del reporte de memoria fiscal de las impresoras fiscales. Conservar las memorias reemplazadas por 5 años. Conservar en buen estado el Dispositivo de Seguridad y la Etiqueta . Guardar los Rollos de Auditoría por 2 años. Informar la pérdida de las máquinas fiscales.

Usuarios Máquinas Fiscales Prohibiciones: Transmitir la propiedad o uso de las máquinas. Alterar o modificar las características técnicas de la máquina fiscal. (Sustitución Inmediata). Utilizar o tener dentro del local, otro tipo de impresora no integrada a la máquina fiscal, para la totalización de las operaciones.

Usuarios Obligatorios de Máquinas Fiscales Los que hayan iniciado sus operaciones después del 01/04/2007, están obligados a utilizarlas de manera inmediata. Los que hayan iniciado sus operaciones antes del 01/04/2007 y no posean máquinas fiscales, disponen de hasta el 01/04/2008 para adquirirla. Los que hayan iniciado sus operaciones antes del 01/04/2007 y posean máquinas fiscales, disponen de hasta el 01/04/2009 para sustituirla, salvo que pueda ser repotenciada.

Especificaciones Máquinas Fiscales. Dispositivo de Seguridad Contadores Independientes de documentos Pantalla para obtener los reportes de memoria fiscal Programa de Control Memoria Fiscal Unidad Impresora de facturas Memoria de auditoria (opcional) Dispositivo para introducir operaciones (excepto IF) Memoria de Trabajo Rollo de Auditoría Etiqueta Fiscal Puerto de Comunicación

30 días para autorizar o negar la Autorización Procedimiento Autorizatorio Para Enajenar Máquinas Fiscales Sociedades Anónimas domiciliadas en el país fabricantes Deben actuar por cuenta propia Sociedades Anónimas representantes de fabricantes no domiciliados Deben actuar a través de un único representante en el país 2 2 – Documento que demuestre capital Min. 1000 UT 1 – Acta Constitutiva Presentar Solicitud Anexos 4 3 – Contrato de representación otorgado por el fabricante no domiciliado 4 – Licencia de actividad económica, expedida por la Alcaldía 2< 5 - Declaración jurada de no estar incurso en causales de inhabilitación 6 – Proporción entre personal técnico y número de máquinas 7 - Manuales de la Máquina y Libro de Control de Reparación y Mantenimiento - 8 - Disponer de dirección de correo electrónico ADUANA Gerencia Fiscalización 30 días para autorizar o negar la Autorización

” ” ” MOTIVOS DE NEGATIVA DE AUTORIZACIÓN MÁQUINAS Art. 34 1) Alguno de los socios, directores, gerentes o administradores ... Hayan participado en el pasado a alguna empresa a la cual se le haya revocado la autorización Sea cónyuge o pariente dentro el 2do. grado de consanguinidad o 1ro. de afinidad, con funcionarios que ocupen cargos de directivos o de confianza en el SENIAT. ” Sea cónyuge o pariente 4to. grado de consanguinidad o 2do. de afinidad, de un socio o director de una empresa a la cual se le haya revocado la autorización. ” Estuviera incurso en la comisión de delito contra el patrimonio público o delitos de naturaleza aduanera o tributaria. ” Sea empleado o funcionario al servicio del Estado 2) El solicitante se encuentre omisa en la presentación de declaraciones de los tributos a los que se encuentre sujeta. 3) El modelo de máquina fiscal evaluado no cumple los requisitos. 4) No existiere la adecuada proporción entre el personal técnico y el número de máquinas fiscales.

MOTIVOS DE REVOCATORIA ENAJENANTES MÁQUINAS FISCALES 1. Se hubieren presentado documentos o información falsa 6. Se produzcan alteraciones en los dispositivos de seguridad o en las memorias. 7. No se acaten las advertencias sobre el mantenimiento de la proporción entre el personal técnico y las máquinas fiscales. 2. Se enajenen máquinas que no cumplan los requerimientos técnicos 9. Algunos de los socios, directores, gerentes o administradores... estén incurso en algunas de las causales de inhabilitación 3. Se enajenen máquinas no autorizadas. 8. Omita informar modificaciones en la composición de la sociedad 4. Incumplir con el deber de informar periódicamente, durante 3 periodos o más en el lapso de 1 año 5. Incumplir los deberes establecidos en los numerales 1 y 4 del artículo 66 y en el artículo 68. 10. No se hubieren presentado dos 2 o más declaraciones de impuesto, consecutivas o no en el año

Deberes Enajenantes de Máquinas Fiscales Otorgar a cada máquina una garantía mínima de 1 año. Entregar el Manual de Usuario, en castellano. Entregar el Libro de Control y Mantenimiento. Troquelar dispositivo de seguridad con Sello Fiscal. Efectuar directamente, o a través del centro de servicio técnico, la visita anual obligatoria. Presentar declaración informativa en los 15 días continuos siguientes a la finalización de cada mes. Reparar o reemplazar en caso de vicios ocultos. Tener medios necesarios para leer memorias Abstenerse de cambiar el RIF del usuario

Deberes Distribuidores de Máquinas Fiscales Suscribir contratos con empresas fabricantes o representantes de fabricantes no domiciliados Informar las enajenaciones efectuadas dentro de los 5 días hábiles siguientes a la finalización de cada mes. Entregar el Manual de Usuario Suministrar el Libro de Control de Reparación y Mantenimiento por cada equipo. Troquelar dispositivo de seguridad con Sello Fiscal. No subcontratar la distribución de máquinas fiscales. Tener medios necesarios para leer memorias Abstenerse de cambiar el RIF del usuario

Deberes Centros de Servicio Técnico Suscribir contratos con empresas fabricantes o representantes de fabricantes no domiciliados Informar: a) La imposible reparación o agotamiento de memorias. b) Inspecciones efectuadas c) Alteraciones o modificaciones detectadas d) Desincorporación de máquinas fiscales e) Pérdidas. Efectuar las inspecciones anuales obligatorias. Troquelar dispositivo de seguridad con Sello Fiscal. No subcontratar la reparación de máquinas fiscales. Llenar el Libro de Control de Mantenimiento y Reparación. Abstenerse de cambiar el RIF del usuario