Inter-American Development Bank Multilateral Investment Fund Informe de Avance del Proyecto o Project Status Report (PSR)

Sistema Integrado de Proyectos y PSR Dónde estamos? Flujo de Trabajo del PSR Usuarios del PSR

Sistema Integrado de Proyectos (en desarrollo) Se podrá acceder a través de la intranet FOMIN Generará automáticamente varios documentos e informes como el Abstracto, Presupuesto, Marco Lógico, Lista de Hitos, Planes de Adquisiciones, etc. El PSR es una parte de este sistema El Sistema Integrado de Proyectos (actualmente en desarrollo) será una aplicación en línea que usarán el FOMIN y sus Agencias Ejecutoras para la gestión de los proyectos durante la etapa de ejecución. Definición Características

El PSR (Project Status Report) Se usa para las CT FOMIN Incorpora varios elementos del nuevo modelo como hitos, resultados de la evaluación institucional, etc. Permite que la Agencia Ejecutora ingrese y guarde la la información del proyecto directamente en el sistema Reemplaza el ISDP, el informe semestral del Ejecutor en formato WORD, y el Informe de Terminación del Proyecto en formato WORD Características El PSR es parte importante del Sistema Integrado de Proyectos… El PSR es un resumen ejecutivo del estado del proyecto que se usa primordialmente para la extracción de lecciones aprendidas, buenas prácticas y para el monitoreo de la cartera de los países.. Definición

Sistema Integrado de Proyectos y PSR Dónde estamos? Flujo de Trabajo del PSR Usuarios del PSR

Dónde estamos? Su primer módulo, el PSR se encuentra en funcionamiento Otros módulos están en desarrollo Se encuentra bajo análisis (en desarrollo)PMT Los PSR de 58 proyectos del período enero 09 a junio 09 están ya publicados en la web Aproximadamente 400 proyectos se han migrado del sistema ISDP A partir de marzo de 2010 el PSR es el único sistema de monitoreo del desempeño de la cartera FOMIN Mejoramiento continuo gracias a las retroalimentación de los usuarios Se encuentra en funcionamientoPSR

Sistema Integrado de Proyectos y PSR Dónde estamos? Flujo de Trabajo del PSR Usuarios del PSR

Usuarios del PSR Jefe de Equipo de Diseño Agencia Ejecutora Jefe de Equipo de Supervisión SEDE FOMIN (control de calidad y publicación)

Ingresar Información Básica del Proyecto Ya que el Sistema Integrado de Proyectos está en desarrollo y muchas secciones no se pueden generar automáticamente para completar el PSR, la información básica del proyecto debe ingresarse de forma manual (por ejemplo, marco lógico, hitos, resultados de la evaluacion de riesgo, etc.) El Jefe de Equipo de Diseño se asegurará que esta información se ingrese correctamente en la ficha del proyecto en la Intranet FOMIN El Jefe de Equipo de Supervisión se encargará de actualizar la información, con base en los proyectos de planificación operativa (POA) y otras discusiones que haya mantenido con el Coordinador de la Agencia Ejecutora al inicio de la ejecución. La información de Diseño se debe ingresar tan pronto el sistema ha sido aprobado por el Comité de Donantes Las actualizaciones se pueden hacer tan pronto el convenio ha sido firmado. Por qué? Quién? Cuándo?

Flujo de Trabajo para el Primer PSR Ingresa al sistema información de diseño (Memorando de Donantes) 1 Actualiza información en el sistema según los cambios acontecidos después de la aprobación y firma de la operación (POA) 2 3 Ingresa en el sistema la información del progreso ocurrido con el proyecto durante el período de reporte. Reporta el avance a nivel de hitos, indicadores de Componentes y Propósito, riesgos, lecciones aprendidas y sostenibilidad. Jefe de Equipo de Diseño Agencia Ejecutora Revisa, verifica y valida el reporte. Incluye su propia perspectiva y finaliza el PSR. 4 Diálogo entre la Agencia Ejecutora y el FOMIN PSR 1 Ciclo se repite para el PSR 2, PSR 3, etc. 5 SEDE FOMIN realiza control de calidad y publica en el sitio web Jefe de Equipo de Supervisión

5 Flujo de Trabajo para el siguiente período PSR 1 Ingresa al sistema información de diseño (Memorando de Donantes) Ingresa en el sistema la información del progreso ocurrido con el proyecto durante el período de reporte. Reporta el avance a nivel de hitos, indicadores de Componentes y Propósito, riesgos, lecciones aprendidas y sostenibilidad. Jefe de Equipo de Diseño Jefe de Equipo de Supervisión Agencia Ejecutora Revisa, verifica y valida el reporte. Incluye su propia perspectiva y finaliza el PSR Cycle repeats from 2 to 4 for next PSR. PSR 2 Ciclo se repite de la fase 2 a la 4 para los siguientes PSR 4 SEDE FOMIN realiza control de calidad y publica en el sitio web Actualiza información en el sistema según los cambios acontecidos después de la aprobación y firma de la operación

Períodos de Reporte del PSR Ingresa al sistema información de diseño 1 Actualiza información en el sistema según los cambios acontecidos después de la aprobación y firma de la operación 2 3 Ingresa en el sistema la información del progreso ocurrido con el proyecto durante el período de reporte. Reporta el avance a nivel de hitos, indicadores de Componentes y Propósito, riesgos, lecciones aprendidas y sostenibilidad. Jefe de Equipo de Diseño Jefe de Equipo de Supervisión Agencia Ejecutora Revisa, verifica y valida el reporte. Incluye su propia perspectiva y finaliza el PSR. 4 Diálogo entre la Agencia Ejecutora y el FOMIN 5 SEDE FOMIN realiza control de calidad y publica en el sitio web Primera semana de enero y julio Siguientes 2 semanas Fechas Límite: Febrero 27 y Agosto 31 de cada año

Sistema Integrado de Proyectos y PSR Dónde estamos? Flujo de Trabajo del PSR Usuarios del PSR

Flujo de Trabajo Ingresa al sistema información de diseño 1 Jefe de Equipo de Diseño

PSR – Fase 1 Quién: Jefe de Equipo de Diseño Dónde: Intranet Qué: Ingresa informacion de diseño

PSR – Fase 1 Quién: Jefe de Equipo de Diseño Dónde: Intranet Qué: Ingresa informacion de diseño

PSR – Fase 1 Quién: Jefe de Equipo de Diseño Dónde: Intranet Qué: Ingresa información de diseño

PSR - Fase 1 Quién: Jefe de Equipo de Diseño Dónde: Intranet Qué: Ingresa informacion de diseño

Fase 2 del Flujo de Trabajo Ingresa al sistema información de diseño 1 2 Jefe de Equipo de Diseño Jefe de Equipo de Supervisión Actualiza información en el sistema según los cambios acontecidos después de la aprobación y firma de la operación

PSR – Fase 2 Quién: Jefe Equipo Supervisión Dónde: Outlook Qué: Notificación (actualización PSR) A

PSR – Fase 2 Quién: Jefe Equipo Supervisión Dónde: Intranet Qué: Tareas pendientes B

PSR – Fase 2 Quién: Jefe Equipo Supervisión Dónde: Intranet Qué: Actualizar información operación

PSR – Fase 2 Quién: Jefe Equipo Supervisión Dónde: Intranet Qué: Actualizar información operación

PSR – Fase 2 Quién: Jefe Equipo Supervisión Dónde: Intranet Qué: Actualizar información operación

PSR – Fase 2 Quién: Jefe Equipo Supervisión Dónde: Intranet Qué: Actualizar información operación

PSR – Fase 2 Quién: Jefe Equipo Supervisión Dónde: Intranet Qué: Actualizar información operación Desplazarse

PSR – Fase 2 Quién: Jefe Equipo Supervisión Dónde: Intranet Qué: Iniciar PSR de Cancelación

PSR – Fase 2 Quién: Jefe Equipo Supervisión Dónde: Intranet Qué: Iniciar PSR de Cancelación

Fase 3 del Flujo de Trabajo Ingresa al sistema información de diseño (Memorando de Donantes) 1 Actualiza información en el sistema según los cambios acontecidos después de la aprobación y firma de la operación (POA) 2 3 Ingresa en el sistema la información del progreso ocurrido con el proyecto durante el período de reporte. Reporta el avance a nivel de hitos, indicadores de Componentes y Propósito, riesgos, lecciones aprendidas y sostenibilidad. Jefe de Equipo de Diseño Agencia Ejecutora Jefe de Equipo de Supervisión

PSR – Fase 3 Quién: Agencia Ejecutora Dónde: Correo electrónico Qué: Notificación para empezar el PSR

PSR – Fase 3 Quién: Agencia Ejecutora Dónde: Sitio web Qué: Registro / Acceso

PSR – Fase 3 Quién: Agencia Ejecutora Dónde: Sitio web FOMIN Qué: Reporte de progreso (PSR)

PSR – Fase 3 Quién: Agencia Ejecutora Dónde: Sitio web FOMIN Qué: Reporte de progreso (PSR) SOLO PARA LECTURA

PSR – Fase 3 Quién: Agencia Ejecutora Dónde: Sitio web FOMIN Qué: Reporte de progreso (PSR) SOLO PARA LECTURA

PSR – Fase 3 Quién: Agencia Ejecutora Dónde: Sitio web FOMIN Qué: Reporte de progreso (PSR)

PSR – Fase 3 Quién: Agencia Ejecutora Dónde: Sitio web FOMIN Qué: Reporte de progreso (PSR)

PSR – Fase 3 Quién: Agencia Ejecutora Dónde: Sitio web FOMIN Qué: Reporte de progreso (PSR)

PSR – Fase 3 Quién: Agencia Ejecutora Dónde: Sitio web FOMIN Qué: Reporte de progreso (PSR)

PSR – Fase 3 Quién: Agencia Ejecutora Dónde: Sitio web FOMIN Qué: Reporte de progreso (PSR)

PSR – Fase 3 Quién: Agencia Ejecutora Dónde: Sitio web FOMIN Qué: Reporte de progreso (PSR)

 Menú de “Reporte de Monitoreo” aparece en la pantalla de la Agencia Ejecutora sólo cuando el Jefe de Equipo de Supervisión ha completado el paso 2 de actualización de la información del proyecto (o ha “finalizado” el PSR)  Si la Agencia Ejecutora optó por registrar el avance de su proyecto en cualquier momento del año en el Menú de “Gestión del Proyecto” la información ingresada se transfiere automáticamente al PSR  Sin embargo, sólo desde el Menú de “Reporte de Monitoreo” la Agencia debe ENVIAR el PSR al Especialista a cargo de la supervisión de la operación 41 Nota Importante

PSR – Fase 3 Quién: Agencia Ejecutora Dónde: Sitio web FOMIN Qué: Reporte de progreso (PSR)

PSR – Fase 3 Quién: Agencia Ejecutora Dónde: Sitio web FOMIN Qué: Reporte de progreso (PSR)

PSR – Fase 3 Quién: Agencia Ejecutora Dónde: Sitio web FOMIN Qué: Reporte de progreso (PSR)

PSR – Fase 3 Quién: Agencia Ejecutora Dónde: Sitio web FOMIN Qué: Reporte de progreso (PSR)

PSR – Fase 3 Quién: Agencia Ejecutora Dónde: Sitio web FOMIN Qué: Reporte de progreso (PSR)

PSR – Fase 3 Quién: Agencia Ejecutora Dónde: Sitio web FOMIN Qué: Reporte de progreso (PSR) Desplazarse

PSR – Fase 3 Quién: Agencia Ejecutora Dónde: Sitio web FOMIN Qué: Reporte de progreso (PSR)

PSR – Fase 3 Quién: Agencia Ejecutora Dónde: Sitio web FOMIN Qué: Reporte de progreso (PSR)

PSR – Fase 3 Quién: Agencia Ejecutora Dónde: Sitio web FOMIN Qué: Reporte de progreso (PSR)

PSR – Fase 3 Quién: Agencia Ejecutora Dónde: Sitio web FOMIN Qué: Reporte de progreso (PSR) Desplazarse

Fase 4 del Flujo de Trabajo Ingresa al sistema información de diseño (Memorando de Donantes) 1 Actualiza información en el sistema según los cambios acontecidos después de la aprobación y firma de la operación (POA) 2 3 Ingresa en el sistema la información del progreso ocurrido con el proyecto durante el período de reporte. Reporta el avance a nivel de hitos, indicadores de Componentes y Propósito, riesgos, lecciones aprendidas y sostenibilidad. Jefe de Equipo de Diseño Agencia Ejecutora Jefe de Equipo de Supervisión Revisa, verifica y valida el reporte. Incluye su propia perspectiva y finaliza el PSR. 4 Diálogo entre la Agencia Ejecutora y el FOMIN

PSR – Fase 4 Quién: Agencia Ejecutora Dónde: Correo electrónico Qué: Notificación para confirmar recibo PSR A

PSR – Step 4 Quién: Jefe de Equipo de Supervisión Dónde: Outlook Qué: Notificación para revisar PSR B

PSR – Fase 4 Quién: Jefe Equipo Supervisión Dónde: Intranet FOMIN Qué: Revisa y valida información PSR

PSR – Fase 4 Quién: Jefe Equipo Supervisión Dónde: Intranet FOMIN Qué: Revisa y valida información PSR

Desplazarse PSR – Fase 4 Quién: Jefe Equipo Supervisión Dónde: Intranet FOMIN Qué: Revisa y valida información PSR

PSR – Fase 4 Quién: Jefe Equipo Supervisión Dónde: Intranet FOMIN Qué: Revisa y valida información PSR

PSR – Fase 4 Quién: Jefe Equipo Supervisión Dónde: Intranet FOMIN Qué: Revisa y valida información PSR

PSR – Fase 4 Quién: Jefe Equipo Supervisión Dónde: Intranet FOMIN Qué: Revisa y valida información PSR

PSR – Fase 4 Quién: Jefe Equipo Supervisión Dónde: Intranet FOMIN Qué: Revisa y valida información PSR Desplazarse

PSR – Fase 4 Quién: Jefe Equipo Supervisión Dónde: Intranet FOMIN Qué: Revisa y valida información PSR Desplazarse

PSR – Fase 4 Quién: Jefe Equipo Supervisión Dónde: Intranet FOMIN Qué: Revisa y valida información PSR Desplazarse

PSR – Fase 4 Quién: Jefe Equipo Supervisión Dónde: Intranet FOMIN Qué: Revisa y valida información PSR

PSR – Fase 4 Quién: Jefe Equipo Supervisión Dónde: Intranet FOMIN Qué: Compartir PSR y Finalizar

PSR – Fase 4 Quién: Jefe Equipo Supervisión Dónde: Intranet FOMIN Qué: Devolución PSR a Agencia Ejecutora

PSR – Fase 4 Quién: Agencia Ejecutora Dónde: Correo electrónico Qué: Notificación devolución PSR

PSR – Fase 4 Quién: Agencia Ejecutora Dónde: Sitio web FOMIN Qué: Edita PSR y devuelve Una vez que la Agencia completa las ediciones envía nuevamente el PSR al Especialista FOMIN

Fase 5 del Flujo de Trabajo Ingresa al sistema información de diseño 1 Actualiza información en el sistema según los cambios acontecidos después de la aprobación y firma de la operación 2 3 Ingresa en el sistema la información del progreso ocurrido con el proyecto durante el período de reporte. Reporta el avance a nivel de hitos, indicadores de Componentes y Propósito, riesgos, lecciones aprendidas y sostenibilidad. Jefe de Equipo de Diseño Jefe de Equipo de Supervisión Agencia Ejecutora Revisa, verifica y valida el reporte. Incluye su propia perspectiva y finaliza el PSR. 4 Diálogo entre la Agencia Ejecutora y el FOMIN PSR 1 Ciclo se repite para el PSR 2, PSR 3, etc. 5 SEDE FOMIN realiza control de calidad y publica en el sitio web

PSR – Fase 5 Quién: Sede Dónde: Intranet FOMIN Qué: Control de Calidad y publicación del PSR.

Herramientas de Seguimiento

Herramientas de Seguimiento

Herramientas de Seguimiento

Herramientas de Seguimiento

Herramientas de Seguimiento

Herramientas de Seguimiento

Ejecución Diseño 77 Proyectos Regionales PSR RG-XXXX (AR, BR, BO) PSR ATN-XXXX-AR PSR ATN-XXXX-BR PSR ATN-XXXX-BO INDICADORES xxxxxxx en BR INDICADORES xxxxxxx en BO INDICADORES xxxxxxx en AR Jefe de Equipo Supervisión

Recursos Icono de AYUDA en cada pantalla de la Intranet ( Para preguntas de caracter general, favor envíe un correo electrónico a: Para preguntas de caracter técnico, favor envíe un correo electrónico a: Para acceder con permiso de lectura al PSR de sus Agencias Ejecutoras, los Especialistas FOMIN pueden visitar estos enlaces: En español: En inglés: Usuario: y Clave: Fomin1234

Preguntas ?