“COSTOS E INDICADORES DE Director High Logistics SEMINARIO TALLER “COSTOS E INDICADORES DE LA GESTIÓN LOGÍSTICA” Por: ING. LUIS ANÍBAL MORA G. Director High Logistics

COSTOS LOGÍSTICOS

ESQUEMA DEL SISTEMA LOGÍSTICO PUNTOS DE ENTREGA TRANSPORTE SECUNDARIO ALMACENAMIENTO MANEJO DE MERCANCIA REEMPAQUE PROCESAMIENTO DE ÓRDENES MANEJO DE INFORMACIÓN PLANTA DE PRODUCCIÓN TRANSPORTE PRIMARIO SUMINISTROS 7

IMPORTANCIA DE LOS COSTOS LOGÍSTICOS SITUACIÓN ACTUAL: RENTABILIDAD. EFICIENCIA OPERATIVA. ROTACION. SERVICIO AL CLIENTE. OPTIMIZACIÓN DE COSTOS. CAUSAS MÁRGENES PEQUEÑOS. ALTA COMPETTIVIDAD Y LIBRE MERCADO SER MAS COMPETITIVOS. CONTROLAR LOS COSTOS OCULTOS. OBJETIVO DE LAS EMPRESAS 29

BENCHMARKING DE COSTOS LOGÍSTICOS. Fuente IAC Colombia. II 2004

ESTADO DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS COSTOS LOGÍSTICOS ESTADO DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS 1. EMPRESA INDUSTRIAL INGRESOS COSTOS PRODUCTOS VENDIDOS COMPRAS MAT. PRIMA PRODUCCION - GASTOS DE VENTAS Y ADMON PROCESAMIENTO PEDIDOS TRANSPORTE BODEGAJE INVENTARIOS. EMBALAJES OTROS UTILIDAD OPERACIONAL GASTOS FINANCIEROS - UTLIDAD NETA COSTOS LOGÍSTICOS INGRESOS - COSTOS LOG = UTILIDAD ATRIBUIBLE A LA LOGÍSTICA 32

ESTADO DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS COSTOS LOGÍSTICOS ESTADO DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS 2. EMPRESA COMERCIAL O DISTRIBUIDORA + VENTAS INGRESOS COSTOS MERCANCÍA VENDIDA DEVOLUCIONES DESCUENTOS GASTOS DE VENTAS Y ADMON TRANSPORTE BODEGAJE EMBALAJES UTILIDAD OPERACIONAL GASTOS FINANCIEROS - UTILIDAD NETA COSTOS LOGÍSTICOS INGRESOS - COSTOS LOG = UTILIDAD ATRIBUIBLE A LA LOGÍSTICA 33

COSTOS LOGÍSTICOS Las operaciones logísticas se encuentran agrupadas en cinco procesos: Gestión del Suministro Almacenamiento Procesamiento de Pedidos y Servicio al Cliente Transporte y Distribución Planeación y Gestión del Inventario

VENTAS Vs SERVICIO Contribución al Beneficio Ingresos por Servicio Costos Logísticos Incremento en: Costos, Ventas y Beneficios ($) Curva de Contribución al Beneficio

RELACIÓN COSTO DE DISTRIBUCIÓN CÁLCULO NUMERO DE OPTIMO DE BODEGAS COSTOS LOGÍSTICOS RELACIÓN COSTO DE DISTRIBUCIÓN CÁLCULO NUMERO DE OPTIMO DE BODEGAS COSTO DEL SISTEMA NÚMERO DE BODEGAS PTO EQUILIB. COSTO DEL INVENTARIO Y SERVICIO COSTO DEL TRANSPORTE 35

CALCULO TAMAÑO FLOTA TRANSPORTE Costo fijo $ C FORMULAS DISTANCIA KM2 CF + CV1X1 = C2 VX1 (FLETE) X(CV1 - CV2)= CF PUNTO DE EQUILIBRIO X = CF ------------- (CV1- CV2)

CICLO DE CAJA Vs CICLO DE INVENTARIOS CICLO DEL INVENTARIO CICLO DE CAJA DIA CERO DIA 30 DIA 45 DIA 80 DIA 95 DIA 140 65 DIAS COMPRA RECIBO PAGO PRODUCCION VENTA COBRO 95 DIAS Reduciendo el ciclo de inventario se mejora el ciclo de caja aumentando la liquidez de la empresa

DETALLE COSTOS LOGÍSTICOS SALARIO PERSONAL COMUNICACIONES DOCUMENTOS APROVISIONAMIENTO ALMACENAMIENTO DISTRIBUCIÓN ADMINISTRACIÓN PEDIDOS COMPRAS ESPACIO ARRIENDO IMPUESTOS SEGUROS MTTO Y REP. EMBALAJE TRANSPORTE UNITARIZACIÓN ADMINISTRACIÓN PERSONAL FLUJOS DE INFORMACIÓN TENENCIA INVENTARIO COSTO OPORT. ROPTURA STOCK CONTROL EXIST. FLETES 31

COSTOS OCULTOS OBSOLESCENCIA DETERIOROS Y DAÑOS DEVOLUCIONES RETRASOS DESPACHOS ROTURA DE STOCK NO EXISTENCIA EN EL MOMENTO DE DESPACHAR. VALOR VENTAS NO REALIZADAS PÉRDIDA DE IMAGEN FAVORECE LA COMPETENCIA DIFERENCIAS DE CANTIDADES INVENTARIADAS (ERRORES Y/O HURTOS) 34

GESTIÓN DE INVENTARIOS LOS COSTOS DE ABASTECIMENTO Y COMPRAS GESTIÓN DE INVENTARIOS

COSTOS ASOCIADOS A LAS CANTIDADES PEDIDAS IMPUESTOS Y SEGUROS RIESGO DE PÉRDIDA DADO POR ROBO COSTO DE OPORTUNIDAD COSTO DE COLOCAR ÓRDENES SELECCIÓN DEL PROVEEDOR, SEGUIMIENTO, Y OTROS CONTACTOS RECOLECCIÓN Y PAGO DE FACTURAS RECIBO, INSPECCIÓN Y MANEJO PREPARACIÓN Y MANEJO SOBRE DOCUMENTO AUTORIZADO 6

COSTO DE ORDENAR (PEDIR) EMPRESA: XXXXX PERIODO:_________________ No RUBRO COSTO COSTO TOTAL 1 PERSONAL DIRECTO 2 PERSONAL INDIRECTO   3 PAPELERIA Y DOCUMENTOS 4 LLAMADAS TELEFÓNICAS Y COMUNICACIONES 5 FAX E INTERNET

COSTO DE PROCESAR UNA ÓRDEN DE COMPRA Manual 105 Computador 52 EDI 22 US $ EDI + Código de Barras 16 US$ 105 120 100 US$ 52 80 Número de Ordenes 60 US$ 22 40 20 Manual Computador EDI EDI + Código de Barras

LOS COSTOS DE LOS INVENTARIOS GESTIÓN DE INVENTARIOS

COSTOS TOTAL INVENTARIOS POSESIÓN RENOVACIÓN ROTURA DE STOCK COSTO INVERSIÓN COSTO RIESGO COSTO CUIDADO IMPUESTOS COSTO DE PEDIR (ORDENAR) COSTO DE SEGUIMIENTO COSTO DE DESPACHAR COSTO DEVOLUCIONES COSTO PEDIDOS ESPECIALES COSTO TRANSPORTE ADICIONAL COSTO OCULTOS

Costos en la Gestión de Inventarios Costo de escasez o costos de agotar existencias: Son complejos de estimar. Se pueden asumir como una venta perdida o como un pedido pendiente. - En el primer caso se convierte en la ausencia de un ingreso. - En el segundo caso se convierte en un costo extra de actividades y de trámite. En ambos casos se da a lugar un incuantificable muy grande que es la pérdida de confianza de los clientes o hasta el cliente mismo.

COSTOS INTEGRALES DE INVENTARIOS “TOP FIVE” 1. COSTOS DE MANTENER EL INVENTARIO (CARRYNG COST) 2. COSTOS DE OPORTUNIDAD (FINANCIEROS) 3. COSTOS DE MANEJO Y MANIPULACIÓN (DAÑOS Y DETERIORO) 4. COSTOS DE OBSOLESCENCIA (DADOS DE BAJA, PROMOCIÓN) 5. COSTOS DE PERDIDAS Y FALTANTES (ROBOS) 6

LOS COSTOS DE BODEGAS Y ALMACENES

COSTO DE ALMACENAMIENTO EMPRESA: XXXXX PERIODO:_________________ No RUBRO COSTO COSTO TOTAL 1 PERSONAL DIRECTO E INDIRECTO 2 SERVICIOS PÚBLICOS   3 ARRIENDO 4 SUMINISTROS Y COMPRAS 5 MANTENIMIENTO Y REPARACIONES 6 SEGUROS 7 VIGILANCIA 8 DEPRECIACIÓN 9 COMPRA DE EQUIPOS 10 OTROS

COSTO UNIDAD ALMACENADA OBJETIVO: Controlar el valor unitario del costo por almacenamiento propio o contratado.. DEFINICIÓN: consiste en relacionar el costo del almacenamiento y el número de unidades almacenadas en un periodo determinado. COSTO DEL ALMACENAMIENTO ------------------------------------------------------ NUMERO DE UNID. ALMACENADAS FÓRMULA = NOTA: SIRVE PARA COMPARAR EL COSTO POR UNIDAD ALMACENADA Y ASI PODER DECIDIR SI ES MAS RENTABLE SUBCONTRATAR EL SERVICIO DE ALMACENAMIENTO O TENERLO PROPIO.

COSTO POR UNIDAD DESPACHADA OBJETIVO: Controlar los costos unitarios por manejo de las unidades de carga de la bodega. DEFINICIÓN: Porcentaje de manejo por unidad sobre los gastos operativos del centro de distribución. COSTO TOTAL OPERATIVO BODEGA ------------------------------------------------------- TOTAL UNIDADES DESPACHADAS FÓRMULA = NOTA: SIRVE PARA COSTEAR EL PORCENTAJE DEL COSTO DE MANIPULAR UNA UNIDAD DE CARGA EN LA BODEGA O CENTRO DISTRIBUCIÓN 22

COSTOS POR 100 PESOS DESPACHADOS OBJETIVO: Calcular los gastos de la bodega respecto al total de despachos efectuados. DEFINICIÓN: De cada 100 pesos que se despachan, que porcentaje es atribuido a los gastos de operación. TOTAL VENTAS O DESPACHOS -1 X 100 ---------------------------------------------- TOTAL COSTO OPERATIVO FÓRMULA = NOTA: SIRVE PARA COSTEAR EL PORCENTAJE DE LOS GASTOS OPERATIVOS DE LA BODEGA RESPECTO A LA VENTAS DE LA EMPRESA 54 23

TRANSPORTE DE CARGA Y DISTRIBUCIÓN LOS COSTOS DEL TRANSPORTE DE CARGA Y DISTRIBUCIÓN

COSTO DE DISTRIBUCIÓN EMPRESA: XXXXX PERIODO:_________________ No RUBRO COSTO VALOR UNITARIO 1 COSTOS FIJOS 2 COSTO VARIABLES   3 PERSONAL CONDUCCIÓN 4 FLETES A TERCEROS

Precios que cobran las compañías transportistas por sus servicios FLETES Precios que cobran las compañías transportistas por sus servicios PESO ($ / TON ) PAQUETEO ($ / CAJA , FUNCIÓN KILOS) VOLUMEN (PESO PROMEDIO) DISTANCIA (KILÓMETROS)(CIUDADES) TARIFAS EN FUNCIÓN DE

ESTRUCTURA DE COSTOS OPERATIVOS (Vehículo tipo Tractocamión) AÑO 2004 (Julio) (Vehículo tipo Tractocamión)   PARTICIPACIÓN INCREMENTO INCIDENCA CONCEPTO Diciembre.2003 % Enero-Julio/04 jul-04 $ / MES SALARIOS, PRESTACIONES Y COMISIONES 1.821.749 11,60 7,8 0,9 1.963.845 11,90 COMBUSTIBLES 3.855.277 24,56 8,21 2,01 4.171.795 25,28 LLANTAS Y NEUMÁTICOS 2.443.698 15,57 6,0 0,93 2.590.320 15,70 FILTROS Y LUBRICANTES 553.674 3,53 7,0 0,24 592.431 3,59 MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN 2.266.098 14,43 13,73 PEAJES 1.934.503 12,32 6,7 0,825 2.064.115 12,51 IMPUESTOS AL VEHÍCULO 43.708 0,28 0,26 SEGUROS 1.390.465 8,86 8,43 RETEFUENTE 263.304 1,68 1,60 GARAJES Y LAVADO 375.814 2,39 0,18 405.127 2,45 OTROS 751.628 4,79 0,37 4,55 TOTAL MES 15.699.918 100 5,46 16.502.837 100,00

Transporte y Distribución de Producto Terminado A. Transporte Subcontratado: Flete B. Costos directos de transporte propio (si aplica) 1. Salarios 2. Depreciación 3. Arrendamiento 4. Combustible y lubricante 5. Mantenimiento y Repuestos 6. Llantas 7. Papelería 8. Impuestos 9. Seguros 10. Multas 11. Daños 12. Robos C. Administración del transporte propio y la distribución interna 1. Salario supervisores 2. Depreciación equipo oficina 3. Mantenimiento y reparaciones equipo oficina 4. Mantenimiento 5. Comunicaciones 6. Papelería e implementos de oficina D. Devoluciones internas y externas

ANÁLISIS TRANSPORTE CONTRATADO VENTAJAS MAYOR DEDICACIÓN A OTRAS ÁREAS DE LA EMPRESA CARGAS Y VIAJES VARIABLES PUEDEN SER ABASTECIDOS LOS COSTOS DE OPERACIÓN SON VARIABLES Y FLEXIBLES EL TRANSPORTADOR PUEDE PROMOVER UN SERVICIO MÁS EFICIENTE (ESPECIALIZADO) REDUCCIÓN EN LA INVERSIÓN EN CAPITAL DE TRABAJO DESVENTAJAS PÉRDIDA DE CONTACTO DIRECTO CON EL CONSUMIDOR RETROALIMENTACIÓN Y PROBLEMAS DE COMUNICACIÓN RIESGO DE REDUCIR EL SERVICIO AL CLIENTE FALTA DE INFORMACIÓN VERAZ Y OPORTUNA ANTE PROBLEMAS POSIBLE RIESGO DE PÉRDIDA DE CLIENTES

CÁLCULO TAMAÑO FLOTA TRANSPORTE Costo fijo $ C FÓRMULAS DISTANCIA KM2 CF + CV1X1 = C2 VX1 (FLETE) X(CV1 - CV2)= CF PUNTO DE EQUILIBRIO X = CF ------------- (CV1- CV2)

COSTO DE REVERSA EMPRESA: XXXX PERIODO:_________________ No RUBRO COSTO VALOR UNITARIO 1 COSTOS DE RETRANSPORTE 2 COSTOS DE REALMACENAMIENTO   3 COSTOS DE REEMPAQUE 4 COSTO DE MANEJO 5 COSTOS ADMINISTRATIVOS

LA LOGÍSTICA INTERNACIONAL (DFI) LOS COSTOS DE LA LOGÍSTICA INTERNACIONAL (DFI)

Participación de la DFI en el Comercio Internacional (Colombia) Producción 45% Comercialización 25% D.F.I. 30%

PARAMETROS BÁSICOS DEL DFI Costos Tiempo Calidad servicios Directos: - Embalaje - Marcado - Unitarización - Documentación - Manipulación - Transporte - Almacenaje - Aduaneros - Bancario - Agentes Indirectos: - Administración (sueldos y salarios) - Inventario (costo financiero) Duración de cada servicio - Interfases -Tiempo total de tránsito Tiempo de entrega - Cumplimiento - Confiabilidad - Frecuencia - Velocidad - Comunicación - Otros Matrices: País Exportador, de Tránsito Internacional, País Importador y Resumen

TIPOS DE FLETE MARÍTIMO Y AEREO VARIABLE (BASE) FACTORES QUE INFLUYEN PESO RUTA VOLUMEN PRODUCTO UNIDAD COMERCIAL VR. COMERCIAL AD - VALOREM RELACIÓN PESO / VOL PESO VOLUMEN + AD - VALOREM MERCANCÍA PELIGROSA TIPO DE ESTIBA BASE MARÍTIMA: TONELADA MÉTRICA BASE AÉREA: 1.66 KG / MT3 BASE TERRESTRE: 400 KG / MT3 CÁLCULO FLETE

COSTOS DIRECTOS DEL DFI I. EMBALAJE Es la preparación para su envío al cliente extranjero, los numerosos gastos incurridos tienen lugar en el país exportador, y es el primer componente de costo de la DFI. II. MARCADO Se relaciona y complementa con el embalaje de la mercancía. La operación se realiza, en su totalidad en el país exportador. III. DOCUMENTACIÓN Incluye los gastos en que se incurre para obtener la documentación requerida, tanto en el país exportador como en el país importador. IV. UNITARIZACIÓN Es la operación de juntar las piezas de carga en unidades como paletas o contenedores, y se lleva a cabo en el país exportador, el proceso contrario en el país importador.

COSTOS DIRECTOS DEL DFI V. ALMACENAMIENTO Es el almacenamiento de los productos que se movilizan a través de las operaciones de la DFI, en el país exportador en embarque internacional o durante el transito aduanero y antes de llegar al local del importador en el país importador. VI. MANIPULEO Es la manipulación a los productos (unidad de carga) desde el local del exportador al importador y a través del transito aduanero (cargue, descargue, rupturas de carga). VII. ADUANEROS Es una revisión general de los mecanismos que gobiernan los derechos e impuestos de aduana. VIII. TRANSPORTE Es el pago por el servicio de transporte de mercancías, llamado “FLETE”. Este se define como la suma pagada al porteador por el traslado de mercancías a través de toda la cadena del DFI (ORIGEN - DESTINO).

COSTOS DIRECTOS DEL DFI IX. SEGURO Es uno de los servicios esenciales del comercio internacional vincula tres (3) elementos entre sí: el asegurado (exportador o importador), el asegurador (compañías de seguros) y el objeto asegurado (carga). X. BANCARIOS Se genera en el país exportador o importador y esta relacionado con las condiciones estipuladas en el contrato de pagos internacionales que rige la transacción dentro del marco del contrato de compraventa internacional. XI. AGENTES Delegar en un departamento especializado externo o en agentes especializados el manejo de toda la operación o parte de ella. No obstante, en los dos (2) casos es conveniente que los exportadores e importadores supervisen el proceso de la cadena de distribución en todos los productos.

Consecuencias de una inadecuada gestión de DFI Costos ocultos COSTOS DIRECTOS DEL DFI Consecuencias de una inadecuada gestión de DFI Costos ocultos Pérdida del cliente Pérdida de mercados Pérdida de imagen Exceso de inventarios Mayor costo por tiempo de ejecutivos Administración de quejas Reprocesos - Producción - Comercialización