Archivos de Gestión

DOCUMENTO INFORMACION REGISTRADA CUALQUIERA QUE SEA SU FORMA O EL MEDIO UTILIZADO

CLASES DE DOCUMENTOS Documento de Apoyo - Facilitativos Leyes, Decretos, Resoluciones, Manuales Documento Esencial Generado o recibido en una dependencia de acuerdo a sus funciones

DIVISIONES DOCUMENTALES FONDO SUBFONDO SERIE SUBSERIE TIPO

A R C H I V O Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

Formación de archivos: Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos los archivos se clasifican en: ARCHIVO DE GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTORICO

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO ARCHIVO DE GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTÓRICO Documentación Activa Documentación Semi-activa Documentación Inactiva Valores Primarios Valores secundarios Administrativo Legal Fiscal Contable Técnico Histórico Cultural Investigación Científico

PRINCIPIOS DE LA ARCHIVÍSTICA DE PROCEDENCIA Documentos conservados en la dependencia que los produce. ORDEN ORIGINAL Relación de orden que conservan los documentos dentro de cada serie.

ACUERDO 039/2002 DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Tablas de Retención Documental ACUERDO 039/2002 DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION 2 Plantilla POWER POINT

DEFINICIÓN Listado de Series y Subseries con sus correspondientes tipos documentales a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Tabla de Retención Documental T.R.D. CÓDIGO SERIES DOCUMENTALES RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL C.T. E S M-D 1310-3500 INFORMES   310-3508 INFORMES DE GESTION 2 5 X Se eliminan por que se consolidan en el informe de gestión de cada secretaria. 1310-4900 PROGRAMAS Fijadas en lugar visible

DISPOSICIÓN FINAL Y PROCEDIMIENTO Conservación total Eliminación Microfilmación Digitalización Selección

CARACTERISTICAS DE LAS SERIES DOCUMENTALES INTEGRIDAD- Todo lo relativo DISPONIBILIDAD- Cualquier momento. OPORTUNIDAD- Registro inmediato SECUENCIALICIDAD- Orden cronológico

LEY 594 DE 2000 LEY 734 DE 2002

El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación ACUERDO No. 038 (Septiembre 20 de 2002) El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación ARTICULO PRIMERO. RESPONSABILIDAD DEL SERVIDOR PUBLICO FRENTE A LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS.

NUEVO CÓDIGO DISCIPLINARIO ÚNICO LEY 734 DE 2002 El Congreso de Colombia ARTÍCULO 34: 5. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos.

PORTADA DE CARPETAS

ORDENACIÓN Orden Original, Orden Secuencial del Trámite Otras actividades: Depuración (separar copias, duplicado y documentos de apoyo), Foliación, Limpieza de la documentación.

CONFORMACIÓN DE LAS CARPETAS Documento mas nuevo Marcación Ordenación Foliación 201 202 200 199 Documento mas antiguo EXPEDIENTE

HOJA DE CONTROL DE INGRESO DE DOCUMENTOS POR SERIE DOCUMENTAL FECHA DE INGRESO TIPO DOCUMENTAL FOLIOS Nº CORRELATIVO  

TRANSFERENCIAS PRIMARIAS Archivo de Gestión Archivo Central

FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL IMÁGENES 5 Plantilla POWER POINT