Dirección de Compras Grupo Comercial Chedraui Agosto 2010

Antecedentes Grupo Comercial Chedraui se encuentra inmerso en un proceso de expansión y, a la par, de actualización tecnológica. Para esto, hemos elegido utilizar las mejores herramientas a nivel mundial, con el fin de implementar las mejores prácticas en el mercado global del retail. Por más de año y medio un grupo de Colaboradores y Consultores hemos estado trabajando en el diseño del nuevo modelo de negocio que nos regirá en los próximos años.

Este cambio de sistema nos permitirá … Ser más competitivos y eficientes Tener una plataforma más robusta Poder ofrecer un mejor soporte a nuestros Socios Comerciales Soportar nuestro crecimiento y expansión Analizar de una forma diferente nuestros indicadores clave Utilizar las mejores prácticas a nivel global Manejar procesos de Planeación con una herramienta que basa su manejo en esta metodología

Importancia de nuestros Socios Comerciales Son un elemento fundamental para Grupo Chedraui Deben estar informados de los cambios para ser impulsores del Proyecto Podrán consultar esta información y otros comunicados en el apartado “Proveedores” dentro de “La Empresa” en www.chedraui.com.mx

El Cambio A partir del 6 de Septiembre MMS AS400 R3 SAP Total Cadena (Excepto Mundo E y Cancún Américas) Sólo Mundo E y Cancún Américas

Procesos Importantes a comunicar cambios Planeación Alta Proveedores Alta de Artículos Condiciones Comerciales Órdenes de Compra Resurtido Recibo Facturación Promociones Administración de Categorías/ Planogramación Calendario de Roll out Contacto

Planeación El proceso de Planeación se convierte en un factor clave para el funcionamiento de nuestro sistema de Mercaderías R3. Ustedes son una parte importante de esta Planeación, ya que no sólo el área Comercial de Chedraui tendrá que evolucionar en la forma de trabajar sino también nuestros Socios Comerciales. Módulo Planeación Financiera Módulo Planeación de Mercaderías Módulo Planeación De Surtido

Modelo a partir del 6 de Septiembre Alta de Proveedores Modelo Actual Modelo a partir del 6 de Septiembre 1. Se negocia la entrada con el Comprador 2. Si es aceptado se entregan formatos de alta de Proveedor. (Contrato legal) Ver Formatos 3. El Proveedor requisita la documentación validando los acuerdos previamente establecidos y entrega a Chedraui para su alta. 4. El Comprador firma documentos y recaba la autorización de su Gerencia y entrega al área de información Comercial para su alta en el sistema MMS. Este proceso en ocasiones llegar a tardar hasta 2 meses Se negocia la entrada con el Comprador o solicita su ingreso o alta vía Correo Electrónico a Información Comercial. Si es aceptado se entregan formatos de alta de Proveedor, (contrato legal) vía correo electrónico. El Proveedor requisita la documentación validando los acuerdos previamente establecidos y envía por medio electrónico al área de Información Comercial de Chedraui para su alta. El Proveedor recibirá vía electrónica confirmación de su número de Proveedor de su alta. Tiempo estimado de duración: 15 días

Formatos anteriores

Guía para contrato de Proveedores Contrato legal Guía para contrato de Proveedores Contrato legal

Modelo a partir del 6 de Septiembre Alta de Proveedores Modelo Actual Modelo a partir del 6 de Septiembre 1. Se negocia la entrada con el Comprador 2. Si es aceptado se entregan formatos de alta de Proveedor. 3. El Proveedor requisita la documentación validando los acuerdos previamente establecidos y entrega a Chedraui para su alta. 4. El Comprador firma documentos y recaba la autorización de su Gerencia y entrega al área de información Comercial para su alta en el sistema MMS. Este proceso en ocasiones es lento Se negocia la entrada con el Comprador o solicita su ingreso o alta vía Correo Electrónico a Información Comercial. Si es aceptado se entregan formatos de alta de Proveedor. (via electronica) El Proveedor requisita la documentación validando los acuerdos previamente establecidos y envía por medio electrónico al área de Información Comercial de Chedraui para su alta. (ademas los originales deben ser entregados a esta misma area) El Proveedor recibirá vía electrónica confirmación de su número de Proveedor de su alta.

Alta de Proveedores Nuevos Requisitos CAMPO DESCRIPCION Datos Básicos   Razón Social, RFC, Tipo de sociedad, Fecha de constitución Dirección Corresponde a la dirección fiscal, debe contener los datos completos de calle, Número interior y exterior, Delegación o Municipio Código Postal, Ciudad, País GLN Número de identificación de la empresa en GS1 (AMECE) Contactos Nombre y apellido del contacto, Teléfono y Fax con extensiones, Dirección de correo electrónico. Información bancaria Número de clabe, Nombre del beneficiario, Banco y sucursal Condiciones Comerciales Descuentos comerciales, Factor logístico a nivel proveedor y en función a las diferentes categorías de productos de cada proveedor, se manejará a nivel artículo en el plazo de pago. Documentación La documentación impresa sigue siendo la misma

Alta de Artículos Requisitos CAMPO DESCRIPCION GTIN   Código de barras del artículo con dígito verificador Unidades de Medida Numerador Menor unidad de medida Código de barras Categoría EAN Peso Alto Ancho Profundo Unidad/Kilo/Litro Caja Cama Pallet No necesaria en caso de que el artículo esté en syncfonía Descripción del artículo Nombre genérico, Marca, Presentación, Gramaje, etc. Condiciones de transporte Temperatura. Nos relaciona al Centro de distribución sobre el que se recibe la mercancía Información especifica: Fichas técnicas.- Información detallada de artículos. Graduación Alcohólica Categoría de mercancías Estructura comercial Chedraui. Nueva definición Información Comercial Precio de costo del articulo

Congelamiento Base de datos nuestra base de datos actualmente está congelada Esto con el fin de alimentar el sistema R3. A partir del 16 de Agosto todos los movimientos de proveedores y artículos se activaran y estos se harán en el nuevo sistema.

Alta de Artículos A partir del 16 de Agosto R3 verificará en Syncfonia si el artículo está dado de alta (para aquellas categorías definidas). En caso de que sí esté dado de alta, continúa el proceso En caso de que no esté dado de alta, se detiene el alta. El Comprador puede definir el alta del producto, sin embargo, ésta estará sujeta a la capacidad óptima de espacio en anaquel, con base al nuevo proceso de planogramación.

Alta de Artículos Uso de página WEB A través de esta página WEB, el Proveedor podrá consultar en línea o imprimir su directorio. Con este proceso se estará manejando una confirmación electrónica del Proveedor.

Condiciones Comerciales Una de las grandes mejoras con la entrada del Sistema R3, la encontramos en el módulo de Acuerdos. Este permitirá: Un mejor seguimiento a los acuerdos comerciales Control y manejo de la información

Tipos de Órdenes de Compra Con la entrada de R3 (SAP), las Órdenes de Compra se dividirán de la siguiente manera: Por Sistema que la genera: R3 (SAP) con folio de 10 dígitos para Mundo E, Cancún Américas y las Tiendas que se vayan incorporando de acuerdo a Cronograma MMS con folio de 6 dígitos para el resto de la Cadena. Por tipo de Impuesto Por tipo de Plazo de Pago Se dividirá a su vez por el Lugar de Entrega (Directo en Tienda, Cedis MX o Villahermosa)

Orden de Compra con Entrega en CEDIS Las órdenes que se recibirán serán las siguientes: Orden de Compra de 6 dígitos.- Contiene las necesidades para surtir a Toda la Cadena y/o aperturas (excepto Mundo E y Cancún Américas). Es la orden con la que veníamos trabajando hasta el día de hoy. Orden de Compra de 10 dígitos.- Contiene las necesidades para surtir únicamente a las Tiendas de Mundo E y Cancún Américas. En ambos casos se deberá entregar y facturar por separado.

Orden de Compra con Entrega Directa en Tienda en Mundo E y/o Cancún Américas Ud. recibirá una sola orden de compra con la característica de 10 dígitos (generado en R3)

Orden de Compra Local Total Cadena, excepto Cancún Américas y Mundo E La generación de Órdenes de Compra locales se hace a través de un sistema de re-abasto automático “hecho en casa”, con excepción de algunos artículos como Hielo, Revistas, Bimbo, Frutas, Perecederos etc. Mundo E y Cancún Américas El sistema de Reabastecimiento Central E3 tomará el control de todos los artículos con carácter de resurtible local. R3 generará los pedidos de forma automática, sin embargo, con la finalidad de NO perder oportunidades de venta, la Tienda contará con un usuario único que con base a una tabla que será establecida por Compras de los artículos que serán manejados a través de este esquema, los podrá comprar.

Orden de Compra para los Proveedores locales de Mundo E y/o Cancún Américas Se le seguirán entregando sus pedidos conforme hasta hoy, con la característica de que la orden de compra tendrá 10 dígitos (generada en R3).

Órdenes de Compra Para aquellos proveedores que tienen FE les pedimos vigilar que las OC de las Sucursales que vayan entrando a R3 (SAP) tengan referido el # de OC de R3 (SAP) y no MMS. Para evitar incongruencias. Por esto es importante respetar las fechas de emisión, y fecha límite de entrega ya sea en CEDIS o Tienda, de lo contrario se solicita que pidan nueva OC en R3 y facturen con este folio.

Resurtido Automatizado o de Tienda No sufre ningún cambio Por el momento se generan 2 pedidos El Status de “Activo Resurtible” se mantiene Se respetan los roles de pedidos No cambian los lugares de entrega ni la frecuencia De ser necesario algún cambio acercarse al área de reabasto. Los Proveedores locales  seguirán bajo el mismo  roll y el mismo procedimiento  que hasta hoy.

Resurtido Automatizado OC Cedis Mundo E y Cancún Américas R3 (SAP) 10 dígitos OC Mundo E y/o Cancún 3 E3 Sistema de Reabasto OC Cedis MX o VH Resto de la Cadena MMS 6 dígitos OC Entrega Directa Resto de la Cadena

Recibo y Facturación Ejemplo a partir del 6 de Septiembre Proveedor Surte Órdenes de Compra Para entrega en CEDIS México p Mundo E y/o Cancún Américas Para entrega en CEDIS MX para Resto de la Cadena Para entrega directa en Mundo E y/o Cancún Para entrega directa en Resto de la Cadena Para entrega en CEDIS VH para Resto de la Cadena Para entrega en CEDIS VH para Cancún Folio 10 dígitos Generada en R3 Folio 6 dígitos Generada en MMS Folio 10 dígitos Generada en R3 Folio 6 dígitos Generada en MMS Folio 6 dígitos Generada en MMS Folio 10 dígitos Generada en R3 OC 1 OC 2 OC 6 OC 5 1 FACTURA POR ORDEN DE COMPRA CON PALET IDENTIFICADO Algunos Proveedores por el número de renglones entregan más de 1 Factura por OC. Esto no cambia.

Recibo Las Tarimas o Palets deberán venir perfectamente identificados referenciando la Orden de Compra a la cual pertenecen. No se deberán incluir 2 Órdenes de Compra dentro de un mismo Palet o Tarima (si el Proveedor entrega menos de 150 cajas lo puede seguir entregando a granel, siempre y cuando lo identifique por Orden de Compra). Podrán entregarse varias OC en el mismo camión, siempre y cuando vengan bien identificadas cada una de ellas.

DUN 14 Chedraui calculará todos los DUN 14 de aquellos Proveedores que no lo han realizado. El Proveedor deberá imprimir sus etiquetas y colocarlo en cada caja, bulto, etc. de cada empaque diferente a la Unidad. Se continúa recibiendo con artículo.

Lógica del Sistema para Registro de Compra Factura Orden de Compra Recibo Unidad de Medida De Compra Registro Caja de 12 Caja de 12 Caja de 12 Caja de 12 Caja de 12

Recibo en Tienda Recibo Tienda Se respeta la cita del Proveedor De manera temporal y por periodo limitado, el tiempo para recibir cada Proveedor-OC posiblemente se vea incrementado, les pedimos considerarlo en su ruta de entrega.

Unificación de Número Sistema en el CEDIS (Manhattan) Es necesario que todos los Proveedores que actualmente cuenten con más de 1 número de Proveedor se acerquen a Servicio al Cliente en el CEDIS con el fin de obtener su usuario único para poder utilizar el sistema EEM.

FACTURA PROCESO ACTUAL FACTURA PROCESO NUEVO Facturación Manual FACTURA PROCESO ACTUAL OC Contiene 6 dígitos UPC de la OC Es el de la pieza o unidad de venta. Cantidad de factura Por pieza en tiendas Por caja en CEDIS FACTURA PROCESO NUEVO OC Contiene 10 dígitos UPC de la OC Maneja 2: el de la pieza o unidad EAN y el de la caja DUN. Cantidad de factura Por unidad de medida de compra ( la unidad de la OC)

FACTURA PROCESO ACTUAL FACTURA PROCESO NUEVO Facturación Manual FACTURA PROCESO ACTUAL Costo De acuerdo a la unidad de medida de la cantidad facturada No. de facturas por OC Pueden ser asociadas varias facturas a una OC FACTURA PROCESO NUEVO Costo De acuerdo a la unidad de medida de la cantidad facturada No. de facturas por OC Una factura por OC, o varias a una OC en caso solo de entrega parcial, pero no pueden ser asociadas varias OC a una factura

Facturación Manual Proceso de pago PROCESO ACTUAL Clave de Proveedor Varias Claves en el sistema de mercaderías (órdenes de compra ) y una en el sistema de pagos. Cargos por diferencias en monto a pagar No se generan, se registra solo la cantidad a pagar. PROCESO NUEVO Clave de Proveedor Una sola Clave ( por RFC) desde el sistema de mercaderías hasta el sistema de pagos. Cargos por diferencias en monto a pagar Se registra el monto de la factura y un cargo por la diferencia de costo o cantidad.

Facturación Electrónica FACTURA PROCESO ACTUAL Orden de Compra Contiene 6 dígitos aún cuando el envío de la factura ya contendrá 10 (se rellenará con ceros x el buró) ejemplo :0000687123 UPC de la OC Es el de la pieza o unidad de venta. FACTURA PROCESO NUEVO Orden de Compra Contiene 10 dígitos, todos inician con número, farmacia se homologa con las OC de pharmacy , no debe faltar ningún dígito en la factura ejemplo :75000543679 UPC de la OC Es el de la pieza o unidad de venta como requerido, el UPC de la caja en esta fase es opcional, se cuenta con un campo en el lay out para este dato.

Facturación Electrónica FACTURA PROCESO ACTUAL Cantidad de factura Empaque y unidad por empaque. Si la factura es de unidades de medida con decimales este incluye litros, kilos y metros ejemplo: salchichonería, carnes, frutas, telas. Costo De acuerdo a la unidad de medida de la cantidad facturada No. de facturas por OC Una o varias por OC FACTURA PROCESO NUEVO Cantidad de factura Empaque y cantidad por empaque. Si la venta es de unidades de medida con decimales este incluye litros, kilos y metros ejemplo: salchichonería, carnes , frutas, telas. Costo De acuerdo a la unidad de medida de la cantidad facturada No. de facturas por OC Una o varias por OC

Administración Categorías/ Planogramación Cuando llegue la solicitud de alta de un nuevo artículo: El Comprador realiza la solicitud de alta del artículo luego de evaluar el producto. Información comercial genera el alta correspondiente luego de evaluar las características del producto. Planogramación revisa si existe un espacio disponible en el anaquel para asegurar la correcta exhibición, este proceso es aplicable los productos de carácter planogramable. En caso de no exista el espacio necesario se acerca al comprador para redefinir el planograma.

Promociones Otra de las grandes ventajas del Sistema R3 es el módulo de Promociones. No tendremos limitantes en la creación de todo tipo de Promociones. Con SAP tendremos los siguientes tipos de Promociones: Financieras y Comerciales, y Combos

Contacto Comprador correspondiente En “La Empresa”, “Proveedores” en www.chedraui.com.mx

En la página de Internet Encontrarán: Todos los Comunicados enviados Cronograma de Roll Out a Total Cadena

Thelma González-Gte. De Proyectos de Amece Ext. 4204 Tels: Conmutador: 52 49 52 00 y 52 49 52 49 Thelma González-Gte. De Proyectos de Amece Ext. 4204 tgonzalez@gs1mexico.org Asistente: Elvira Martínez Ext. 4284 David González Implementaciones Ext. 4218