Módulo de Suministros - SGIe Componentes del Portafolio Taller Módulo de Suministros Sistema Gerencial Integrado (SGIe) Julio 24-26, 2007 Bogotá, Colombia

Portafolio de Productos Usar ejemplo honduras -Componentes del Portafolio [11:45-:30] – RM MCR - Portafolio de Productos - Alertas del sistema - Información por producto Selección del año de transacción. Estatus del informe (Tipo de Transacción): O – Abierto / C – Cerrado Proveedor encargado de compras y envíos Vínculo a las pantallas de entrada de datos – PAP, IS, IA Inventario (mes): Meses en bodega: Bajos < 9 meses, Alto > 21 meses, Aceptable entre 9 y 21 meses (Max/Min – 21 y 9 meses / recomendación de IPPF con base en el periodo y lapso de reabastecimiento) Vínculo info – Compras Locales: Especificar precio local por unidad, proveedor, y otra información pertinente para el producto

Portafolio : Definición de Mayores P: Programa Anual de Presupuesto [PAP]/Solicitud de Suministros B: Recomendaciones Oficina Regional T: Informe Semestral [IS] (Enero a Junio) A: Informe Anual [IA] (Enero a Diciembre) Estado O = Abierto – puede ingresar datos C = Cerrado – no se pueden ingresar datos

Portafolio - Alertas GRIS VERDE AMARILLO ROJO Datos no han sido ingresados (Saldo Inicial / Cantidades Recibidas / Distribución / Ajustes) VERDE El saldo final del año anterior y el saldo inicial del año actual son equivalentes La distribución es MENOR que la suma del saldo inicial y las cantidades recibidas Considerando el saldo inicial, las cantidades reportadas como recibidas en el IA son iguales o mayores que la distribución anual AMARILLO La distribución y/o las cantidades reportadas como recibidas en el IA son MENORES a las reportadas en el IS Se registró el Saldo Inicial PERO no se registraron cantidades recibidas, distribuidas, ni ajustes ROJO El saldo final del año anterior y el saldo inicial del año actual NO son iguales Las cantidades reportadas como distribuidas (IA/IS) son MAYORES que la suma del saldo inicial mas las cantidades recibidas

Cómo Agregar un Producto al Portafolio de Productos Seleccionar el Año de Transacción en el Portafolio de Productos (Ej.: 2007) Al final de Portafolio, seleccionar “Agregar Producto” para ver la lista principal de productos Localizar el producto seleccionando el “Catalogo” y “Tipo” correspondiente Al localizar el producto, oprimir el vínculo “Add” para incorporarlo en el portafolio

Portafolio: Vínculo de Información General del Producto Desde el Portafolio de Productos, seleccionar el vínculo “Info” para actualizar datos Seleccionar fuente correspondiente (pueden darse múltiples fuentes por producto) Solo puede haber un agente proveedor por producto Incluye información sobre precios de ICON y empaque de envío. Si el producto es compra local, incorporar el precio unitario, la taza de cambio, y justificación en esta sección [Notes] Identificar fuentes adicionales

Cómo entrar una Fuente & Agente Proveedor En caso de compra local, seleccionar moneda e incluir precio y taza de cambio Puede haber una variedad de fuentes, pero solo un proveedor principal por producto para el PAP

Informe Semestral : SGIe/Menú Meses en Existencias Sin tener en cuenta cantidades pendientes por recibir Meses en Existencia Teniendo en cuenta cantidades pendientes por recibir

Ejercicio Abra el Portafolio de Productos de su Asociación en el Módulo de Suministros Seleccione año de transacción 2006 Estado del Registro Seleccione Estado del Registro “Status Sist” y analice las alertas del sistema: Por ejemplo: ¿Hay algunos productos en rojo bajo el IS? ¿Porque? ¿Hay algunos productos en amarillo bajo el IS? ¿Porque? Meses en Inventario ¿Qué productos están dentro de los max/min establecidos? ¿Qué productos están sobre-abastecidos? ¿Qué productos están desabastecidos? 1-MCR – practica del ejercicio para todo el grupo en pantalla grande 2- Ejercicio en grupo por uno/dos países seleccionados