GESTIÓN DOCUMENTAL
GESTION DE CORRESPONDENCIA GESTIÓN DOCUMENTAL CONCEPTO 3 NORMATIVIDAD 4 GESTION DE CORRESPONDENCIA GESTION DE ARCHIVO 5 7 CLASES DE ARCHIVOS 8
GESTION DOCUMENTAL - “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”. - Es el conjunto orgánico de documentos con cualquier fecha, formato o soporte material, producidos o recibidos en desarrollo de las funciones administrativas, misionales y judiciales que le son propias, organizados y conservados para la gestión administrativa, así como para la investigación y la historia.
NOMATIVIDAD Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Ley 734 de 2002. Código Disciplinario Único Artículo 34 y 35
GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA
GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. La unidad de correspondencia gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones, de tal manera, que éstos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos ACTIVIDADES: Recepción de documentos, Radicación de documentos, Registro de documentos, Distribución de documentos internos y externos, Tramite de documentos y respuesta, Organización de los documentos, Clasificación documental, Ordenación documental, Conservación y Consulta de documentos.
GESTIÓN DE ARCHIVO Es el conjunto de etapas por las cuales pasan los documentos de archivo, y se diferencian entre sí por las funciones, valor de los mismos y la finalidad que cumplen para los usuarios, constituyendo lo que se denomina un “sistema de archivos”. ACTIVIDADES: Descripción documental, Consulta de documentos, Conservación de documentos, Disposición final de los documentos
CLASES DE ARCHIVOS Archivos de oficina Conservan la documentación mientras dura su trámite; la necesidad de usarlos y consultarlos es constante. Se encuentran ubicados en cada una de las dependencias de la entidad. Archivo central Es el lugar donde se recibe la documentación que le transfieren los archivos de gestión, con base en las tablas de retención documental. Al Archivo central sólo deben transferirse los documentos que hayan finalizado su trámite y tiempo de conservación en el Archivo de gestión, de acuerdo con las series documentales establecidas en la Tabla de Retención Documental, TRD, de cada dependencia.
Continuación CLASES DE ARCHIVOS Archivo intermedio o seccional Reúne todos los documentos transferidos por los archivos de oficina de las seccionales, cuando las necesidades de consulta son esporádicas y han finalizado su trámite de acuerdo con en lo establecido en la Tabla de Retención Documental de cada seccional; permanecen en él hasta que prescriban sus valores administrativos o hasta cumplir el tiempo de retención estipulado en la Tabla de Retención Documental correspondiente. Archivo histórico Recibe y mantiene las series documentales cuya valoración determina su conservación permanente, atendiendo a razones de tipo histórico, cultural y/o científico.
Cómo organizar los archivos La organización que se dé a los documentos en esta primera etapa determina las posibilidades de tratamiento de todas las demás fases. Consiste en mantener diferenciados los distintos tipos de expedientes (carpetas) en los que se materializan las competencias asignadas a cada oficina.