TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD

DEFINICION: Es una herramienta archivística que permite agrupar la documentación de acuerdo con las funciones propias de cada dependencia y establecer un tiempo de permanencia en cada fase de formación del archivo.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD Así como la contabilidad tiene un instrumento denominado PLAN ÚNICO DE CUENTAS, que le permite establecer centros de costos (AREAS) e identificar, clasificar y agrupar las cuentas mediante la utilización de códigos numéricos, un archivo también tiene un instrumento denominado TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL, que le permite establecer centros documentales e identificar, clasificar y agrupar los documentos, adicionalmente contiene los tiempos que se deben conservar en cada fase de su ciclo de vida. (archivo de gestión, archivo central y archivo histórico)

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL – TRD En el Municipio de Santiago de Cali En la Administración Municipal de Santiago de Cali, los códigos de la TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL, se construyeron a partir del código del Sistema Financiero (SAP), quedando así: 41: Dígitos que Identifican al Municipio de Santiago de Cali. 4143: Dígitos que Identifican a la Secretaría de Educación. dentro de la estructura del Municipio de Santiago de Cali Dígitos que Identifican al Despacho dentro de la estructura de la Secretaría de Educación. 4143,1. Dígitos que Identifican a la Subsecretaría Planeación Sectorial dentro de la estructura de la Secretaría de Educación Dígitos que Identifican a la subsecretaría de Desarrollo Pedagógico dentro de la estructura de la Secretaría de Educación Dígitos que Identifican a la subsecretaría para la Direc. y Admón. de los Recursos dentro de la estructura de la Secretaría de Educación

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD Continuando, y posterior a los primeros 5 dígitos, arriba explicados con sus respectivas denominaciones, se tiene seguidamente las: Series o subseries y Tipo documental, Las cuales se definen así: Serie o subserie: Corresponden a los dígitos subsiguientes o posteriores a los 5 dígitos arriba indicados, que son definidos como el conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Tipo documental. Definido como la unidad documental simple originada en una actividad administrativa.

EJEMPLO: (TOMAMOS COMO REFERENCIA A DESPACHO) PROGRAMAS Programa de Seguimiento a los Sistemas de Gestión Informes de Evaluación Actas Manuales Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad Lo anterior se desglosa así: Dígitos del código TRD que identifican a Educación Dígitos del código TRD que identifican a Despacho Dígitos del código TRD que identifican a una Serie Dígitos del código TRD que identifican a una subserie Y lo que se desprende de la subserie, son los tipo documentales. (Informes de Evaluación, Actas, Manuales, Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad)

EJEMPLO: (TOMAMOS COMO REFERENCIA A la subsecretaría para la Direc. y Admón. de los Recursos ) HISTORIAS Historia laboral Actas de Posesión Resolución Ascenso de Escalafón Sentencias Incapacidades médicas Actos administrativos Fallos de Tutela Licencias Resoluciones Prestaciones Sociales Lo anterior se desglosa así: Dígitos del código TRD que identifican a Educación Dígitos del código TRD que identifican a la subsecretaría para la Direc. y Admón. de los Recursos Dígitos del código TRD que identifican a una Serie Y lo que se desprende de la serie, son los tipo documentales. ( Actas de Posesión, Resolución Ascenso de Escalafón, Sentencias, Incapacidades médicas, Actos administrativos, Fallos de Tutela, Licencias, Resoluciones Prestaciones Sociales)

RETENCIÓN (años de conservación en una fase del ciclo de vida) RECORDEMOS, que los archivos tienen 3 fases: LA PRIMERA es conocida como ARCHIVO DE GESTION, que corresponde a la documentación en tramite, sometida a continua utilización y consulta administrativa. Para nuestro caso se conservan en el piso 8º y edificio Versalles; y En el taller del barrio El piloto donde se conserva el Archivo de Gestión inactivo. Su tiempo de permanencia en esta fase oscila entre 1 y 5 años. LA SEGUNDA es conocida como ARCHIVO CENTRAL, que corresponde a los documentos trasladados del ARCHIVO DE GESTION El responsable de este archivo es el Ente Territorial, su diseño y construcción esta en proceso. El tiempo de permanencia en esta fase oscilan entre 2 y 80 años. LATERCERA es conocida como ARCHIVO HISTORICO, que corresponde a los documentos trasladados del ARCHIVO CENTRAL Y DE GESTION una vez cumplido su ciclo y que que por decisión del correspondiente Comité de Archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Su tiempo de permanencia en esta fase es indefinido.

COMO CONCLUSION TENEMOS QUE LA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL, ES LA GUIA INSTITUCIONAL EN MATERIA ARCHIVISTICA PARA: CODIFICAR, CLASIFICAR, ORGANIZAR, CONTROLAR, ALMACENAR Y RECUPERAR NUESTROS DOCUMENTOS. (ARCHIVO) IDENTIFICAR ORIGEN DE LOS DOCUMENTOS. (SEGÚN QUIEN FIRMA) UBICAR ORGANIZADAMENTE EN LOS ARCHIVADORES ASIGNADOS. FACILITAR RAPIDAMENTE SU RECUPERACION AL MOMENTO DE CUALQUIER CONSULTA. DETERMINAR LOS TIEMPOS DE CONSERVACION. MANTENER LA MEMORIA INSTITUCIONAL E HISTORICA DAR CUMPLIMIENTO A LA LEY, A LA GESTION DE CALIDAD Y GENERAR TRANQUILIDAD LABORAL.

MUCHAS GRACIAS POR INTERESARCE EN EL TEMA DE TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL – TRD, CONOCERLO, PONERLO EN PRATICA EN SU DIARIA GESTION Y VELAR POR QUE SEA APLICADO POR LOS DEMAS SERVIDORES PUBLICOS DE LA S.E.M. ATTE: EQUIPO DE GESTION ORGANIZACIONAL PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL SECRETARIA DE EDUCACION MUNICIPAL Proyecto y elaboró: Omar Romo.