Gestión del tiempo  Gestión del tiempo, tema 3

¿En qué se invierte el tiempo? Continaamos con…. ¿En qué se invierte el tiempo? ¿En qué se invierte el tiempo?

La importancia del tiempo En la Sociedad que actualmente vivimos , el tiempo es primordial pues estamos en la sociedad de las prisas, la comida rápida y el   estrés, pero eso no sucede en otras culturas, ni siquiera dentro de nuestro país de la misma manera en las diferentes zonas.

Análisis M-I-Mi-U Muy Importantes(M) Importantes (I) Menos Importantes (MI) Urgentes (U) Ahora que sabes identificar la prioridad de las tareas Hacer un análisis del valor de nuestro tiempo, muestra que el tiempo dedicado a la realización de las tareas Muy Importantes(M) Importantes (I) y Menos Importantes (MI) Urgentes (U) no necesariamente corresponde con el valor que estás tareas tienen |

Las tareas MI son las de menor valor para el cumplimiento Las tareas M son las más importantes; llevadas a acabo por nosotros, no son delegables, y son del máximo valor para el cumplimiento de la función encomendada. Las tareas I son por lo general, tareas importantes pero delegables. Las tareas MI son las de menor valor para el cumplimiento de nuestras tareas, pero son las que nos consumen más tiempo. Las tareas M (Muy importantes) son las mas importantes, solo pueden ser llevadas a acabo por nosotros, no son delegables, y son del máximo valor para el cumplimiento de la función encomendada. Las tareas I son por lo general, tareas que son importantes pero que pueden ser delegables. Las tareas MI son las de menor valor para el cumplimiento de nuestras tareas, pero son las que nos consumen más tiempo. Las tareas (U)Tareas urgentes se deben de realizar inmediatamente por lo que le quitan tiempo a las importantes. Las tareas U, son tareas urgentes, se deben realizar inmediatamente por lo que le quitan tiempo a las importantes.

La mejor manera de que funcione bien en la práctica el análisis M-I-Mi-U es: Se planifica sólo 1 ó 2 tareas M por día (3 horas aproximadamente) Se prevé otras 2 ó 3 tareas I (1 hora aproximadamente) Se reserva el resto del tiempo (45 minutos aproximadamente) para tareas Mi. Las tareas (U) se deben atender en el momento y lo más pronto posible. Se planifica sólo 1 ó 2 tareas M por día (3 horas aproximadamente) Se prevé otras 2 ó 3 tareas I (1 hora aproximadamente) Se reserva el resto del tiempo (45 minutos aproximadamente) para tareas MI Las tareas (U) se deben atender en el momento y lo más pronto posible.

Concentrándonos en las cosas esenciales Evitando conflictos Evitando estrés Si hacemos el esfuerzo por identificar y trabajar en cada una de las tareas, podremos dirigir de forma activa el curso de nuestro trabajo concentrándonos en las cosas esenciales y evitando conflictos y estrés. De esta manera podremos lograr nuestros objetivos del día a pesar de interferencias e imprevistos.

La curva de rendimiento Existe algo llamado la curva de rendimiento, la cual se presenta como como otro factor importante en la gestión del tiempo. El rendimiento de toda persona está sujeto a ciertas oscilaciones durante el día que aparecerán según un ritmo natural. Tiempo

El nivel más alto de rendimiento se alcanza por la mañana El nivel más alto de rendimiento se alcanza por la mañana. Este nivel no se volverá a alcanzar más durante el día. Existen gran cantidad de variaciones individuales, pero se puede asegurar que el nivel más alto de rendimiento se alcanza por la mañana y no se volverá a alcanzar más durante el día.

Por la tarde, después de comer, aparece el conocido “bajón de energía” Por la tarde (después de comer) aparece el conocido “bajón de energía” Puede ser combatido a base del consumo de café cargado, con lo cual sólo se logrará prolongarlo, afectando también el sueño por la noche.

Aprende a reconocer los momentos en que tu energia baja.   REcuerda planear la solución de las tareas más complicadas y difíciles por la mañana .  Dejando las ocupaciones cotidianas y los contactos sociales para la tarde.

La realización de una tarea complicada que precisa de mucha concentración, resulta mucho más fácil de realizar por la mañana que durante el período de rendimiento mínimo, cuando uno debe esforzarse dos y hasta tres veces más.  

Trabajar largo tiempo e intensamente es contraproducente, ya que disminuye la concentración y la capacidad de rendimiento, ocasionándonos errores. Trabajar largo tiempo e intensamente es contraproducente, ya que disminuye la concentración y la capacidad de rendimiento, produciéndose errores. Debemos programar pausas, no como perdida de tiempo sino como recarga de energía Debemos programar pausas, no como perdida de tiempo, sino como recarga de energía

Y tú… ¿Realmente sabes en qué ocupas el tiempo y si lo haces de forma correcta? Pregunta Siempre (S) A veces (A) Nunca (N) 1 ¿Desarrollas las actividades en el tiempo previsto? 2 ¿Realizas trabajos que no te corresponden por que crees que la persona que las tiene que realizar las va a hacer mal? 3 ¿Documentas por escrito todas tus actividades? 4 ¿Realizas primero las actividades que más te satisfacen? 5 ¿Todas las actividades que realizas corresponden con alguno de los objetivos de la organización o personales? 6 ¿Crees que el uso de tu correo electrónico es eficiente? Y tú… ¿Realmente sabes en que ocupas el tiempo y si lo haces de forma correcta?   Veamos si es cierto, toma lápiz y papel para contestar lo siguiente; la escala de respuesta a las preguntas es: siempre, a veces y nunca Si aun no tienes papel y lapiz a la mano, puedes pausar la reproducción de esta presentación de lo contrario continuemos Para hacer esto más fácil, anota el número de pregunta y tu respuesta abreviada a continuación, de tal modo que siempre lo identifiques con la letra “S”, a veces con la letra “A” y nunca con la letra “N”. Estás listo??? Comencemos

Y tú… ¿Realmente sabes en qué ocupas el tiempo y si lo haces de forma correcta? Pregunta Siempre (S) A veces (A) Nunca (N) 7 ¿Tu sitio de trabajo está ordenado y permite un fácil acceso a los datos que necesitas? 8 ¿Cuándo acudes a una cita o reunión eres puntual? 9 ¿Cuándo te surge una idea, la anotas en algún lugar? 10 ¿Comunicas a las personas de tu organización aquellas tareas que has realizado que pueden afectarles? 11 ¿Cuándo un compañero se acerca a tu sitio de trabajo y te pregunta ¿Tienes un minuto?, respondes siempre que sí? 12 ¿Planificas con detalle tu agenda diaria?

Y tú… ¿Realmente sabes en qué ocupas el tiempo y si lo haces de forma correcta? Pregunta Siempre (S) A veces (A) Nunca (N) 13 ¿En los informes dedicas más tiempo a la imagen que al contenido? 14 ¿Dejas para mañana lo que puedes hacer hoy? 15 ¿Tienes una idea aproximada de tu planificación a tres meses vista? 16 ¿Navegas eficazmente por Internet? 17 ¿Las reuniones a las que asistes están bien planificadas? 18 ¿Se aprovecha bien el tiempo de trabajo?

Abrir los ojos sobre cómo usamos el tiempo El tiempo es dinero en las organizaciones El cuestionario anterior debe servirnos de reflexión sobre lo que conocemos en realidad del uso de nuestro tiempo. Hay que dedicar parte de nuestro tiempo a pensar.   • Se podría haber valorado cada pregunta y llegar a una puntuación, pero el objetivo es abrir los ojos al respecto de cómo usamos el tiempo del que disponemos. • Un aspecto que no debemos olvidar es que el tiempo en las organizaciones es dinero y por ello hay que racionalizar su consumo, todos vemos claro que apagar una luz que no se utiliza, o utilizar un papel por las dos caras es un ahorro.

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