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Publicada porCande Nuncio Modificado hace 9 años
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Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el SXXI Madrid 27 de octubre de 2010 ESADE Business School
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La Gestión en Tiempo de Crisis Ponente: Eloisa Olmos Terol Ixem Consultores Bravo Murillo, 28. 28015 Madrid Tel: 914453664 E-mail: correoixem@ixem.net Web: www.ixem.net Blog: http://ixem.wordpress.com/
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Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI -3- El Papel Actual Director General Assistant
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Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI -4- Síntomas de la Situación Actual Todo es para ahora mismo Recibo los encargos en último momento No planifican y me llueve todo de golpe No me comunican el dead-line para una tarea y si lo pregunto la respuesta es “PARA YA” Recibo encargos muy importantes y muy urgentes y antes de que pueda hacerlos llegan otros más importantes y más urgentes.
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Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI -5- No me dan información Se toman decisiones que me afectan y nadie me informa Mi jefe cierra compromisos directamente y no me lo comunica Me piden muchos “POYAQUES” Mi sitio a menudo parece un lugar de peregrinaje No puedo hablar con mi jefe …… Síntomas de la Situación Actual
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Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI -6- Los que tienen que ver con la organización. Los que tienen que ver con la Información y Comunicación. Síntomas de la Situación Actual Agrupación:
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Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI -7- Organización de la Actividad Todo es para ahora mismo Recibo los encargos en último momento No planifican y me llueve todo de golpe No me comunican el dead-line para una tarea y si lo pregunto la respuesta es “PARA YA” Recibo encargos muy importantes y muy urgentes y antes de que pueda hacerlos llegan otros más importantes y más urgentes.
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Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI -8- No me dan información Se toman decisiones que me afectan y nadie me informa Mi jefe cierra compromisos directamente y no me lo comunica Me piden muchos “POYAQUES” Mi sitio a menudo parece un lugar de peregrinaje No puedo hablar con mi jefe … Información y Comunicación
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Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI -9- Urgencia PLAZO=MOMENTO CIERTO TIEMPO DISPONIBLE = SITUACIÓN PERSONAL LA URGENCIA ES UN CRITERIO PERSONAL
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Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI -10- La Importancia Es el impacto con relación a los resultados
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Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI -11- Matriz de Programación ActividadIU I = Importancia A - B - C U = Urgencia 1 - 2 - 3
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Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI -12- Matriz de Programación ActividadIU I = Importancia A - B - C U = Urgencia 1 - 2 - 3 Tarea x Tarea y Tarea z Tarea j Tarea h 1 3 1 2 1 A A C B B
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Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI -13- Prioridades A321 B32 C3 321
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TENER EL CONTROL
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Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI -15- El Semáforo Hay fluidez en la tarea Las cosas se hacen y salen según lo tenías organizado No hay aglomeraciones Hay cierto atraso Te ves obligada a interrumpir tareas Está aumentando el flujo de lo imprevisto Está aumentando el flujo de lo inmediato VERDE:SIGUE!! ÁMBAR:PIENSA!! Hay un flujo intenso de imprevistos Hay cambios continuos en cuestión de minutos A pesar del atasco, siguen apareciendo más tareas urgentes Te sientes desorientada y confusa ROJO: PÁRATE Hay fluidez en la tarea Las cosas se hacen y salen según lo tenías organizado No hay aglomeraciones Hay cierto atraso Te ves obligada a interrumpir tareas Está aumentando el flujo de lo imprevisto Está aumentando el flujo de lo inmediato VERDE:SIGUE!! ÁMBAR:PIENSA!! Hay un flujo intenso de imprevistos Hay cambios continuos en cuestión de minutos A pesar del atasco, siguen apareciendo más tareas urgentes Te sientes desorientada y confusa ROJO: PÁRATE
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Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI -16- Información y Comunicación Anticipación: Crear espacios de comunicación Con mi Jefe Con otros directivos Aprovechar las fuentes Secretarias Correos Actas de reuniones
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Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI -17- Información y Comunicación LA ASERTIVIDAD Capacidad de las personas para resolver y prevenir los conflictos verbalmente Escuchar para Comprender Aportar Soluciones De Contribución
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Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI -18- Imaginación Unir los nueve puntos con un solo trazo (Es decir sin levantar el lápiz)
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Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI -19- Cinco Pilares Tener el control Anticipación Comunicación Compromisos Imaginación
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