Seguimiento y Control de Proyectos Informáticos.

2 El punto de partida... Disponemos de la programación del proyecto. Disponemos de la aplicación de recursos en cada instante. Disponemos de un flujo de caja aceptado y uno coste global Tarea: Especifica Necesidades Recursos: … Duración: 2 semanas Tarea: Diseño Programas Recursos: … Duración: 4 semanas Tarea: Diseño B.D. Recursos: … Duración: 2 semanas Tarea: Realización Esquema Recursos: … Duración: 1 semanas Tarea: Codificación Program. Recursos: … Duración: 7 semanas Tarea: Pruebas Recursos: … Duración: 2 semanas TAREAS Especificar Necesidades Diseño Programas Diseño Base de Datos Realización Esquema Codificación Programas Pruebas SEMANAS

3 Definición de Seguimiento y Control. Hacer un seguimiento de lo planificado, tomando las medidas oportunas cuando: – se produzcan retrasos, – costes por encima de lo planificado, o – se contravenga algunas condiciones acordadas que fueron base en la decisión de realizar éste proyecto

4 Objetivos del seguimiento – Determinar si el proyecto esta bajo control – Si el proyecto esta fuera de control

5 Determinar que el proyecto esta bajo control, Se están alcanzando los hitos del proyecto: – A tiempo – Con los recursos estimados – Con un nivel de calidad

6 Si el proyecto esta fuera de control, Tan pronto se observen desviaciones hay que – Replanificar – Renegociar el plan del proyecto con los clientes

7 Definición del Control “Toda actividad de gestión aseguradora de que el trabajo real va de acuerdo al plan: Compara lo realizado con las metas y planes, Revela cuando y donde existen desviaciones, y pone en marcha acciones correctivas,

8 Definición del Control “Proceso de hacer que las cosas ocurran de forma ordenada o de acuerdo a lo planificado” Reifer

9 ¿Porqué hace falta el seguimiento y control? Porque al realizar la planificación, hacemos estimaciones de: – Tareas necesarias. – Recursos para cada tarea. – Productividad esperada.

10 ¿Porqué hace falta el seguimiento y control? Es probable que no coincida exactamente lo planificado con la realidad.

11 Planificación Estándares Productividad Inicio del Desarrollo Obtener Información del Avance del Proyecto Comparar lo Esperado con los datos REALES ¿Satisfactorio? Fin del Desarrollo ¿Fin del Proyecto? Replanificar o Corregir NO SI NO Flujo de trabajo en el Seguimiento y Control

12 Descripción de las actividades de control Desarrollar estándares de productividad. – Establecer las condiciones o medidas que deben darse cuando las tareas se realizan de forma correcta. Establecer sistemas de monitorización e informes. – Determinar que datos son necesarios, quien y cuando los debe recibir.

TEMA 10 Seguimiento y Control de Proyectos Informáticos. 13 Descripción de las actividades de control Medir los resultados – Determinar los niveles de cumplimiento, o alcance de desviaciones, sobre metas y estándares. Iniciar acciones correctivas – Reforzar estándares, ajustar metas, o replanificar.

14 Descripción de las actividades de control Recompensar y disciplinar. – Elogiar, remunerar, y disciplinar al personal. Documentar los métodos de control. – Documentar los estándares, métodos de informar y control, puntos de decisión, planes de primas y recompensas etc...

15 Formas de obtener información del proyecto

16 Comparar lo ESPERADO y lo REAL Lo esperado se basa en: – los estándares de productividad, y – en los compromisos de la planificación. Puede ser correcto el trabajo desde el punto de vista de estándares y no serlo desde el punto de vista de la planificación. Podemos encontrarnos en una de las siguientes situaciones:

TEMA 10 Seguimiento y Control de Proyectos Informáticos. 17 Comparar lo ESPERADO y lo REAL

TEMA 10 Seguimiento y Control de Proyectos Informáticos. 18 Comparar lo planificado y lo Real: lo planificado Sobre un gráfico de Gantt con lo planificado trazamos una línea quebrada que: comienza y termina en la vertical del día actual. Los vértices de ésta línea se sitúan en la intersección de las tareas no terminadas o las que ya deberían haber comenzado pero que aun no lo han hecho. Estimar el % de las tareas no finalizada para pasar la línea por ese punto.

TEMA 10 Seguimiento y Control de Proyectos Informáticos. 19 MAL BIEN ¿Perfecto? Extraordinario Hoy Comparar lo planificado y lo Real

TEMA 10 Seguimiento y Control de Proyectos Informáticos. 20 ¿Es satisfactoria la situación REAL? Cuando aparecen problemas con respecto al proyecto, la decisión de qué hacer debe ser tomada al nivel jerárquico apropiado. OPERATIVO TACTICO ESTRATEGICO

TEMA 10 Seguimiento y Control de Proyectos Informáticos. 21 ¿Es satisfactoria la situación REAL? – A nivel OPERATIVO: Los pequeños ajustes, el director del proyecto los deja a los técnicos. – A nivel TACTICO: Ajustes del plan de mayor nivel (retraso de una semana, etc.) son tratados por el director del proyecto. – A nivel ESTRATEGICO: Grandes retrasos, así como otras incidencias. p.e.: se han fusionado dos empresas y podremos utilizar un sistema similar de la otra. En estos casos las decisiones son más drásticas.

TEMA 10 Seguimiento y Control de Proyectos Informáticos. 22 ¿Es satisfactoria la situación REAL? “Los proyectos informáticos no retrasan su entrega en meses de golpe, su retraso se produce de día en día.”

TEMA 10 Seguimiento y Control de Proyectos Informáticos. 23 Replanificar o Corregir La replanificación debe de realizarse para que el calendario se ajuste a la realidad – Los desarrolladores se sentirán menos frustrados si ven que los objetivos son alcanzables. – Los clientes tendrán más claro que es lo que pueden esperar.

TEMA 10 Seguimiento y Control de Proyectos Informáticos. 24 Replanificar o Corregir Corrección de las desviaciones. – En lugar de modificar el plan, lo que haremos es forzar al equipo de desarrollo para que la situación real se aproxime a la planificada. – Llamamos crisis de un proyecto al periodo que va desde el que se ha producido una situación seria de desajuste hasta que ésta es reencauzada.

TEMA 10 Seguimiento y Control de Proyectos Informáticos. 25 Crisis en Proyectos Informáticos. Detección del desfase Gestión de la crisis Recuperación tras la crisis

TEMA 10 Seguimiento y Control de Proyectos Informáticos. 26 Gestión de la crisis – Anuncio y publicidad general del problema en el equipo. – Reasignación de responsabilidades y autoridad. – Actualización de la información de situación. – Relajación de las restricciones sobre los recursos. – Poner al personal del proyecto a trabajar a tope. – Establecer la fecha de finalización de la crisis.

TEMA 10 Seguimiento y Control de Proyectos Informáticos. 27 Recuperación tras la crisis Eliminar al personal innecesario. Realizar un estudio luego de la crisis. Replanificar el proyecto tras la crisis (coste pendiente y total).

TEMA 10 Seguimiento y Control de Proyectos Informáticos. 28 Anuncio y publicidad general del problema en el equipo. Cuando se declara la crisis vamos retrasados y hemos intentado corregir el problema. Si la gente se entera de manera informal, pensara que el problema esta controlado. – Si no piden ayuda será que no es necesario. – Se puede ofender alguien, así que mejor callar.

TEMA 10 Seguimiento y Control de Proyectos Informáticos. 29 Anuncio y publicidad general del problema en el equipo. Lo primero que hay que hacer es comunicar a todos los que están implicados en el proyecto el problema para que ayuden sin reservas y que interioricen la situación.

TEMA 10 Seguimiento y Control de Proyectos Informáticos. 30 Reasignación de responsabilidades y autoridad. Deberá reasignarse recursos, – algunas tareas se paralizarán, las personas y recursos que tenían asignados pasen a responsabilizarse de las nuevas tareas, creadas para solucionar el problema. La reestructuración debe ser cuidadosa: – aclarando las nuevas responsabilidades, y – quién puede tomar decisiones y sobre que.

TEMA 10 Seguimiento y Control de Proyectos Informáticos. 31 Actualización de la información de situación. – Planificar reuniones para que los implicados alineen los trabajos hacia la solución. En estos casos es cuando es mas importante la comunicación. – Dejar constancia de lo realizado e intentados para no cometer varias veces el mismo error. – El trabajo en grupo suele dar soluciones más creativas.