Experiencia de Ecuador Estrategias electrónicas o Papel

Introducción Por años la contratación pública se lo ha realizado en papel, existiendo todavía resistencia al uso de sistemas completamente transaccionales en donde se suprima el papel. En los inicios de un sistema transaccional, la información que se sube es respaldada en papel a fin de tener un sustento físico de la contratación para futuras auditorías El avance que normalmente se ha venido dando en sistemas de contratación pública es: 1.Publicación de procesos 2.Sistema electrónico para la interacción con los usuarios en procesos de contratación 3.Sistema completamente transaccional, que permite llegar digitalmente todo el proceso de contratación Todo esto implica una evolución que debe ir de la mano de un cambio de cultura en las instituciones públicas

Ventajas y desventajas del papel Ventajas: Se tiene documentados los procesos de contratación de forma física. Desventajas: Por ser sistemas manuales, los tiempos del proceso de contratación son extensos. Puede existir pérdida de documentos al no existir un control estricto sobre la documentación Al no existir información publicada, no existe transparencia en los procesos Al llevarlo manualmente disminuye la participación de proveedores

Ventajas y desventajas del procesos transaccionales Ventajas: Procesos de contratación mas ágiles Se incrementa la transparencia al estar publicados Se incrementa la participación de los proveedores Los proveedores pueden participar desde sitios alejados a la entidad contratante Al estar el proceso automatizado, se tiene un mayor control sobre él Los tienes de ejecución de los procesos contractuales son menores. Se pueden obtener estadísticas con el fin de tomar mejores decisiones en base a información real. Menor uso de papel. Desventajas: Auditoría todavía sigue solicitando documentación física.

Como se trabaja en el Ecuador La ley orgánica del Sistema de Contratación Pública permite el uso de transacciones electrónicas. A fin de que los documentos electrónicos sean válidos, es necesario el uso de la firma electrónica, según la ley de comercio electrónico vigente en el país. El sistema de contratación de Ecuador es transaccional, sin embargo, debido a que la firma electrónica está en proceso de implementación, los proveedores todavía continúan entregando sus ofertas físicamente, además de ingresarlas a través del portal. Procesos de catálogo electrónico y subasta inversa electrónica poseen partes totalmente transaccionales. Sin embargo que en el sistema se encuentra toda la información, las entidades imprimen las pantallas como respaldo ante una auditoría. La firma electrónica no está todavía posicionada en el país, por lo que su uso es mínimo. Es por esto que se implementará inicialmente la firma de manera opcional. Inicialmente sólo se aplicará la presentar ofertas en procesos de contratación de subasta inversa, licitación y concurso público Para la firma, sólo se utilizarán documentos.pdf

Tipos de procesos de contratación RÉGIMEN COMÚN Procedimientos dinámicos Catálogo ElectrónicoSubasta Inversa Electrónica Procedimientos “comunes” LicitaciónCotizaciónMenor Cuantía Procedimientos de Consultoría Concurso público Lista Corta Contratación Directa Procedimientos especiales Contrato Integral por Precio FijoContrataciones en emergenciaCompra de bienes inmueblesArrendamiento de bienes inmuebles Feria Inclusiva SegurosArrendamiento de bienes muebles

PROCEDIMIENTOS DE RÉGIMEN ESPECIAL BIENES O SERVICIOS ÚNICOS EN EL MERCADO O CON PROVEEDOR ÚNICO REPUESTOS O ACCESORIOS OBRA O ACTIVIDAD ARTÍSTICA, CIENTIFICA O LITERARIA ASESORIA Y PATROCINIO JURIDICO COMUNICACIÓN SOCIAL SEGURIDAD INTERNA Y EXTERNA TRANSPORTE DE CORREO INTERNO E INTERNACIONAL CONTRATOS ENTRE ENTIDADES PÚBLICAS Y SUBSIDIARIAS CONTRATACIONES DE INSTITUCIONES FINANCIERAS Y DE SEGUROS DEL ESTADO EMPRESAS MERCANTILES DEL ESTADO Y SUBSIDIARIAS SECTORES ESTRATÉGICOS ADQUISICIÓN DE FARMACOS Tipos de procesos de contratación

Observaciones adicionales Todos los procesos indicados anteriormente se encuentran automatizados en el portal de compras públicas. La automatización va desde la publicación del proceso hasta el ingreso de toda la fase contractual del mismo. A fin de optimizar tiempos y recursos, el sistema se interconecta con diferentes sistemas del sector público (SRI, IESS, ESIGEF, Registro Civil) Se está trabajando en la implementación del proceso de pago con el sistema financiero del estado. Debido a la automatización, actualmente es posible trabajar en un sistema de inteligencia de negocios. La implementación de la firma electrónica para la entrega de oferta involucra cambios en los modelos de pliegos implementados por el INCOP. No es lo mismo presentar ofertas físicamente que de forma electrónica.

Convocatoria 1 día Aclaraciones 10 días Envío de Ofertas 15 días Análisis de Ofertas 10 días Adjudicación 1 día Firma de Contrato 5 días Convocator ia 3 días Entrega propuestas 48 días Análisis propuestas 10 días Aclaracione s 5 días Adjudicació n 10 días Notificación resultados 3 días Informes Previos 15 días Firma Contrato 20 días 114 DÍAS 42 DÍAS Elaborar pliegos y resolución 1 día Contratar 1 día 9 DÍAS Licitación antes LONSCP Licitación actual Subasta inversa electrónica Catálogo electrónico 2 DÍAS Convocatoria 1 día Aclaraciones 2 días Envío de O. Técnica 2 días Calificación 1 día Puja 1 día Adjudicación – Firma contrato 2 días Resultados

Conclusiones y recomendaciones Indudablemente las ventajas de procesos con transacciones electrónica son mucho mejores que lo llevado en papel. El uso de papel siempre involucra un control de documentación, lo que implica doble trabajo Lamentablemente, aún cuando se tiene la posibilidad de manejar la contratación pública electrónicamente, paralelamente se continúa llevando un registro en papel. En Ecuador según la ley de comercio electrónico, todo documento firmado electrónico tiene el mismo sustento legal que el documento físico, sin embargo hasta el momento todavía se obliga a tener documentación física. Con la implementación de la firma electrónica, es necesario capacitar al personal para que conozcan el uso de esta herramienta y las ventajas que tiene el uso de esta tecnología. Para los usuarios el uso de la firma electrónica debe ser lo más intuitivo posible a fin de no causar resistencia en su uso.