Nueva Administración Delegada Presentación de la aplicación Sevilla, Mayo 2009

Administración Delegada 2 La administración del en un entorno corporativo Distribución de documentación Buenas prácticas de administración Ruegos y preguntas Agenda

Administración Delegada 3 La administración del en un entorno corporativo

Administración Delegada 4 Introducción El Proyecto ARIES establece un Registro de Entrada y Salida unificado para toda la Junta de Andalucía: Interconexión informática entre los registros de Entrada/Salida de todos los organismos: Comunicación entre el registro por el que entra el documento y el registro o registros del órgano son las siglas de Andalucía Registro Integrado Entrada/Salida. Algunas cifras de interés: Se procesan diariamente unos asientos de entrada y unos de salida. Alrededor de 38 millones de Registros de Entrada, y más de 21 millones de Registros de Salida, desde la puesta en funcionamiento. En la actualidad, hay más de usuarios registrados en las cerca de oficinas de registro creadas en el sistema.

Administración Delegada 5 Origen de la Administración Delegada Necesidad de “delegar” ciertas tareas administrativas del sistema: Cientos de Oficinas de Registro, pertenecientes a las distintas Consejerías y Organismos de la Junta de Andalucía. Distintos tipos de usuarios, en función de las tareas que desempeñan en relación al Registro. Agilidad en las tareas de administración en el día a día, evitar cuellos de botella que puedan paralizar una Oficina de Registro. Instauración de la figura del Administrador Delegado y de la herramienta de Administración. Autonomía del Organismo para acometer cambios.

Administración Delegada 6 Definición de la Administración Delegada ¿Qué tareas se delegan? Mantenimiento de las Oficinas de Registro: alta/baja/modificación de los usuarios. Mantenimiento de la estructura de Unidades Administrativas: alta/baja/modificación de las unidades, incluyendo listas de distribución. Mantenimiento de los “tipos de asuntos”. Solamente se actúa sobre los objetos donde tenemos otorgada administración. ¿Qué es? Es una aplicación que posibilita a los administradores gestionar ciertas tareas dentro del Herramientas complementarias para el control y gestión: Control de cambios (auditoría), informes, anulación de recepciones de documentos erróneas, etc…

Administración Delegada 7 Administración Delegada actual Aplicación publicada y accesible mediante Terminal Services: Requiere usar el “Escritorio Remoto” en un sistema operativo como Windows XP. Dejará de dar servicio al entrar en producción la nueva Administración.

Administración Delegada 8 Nueva Administración Delegada Desarrollada íntegramente en la Software Factory de “Informática el Corte Inglés” en Sevilla. Aplicación 100% Web: basta un navegador para trabajar. Sustituye a la anterior, su despliegue será igualmente en alta disponibilidad, y con balanceo de carga, para asegurar el servicio. Aporta mejoras en todas las áreas, las principales a destacar: Gestión de grupos de distribución. Gestión unificada de usuarios, incluyendo: Incorporación de los “usuarios mixtos”. Desactivación de usuarios. Información detallada al administrador en todo momento: mensajes sobre validación de datos, etc… Ayuda en línea. Interfaz agradable, intuitiva y funcional. Todo a mano.

Administración Delegada 9 Nueva Administración Delegada Acceso a la aplicación y área de trabajo:

Administración Delegada 10 Gestión de Oficinas de Registro (I) Cubre el mantenimiento de las Oficinas de Registro sobre las cuales hemos recibido privilegios administrativos: Lista ordenable de Oficinas, para localizarlas por Código, Nombre, Entidad Registral, etc… Pemite, una vez seleccionada una Oficina concreta, el alta/baja/modificación de los usuarios que pertenecen a la misma.

Administración Delegada 11 Gestión de Oficinas de Registro (II)

Administración Delegada 12 Gestión de Oficinas de Registro (III) Gestión unificada de usuarios: Todos los distintos perfiles posibles para un usuario se asignan desde una misma pantalla. Dos tipos básicos de usuarios: Usuario presencial: el habitual, usuario para una persona real, que registra a través presencial. Usuario de Intranet: un usuario reservado para aplicaciones internas de las Consejerías, que registran mediante Servicios Web. Para cada libro, tres posibles permisos asignables: Ninguno. Consulta. Registro.

Administración Delegada 13 Gestión de Oficinas de Registro (IV) Gestión unificada de usuarios (continuación): En función de los permisos sobre los libros, podemos establecer los siguientes perfiles: Usuarios de Registro: permisos de registro sobre ambos libros, o bien solamente sobre uno de ellos y ningún permiso sobre el otro. Usuarios Mixtos: aquellos que poseen permisos de registro sobre un libro, y de consulta sobre el otro. Usuario de Consulta: a lo sumo posee consulta, bien sobre alguno de los libros, bien sobre ambos, o ningún permiso sobre libro alguno (caso usuario de “Sólo consulta distribución”). Por defecto, un usuario no tendrá permisos sobre los libros (hasta que se le asignen), es decir únicamente podrá consultar su bandeja distribución. Los usuario de Intranet son especiales, en base a la funcionalidad de los WS. Deben poseer Registro sobre al menos un libro, no es aplicable el perfil de consulta o mixto. Lista de usuarios ordenable, por nombre y por tipo de usuario.

Administración Delegada 14 Gestión de Oficinas de Registro (V) Usuarios:

Administración Delegada 15 Gestión de Oficinas de Registro (VI) Permisos genéricos:

Administración Delegada 16 Gestión de Unidades Administrativas (I) Cubre el mantenimiento de la estructura de Unidades Administrativas: Alta/baja/modificación de las unidades en el árbol de la Junta. Listas de distribución asociadas a las unidades. Solamente de la(s) rama(s) sobre la(s) que tenemos otorgada administración. Desactivación Vs. Eliminación de unidades: Sólo se pueden eliminar unidades no referenciadas en algún asiento de E/S. Por ejemplo, tras equivocarnos al dar alguna de alta. Al desactivar una unidad, ésta ya no se puede emplear en un nuevo registro, pero si como criterio de búsqueda de asientos ya grabados. Lista de unidades ordenable por varios criterios: código (uid), nombre, abreviatura, etc…

Administración Delegada 17 Gestión de Unidades Administrativas (II) Unidades Administrativas

Administración Delegada 18 Gestión de Unidades Administrativas (III) Unidades Administrativas

Administración Delegada 19 Gestión de Tipos de Asuntos(I) Los asuntos que se definan, son de aplicación en las oficinas administradas. Por defecto, se muestran los asuntos propios de las oficinas que administramos, con la opción de mostrar todos los definidos (unos actualmente). Posibilidad de asociar una unidad administrativa a un tipo de asunto, para que se complete automáticamente el destino (para las entradas) o el origen (para las salidas). Lista ordenable: por código, nombre del asunto.

Administración Delegada 20 Gestión de Tipos de Asuntos(II) Asuntos

Administración Delegada 21 Generación de Informes Generación de distintos listados de usuarios por tipo, en formato PDF. Información solo de usuarios de oficinas que administramos. Agrupados por oficinas de registro. Incluyendo: Nombre de usuario Nombre y apellidos. Descripción u observaciones, en caso de haberlas.

Administración Delegada 22 Herramientas: Control de Cambios (I) Permite buscar registros en base a distintos criterios y comprobar que cambios se han producido en un asiento, desde el momento en que fue grabado. Es una auditoría, que reporta la siguiente información: Usuario que origina el cambio. Valor antiguo y nuevo valor de campo modificado. Fecha y hora del cambio. Posibilidad de generar un informe de los cambios en formato PDF.

Administración Delegada 23 Herramientas: Control de Cambios (II) Control de cambios.

Administración Delegada 24 Herramientas: Anular Recepción de Registros (I) Permite buscar registros que han sido recepcionados por error, y anular dicha recepción. Puede anular tanto un administrador de la Oficina de Registro de origen, como uno de la Oficina receptora. Un registro cuya recepción ha sido anulada, puede volver a ser recepcionado.

Administración Delegada 25 Herramientas: Anular Recepción de Registros(II) Anulación de registros recepcionado.

Administración Delegada 26 Distribución de documentos

Administración Delegada 27 Distribución ¿Qué es la distribución de documentos? La función de distribución reparte los registros o anotaciones que llegan a una oficina entre los usuarios a quienes van dirigidos. Los usuarios anteriores, han de ser definidos en la lista de distribución de una unidad administrativa. El administrador es el encargado de gestionar las listas de distribución. Permite tener constancia de cuando se ha completado un asiento con destino a su unidad administrativa. La distribución se aplica al Libro de Entradas y es automática, pero para que se realice, debe tenerse en cuenta: El registro tiene que estar completo, es decir, al menos debe tener datos en los campos Origen o Remitente, Destino, y Resumen o Tipo de asunto. La unidad administrativa de destino del registro debe tener una lista de distribución asociada.

Administración Delegada 28 Distribución actual La funcionalidad de la distribución actual, permite establecer dos tipos de distribución: A nivel de usuarios (la más extendida): El registro se distribuye a cada usuario en la lista individualmente. Si un usuario acepta un registro, y hay algún otro en la misma lista de distribución, el asiento permanece pendiente para este segundo usuario. A nivel de Oficinas de Registro (muy poco habitual): Es la propia Oficina, y no usuarios individuales los que son adscritos a una lista de distribución. Por tanto, implica incluir a todos los usuarios en bloque de una oficina como potenciales destinatarios de distribución. Los cambios de estado se propagan: por ejemplo, cuando un usuario de la oficina acepta un asiento, el mismo dejará de estar pendiente para los demás usuarios.

Administración Delegada 29 Distribución: Ampliación de funcionalidades con la Nueva Administración Distribución a nivel de grupos de distribución. Se permite la convivencia entre distribución a grupos y a nivel de usuario, pero con restricciones: Siempre que sea posible, se optará por establecer la distribución a nivel de grupo, en vez de listas con múltiples usuarios. En estos casos, se habilitan mecanismos para evitar situaciones de “doble distribución”. La distribución a nivel de Grupo, permite cierta “retroactividad” en el acceso a material ya distribuido. La distribución a nivel de Oficina, solo se mantiene para listas de distribución “heredadas”: La distribución a Grupos implementa todas las ventajas de ésta, con mayor flexibilidad si cabe, y ninguno de sus inconvenientes.

Administración Delegada 30 Herramientas: Gestión de Grupos (I) Permite establecer y gestionar grupos de distribución. Grupos de distribución: Conjunto de usuarios seleccionados por el administrador, destinatarios de apuntes de distribución. Amplía la funcionalidad de la distribución Los grupos, una vez establecidos, son vinculados a las listas de distribución de las Unidades Administrativas de manera automática. Existirá un único grupo de distribución posible por Unidad Administrativa. Los cambios de estado se propagarán: por ejemplo, cuando un usuario del grupo acepta un asiento, el mismo dejará de estar pendiente para los demás usuarios. En el historial de distribución, se refleja que usuario de un grupo cambia el estado de un asiento, al aceptarlo, rechazarlo, etc....

Administración Delegada 31 Herramientas: Gestión de Grupos (II) Establecer un grupo de distribución, pasos: Localizar la unidad: navegaremos por el árbol de unidades, hasta localizar la que interesa, y sobre la cual hemos de tener privilegios de administración (directos, o heredados, por la rama a la que pertenece). Alta del Grupo: Nombre pre-establecido: “Grupo –” + Siete primeros caracteres del nombre de la unidad + Código de la unidad administrativa asociada. Ejemplo: Grupo – CONSEJE 2110/00100/00000 Poblar el Grupo, incorporando usuarios. La distribución queda establecida. Se puede modificar el colectivo de usuarios que pertenece al grupo, pero el mismo como tal ya no puede ser eliminado.

Administración Delegada 32 Herramientas: Gestión de Grupos (III) Gestión de Grupos.

Administración Delegada 33 Herramientas: Gestión de Grupos (IV) Gestión de Grupos.

Administración Delegada 34 Buenas prácticas de administración

Administración Delegada 35 Buenas prácticas de administración (I) Administrador delegado y operador de registro a la vez: Recomendable en general cuentas separadas: La de administración para las tareas exclusivamente administrativas. La de operador, para las tareas cotidianas de registro de documentación. Casos especiales. Avisar a proyecto.aries en caso de traslado del administrador a un nuevo destino, o cese en sus funciones, para la tramitar la baja. Las cuentas de usuarios son: nominales, individuales, no compartibles o transferibles. Políticas de concesión de permisos: alta siempre en función de la tarea real que luego desempeñe. Políticas de contraseñas: Contraseña inicial. Cambio de la misma y recomendaciones sobre calidad de la contraseña.

Administración Delegada 36 Buenas prácticas de administración (II) Nombre de usuario Descartar el uso de iniciales. Emplear nombre del correo corporativo. Incluir en los detalles información útil del usuario (nº de teléfono corporativo, etc..) Generar periódicamente listados de los usuarios de las oficinas que administramos. Como proceder cuando un usuario se traslada: Dentro de la propia Consejería: mover de una oficina a otra A otra Consejería u Organismo: baja en origen, nueva alta en destino. Comprobar periódicamente la sección para administradores en Plutón ( ) : Manuales y notas de versión. Presentaciones. Otra documentación de referencia.

Administración Delegada 37 Buenas prácticas de administración (III) Codificación de Unidades Administrativas: Seguir el documento de codificación recomendada, también disponible en Plutón. Informar al usuario de los recursos de que dispone: Ayuda online desde la propia aplicación, mediante el botón “Ayuda”, accesible desde todas las pantallas de la aplicación. Curso online, también accesible desde la aplicación, mediante el botón “Cursos”. Sección de “documentos para usuarios” en Plutón. Atención al usuario, mediante HelpDesk de Informática el Corte Inglés

Administración Delegada 38 Acceso dispone de un entorno de formación, donde ya se ha desplegado la nueva Administración Delegada: De igual modo, se dispone de presencial para formación:

Administración Delegada 39 Acceso en Producción Llegada la fecha de la puesta en producción, y sin perjuicio de otras localizaciones donde también se habilitará el acceso a la Administración Delegada, habrá un acceso disponible desde el presencial, cuya dirección está de sobra difundida:

Administración Delegada 40 Tras la puesta en Producción… Hay que trasladar todas las posibles consultas, dudas o problemas técnicos que pudieran surgir con la nueva Administración directamente a:

Administración Delegada 41 Ruegos y preguntas

Administración Delegada 42 FIN Gracias.