Objetivo Dar a conocer al personal bibliotecario de la RIB, que se encarga del descarte, el procedimiento, consideraciones y finalidad de esta actividad.

Desarrollo de las colecciones Es el proceso superior de administración de la colección, planificado y complejo, conformado por varias tareas, entre las cuales se encuentran la selección, adquisición, evaluación y descarte.

Evaluación de la Colección La evaluación de las colecciones mediante el uso de métodos y modelos cuantitativos y cualitativos, permite saber si el acervo de la biblioteca responde a las necesidades de información de sus usuarios y si efectivamente todas las materias y temas de los programas de estudio están representados.

Es la función relacionada con la selección, revisión, depuración, retiro y descarte o selección negativa de los títulos de la colección. La revisión del acervo es una actividad constante y continua, con el propósito de identificar los temas demandados por los usuarios. yUbicar los títulos más solicitados y sus condiciones físicas, ya que aún cuando el acervo sea muy solicitado y éste se encuentra en malas condiciones, hay que considerar el proceso de descarte o en su defecto restaurarlo. Evaluación de la Colección

¿PARA QUE SIRVE? Evaluar la carencia temática de ciertos títulos. Localizar los títulos que permanecen “intactos”. Localizar los títulos que tienen varios ejemplares y no tienen demanda. Establecer la política de dejar 2 ejemplares, seguir observando su movimiento. Evaluación de la Colección

¿Qué es el Descarte? Se entiende por descarte, a la remoción de una unidad de la colección activa de la biblioteca, con el propósito de desincorporarla o de enviarla a un depósito. Ruiz Gómez, Alfonso. (2003). Estrategia de Descarte de Libros y Revistas en el Centro de Informática y Documentación en Salud Pública. Departamento de Salud Pública, Centro Universitario de Ciencias de la Salud.

¿Qué es el Descarte? (Sánchez Toro). Es el retiro definitivo que se hace de una publicación o documento de una colección determinada. Se entiende por descarte, el retirar material documental de la colección vigente de la biblioteca. (El Descarte Bibliográfico. Red Estatal de Bibliotecas Públicas de Jalisco)

¿Para qué descartar? Principalmente, para tener una biblioteca con colecciones completas y de reciente edición, apegadas a los planes y programas de estudio vigentes. Para optimizar los espacios de la biblioteca. Para que la especialización de la biblioteca se conserve al día. Para seleccionar las obras que necesitan repararse, encuadernarse, reemplazarse, etc.

¿Quién interviene? ÁREAACTIVIDAD Personal bibliotecarioEvaluación de la colección y gestionar el proceso. AcademiasAnalizar y autorizar la baja de ejemplares susceptibles a ser descartados. Dirección de Recursos Materiales y Servicios Recepción del acervo descartado. Dirección de BibliotecasEliminación de ejemplares descartados, a través del Sistema Automatizado de gestión Bibliotecaria Aleph 500.

por lo menos una vez al año Programarlo por lo menos una vez al año, o determinar un periodo específico de acuerdo a las necesidades de cada biblioteca. no suspender el servicio. Planear la fecha en que se llevará a cabo, a fin de no suspender el servicio. Trabajar por áreas y/o colecciones. Planeación del Descarte

Recomendaciones No descartar los considerados “clásicos”, o “históricos” en las diversas áreas del conocimiento. También es importante considerar que no se deben retirar, los que no tengan sustitución.

Títulos de gran valor para la investigación. Títulos insustituibles. Títulos de interés local. Recomendaciones

1.- Información obsoleta Materiales cuya fecha de edición sea mayor a 10 años. 2.- Contenido inexacto y de poco valor Materiales con contenidos tratados de forma superficial. 3.- Contenido acumulativo Ejemplos: anuarios y directorios. 4.- “Formato” obsoleto e incompatibilidad del equipo disponible Ejemplos: cintas, videos, discos. De ser posible, migrar los contenidos a otro formato, siempre y cuando la información sea útil para los usuarios. Consideraciones para Descartar

5.- Material incompleto. Revistas, fascículos sueltos o descontinuados, que por falta de continuidad en la numeración, ya no representan la importancia del conjunto. Ejemplos: Revistas y periódicos, enciclopedias, anexos de libros. *Es importante precisar que la importancia de las PUBLICACIONES PERIÓDICAS, radica en su “ACTUALIDAD”. 6.- Materiales no utilizados Que no han sido utilizados en los últimos 5 años (ni en sala, ni a domicilio). Tomar en cuenta algunos temas que pierden vigencia, por ejemplo: computación, libros de texto, leyes e impuestos. Materiales que están en bodega, pendientes de procesar y de ser puestos en servicio, siempre y cuando ya no sean útiles para los usuarios. Solicitar al Departamento de Operación de Bibliotecas y Desarrollo Normativo, un reporte de uso de la colección. Consideraciones para Descartar

7.- Material dañado, por agentes físicos y /o ambientales: De edición: mala impresión, encuadernación muy rústica, papel resquebrajado, entre otros. Mal uso: mutilados, desencuadernados, rayados, sucios y que no tienen posibilidad de ser reparados. Deterioro por agentes naturales y por el transcurso del tiempo: hongos, humedad, papel ácido (amarillento), apolillados, mojados, etc. 8.- Materiales que no sean pertinentes al nivel de usuario, esto es: No deben ser altamente especializados si la comunidad no los requiere. Ni de bajo nivel, si la comunidad es altamente especializada. Consideraciones para Descartar

9.- Duplicados excesivos: Materiales que sobrepasan el número de copias, con respecto a usuarios que hacen uso de ellos. *Nota: las excepciones serán para títulos de alto uso. **En el caso de revistas, es recomendable conservar un fascículo por número publicado Donaciones: Materiales que se reciben por donación, sin previa selección del bibliotecario y que contengan información irrelevante para la comunidad Idioma: Materiales que estén publicados en idiomas diferentes a los que domina la comunidad. Consideraciones para Descartar

Como parte del apoyo de la Dirección de Bibliotecas, se podrá solicitar un reporte de material no utilizado con base en el sistema Aleph 500, ya que a través de la información emanada, se determinará si se retira o no el material de la estantería por nulo uso. La Dirección de Bibliotecas, apoya esta actividad, mediante un reporte que genera el SAGEB Aleph 500, donde se visualiza el material no utilizado o con poco uso, con base en ello se evaluará si se descarta o no dicho material. Procedimiento del Descarte en la Red Institucional de Bibliotecas del IPN

Derivado de que el acervo documental con el que se cuenta en las bibliotecas se considera patrimonio de la Nación, es de suma importancia contar con la evidencia documental que justifique la salida del acervo de la biblioteca. En este sentido, es de suma importancia llevar a cabo los siguientes pasos: 1.Planearse como parte sustantiva de las actividades de la biblioteca, por lo menos una vez al año y considerar lo siguiente: Procedimiento del Descarte en la RIB

a)Elegir el periodo, considerando: meses en que se reciben nuevas adquisiciones, periodos vacacionales, etc. b)“Evaluación de la colección”. c)Solicitar a Dirección de Bibliotecas, un reporte que contenga el listado de “MATERIALES NO UTILIZADOS”, es decir que no cuenten con registros de prestamos en sala ni a domicilio. d)Enviar listado de material susceptible de descarte a las Autoridades y Academias, para solicitar Vo.Bo. Procedimiento del Descarte en la RIB

2. Preparación (solicitar: cajas, hilo, equipo de cómputo, coordinar al personal, etc.) 3.Hacer barrido de la colección y separar de la estantería. Procedimiento del Descarte en la RIB 4.Requisitar el formato: 2RLD.

5.A través del módulo de catalogación del sistema Aleph 500, colocar el estatus de: ”en descarte” a todos los códigos de barras, para que éstos ya no se desplieguen en el Catálogo Público (OPAC). Procedimiento del Descarte en la RIB Nota: esta actividad se realiza ÚNICAMENTE si el acervo descartado está registrado en el sistema Aleph 500. En caso de que el acervo a descartar NO esté dado de alta en el sistema, no deberá registrarse, toda vez que implica trabajo innecesario para el personal de procesos técnicos.

6.Colocar acervo descartado en cajas de archivo y pegar relación de lo que contiene cada caja (Formato 2RLD). 7.Elaborar el ACTA en el formato llamado: “DICTAMEN DE AFECTACIÓN” con los totales y firmas. Procedimiento del Descarte en la RIB

8.Elaborar oficio dirigido al titular de la “Dirección de Recursos Materiales y Servicios”, con atención al Jefe de la “División de Infraestructura Física”, a fin de contar con una fecha para la recepción del material descartado. Nota: Marcar copia a la persona responsable de la Dirección de Bibliotecas (para conocimiento). 9.Para efectos del Reporte Mensual de Información Bibliotecaria Institucional (RMIBI), es de suma importancia adecuar las cifras de títulos y volúmenes en “Existencia Total”, una vez que el acervo ya no se encuentre físicamente en la biblioteca. Nota: esta actividad se realiza, ÚNICAMENTE si el acervo descartado se contabilizaba en la existencia total del RMIBI. Procedimiento del Descarte en la RIB

10.Solicitar mediante oficio a la Dirección de Bibliotecas, la baja del acervo descartado del sistema Aleph 500. Nota: Anexar en CD, relación en formato Excel con los números de adquisición descartados. 11.Verificar la Baja.

Conclusiones Es importante considerar que es una actividad fundamental en las bibliotecas. Que se rige bajo una normatividad Institucional, por tal motivo se deberá ser cuidadoso al realizar el descarte sin omitir los pasos que se han expuesto, debido a que puede traer acciones legales por parte del Instituto. Descartar mejor el nivel de circulación de la colección. La estantería mejora su aspecto. Se pueden localizar más rápido los materiales pertinentes y vigentes que el usuario requiere. Existen ciertas resistencias y temores que impiden a los bibliotecarios la realización del descarte de materiales, situación que no debe darse siempre que se realice con rigurosidad y apegados a la normatividad politécnica.

Ruiz Gómez, Alfonso. (2003). Estrategia de Descarte de Libros y Revistas en el Centro de Informática y Documentación en Salud Pública. Departamento de Salud Pública, Centro Universitario de Ciencias de la Salud. Saúl. Política de descarte en la biblioteca, Mls. Universidad de puerto rico. Disponible en: ​ Bibliografía