Descripción del Proceso “Organizar una Excursión” JUAN ANTONIO MEDINA MONTESDEOCA KEVIN MANUEL SÁNCHEZ ARAÑA

Índice  Descripción del proceso.  Planificación del proceso.  Mejora de la gestión del proceso.  Implementación del proceso.  Seguimiento y control del proceso.  Conclusiones.  Fuentes consultadas.

Descripción del proceso: Organizar una Excursión  Entorno  Grupo de amigos  Miembros  4  1 Miembro más experimentado  3 Con menos experiencia  Objetivos  Organizar caminata a Güigüi  Ida por carretera  Vuelta por vía marítima

Descripción del proceso: Alcance  Desde  Punto de reunión para su organización  Hasta  Vuelta al lugar de origen tras haber finalizado la excursión

Descripción del proceso: Tareas  Proponer la Excursión  Toma de Decisiones  Organizar Trayecto a través de vehículos  Organizar Trayecto a pie  Organizar Salida y Llegada  Organizar Actividades  Recaudar Dinero  Realizar Pagos  Salida  Caminata  Actividades  Vuelta

Descripción del proceso: Diagrama de tareas

Planificación del proceso: Plan de Trabajo LetraDuración (Día/s)Nombre de la tareafPersonas que lo realizan A 1Proponer la excursión 4 Personas del grupo de amigos B 1 Toma de decisiones acerca de la excursión 4 Personas del grupo de amigos C 1 Organizar trayecto a través de vehículos 1 Persona del grupo de amigos D 1Organizar trayecto a pie 1 Persona del grupo de amigos E 1 Organizar salida y llegada 1 Persona del grupo de amigos F 1Organizar actividades 1 Persona del grupo de amigos G 7Recaudar dinero 2 Personas del grupo de amigos H 7Realizar pagos 2 Personas del grupo de amigos I 0.15Salida 4 Personas del grupo de amigos J 0.5Caminata 4 Personas del grupo de amigos K 0.2Actividades 4 Personas del grupo de amigos L 0.15Vuelta4 Personas del grupo de amigos

Planificación del proceso: Calendario PERT

Mejora de la gestión del proceso: Iniciativas de mejora del Proceso  Gestión del Conocimiento  Modelado del proceso de Negocio  Hoja de tareas prestablecidas y en orden  Conocimientos abarcados (organización, transporte, excursiones, lugar, actividades,…)  Aprendizaje del Proceso de Negocio  Recursos Miembro con más experiencia Contenido web acerca del tema

Mejora de la gestión del proceso: Iniciativas de mejora del Proceso  Gestión del Conocimiento  Soporte del Proceso de Negocio  Recursos Base de Datos con información del Proceso Dispositivos Móviles  Ejecución del Proceso de Negocio  Soportes que nos permiten automatizar el proceso:  GPS  Métodos de pago on-line  Aplicaciones con eventos programados

Mejora de la gestión del proceso: Iniciativas de mejora del Proceso

Mejora de la gestión del proceso: Nuevos Datos del Proceso  Objetivo del proceso  Realizar una excursión asegurando un alto grado de satisfacción en todos los miembros que formen parte del proceso  Nivel de aceptación del resultado  Escala del 0 al 10  Nivel de aceptación del resultado  7.

Implementación del proceso

Seguimiento y control del proceso: Tecnología empleada en el proceso  Proponer la excursión:  Software de mensajería instantánea: Nos permite comunicarnos de manera rápida para concertar la cita en la que se propondrá la excursión  Toma de decisiones acerca de la excursión:  Software de edición de texto: Nos permite recopilar información acerca de las decisiones acordadas  Organizar trayecto a través de vehículos:  Software de gestión de correo electrónico: Ponernos en contacto con las empresas encargadas del transporte  Navegador web: Encontrar y buscar información acerca de las empresas de transporte

Seguimiento y control del proceso: Tecnología empleada en el proceso  Organizar trayecto a pie:  Google Maps: Planificar las rutas de la excursión  Organizar salida y llegada:  Software de mensajería: Nos permite comunicarnos con todo el grupo para establecer las horas de salida y llegada de la excursión  Organizar actividades:  Navegador web: Buscar información de las actividades que se puedan realizar.  Software de mensajería instantánea: Nos permite comunicarnos para establecer quién se encarga de cada actividad y sus materiales correspondientes

Seguimiento y control del proceso: Tecnología empleada en el proceso  Recaudar dinero:  Software de gestión de cobro: Control mediante una base de datos y alertas vía e- mail que los cobros se están realizando  Realizar pagos:  Software de gestión de pagos: Nos permite controlar y realizar los pagos  Salida:  Aplicación móvil con acceso a base de datos: Control de los miembros presentes en la salida accediendo a una base de datos donde se encuentren registrados

Seguimiento y control del proceso: Tecnología empleada en el proceso  Caminata  GPS: Nos permite comprobar que se está realizando el recorrido establecido  Actividades:  Aplicación móvil con acceso a base de datos: Nos permite controlar que se realizan las actividades programadas  Vuelta:  Aplicación móvil con acceso a base de datos: Control de los miembros presentes en la vuelta accediendo a una base de datos donde se encuentren registrados

Seguimiento y control del proceso: Tecnología para la metodología pKM  Aprendizaje previo:  Formulario Google: Nos permite comprobar el grado de aprendizaje de cada miembro  Valoración Final:  Sistema de votación electrónica: Nos permite controlar la valoración de los miembros que realizan la excursión

Seguimiento y control del proceso: Indicadores de seguimiento  Cuestionario para el correcto aprendizaje:  Nos permite mejorar la calidad del proceso, haciendo que los miembros estén mejor preparados de cara a la excursión.  Control de asistencia de salida y vuelta:  Nos permite mejorar el proceso ya que tenemos un control total de los miembros y su asistencia.

Seguimiento y control del proceso: Indicadores de seguimiento  Control mediante GPS:  Nos permite mejorar la calidad del proceso, controlando en cada momento que se realiza la ruta exacta a la planeada y la posición en cada instante.  Control de actividades:  Mejora la calidad del proceso, controlando que se realizan todas las actividades programadas.  Cuestionario de valoración final:  Nos permite mejorar la calidad del proceso en siguientes realizaciones a través de una encuesta online de los participantes.

Seguimiento y control del proceso: Mecanismos de control  Control mediante alertas vía de los cobros y pagos:  Nos permite reducir los tiempos de comunicación entre los miembros, ya que todos serán avisados a la vez de los cobros.

Conclusiones Como conclusiones, tras la realización del conjunto de las actividades hemos de destacar los siguientes puntos:  Conocimiento necesario para aplicar la Gestión por Procesos.  Aprendizaje de la Metodología basada en la Gestión del Conocimiento: PKM Suricata.  Importancia de la mejora continua en los procesos de las organizaciones.  Uso de documentos específicos formalizar todo el proceso.  Importancia del cambio en el entorno actual.  Caso real en el cuál desarrollar la metodología completa.

Fuentes Consultadas  Apuntes de la asignatura.  Información relacionada con la Gestión por Procesos en las organizaciones.  Metodología pKM Suricata.  Documentación relacionada con el diagrama PERT.

FIN  ¿ALGUNA PREGUNTA?