PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA LUZ DARY CHAVARRIA DAVID Coordinadora

MAPA DE PROCESOS GESTION ADMINISTRATIVA MAPA DE PROCESOS GESTION ADMINISTRATIVA Gerenciamiento GESTION ADMINISTRATIVA Mercadeo y Ventas Gestión financiera Gestión Administrativa Informática y conectividad Gestión del Humana GESTIÓN DE RECURSOSDIRECCIÓN RECURSOS Requisitos de los clientes REALIZACIÓN Medición y análisis y mejora Satisfacción de los clientes Recursos Físicos: Compras Contratación con terceros Administración del Riesgo: Identificación Aseguramiento Plan de contingencia

GESTIÓN ADMINISTRATIVA SUBPROCESOS GESTION DE RECURSOS GESTION DE RIESGOS

GESTIÓN ADMINISTRATIVA OBJETIVOS Realizar una adecuada administración de los recursos físicos de la organización buscando mantener relaciones comerciales de mutuo beneficio que permitan el logro de los objetivos organizacionales. Gestionar y controlar eficazmente los riesgos para garantizar resultados concordantes con los objetivos de la organización.

GESTIÓN ADMINISTRATIVA OBJETIVOS ESTRATEGICOS Garantizar la excelencia en la atención y servicio a los grupos de interés. Garantizar que las relaciones comerciales sean de mutuo beneficio. Contribuir al desarrollo económico y social de las comunidades.

GESTIÓN ADMINISTRATIVA INDICADORES Satisfacción de los proveedores (Encuesta). Evaluación y calificación de los proveedores. Seguimiento compras. Generación de empleo local.

GESTIÓN ADMINISTRATIVA INTEGRANTES Coordinador (1) Auxiliar de Archivo (1) Auxiliar de Mensajería (1) Auxiliar de servicios - Recepción (1) Auxiliar de servicios generales - Aseo (2)

GESTIÓN ADMINISTRATIVA COORDINADOR DEL PROCESO Coordinar las compras Análisis de cotizaciones Elaboración y control de contratos con terceros Manejo de pólizas de seguros Inventario muebles y enseres Seguimiento a indicadores Elaboración Matriz de riesgos (Identificación, calificación, seguimiento).

GESTIÓN ADMINISTRATIVA AUXILIAR DE ARCHIVO Manejo de archivo Manejo de correspondencia Servicio de fax Servicio de fotocopias Organizar las diligencias de mensajeria Objetivo: Salvaguardar los documentos que hacen parte de la historia de la organización, garantizando su disponibilidad y control.

GESTIÓN ADMINISTRATIVA AUXILIAR DE SERVICIOS - PORTERIA Contestar el conmutador y direccionar las llamadas telefónicas Recibir, anunciar y guiar a los visitantes Recibir, registrar y distribuir la correspondencia Recaudo de servicios públicos, reporte a cada sistema, cuadre diario y entrega a financiero Impresión de facturas de servicios públicos a los usuarios Recarga de toner Objetivo: Atender oportuna y satisfactoriamente a los usuarios de la organización.

GESTIÓN ADMINISTRATIVA AUXILIAR DE SERVICIOS - MENSAJERIA Realizar las diligencias presentadas Colaborar con las actividades del archivo Reparaciones varias (lámparas, muebles, etc.) Mantenimiento de prados (parqueadero) Objetivo: Realizar oportunamente las diligencias presentadas con la prioridad establecida por la organización.

GESTIÓN ADMINISTRATIVA AUXILIAR DE SERVICIOS - ASEO Realizar actividades de aseo en general Arreglo de cafeteras Arreglo de cocina, neveras y microhondas Colaborar en la portería Objetivo: Realizar adecuadamente las actividades planteadas en el cronograma establecido por la organización.

Las compras son responsabilidad del Proceso de Gestión administrativa y del Gerente operativo, director o coordinador del proyecto. La base para las compras de productos y servicios es el presupuesto. La evaluación de los proveedores se debe realizar entre los Gerentes operativos, Directores o coordinadores de proyectos, con la coordinación del proceso de Gestión administrativa. Los contratos solo podrán ser firmados por el Gerente general o por el representante legal suplente. POLITICAS COMPRAS Y CONTRATACION

El responsable del seguimiento a los contratos es el Proceso de Gestión administrativa y el Gerente operativo, Director o coordinador del proyecto. Se solicitaran pólizas dependiendo del monto, tipo y tiempo del contrato. Los contratos realizados se deben ajustar a los modelos establecidos en el procedimiento. Todo proveedor y contratista debe ser evaluado según lo establecido en el procedimiento. No se firmaran contratos sobre hechos cumplidos.