SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL PROYECTO SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL Málaga – Sevilla Madrid ( Spain ) Herndon , VA (USA) © AT4 wireless 2009

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SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL AT4 Wireless Soporte de los documentos de archivo en At4 wireless Hay que tener en cuenta que tanto la documentación papel como la electrónica es susceptible de cambiar en un momento dado de formato, lo que da lugar a duplicidades ya que: Documentos que nacen electrónicos se convierten en papel para su autentificación. Como contratos, NDAs, facturas, procedimientos, documentos de Gescom, correos electrónicos. 2 Documentos que ingresan en papel como facturas, información de clientes, documentación de apoyo informativo, noticias..... pueden convertirse en electrónicos al digitalizarlos. 3 Datos en una base de datos que se convierten en documentos electrónicos o papel. 4 Aplicaciones informáticas que recogen los distintos pasos de un trámite o workflow como ocurre en Gescom y la Intranet pueden convertirse en papel si se imprimen los datos de la aplicación en los distintos formatos de informe. © AT4 wireless 2009

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SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL AT4 Wireless EXPURGO TRANSFERENCIAS EXPURGO TRANSFERENCIAS Expurgo *ARCHIVO DE GESTIÓN – Archivo que reúne la documentación en periodo de creación o que tiene una continúa utilización y consulta. **ARCHIVO INTERMEDIO – Archivo que reúne la documentación transferida desde el archivo de gestión cuando los documentos están finalizados y su consulta no es constante. ***ARCHIVO HISTÓRICO – Es el archivo al que se transfiere desde el archivo intermedio la documentación que debe conservarse permanentemente. En este cuadro se contemplan las distintas fases de los documentos : Documentación viva (archivo de gestión) documentación semi-viva (archivo intermedio) documentación muerta (archivo histórico) Los documentos vivos son los que tienen valores : informativos, de gestión, legales y fiscales. Con el tiempo esos valores desaparecen. En el archivo histórico se guardaran aquellos documentos que conserven un valor informativo, todos los que no lo tengan deben ser expurgados siguiendo los cuadros de valoración. EXPURGO – Destrucción física de series documentales o documentos que han perdido sus valores y los que se prevé que no van a tener valores históricos. CUADRO DE VALORACIÓN – Cuadro en el que quedan reflejados los plazos de conservación y de eliminación de los documentos. TRANSFERENCIA – Ingreso de fondos de un archivo a otro, una vez que han cumplido el tiempo de permanencia en la etapa anterior. EXPURGO TRANSFERENCIAS TRANSFERENCIAS TRANSFERENCIAS

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SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL AT4 Wireless La palabra taxonomía procede de los términos griegos "taxis" , ordenación, y "nomos", norma. Aristóteles fue uno de los primeros en utilizar este término en el 300 antes de Cristo, para designar esquemas jerárquicos orientados a la clasificación de objetos científicos. Características: No exige que sus componentes estén conectados mediante un tipo específico de relaciones Requiere que sus componentes estén organizados. Prioriza la exploración ("browsing") Su entorno de aplicación el digital Taxonomia AT4 wireless en función de los tipos documentales QUALITY SYSTEM TRAINING MARKETING EXTERNAL DOCUMENTATION GENERAL MANAGEMENT DOCUMENTS FINANCIAL HUMAN RESOURCES MANAGEMENT DOCUMENTS PROPOSALS TECHNICAL DOCUMENTS PROJECTS SALES RECORD MANAGER HISTORICAL © AT4 wireless 2009

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