Sistemas de Información Construcción de los Sistemas de Información MBA Luis Elissondo

Implementación de Sistemas ¿Que comprende?HARDWARE SOFTWARE

HARDWARESOFTWARE RECURSOS FINANCIEROS RECURSOS HUMANOS PLANIFICACION ESTRATEGIA

PROYECTO ¿Comprar o Desarrollar? Analisis de Necesidades Diseño del Requerimiento ¿Comprar o Desarrollar? Construcción del Sistema Adquisición del Sistema Prueba Instalación Entrega

Opciones de Sistemas OPCION HACER VENTAJAS - ES A MEDIDA - ALTO GRADO INTEGRACION - USO OPTIMO REC. ORGANIZACION - UTILIZACION TEC. MAS AVANZADAS DESVENTAJAS -MUCHO TIEMPO DESARROLLO -DIFICIL DE MEDIR COSTOS Y BENEFICIOS -ADM. DE EQUIPOS Y PERSONAS -MANTENIMIENTO

Opciones de Sistemas OPCION COMPRAR VENTAJAS -SISTEMA PROBADO -SE REDUCE TIEMPO IMPLEMENTACION -SE CONOCEN VENTAJAS Y DESVENTAJAS -CUESTA MENOS DESVENTAJAS -NO SATISFACE TODOS LOS REQUERIMIENTOS -EMPLEO INEFICIENTE DE RECURSOS -MENOR INTEGRACION -PUEDE NO SER EL MAS AVANZADO -MANTENIMIENTO

Actividades Técnicas Actividades en el Desarrollo de Sistemas Inicio del Proyecto Análisis de las Necesidades Especificación “del negocio” Especificación “del sistema” Externas: Clientes y Proveedores De Transición: Nuevos Procedimientos Beneficios para la Empresa Instalación Física Internas: Papeles y Responsabilidades Personas y Habilidades Entorno, Cultura y Estilo Trabajos Técnicos Diseño técnico Construcción del Sistema Integración y verificación Revisiones Pruebas de Validez Entrega del Sistema Probado Empresa en Marcha Actividades del Negocio

Puesta en Marcha del Proyecto Usuario Analista de sistemas/empresas Especialista en desarrollo de sistemas Jefe de Proyecto Intereses Compartidos “Búsqueda de los factores críticos del éxito”

Principales actividades del Proyecto - Actividad Empresarial Interna Externa De transición

Principales actividades del Proyecto Informe de viabilidad Inicio del Proyecto Esbozar Especificaciones Análisisde Necesidades Especificac. Detalladas Diseño Técnico Especific. del Usuario Construcción del Sistema Especif. del sistema Prueba Integración Prueba de Validez Entrega del Sistema Plan de Prueba del Sistema Plan de Prueba de validez Módulos Manuales Sistema Verificado Sistema Aceptado Beneficios Esperados

Inicio del Proyecto Objetivo Horizonte temporal Emisión informe de viabilidad que contenga: beneficios esperados, limitaciones de costo y tiempo, forma de administración de recursos Inicio del Proyecto

Principales actividades del Proyecto Informe de viabilidad Inicio del Proyecto Esbozar Especificaciones Análisisde Necesidades Especificac. Detalladas Diseño Técnico Especific. del Usuario Construcción del Sistema Especif. del sistema Prueba Integración Prueba de Validez Entrega del Sistema Plan de Prueba del Sistema Plan de Prueba de validez Módulos Manuales Sistema Verificado Sistema Aceptado Beneficios Esperados

Análisis de Necesidades Identificación necesidades del usuario Identificación de los problemas y beneficios esperados de la aplicación. Aplicación de métodos estructurados. Importancia de esta etapa Plan de prueba de validez Análisis de Nec.

Que motiva el Análisis de Sistemas?  Mejoras a los sistemas de información.  Nuevos requerimientos.  Aplicación de una nueva idea o tecnología.  Tareas de Mantenimiento

Fuentes de Información Estudio del sistema actual Eficacia Concepción del sistema Información que administra Conversión Costo Mantenimiento Fuente de información interna Fuente de información externa

Como obtener al información Muestreo Entrevistas Cuestionarios Observación Directa

Conclusión del análisis  Razones del trabajo y alcance.  Problemas identificados y requerimientos que surgen.  Identificación de oportunidades y de factores críticos del éxito.  Recursos que el proyecto requerirá y costo de los mismos.  Recomendaciones.

Desarrollo Práctico 1- Entre al siguiente sitio WEB : 2- Analice que datos y que funcionalidades debería tener un sistema para este hotel.

Principales actividades del Proyecto Informe de viabilidad Inicio del Proyecto Esbozar Especificaciones Análisisde Necesidades Especificac. Detalladas Diseño Técnico Especific. del Usuario Construcción del Sistema Especif. del sistema Prueba Integración Prueba de Validez Entrega del Sistema Plan de Prueba del Sistema Plan de Prueba de validez Módulos Manuales Sistema Verificado Sistema Aceptado Beneficios Esperados

Diseño técnico Búsqueda de soluciones técnicas que satisfagan las prestaciones del usuario. Especificaciones técnicas para la programación. Plan de prueba del sistema. Es un puente entre las necesidades del usuario y las posibilidades de hard y soft. Diseño Técnico

Como construir un sistema? UNA METODOLOGIA PERMITE LOGRAR UNA MAYOR CALIDAD EN LOS SISTEMAS DESARROLLADOS PERMITE ADEMAS MANTENER ESTA CALIDAD EN EL TIEMPO Y EN TODOS LOS SISTEMAS PREMISAS: EL USUARIO ES EL ELEMENTO MAS IMPORTANTE PARA ESTABLECER Y EVALUAR LA CALIDAD HACER UN MAYOR ESFUERZO EN LA ETAPA INICIAL PERMITE EVITAR EL COSTO DE CORRECCIONES POSTERIORES Aplicando una Metodología !!!!

Herramientas a aplicar - Herramientas Case EasyCaseSystem Arq Erwin

Herramientas a aplicar -DFD

Herramientas a aplicar - DER

Principales actividades del Proyecto Informe de viabilidad Inicio del Proyecto Esbozar Especificaciones Análisisde Necesidades Especificac. Detalladas Diseño Técnico Especific. del Usuario Construcción del Sistema Especif. del sistema Prueba Integración Prueba de validez Entrega del Sistema Plan de Prueba del Sistema Plan de Prueba de validez Módulos Manuales Sistema Verificado Sistema Aceptado Beneficios Esperados

Construcción del Sistema Generación de los módulos del sistema. Uso de herramientas de programación: Lenguajes Visuales y de Cuarta Generación. Esta etapa es cada vez más reducida Construcción Sist.

Principales actividades del Proyecto Informe de viabilidad Inicio del Proyecto Esbozar Especificaciones Análisisde Necesidades Especificac. Detalladas Diseño Técnico Especific. del Usuario Construcción del Sistema Especif. del sistema Prueba Integración Prueba de validez Entrega del Sistema Plan de Prueba del Sistema Plan de Prueba de validez Módulos Manuales Sistema Verificado Sistema Aceptado Beneficios Esperados

Etapa de Prueba Objetivos Tecnológicos Calidad técnica y cohesión del sistema. Determinar si el sistema cumple con las especificaciones técnicas. Velocidad de funcionamiento Prueba de volumen y esfuerzo. La infraestructura tecnológica es la adecuada. Objetivos Funcionales El sistema satisface todas las necesidades planteadas. –Ajustes a las necesidades originales –Cambios en la empresa Simplicidad en el uso del sistema Si se obtienen los beneficios esperados Capacidad de respuesta del sistema. Prueba

Etapa de Prueba Asignación de adecuados recursos para la prueba Los movimientos que integran los lotes de prueba tienen que ser representativos. Las pruebas de tecnología se realizan en el esquema final (ej. Sucursales – Comunicación) Dentro de la prueba se deben incluir los aspectos relacionados con: –Seguridad Física y Lógica –Interface con otros sistemas internos –Interface con sistemas externos (ej. Aplicativos AFIP) –Documentación del Sistema –Participación de los usuarios claves en la etapa de prueba Identificación de los errores y seguimiento Utilización de robots para pruebas ( www-306.ibm.com/software/rational/sw- bycategory/subcategory/SW730.html) Prueba

Capacitación El objetivo de esta etapa es que los usuarios obtengan el adecuado conocimiento del sistema para lograr una adecuada utilización del SI. Plan de capacitación (por áreas, sucursales, formación de capacitadores) Capacitar a las personas adecuadas. Realización de casos – simulacros- talleres Evaluación Material de Consulta: Manuales de usuario, Manuales de Administración. Capacitación en aspectos de seguridad Uso de Internet: Capacitación a Distancia Utilización de versiones con datos para prueba Capacitación

Paralelo y Conversión En esta etapa conviven el sistema anterior con el nuevo sistema. Conversión de Datos del Sistema Anterior (controles, transformación, etc.) Las formas pueden ser cambio directo, paralelo, gradual, por módulos. Cuanto tiempo debe abarcar? Control de las diferencias. Riesgos de los paralelos. (tiempo, cansancio, resistencia al cambio) Migración de datos. Quien Controla? Paralelo y Conversión

Aceptación y Puesta en Marcha El sistema cumple con los objetivos previstos. El nivel de respuesta es el esperado. Los errores detectados han sido solucionados. Los usuarios están adecuadamente capacitados. La migración de datos fue satisfactoria. La infraestructura tecnológica es la adecuada Aceptación del Sistema

Adquisición

PROYECTO ¿Comprar o Desarrollar? Análisis de Necesidades Diseño del Requerimiento ¿Comprar o Desarrollar? Construcción del Sistema Adquisición del Sistema Prueba Instalación Entrega

Proceso de Adquisición Establecimiento Requerimiento Especificación Proceso selección Proceso de customización Pruebas e instalación Entrega

Requerimiento Revisión del requerimiento Requerimientos Funcionales Requerimientos de Control Requerimientos Técnicos Requerimientos Económicos

Requerimiento – Output´s Especificación de las necesidades Justificación del Proyecto Limitaciones al Producto Lista de Proveedores Recomendados

Ofertas Licitación Proveedores Exclusivos Contrato abierto Producto Preferido Licitación

Oferta – Output´s Lista de Proveedores Requisitos Contratuales Metodología Adquisición Divulgación del Proceso

Selección Evaluación del contenido Capacidad del Proveedor para cumplir Precio Criterios de Selección

Selección – Output´s Propuestas Presentadas Grilla de Selección Alternativas Selección Final

Pruebas y Aceptación Pruebas y Aceptación Verificación contra Especificaciones Lotes de Prueba Inspecciones acordadas

Pruebas y Aceptación – Output´s Criterios de Aceptación Migración de Datos Plan de Evaluación Modificaciones Requeridas Correcciones del Proveedor

Mantenimiento Cumplimiento etapas contractuales Monitoreo de incidentes Corrección de Defectos Mejoras Acordadas

Mantenimiento – Output´s Disposiciones contractuales sobre Mant. Actualización del software Registro y control de solicitudes Actualización de la Documentación Utilización de servicios por internet FAQ

Cualidades de un Proveedor Cartera de clientes. Experiencia en la tecnología utilizada. Antigüedad del producto. Alianzas estratégicas del proveedor. Certificaciones en calidad. Servicios de Mantenimiento.

Tercerización de Servicios - ASP

¿Como elegir un ASP adecuadamente? Lo más importante: conozca lo que usted está buscando. Tenga un proyecto adecuadamente definido. Sepa cuanto este proyecto le cuesta si lo realiza internamente. No se ate a una moda. Existen otras alternativas para una tercerización parcial? Tiene el ASP adecuada infraestructura (comunicaciones redundantes, estrategía de seguridad)

¿Como elegir un ASP adecuadamente? Tiene el ASP un equipo de gente adecuado? Como es el proceso de selección de personal? Tiene experiencia en su rama de la industria? Tiene políticas de privacidad de la información? Tiene un adecuado esquema de seguridad lógica? Tiene una politica de reporte de logs o pistas de auditoría para sus clientes?

¿Como elegir un ASP adecuadamente? Como se establecen contractualmente la solución a problemas de servicios. Nivel de seguridad para la recepción de pagos. Cual es el volumen actual de transacciones que maneja el proveedor y cual será el que ud prevee? Especificación contractual de los niveles de performance. Tiene usted un plan de salida del servicio que le prestan? Como se realizará la devolución de sus datos?

¿Como elegir un ASP adecuadamente? como será el costo de escalar en el servicio que le prestan? revise los contratos con sus abogados Revise continuamente las ofertas existentes en el mercado.

Éxito o Fracaso de la Implementación

Factores a tener en cuenta Existe una importante tasa de fracasos de proyectos de TI. Los datos del Government Accounting Office Report (EEUU) muestran que: –Un 1,5 % se usó tal y como se entregó –Un 3,0 % se usó después de algunos cambios –Un 19,5 % se usó y luego se abandonó o se rehizo –Un 47 % se entregó pero nunca se usó –Un 29 % se pagó pero nunca se entregó

Problemas que suelen surgir en los diagnósticos sobre SI En el plan de negocios no se suele tener presente al área de informática. Problemas de procesos y datos. Inconsistencia, redundancia, etc. Subutilización del sistema. No se usan todas las opciones (desconocimiento) Problemas de actualización tecnológica soft, hard y recursos humanos. Los sistemas solo se utilizan para cuestiones operativas.

Claves para el éxito La participación de los usuarios Apoyo de la Dirección. Adecuada administración de los riesgos y del proyecto

La participación de los usuarios –Es un socio del proceso de cambio y en la implementación del SI –Identificar a los usuarios “CLAVES” –Promover la participación de usuarios por grupos de trabajo en un enfoque de mejora de la calidad (TQM) –Promover la integración y facilitar la comunicación. –Establecer medios para expresar las opiniones (Foros de discusión) –Establecer como prioritario la atención a los usuarios y facilitar la solución de problemas. –Actuar proactivamente con los usuarios (indagar) –Tratar de mantenerlo como aliado del proceso en la medida de lo posible (cuando actuar con dureza?).

Apoyo de la Dirección Compromiso de la alta gerencia Facilitación de procesos Apoyo financiero Seguimiento del proceso Acción sobre la cultura de la organización

Adm. Riesgos - Análisis del Impacto del Proyecto Tamaño del Proyecto NegocioTecnológico Funcional

Riesgos Asociados con el Impacto en el Negocio Los sistemas no responden a las necesidades del Negocio. La habilidades propias del negocio no se encuentran apoyadas por los nuevos sistemas. Inflexibilidad ante nuevos negocios. Posibilidad de fracaso del negocio (financiero y de imagen)

Riesgos asociados con el impacto Funcional Problemática de administración de Proyectos: Liderazgo, presupuesto y control de proyectos Errores originados fundamentalmente en la etapa de formulación y análisis del proyecto Los sectores involucrados no conocen como el sistema los afectará. Existen procesos que no están soportados en el nuevo sistema. Los cambios surgidos impactan sobre mecanismos de control interno. Descoordinación entre áreas y sistemas. Pobre capacitación Escaso período de prueba

Riesgos asociados con el impacto Tecnológico Crecimiento errático de la infraestructura tecnológica (actualización sobre la marcha) Dificultades para correr nuevas aplicaciones. Existe nueva tecnología pero no se utiliza adecuadamente. (Modas tecnológicas) Los nuevos sistemas son incompatibles con los anteriores. Falta de personal capacitado en la nueva tecnología. (costo del personal) Los niveles de respuesta no son los esperados. El nivel de complejidad de los sistemas a aumentado (varias capas de software – redes – comunicaciones vía internet)

Ejemplos Casos Programa SIU y Programa RAFAM -Talleres de sensibilización para el lanzamiento del proyecto -Capacitación de usuarios (Manuales de Usuario) -Transferencia de Conocimiento -Soporte de usuarios -PAGINA WEB - FAQ - Participación de los usuarios Comité de Usuarios (Programa SIU) -Elaboración del Plan de Proyecto -Migración de Datos -Apoyo en le puesta en marcha y paralelo

Herramientas – MS Proyect

Enterprise Proyect Management

Herramientas - COBIT

Cobit Advisor - Menú Principal Selección del Modelo Acceso a Cada dominio Informes

Enseñanzas Los sistemas deben respetar las reglas de negocio y para esto la estrategia de TI debe estar alineada al negocio. La complejidad de un proyecto no esta dada solo por la complejidad tecnológica, aunque a veces también se la subestima. Es fundamental la participación de usuarios y el compromiso directivo. Las etapas de prueba, capacitación y paralelo son determinantes para el adecuado éxito del sistema. La organización por proyectos y la adecuada identificación de los riesgos permite administrar mejor los recursos.

Enseñanzas La construcción y la adquisición requieren de procesos comunes y además de pautas metodológicas que permitan el éxito de los proyectos. En la adquisición de software es tan importante el producto como quien lo provee. La tercerización es un tema delicado que debe ser adecuadamente analizado. ASP: una alternativa para las PYMES? Rol de profesional de Cs. Económicas – Oportunidad de Consultoría. CESSI (Cámara de Empresas de Tecnologías de la Información – Guía de perfiles de TI-

? ? ? ? ? Conclusiones y Preguntas