Estudio de Planta de Personal Dirección de Bibliotecas Archivos y Museos DIBAM Septiembre de 2005

La DIBAM tiene como desafío un proceso de transformación que le permita acompañar los cambios y el desarrollo de la cultura y patrimonio del país. Es innegable reconocer el esfuerzo que estamos realizando todos, día a día donde no sólo se están alcanzando los objetivos, sino la consolidación de la DIBAM dentro de la institucionalidad cultural como: El Gran desafío… sociotodas solucionesflexiblesintegrativasinnovadoras Un socio experto para garantizar a todas las personas el acceso al patrimonio y la cultura mediante soluciones flexibles, integrativas e innovadoras

El camino que hemos recorrido hasta ahora es más sorprendente cuando tomamos en cuenta algunas restricciones: La cultura en Chile no se encuentra entre las principales prioridades. Por lo tanto, los presupuestos no son muy altos. Los cambios dentro del sistema público pueden demorar años. En un entorno con restricciones… Estas restricciones fueron las mismas que encontraron generaciones anteriores. Sin embargo, la diferencia ha estado en reconocerlas, comprender que nuestro control sobre ellas es limitado y debemos concentrarnos en los elementos que más podemos controlar: Nuestra organización, nuestro esfuerzo, nuestra creatividad y el interés de todos por el patrimonio.

Dentro de la necesidad de transformación y ante las restricciones mencionadas, el camino más viable es el trabajo bajo una nueva estructura organizacional. Esto se debe a que las actividades internas son de mayor control por parte de la DIBAM. El implementar la nueva estructura implica: Reducir los esfuerzos innecesarios para poder enfocarse hacia las actividades relacionadas con el desarrollo patrimonial. Que el esfuerzo que hacemos todos los días redunde en acciones de impacto significativamente mayores a las actuales. Ampliar las posibilidades y formas en las que la DIBAM proporcione valor permanente a la institucionalidad cultural. Desarrollar actividades y condiciones que permitan un mayor desarrollo de los miembros de la comunidad DIBAM. Depende enteramente de nosotros...

Para poder empezar… Es necesario conocer qué es lo que necesitamos para poder operar bajo la nueva estructura. ¿Cómo se van a hacer las cosas bajo la nueva estructura? ¿Cuál es la cantidad necesaria de personas para poder asegurar el funcionamiento de la DIBAM bajo la nueva estructura? ¿Cuánto va a costar todo esto? La respuesta a estas preguntas se encuentra en cada uno de los miembros de la DIBAM. Tenemos que consultar a cada uno de ustedes…

Para que podamos responder estas preguntas, estamos desarrollando un estudio, a nivel de toda la comunidad DIBAM. El estudio consiste en: Debemos estar todos involucrados... Identificar si el tamaño de la comunidad DIBAM es suficiente para la nueva estructura y sus desafíos. Identificar cuáles son los acuerdos de servicios y productos que deben existir entre las unidades. Identificar la brecha remunerativa interna, el atractivo remunerativo frente a otras alternativas públicas y privadas.

Para este estudio es importante establecer compromisos importantes, tales como: Que IGT aplique la metodología de rigor para identificar los resultados. Que la DIBAM asuma la propuesta de mejoras. Que la comunidad DIBAM responda con seriedad a cada una de las interrogantes de la consultora. Que cada parte brinde lo mejor de sí...

La DIBAM, IGT y la comunidad en general persiguen el mismo interés: CONTAR CON INFORMACIÓN REAL para poder identificar las soluciones más adecuadas. A lo largo del proyecto se tendrá que responder a preguntas y solicitudes de información con respecto a la forma en la que trabajamos y nos relacionamos con otras unidades. En un ambiente de confianza y compromiso... La calidad de las soluciones dependerán del grado de realismo de las respuestas: En ocasiones en que las respuestas han sido exageradas, no se pudieron identificar soluciones viables quedando en estancamiento. En ocasiones en que las respuestas han sido subvaluadas, se tomaron soluciones que no surtieron efecto alguno.

El estudio que se realizará es de alcance nacional. Se desarrollará un componente con cuestionarios sobre la forma en la que cada miembro de la comunidad DIBAM desarrolla sus actividades cotidianas. Debido a que se quiere abarcar a toda la comunidad, los cuestionarios se harán aprovechando la Intranet de la DIBAM. En los casos de miembros con dificultad en el acceso, se utilizarán medios alternativos (envío de ejemplares escritos, entrevistas telefónicas). Conociendo lo que hacemos…

En paralelo, cada unidad deberá establecer para sus metas internas, las tareas e insumos que requiere. Para ello, se seleccionará para cada unidad, un responsable que trabajará con el equipo consultor durante las próximas 12 semanas. Para poder identificar los insumos, se inicia este proceso con las unidades de servicio (aquellas que se relacionan directamente con el usuario), posteriormente, se continua con las unidades intermedias. Finalmente se dialoga con las unidades transversales, con el objeto de identificar las posibles soluciones para entregar los insumos necesarios. Por otro lado la información de tareas permitirá conocer la suficiencia de la planta actual. Con todos estos componentes analizados y resueltos, se establecen acuerdos entre las unidades. Conociendo lo que entregamos…

En un tercer frente, se desarrollará un estudio de brechas en remuneraciones, donde se averiguarán temas como: Identificar si es que hay diferencias entre las remuneraciones de dos personas con las mismas tareas y responsabilidades dentro de la DIBAM. Identificar la brecha remuneracional entre dos perfiles de trabajo similares dentro de la DIBAM y en el sector público. Identificar la brecha remuneraconal entre dos perfiles de trabajo similares dentro de la DIBAM y el sector privado. En ambos casos, no sólo se evaluará la brecha de ingresos, sino el ciclo de empleabilidad y su estabilidad para cada caso. y comparando las remuneraciones…

Así, analizando estos temas podremos entregar: Para crecer más… Acuerdos internos para la generación de productos estratégicos y especiales. Requerimientos de dotación para la DIBAM. Propuesta para el nivelamiento remunerativo de la comunidad de la DIBAM.

En resumen… Lo que podemos esperar del estudio Lo que no debemos esperar del estudio Un proceso importante dentro del camino que debemos recorrer Que todo esté solucionado en cuatro meses Una soluci ó n para mejorar la institucionalidad cultural y la organizaci ó n interna Una negociación política interna (para cualquiera de las partes involucradas) Conocimiento con respecto a cuántos deber í amos ser dentro de la nueva estructura Un estudio relacionado con reducciones de personal Un análisis minucioso de brechas remunerativas que permita discutir un sinceramiento entre la DIBAM y DIPRES Un aumento de las remuneraciones en el corto plazo. Soluciones de gesti ó n y propuestas de alta viabilidad Que dupliquen el presupuesto de la DIBAM

Para poder avanzar lo más rápido dentro de lo posible, se requiere terminar este estudio para la primera quincena de Enero de Por ello es importante la colaboración de todos. Esta presentación es un resumen simplificado del estudio. Por ello para aclaraciones, mayores detalles u otros tipos de consultas puede escribirnos a: Porque la cultura del país nos necesita fortalecidos... Estructura del Diagnóstico... A garantizar el acceso y disfrute al patrimonio y la cultura!!!