1 ROGRAMA MECESUP 2 CONTRATACIÓN DE AISTENCIAS TÉCNICAS Loreto Fernández C. Unidad de Actos y Contratos Unidad de Administración Programa MECESUP2 20 de julio de 2007

2 FUNDAMENTOS DE LA CONTRATACIÓN DE CONSULTORES CON FINANCIAMIENTO DEL BIRF  La Institución es el responsable de la preparación y ejecución del Proyecto, de la selección del consultor y posterior administración del contrato  Los servicios de Asistencia Técnica SIEMPRE corresponden a servicios de carácter INTELECTUAL y de ASESORAMIENTO.  Las contrataciones siempre deber ser realizadas dentro del marco normativo del BIRF  Las contrataciones deben ser:  aprobadas por el FIAC y por la Unidad de Actos y contratos  reflejadas en el Plan de adquisiciones

3 1.la necesidad de contar con servicios de alta calidad 2.la necesidad de economía y eficiencia 3.la necesidad de dar a los consultores calificados la oportunidad de competir para prestar servicios financiados por el Banco, 4.el interés del Banco en fomentar el desarrollo y empleo de consultores nacionales en los países miembros en desarrollo, y 5.la necesidad de que el proceso de selección sea transparente Principales consideraciones que guían la política del Banco en el proceso de selección

4 Tipos de Contrataciones Empresas Trabajos que implican un equipo interdisciplinarios (Firma consultora) Publicación de aviso de expresiones de Interés Selección generalmente por medio del método de selección basado en la Calidad y el Costo (SBCC) Uso del Pedido de Propuesta Estándar (PPE) Consultor individual Trabajos para los que se requiere de sólo una persona (persona natural) No se requiere publicar aviso de expresiones de interés La selección se basa en la experiencia y calificaciones de los consultores sobre la base de antecedentes disponibles y entrevistas

Etapas 1.Estimación de los Costos (presupuesto). 2.Preparación de los Términos de Referencia (TDR). 3.Publicidad (Publicación aviso de expresiones de interés). 4.Preparación de la Lista Corta (6 firmas). 5.Preparación, No objeción y Envío del Pedido de Propuesta (PPE) a Consultores. 6.Recepción de propuestas – Apertura propuestas técnicas (acta de apertura propuestas técnicas). 7.Evaluación de la Calidad y No objeción. 8.Apertura Pública Propuestas financieras (Confección de acta de apertura propuestas financieras). 9.Evaluación del Costo, Evaluación Combinada, Pre - adjudicación y No Objeción. 10.Negociación, confección de borrador de contrato y No objeción del Programa, antes de la firma. 11.Firma de contrato y envío al Programa de copia firmada. 1. Contratación de firmas consultoras SBCC

Otros Métodos de selección de Firmas Consultoras Selección Basada en el Menor Costo (SBMC)  Trabajos de tipo estándar o rutinario  Contratos menores a US$ Selección Basada en la Calificación de los Consultores (SCC)  Trabajo menores que no justifiquen la evaluación y presentación de propuestas competitivas  Contratos Menores a US$ Selección Basada en Una Sola Fuente  Sólo casos excepcionales, justificados y previa probación del Banco Mundial

Documentos a utilizar para procedimiento de SBCC Aviso de expresiones de interés Pedido de Propuesta Estándar (PPE) Informe de evaluación técnica (Acta) Informe de evaluación financiera y combinada (Acta) Alguno de los formatos de contrato estándar del Banco Mundial incluidos en el PPE

PEDIDO DE PROPUESTA ESTÁNDAR Secciones Carta de Invitación Información para los Consultores (IC) Términos de Referencia (TDR) Formularios Estándar de Propuestas Técnicas y Financieras Contrato Estándar El PPE en general, da las instrucciones específicas para los consultores sobre la preparación y presentación de sus ofertas, plazos, fechas, requerimientos de elegibilidad y de capacidades. La información para los consultores (IC) y las Condiciones Generales del Contrato (CGC), son estándar y no pueden modificarse en ninguna circunstancia. Las condiciones específicas del trabajo y que varían en cada contratación deben ser modificadas o ampliadas únicamente en las secciones designadas para este fin en la Hoja de datos y en las Condiciones Especiales de Contrato, cuando corresponda.

Etapas y documentos sometidos a revisión previa contratación de firmas consultoras SBCC Presupuesto estimado Aviso expresión de interés PPE propuesto Informe evaluación técnica Informe evaluación financiera y combinada Borrador de contrato negociado Modificaciones de contrato (si corresponde)

Aspectos importantes de la SBCC Proceso competitivo Se tienen en cuenta la calidad de la propuesta y el costo de los servicios. La ponderación que se asigne a la calidad y al costo se determinará en cada caso de acuerdo a la naturaleza de los servicios, normalmente será de 80 puntos a la calidad y 20 al costo. Las propuestas técnicas y financieras deberán presentarse al mismo tiempo en sobres cerrados y separados. Los sobres con las propuestas técnicas serán abiertos inmediatamente después de la hora de cierre de presentación de las propuestas, en este momento se debe confeccionar el acta de recepción y apertura de propuestas técnicas. Las propuestas financieras permanecerán cerradas y guardadas en un lugar seguro hasta que se apruebe el informe de evaluación técnica y se informe formalmente de la fecha y lugar de la apertura pública de las propuestas financieras. Se evaluará primero la calidad y después el costo en base a ponderaciones indicadas en el PPE. La que resulte con la mejor evaluación será la firma que se adjudique el contrato.

11 2. Selección de Consultor individual SCI Etapas 1.Estimación de los Costos (presupuesto) 2.Preparación de los Términos de Referencia (TDR) 3.Estudio previo para obtención de posibles consultores (publicidad si se estima conveniente) 4.Envío al Programa de CVs (mínimo3), TDR e información del costo estimado. No objeción del Programa 5.Contactar consultores para concertar entrevista 6.Realización de entrevistas, pre - selección de consultor, confección de informe, Negociación y confección de borrador de contrato. No objeción del Programa. 7.Firma de contrato y envío al Programa de copia firmada

Documentos a utilizar para Contratación de de Consultor Individual CVs (Mínimo 3) Términos de Referencia (TDR) Informe de entrevistas y pre adjudicación Alguno de los formatos de contrato estándar del BIRF incluidos en el PPE

13 Presupuesto estimado Términos de Referencia (TDR) Curriculum Vitae Informe entrevistas y pre adjudicación Borrador de contrato negociado Modificaciones de contrato 2.2. Etapas y documentos sometidos a revisión previa Contratación de Consultor Individual

Aspectos importantes de la contratación de consultor individual  Requisitos para la contratación de académicos de Instituciones beneficiarias del Programa: autorización del Decano de la Facultad en la cual se desempeñan declaración simple de no conflicto de interés  Además de lo anterior, para la contratación de académicos de Universidades Estatales acreditar jornada completa y un año mínimo de antigüedad en el cargo.

15 Formatos de Contratos Estándar Para cada contratación se utilizarán los contratos estándar de servicios de consultoría entregados por el Programa MECESUP2 Para montos superiores a US$ contratos extensos:  Formulario Estándar de contrato de servicios de consultoría Remuneración mediante pago de Suma Global  Formulario estándar de contrato Servicios de Consultoría Sobre la Base de Tiempo Trabajado. Para montos inferiores a US$  Formato de contrato Estándar mediante pago de Suma Global  Formato de Contrato Estándar remuneración Sobre la Base de Tiempo Trabajado En general, se utiliza el contrato por suma global ya que los Proyectos y las actividades tienen límites de presupuesto que hacen recomendable tener mayor exactitud del los montos a pagar, lo que para el caso de un contrato por tiempo trabajado puede ser variable pero hasta un máximo establecido en el mismo contrato.

16 Revisión Previa PROCEDIMIENTO MECESUP2 BIRF Selección Basada Calidad y el Costo (SBCC) Todas Costo estimado Mayor o igual a US$ Selección Basada en el Menor Costo (SBMC) Todas Las dos primeras del Programa MECESUP2 Selección Basada en la Calificación de los Consultores (SCC) Todas Las dos primeras del Programa MECESUP2 Selección Basada Sola Fuente Firma Consultora Todas Selección de Consultores Individuales (CI) Todas Costo estimado mayor o igual a US$ Selección de Consultor individual Basada en Una Sola Fuente Todas

17 Revisiones posteriores En cualquier momento el Banco Mundial, el Programa MECESUP2, la Contraloría General de la República u otra Institución competente, podrá realizar revisiones posteriores a cualquier procedimiento de contratación de Asistencia Técnica en todas sus etapas. Las IES deberán llevar un registro completo y ordenado de todos los documentos y aprobaciones de cada una de las etapas del proceso de contratación, para la totalidad de los procedimientos realizados de manera que se permita hacer una revisión expedita a las instancias que lo requieran (BIRF, UCP, Contraloría, etc.). La UCI deberá mantener el registro del proceso impreso en un único lugar. Los documentos podrán ser originales o copias, en el caso que los originales deban estar en otra dependencia. En todos los casos la UCI deberá mantener copia de todos los documentos relacionados a todos los procedimientos.

18 Respaldo para Revisiones Posteriores Firmas Consultoras Publicación de aviso de expresiones de interés Expresiones de interés Ultima Versión del PPE (el que fue enviado a las consultoras) y su No objeción Acta de apertura de propuestas técnicas. Propuestas técnicas y financieras. Informe de evaluación técnica y su No Objeción. Acta de apertura de propuesta financiera. Informe de Evaluación financiera (evaluación financiera, evaluación técnico financiera combinada, recomendación de adjudicación) y no objeción al informe final de evaluación. Informe de negociaciones, si corresponde. Contrato firmado y su No Objeción. Garantía de Anticipos, si corresponde. Modificaciones de contratos firmados (si corresponde). Productos entregados por el consultor Certificación de recepción oportuna de productos y aprobación del pago. Cualquier información adicional, la que deberá mantenerse en archivo a continuación de los documentos citados.

19 Consultor Individual Publicación de aviso de expresiones de interés (si corresponde) Expresiones de interés (si corresponde) Términos de Referencia CVs de consultores propuestos No objeción a los Cvs y TDR Informe de entrevistas y pre adjudicación Contrato firmado y su No Objeción. Garantía de Anticipos, si corresponde. Modificaciones de contratos firmados (si corresponde). Productos entregados por el consultor Certificación de recepción oportuna de productos y aprobación del pago. Cualquier información adicional, la que deberá mantenerse en archivo a continuación de los documentos citados. Respaldo para Revisiones Posteriores

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