Modernización de Secretarías de Educación Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL República de Colombia Implementación de los Procesos Misionales para un grupo de Secretarías de Educación participantes en el Proyecto de Modernización Noviembre de 2008 CONVERSATORIO DE EMPODERAMIENTO Y TOMA DE DECISIONES

Modernización de Secretarías de Educación Ministerio de Educación Nacional República de Colombia AGENDA Introducción Objetivos El cambio Plan de Cambio e Implantación Preguntas de Reflexión Actividades Empoderamiento y Toma de Decisiones Tarjeta Temática

Modernización de Secretarías de Educación Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Comprender los beneficios del empoderamiento y el proceso de toma de decisiones al interior de la Secretaría. Proporcionar un espacio para reflexionar acerca de la importancia de generar prácticas que lleven a una toma de decisiones efectiva, buscando el cumplimiento de los objetivos de la Secretaría. Generar compromisos que promuevan el empoderamiento de parte de las personas que conforman la Secretaría de Educación. OBJETIVOS

Modernización de Secretarías de Educación Ministerio de Educación Nacional República de Colombia CAMBIAR ES UNA OPORTUNIDAD No son las especies mas fuertes las que sobreviven, ni tampoco las mas inteligentes; son aquellas que son mas adaptables al cambio. Charles Darwin, El Origen de las Especies Nosotros no podemos solucionar un problema con la misma clase de pensamiento que lo creó Albert Einstein

Modernización de Secretarías de Educación Ministerio de Educación Nacional República de Colombia LAS COSAS SE ESTAN MANEJANDO BIEN, POR QUE TENEMOS QUE CAMBIAR ? CAUSAS DE RESISTENCIA AL CAMBIO 4Amenaza sobre algún patrimonio y deseo de protegerlo 4Carencia de habilidades necesarias 4Se afectan vínculos sociales 4Percepción negativa del cambio 4Inercias organizacionales 4Barreras estructurales y situacionales 4Estilos de liderazgo inadecuados

Modernización de Secretarías de Educación Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Plan de Cambio e Implantación

Modernización de Secretarías de Educación Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Tiempo Hoy. Valle de angustia Construcción e implantación del cambio Meta ¿Cómo continuamos? ¿Cómo manejamos la transición? Desarrollar estrategia de Construcción e Implantación ¿Cuál es la Estrategia para Continuar? Desarrollar Plan de Cambio

Modernización de Secretarías de Educación Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Plan de cambio, con el siguiente contenido: 1.1. Resumen ejecutivo 2.2. Lista de requerimientos 3.3. Estrategias a emplear para la capacitación e implantación 4.4. Plan de trabajo integrado y programa de utilización de recursos 5.5. Estimación de costos 6.6. Equipos de trabajo (funcionarios - consultores) requeridos 7.7. Puntos de control y obtención de resultados 8.8. Lista jerarquizada de resultados o productos a obtener Desarrollar Plan de Cambio ¿Qué Obtener?

Modernización de Secretarías de Educación Ministerio de Educación Nacional República de Colombia La parte "blanda" o intangible: ä Organigrama y cargos Gente y Cultura Organización La parte "dura" o técnica ä Procesos ä Tecnología Procesos Sistemas / Tecnología Manejo del Cambio ¿Qué se implanta? Esquema para la implementación

Modernización de Secretarías de Educación Ministerio de Educación Nacional República de Colombia PREGUNTAS DE REFLEXIÓN ¿Qué entiendo por EMPODERAMIENTO Y TOMA DE DECISIONES? ¿Qué podría suceder en el proyecto si no estamos EMPODERADOS de nuestro trabajo? ¿Cuáles son los beneficios del una efectiva TOMA DE DECISIONES para el Proyecto de Modernización?

Modernización de Secretarías de Educación Ministerio de Educación Nacional República de Colombia EJERCICIO

Modernización de Secretarías de Educación Ministerio de Educación Nacional República de Colombia El Rey Buena Voluntad y el consejo para el cambio…. Había una vez un rey muy pacífico y próspero llamado Estatus Quo, regulado por un monarca muy bueno llamado Buena Voluntad. Estatus Quo disfrutaba de todos los beneficios de un reino: las cosechas eran cuantiosas, sus habitantes eran bien instruidos, la plaza central del pueblo estaba muy bien mantenida y todo estaba al día. El rey Buena Voluntad tenía dos hijos que había criado por si sólo a raíz de la muerte de su primera esposa. Un día el rey conoció a una bella princesa de uno de los pueblos vecinos llamado Oportunidad y decidió casarse con ella. La dote de la princesa Corazón Puro consistía en un reino de las mismas condiciones que Estatus Quo. ¿Cómo se van a gobernar los dos reinos después del casamiento? Se decidió que los dos hijos del Rey Buena Voluntad tomarían la tarea de combinar los recursos de los reinos. El príncipe Avaricia debería conducir todas las acciones relacionadas con las cosechas, además estaba a cargo de la educación; el Príncipe Egoísmo encabezaba todos los aspectos relacionados con los edificios públicos y los pozos.

Modernización de Secretarías de Educación Ministerio de Educación Nacional República de Colombia El Rey Buena Voluntad y el consejo para el cambio…. Como suele suceder en todo intento, nunca hubo una forma correcta o equivocada para lograr la combinación de los dos reinos, sin embargo el rey y sus dos hijos aprendieron varias lecciones cuando decidieron lograr lo mejor de la situación. Sin mencionar una palabra a los habitantes de Oportunidad, el Príncipe Avaricia les ordenó prepararse para sembrar y disfrutar sus cosechas de la misma forma como se había realizado hasta el momento en Estatus Quo. El príncipe Egoísmo ordenó la inmediata demolición de los edificios públicos y las casas, que a su parecer eran redundantes. No hay necesidad de mencionar, que cuando el rey llegó a Oportunidad para asistir a unas reuniones sobre edificios comunitarios, agricultura y educación, se encontró con un pueblo bastante hostil para negociar. Más se demoró el rey en reunir a los habitantes del pueblo para discutir con ellos las posibilidades futuras, que en formarse una incontrolable discusión entre los habitantes del pueblo y los dos príncipes.

Modernización de Secretarías de Educación Ministerio de Educación Nacional República de Colombia El Rey Buena Voluntad y el consejo para el cambio…. Quién es usted para venir aquí a decirnos que debemos hacer? gritaron los habitantes del pueblo. El rey Buena Voluntad trató de explicar, Venimos de buena fe para compartir nuestras ideas con ustedes, por favor denos una oportunidad! Pero los habitantes de Oportunidad no querían escuchar. Por qué no averiguan que hacemos y como lo hacemos, antes de venir a cambiar las cosas y a dar órdenes? Justo cuando la multitud llegaba al momento más acalorado de la discusión y los príncipes estaban listos para empacar y marcharse de nuevo a Estatus Quo un Caballero en un hermoso caballo blanco cabalgó hasta el frente de la plaza del pueblo levantando su mano para callar la escena. Cuando el habló todos se mantuvieron en silencio: Soy el Caballero de la Razón, y he pasado por buenas intenciones al venir a contarles acerca de la nuevas políticas para cambiar los reinos, sin embargo les digo que todos deben tomarse el tiempo y hacer el esfuerzo para escucharse unos a otros. Toda la fortaleza y conocimiento que necesitan para combinar estos reinos está al frente de ustedes.

Modernización de Secretarías de Educación Ministerio de Educación Nacional República de Colombia El Rey Buena Voluntad y el consejo para el cambio…. Continuará….

Modernización de Secretarías de Educación Ministerio de Educación Nacional República de Colombia EMPODERAMIENTO Delegar poder y autoridad a los colaboradores y transmitirles el sentimiento de que son dueños de su propio trabajo una vez estos colaboradores demuestran interés y compromiso en el desarrollo del mismo.

Modernización de Secretarías de Educación Ministerio de Educación Nacional República de Colombia VALORES DEL EMPODERAMIENTO Orgullo: Sentir satisfacción por hacer las cosas bien constantemente. Unión y Solidaridad: Esfuerzo conjunto al reconocer que todos son interdependientes. Voluntad: Deseo de hacer siempre ese esfuerzo para seguir alcanzando las metas más altas. Atención a los detalles: Hábito constante de controlar todos los factores por pequeños que parezcan que inciden en la operación y en el cliente. Credibilidad: Confianza que se desprende al convertir en compromiso personal individual y grupal las promesas realizadas.

Modernización de Secretarías de Educación Ministerio de Educación Nacional República de Colombia La persona tiene la responsabilidad. La gente sabe donde esta parada en cada momento. La persona tiene el control sobre su trabajo. El aporte del trabajo de cada individuo es significativo. El trabajo significa un reto para cada individuo y no una carga. Los empleados participan en la toma de decisiones. Las opiniones del personal son escuchadas y tomadas en cuenta. Aumenta la satisfacción de los usuarios. Mejora cambio de actitud de "tener que hacer" una cosa a "querer hacerla". Mayor compromiso de los empleados. Mejora comunicación entre empleados y gerentes. Procesos más eficientes de toma de decisiones. BENEFICIOS DEL EMPODERAMIENTO

Modernización de Secretarías de Educación Ministerio de Educación Nacional República de Colombia -Tome la iniciativa, vaya más allá de lo esperado. - Haga preguntas, aclare el alcance del reto. - Busque y genere nuevos retos y muestre a sus superiores que usted busca mayores responsabilidades y crecimiento personal. - Muestre iniciativa, sugiera nuevas formas de hacer las cosas. - Comprométase con su trabajo, muestre resultados. - Invierta más energía en su trabajo y aumente su compromiso obteniendo experiencias de otras áreas / procesos. ¿QUÉ HACER PARA LOGRAR MAYOR EMPODERAMIENTO?

Modernización de Secretarías de Educación Ministerio de Educación Nacional República de Colombia ES EL PROCESO DE ANALISIS Y SELECCION ENTRE DIVERSAS ALTERNATIVAS DISPONIBLES. TOMA DE DECISIONES ETAPAS DEL PROCESO DE DECISIÓN 1. Definición del problema u objetivo 2. Análisis de información 3. Búsqueda o desarrollo de alternativas 4. Evaluación de alternativas y selección 5. Implementación 6. Evaluación

Modernización de Secretarías de Educación Ministerio de Educación Nacional República de Colombia 1. Definición del problema u objetivo: En este momento del proceso de toma de decisiones se llevan a cabo los siguientes pasos: La toma de conciencia de que es necesaria una decisión El reconocimiento, determinación y especificación del objetivo a alcanzar o el problema a resolver 2. Análisis de la Información : Es importante que se realice un análisis de las siguientes cuestiones principales: Situación de los problemas Causas de los problemas Consecuencias de hacer o no hacer, de adoptar una decisión o no Alternativas de solución disponibles y sus consecuencias 3. Búsqueda o desarrollo de alternativas: Este momento se materializa a través de la búsqueda e investigación de alternativas existentes o a través de la invención o el desarrollo de nuevas alternativas. Alternativas existentes: Son soluciones listas para usar y se pueden encontrar en la memoria propia o de las personas o en la memoria de la entidad Desarrollo de nuevas alternativas: En caso de no existir solución conocida se deben producir alternativas a la medida del objetivo o problema TOMA DE DECISIONES

Modernización de Secretarías de Educación Ministerio de Educación Nacional República de Colombia 4.Evaluación de alternativas y selección: Revisar las posibilidades existentes y elegir la mas acertada teniendo en cuenta: Contribución al objetivo Relación riesgo / beneficio (recurso - tiempo) Costo, limitaciones y mejor uso de los recursos Factibilidad, tiempo disponible y oportunidad Efectos secundarios indeseables o consecuencias adversas 5. Implementación: Este momento es el destinado a poner en ejecución la alternativa o combinación de alternativas previamente evaluadas y seleccionadas como aptas para aprovechar la oportunidad o solucionar el problema. Tener en cuenta: Participar en el proceso a las personas adecuadas Realizar experiencias piloto (probar - prever obstáculos) Administración comunicación Construcción equipos Sistemas de recompensas Planes contingentes Liderazgo 6. Evaluación: Retroalimentación informativa y de control para obtener información precisa de lo que sucede, apreciar los errores o desvíos cometidos y corregir. TOMA DE DECISIONES

Modernización de Secretarías de Educación Ministerio de Educación Nacional República de Colombia La toma de conciencia de que es necesaria una decisión El reconocimiento, determinación y especificación del objetivo a a alcanzar o el problema a resolver Asesore su toma de decisiones solicitando ideas de otros y buscando un enfoque más participativo Identifique la decisión más importante de la semana, y comience a reunir información para resolverla Aprenda a priorizar ….SIEMPRE PREGÚNTESE….. ¿Tengo suficiente información para tomar una decisión de alta calidad? ¿Está estructurado el problema? ¿Es crítica la aceptación de la decisión por parte de otras personas para una ejecución efectiva? ¿Si usted está tomando la decisión por sí mismo está seguro de que esta será aceptada por todos? TENGA EN CUENTA

Modernización de Secretarías de Educación Ministerio de Educación Nacional República de Colombia ¿ Que implicaciones han tenido mis decisiones sobre los equipos, los procesos y la Secretaría de Educación ? ¿Cómo demostrar a mis superiores mayor compromiso? ¿Estoy dispuesto a sentirme dueño de mi trabajo? TARJETAS TEMÁTICAS

Modernización de Secretarías de Educación Ministerio de Educación Nacional República de Colombia ¿ESTA USTED DISPUESTO A EMPODERARSE DE LOS SERVICIOS QUE OFRECE LA SECRETARIA DE EDUCACION PARA OFRECER UN SERVICIO EFICIENTE?

Modernización de Secretarías de Educación Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Sesión de Preguntas ¿¿¿ ???

Modernización de Secretarías de Educación Ministerio de Educación Nacional República de Colombia MUCHAS GRACIAS