Consejos prácticos para la realización de una actividad científica (Cursos, Jornadas, etc.)

6 meses antes Objetivos Temas a tratar ¿a quién va dirigido? (médicos generales, ginecólogos, pediatras, población general, adolescentes, etc.) ¿arancelado?

6 meses antes Fijar la fecha Tener en cuenta: Otras actividades proyectadas en la fecha Fines de semana largo, feriados Festividades religiosas

6 meses antes Programa Autoridades (Director, coordinador, secretarios, etc.) Disertantes posibles Lugar Conseguir los recursos económicos

Recursos económicos para: Lugar (auditorio o salón) Equipo técnico (proyector, cañón, audio, etc.) Papelería (afiches, tríptico, programas, certificados) Traslados de los disertantes Alojamiento de los disertantes ¿Honorarios de los disertantes?

6 meses antes Definir si la actividad se realizará en forma conjunta con otra institución (Colegio médico, Círculo médico, Hospital, otra Sociedad científica, etc.) Comunicar el proyecto a la SAGIJ Solicitar los auspicios correspondientes (Ministerio, municipalidad, secretaria de Salud, Sociedades científicas, etc.)

Recuerde que: La actividad se debe realizar en nombre de la SAGIJ-Delegación… Los disertantes pueden o no ser de la SAGIJ Trate de incluir como disertantes profesionales reconocidos de su comunidad

RECUERDE QUE: Ud. es la SAGIJ Que no debe pedir auspicio sino comunicar la actividad a la SAGIJ para su difusión e inclusión en actas Que en la actividad debe estar el nombre de la SAGIJ y su delegación Que Ud. puede, además, organizar o participar de actividades de otras Sociedades

5 meses antes Si es posible, contactar antes telefónicamente o vía mail a los disertantes Cartas de invitación a los disertantes + programa completo con fechas y horarios + información de que gastos tendrán cubiertos + informar equipo técnico disponible) Solicitarles una pronta respuesta

4 meses antes Confirmar la asistencia de los disertantes o buscar su reemplazo Confirmar a los sponsors o proveedores de recursos financieros

3 meses antes Difusión: ¿dónde? Boletín y WEB de la SAGIJ Mailing Hospitales Colegio y/o círculo médico Centros médicos y sanatorios privados

3 meses antes Difusión: ¿cómo? Afiches (Eventual colaboración de los Laboratorios) Mails Tríptico (puede servir luego de programa) Difusión persona a persona

AFICHE: qué no debe faltar SAGIJ con logotipo (+ nombre de otra institución organizadora si la hubiese) Nombre de la actividad Autoridades Objetivos (eventual) A quién esta dirigido Duración, frecuencia, horario Fecha de inicio y de finalización Lugar o sede, con domicilio Información: dónde obtenerla

TRÍPTICO: qué debe tener SAGIJ con logotipo (+ nombre de otra institución organizadora si la hubiese) Nombre de la actividad Autoridades Objetivos A quién esta dirigido Duración, frecuencia, horario Fecha de inicio y de finalización Lugar o sede, con domicilio Información: dónde obtenerla Auspicios PROGRAMA completo con disertantes

CERTIFICADO SAGIJ con logotipo (+ nombre de otra institución organizadora si la hubiese) Nombre de la actividad Certifico/amos que………………….ha participado en carácter de …(asistente, secretario, disertante)… en este …(curso, jornada,etc.)… realizado en…………. los días………. Lugar y fecha Firma y nombre de las autoridades

2 meses antes Reservar los pasajes (en especial si son aéreos) Reservar el alojamiento Reconfirmar el lugar del evento Reconfirmar el equipo técnico

15 días antes Llamadita o mail a los disertantes Repasar todos los detalles ¿quién se ocupará de lo social? Búsqueda de los invitados a su llegada Cenas o almuerzos de los invitados Café para breaks, lunch o cena, etc.

El día de inicio Llegar con anticipación por posibles imprevistos Chequear que funcionen los equipos técnicos Fichas de Inscripción Tener los diplomas para las autoridades, los disertantes y los asistentes

Posterior al evento Evaluación ¿se cumplieron los objetivos? Enviar un informe a la SAGIJ para ser publicado y para el libro de actas Enviar fotos, si hubiese Si la actividad fue arancelada recuerde que el 50% de las ganancias son para la Delegación y el 50% para la SAGIJ

¡ NO SE DESANIME ! Si sobrevive a todo esto: LO FELICITAMOS !!!