Unidad Finanzas Mecesup Freddy Sánchez V. Encargado Unidad de Finanzas Mecesup Viernes 20 Julio 2007

Equipo de trabajo Ingrid Inostroza Secretaria Unidad Fono: mail: Víctor Castro Auditor Analista de Finanzas (Rendiciones financieras, garantias y seguimiento) Fono: mail: Marcelo Vargas Auditor Analista de Finanzas (Seguimiento y Auditorias) Fono: mail: Freddy Sánchez Encargado Unidad de Finanzas Fono: mail:

Inicio Actividades asociadas a recursos 1.- Envío de garantía por el 10% del total de recursos adjudicados 2.- Apertura de cuenta corriente bancaria exclusiva ( Clausula sexta convenio ) 3.- Envío de certificado o constancia de la Institución bancaria que acredite el uso exclusivo del proyecto Mecesup 4.- Acreditación Rol de receptores Ley Acreditación de cuenta corriente única ante la Tesorería General de la República

Actividades asociadas función Finanzas Proyecto1 Proyecto2 Proyecto3 UCI Finanzas Mecesup UCP Mineduc Hacienda TGR FIAC Envío de garantía por el 10% del total de recursos adjudicados 2.- Apertura de cuenta corriente bancaria exclusiva (Clausula sexta convenio) 3.- Envío de certificado o constancia de la Institución bancaria que acredite el uso exclusivo del proyecto Mecesup 4.- Acreditación Rol de receptores Ley Acreditación de cuenta corriente única ante la Tesorería General de la República

Garantias La emisión de garantias es un compromiso suscrito en convenio ( clausula decima del convenio ): De los tipos de garantias: 1.- Garantia de fiel cumplimiento: Documento emitido desde el inicio del proyecto hasta el término de todas las actividades. Monto: 10% de los recursos mecesup adjudicados, renovación cada 11 meses 2.- Garantia por anticipo de recursos: Documento emitido por la Institución en forma previa al traspaso de los recursos. Monto: 100%, renovacion cada 11 meses 3.- Garantia de saldos por ejecutar: Documento solicitado por el Programa Mecesup transcurridos 11 meses del documento mencionado punto 2, Monto 100% del saldo por ejecutar, renovacion cada 11 meses

Proceso de transferencia de recursos a proyectos (1) Uno o mas proyectos solicitan recursos a UCI Institucional (2) UCI comunica a FIAC necesidades recursos (3) FIAC previo analisis envia solicitud a Finanzas Mecesup (4_5) Finanzas gestiona via UCP instancias administrativas en Ministerio Educación y Ministerio de Hacienda (6) Finanzas Coordina Acciones previas en Tesoreria (7) Finanzas solicita emision garantia 100% de transferencia solicitada (8) UCI gestiona y envia a finanzas garantias (9) Finanzas coordina transferencia via Tesoreria General a cuenta corriente previamente acreditada (10) UCI envia acuse de recibo y copias de deposito en cuenta corriente exclusiva de proyecto

Proceso de transferencia de recursos a proyectos Proyecto1 Proyecto2 Proyecto3 UCI Finanzas Mecesup FIAC Mineduc Hacienda TGR (1) Uno o mas proyectos solicitan recursos a UCI Institucional (2) UCI comunica a FIAC necesidades recursos (3) FIAC previo analisis envia solicitud a Finanzas Mecesup (4_5) Finanzas gestiona via UCP instancias administrativas en Ministerio Educación y Ministerio de Hacienda (6) Finanzas Coordina Acciones previas en Tesoreria (7) Finanzas solicita emision garantia 100% de transferencia solicitada (8) UCI gestiona y envia a finanzas garantias (9) Finanzas coordina transferencia via Tesoreria General a cuenta corriente previamente acreditada (10) UCI envia acuse de recibo y copias de deposito en cuenta corriente exclusiva de proyecto A.C

Contabilidad de Proyectos El convenio suscrito entre la Institución adjudicataria y el Ministerio de Educación comprometen gestionar contabilidad separada del proyecto respecto de las operaciones normales de la Intitución. Para implementar el sistema de registro paralelo se debe cumplir con los siguientes términos: 1.- Instalación de software de seguimiento financiero proporcionado programa Mecesup 2.- Ingreso y actualizacion de datos en sistema financiero 3.- Cumplir con el Proceso de Rendiciones Financieras

Rendición Financiera Concepto: La rendición financiera de proyectos corresponde al proceso mediante el cual la Unidad de Coordinación de Proyectos a través del Coordinador Institucional dan fe del avance del uso de las fuentes (recursos) y gastos (ejecuciòn) del o los proyectos; además de presentar un proyección para el trimestre siguiente de los gastos comprometidos mediante actos administrativos respaldatorios.

Proceso de Rendición Financiera 1.- Envío de rendición financiera por correo electrónico 2.- Envío de información por correo tradicional (Formatos Mecesup): Declaración de gastos oficiales Conciliaciones bancarias Copias de cartolas bancarias del trimestre a rendir

Aspectos relevantes del Control Interno UCI Se recomienda a la Unidad de coordinación de Proyectos (UCI) manter la documentación que respalda fuentes y el uso de recursos en archivadores especiales para los proyectos Mecesup. 1.- Archivador con gastos: Independiente de la fuente de financimientos que generó el pago efectivo se debe mantener el original de la factura mas la copia de los Memos o cartas que autorizaron el pago respectivo, es importante contar con las firmas y timbre de recepción de bienes o servicios pagados. 2.- Cada pago debe seguir un orden logico que permita acceder en forma rápida, para ello se recomienda imprimir el boucher de la transacción del sistema de seguimiento financiero. 3.- Los ciclos de pagos asociados a los recursos del proyecto deben seguir una logica coherente que permitan gestionar una recepcion adecuada del bien o servicio, (pagos cada 15 dias o maximo 30 dias habiles). 4.- Debido cuidado y apego con el cumplimiento en el pago de los impuestos y gavamenes.

Auditorias y seguimiento financiero Mecesup: La Unidad de Finazas realiza visitas periodicas las que tienen por objetivo analizar la consistencia de la información financiera declarada en el proceso de rendición financiera, además de analizar los aspectos del control interno que permiten fortalecer las gestiones asociadas a los proyectos. Banco Mundial: La Institución debe otorgar las facilidades correspondientes para que el Banco gestione las visitas en terreno que permitan contrastar el avance financiero de los proyectos adjudicados. Contraloria General de Republica: Organo contralor facultado por el Banco Mundial para que en su representación emita opinion respecto a la ejecucion financiera, el uso de las fuentes de recursos y la aplicación de los gastos. El control interno es un elemento fundamental analizado.

FIN