EL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO 27/04/2017 EL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO EN LA AEAT Aplicación de las Normas de Interoperabilidad en la implantación de la Administración Electrónica en las Universidades PORTADA Departamento de Informática Tributaria. Departamento de Informática tributaria

Introducción Documentos electrónicos - Catálogo - Modelo de digitalización Expediente electrónico

ee.Introducción Normativa -Generación y archivo de documentos electrónicos a partir de documentos en soporte papel: Resolución de la D.G. de la AEAT de 16-4-2004 (derogada). Ley de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos (Ley 11/2007): Publicación Junio-2007 Entrada en Vigor: AGE 01-01-2010. Com.Autónomas y Corporaciones Locales: 01-01-2010, si las condiciones presupuestarias se lo permiten. -Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.

ee.Introducción Normativa Real decreto 3/2010 Esquema Nacional de Seguridad Real decreto 4/2010 Esquema Nacional de Interoperabilidad. Resoluciones de 19 de Julio de 2011 por la que se aprueban las Normas Tecnicas de de Desarrollo del ENI en particular: Digitalización de documentos Interoperabilidad de documento electrónico Interoperabilidad de expediente electrónico Copiado autentico y conversión

ee.Introducción Normativa Resolución del Director General de la AEAT para la aprobación de aplicaciones informaticas para la actuación automatizada. (publicado en Sede el 28-11-2011). Resolución del Presidente de la AEAT de 4 de febrero de 2011 sobre el uso del Codigo Seguro de Verificación y creación de Sellos electrónicos del organismo y ampliación de las aplicaciones informaticas para la actuación automatizada (BOE 12 de febrero de 2011).

Introducción Documentos electrónicos - Catálogo - Modelo de digitalización Expediente electrónico

Doc-e - Catálogo Catálogo es el sistema de información que gestiona los documentos electrónicos que genera o recibe la Agencia Tributaria en relación con los procedimientos en los que es competente. Permite la visión documental integral de la AEAT con independencia de las aplicaciones que los generaron o de la forma de entrada del documento al sistema de información. Para ello, se asigna a cada documento unas características(metadatos) que permiten su identificación y localización por cualquier funcionario o sistema de información (Interoperabilidad ENI). Definición y Catalogación de Procedimientos AEAT para permitir identificar los documentos y los expedientes.

Tabla Maestra de Procedimientos Doc-e - Catálogo Tabla Maestra de Procedimientos AREAS LEY 11 NO LEY 11 SERVICIO Recursos Humanos 3 23 1 Aduanas e II.EE. 148 9 6 Servicio Jurídico   Informática Gestión Tributaria 113 10 92 Inspección 22 SEPRI 14 Auditoria Interna 2 5 Recaudación 27 40 7 Administración Económica 11 SETE Otros TOTAL 331 138 128  

Huella Digital y Código Seguro de verificación Doc-e - Catálogo Huella Digital y Código Seguro de verificación Art. 31.2 LAECSP Función Hash SHA-1 Huella Digital 20 By Digest Integridad Documento electrónicos Autenticidad Código Seguro de verificación 16 caracteres alfa# algoritmo Art. 31.3 LAECSP Codigo Seguro de Verificación (CSV) Articulo 20 Real Decreto 1671/2009 Resolución de la AEAT sobre CSV – BOE 12-02-2011

Codigo Seguro de Verificación (Articulo 20 Real Decreto 1671/2009) Doc-e. Catálogo Codigo Seguro de Verificación (Articulo 20 Real Decreto 1671/2009) - Carácter único del código generado para cada documento. - Vinculación con el documento generado y con el firmante. No se permite modificar la asociación entre el CSV y el documento. - Posibilidad de verificar el documento por el tiempo que se establezca en la resolución que autorice la aplicación de este procedimiento. Verificación en la Sede del documento electrónico.

Doc-e. Catálogo Sistema de firma electrónica mediante CSV: - Actuación administrativa automatizada. “Actuación administrativa producida por un sistema de información adecuadamente programado sin necesidad de intervención de una persona física en cada caso singular. Incluye la producción de actos de trámite o resolutorios de procedimientos, así como de meros actos de comunicación”.  ejemplos: Resolución de la Dirección General de la Agencia Estatal de Administración Tributaria de 30 de diciembre de 2009, por la que se aprueban aplicaciones informáticas para actuación administrativa automatizada. - Firma electrónica de funcionario público.

Doc-e. Catálogo Metadatos básicos de los documentos electrónicos Generales o de contexto : Clave unica de Catálogo (Identificador) NIF Organo (Oficina gestora) Procedimiento Tipo de documento(tipo documental) Descripción Referencia temporal(fecha de captura) Origen: Documento generado por la AEAT(Administración) Documento externo(Ciudadano) Funcionario o sistema que ha creado el documento Firma: Huella CSV(tipo de firma y valor CSV) Contenido: Formato(nombre de formato) Clave de almacenamiento OAM

Doc-e - Catálogo Art.31 Ley 11, archivo electrónico Documentos Físicos Registro Nº de registro digitalización Archivo Físico Aplicaciones o Expediente Electrónico Art.31 Ley 11, archivo electrónico Registro Electrónico Nº de registro CATALOGO INTERNET SLC ENVINET INTRANET GRABACIONES TELEFÓNICAS Documentos Electrónicos (OAM) METADATOS Declaraciones Electrónicas Gestión Notificaciones Nº registro de salida . . . APLIC. Tramitación Expedientes Acuses de recibo Digitalización Masiva A/R Archivo Físico

Doc-e - Catálogo COTEJO

Doc-e. Tipos de documentos Documentos objeto de digitalización La leyenda se puede imprimir Copia autentica articulo 44.3 y 44.4 Ley 11/2007

Documentos gestión de notificaciones Doc-e. Tipos de documentos Documentos gestión de notificaciones Documentos administrativos electrónico, original electrónico. Deben llevar impreso:   “Documento firmado electrónicamente (R.D. 1671/2009.Art.21.c). Autenticidad verificable mediante Código Seguro Verificación xxxxxxxxxx en https://www.agenciatributaria.gob.es”.

Doc-e - Catálogo Evolución Catálogo

Introducción Documentos electrónicos - Catálogo - Modelo de digitalización Expediente electrónico

Garantías. Doc-e. Digitaliza DIGITALIZA, es el Sistema de digitalización en la AEAT que se adecua a la norma técnica de Digitalización de documentos y a la Resolución sobre Sello y CSV, garantiza la autenticidad, integridad y conservación de las imágenes obtenidas, y, por tanto, los documentos electrónicos obtenidos y sus copias tendrán la misma validez que los documentos originales. Garantías. Calidad de las imágenes Sistemas de detección de doble alimentación en los escáneres. Escáneres de calidad. Software de procesamiento de imágenes avanzado. Control sobre las hojas digitalizadas: Número de hojas indicado en la carátula de Registro: Número Exacto. Número Aproximado (a partir de10 hojas)

Modelo de digitalización Carátula de digitalización. La indexación (catalogación) se realiza mediante la generación de una carátula de digitalización. El gestor que solicita la digitalización debe suministrar los datos básicos de Catalogación del Documento: NIF, Procedimiento, tipo de documento... Estos datos se imprimen en la carátula y se leen por el escáner Este sistema permite la especialización de funciones. El Gestor tiene toda la información necesaria para la correcta indexación (catalogación) de la documentación y el conocimiento de la aplicación gestora. El personal de digitalización está especializado en el manejo de papel (tratamiento y custodia) y conoce el escáner, sus peculiaridades, su mantenimiento. La Carátula de digitalización ofrece la perfecta unión entre ambas funciones.

Eficiencia funcional y económica. Doc-e. Digitaliza Eficiencia funcional y económica. Una sola aplicación, homologada y universal, garantiza su operatividad plena, reduciendo la curva de aprendizaje y los costes de su gestión y mantenimiento. Esa homogeneidad no se puede conseguir con soluciones comerciales, que varían con el modelo de escáner (y su software) y con el tiempo. Además, los millones de imágenes a producir deben estar optimizadas en cuanto a su tamaño, ya que de lo contrario no hay sistema de comunicaciones ni sistema de almacenamiento que lo soporten. Escenarios de captura. Centros de Digitalización. Capacidad para el Archivo de los documentos digitalizados. Puntos de Digitalización. Sin capacidad, en principio, para el Archivo de los documentos digitalizados.

Distribución de escáneres. Doc-e. Digitaliza Distribución de escáneres. Primer Nivel. Centros de Digitalización. Por Delegación Especial o por Delegación de la Agencia Tributaria, Departamentos o Servicios Centrales, Oficinas Especiales y Registros con gran entrada de documentación. Segundo Nivel. Puntos de Digitalización En Administraciones y Registros con poca documentación. En determinadas circunstancias, es necesario crear Puntos de Digitalización por planta, cuando la relevancia de la documentación u otras consideraciones así lo aconsejen.

Distribución de escáneres. Doc-e. Digitaliza Distribución de escáneres. Böwe Bell & Howell Spectrum XF 8090 DC Rendimiento: 75 Hojas/Minuto Alimentador: 500 Hojas Hojas/Día Recom.: 60.000 Hojas Kodak i1420 Rendimiento: 48 Hojas/Minuto Alimentador: 150 Hojas Hojas/Día Recom.: 7.500 Hojas Kodak i260 Rendimiento: 40 Hojas/Minuto Hojas/Día Recom.: 5.000 Hojas Kodak i1220 Rendimiento: 30 Hojas/Minuto Alimentador: 50 Hojas Hojas/Día Recom.: 1.500 Hojas

Introducción Documentos electrónicos - Catálogo - Modelo de digitalización Expediente electrónico

expediente electrónico Exp.Virtual Expediente Electrónico: Documentación electrónica de Procedimientos (Copia electrónica, remisión a Org. Externos..) Exp.Electrónico Aplicación Gestora Expediente Electrónico: Conjunto de documentos relacionados con el expediente y agrupados en carpetas. Expediente Virtual: Visión exterior de los procedimientos Exp. Virtual y Expediente electrónico dan servicio a las aplicaciones gestoras

expediente electrónico AR ee

Expediente Electrónico Visualizar Vista por Internet Ciclo de Vida Alta de EE - Manual - Automática desde aplicación EE Documentos Ciudadano: electrónico Registro papel (archivos) Formación del EE Doc. corporativos Producto AEAT Personales Subexpedientes EE Generación de Vista Completa Selectiva Vista Inclusión de la vista de EE Visualizar Vista por Internet Copia en Soporte Remisión Organismos Externos

Expediente Electrónico Generación Vista AR ee Expediente en formación “ee” Antes de la Puesta de Manifiesto ee Expediente en formación “ee” Tras la Puesta de Manifiesto Generación de la vista del expediente AR vee Inclusión de la vista en el expediente Vista incluida vee Nuevo Expediente “vee” Cerrado (Vista del Expediente “ee”) Diligencia de Puesta de Manifiesto Índice de la vista la vista realizada ya no se puede alterar. AR

ee ee ee Expediente Electrónico Proceso de generación del índice H1, (1) Generar y Añadir el Índice ee ee (2) Ordenar y Concatenar Huellas y Códigos ( foliado completo y autenticado) Art.32 de la LAECSP sobre Expediente electrónico generación D1 H1, D2 D2 H2, D3 H3 D4 H4, ee H5, D5 Foliado:“Queda garantizado a través de la concatenación ordenada de las huellas digitales que componen la vista”

expediente electrónico CSV del Indice

expediente electrónico Acceso a la puesta de manifiesto electrónica:

expediente electrónico Acceso a la puesta de manifiesto electrónica: Con el CSV identificándose con certificado o DNI-e se accede a la Vista del expediente que se ha puesto de manifiesto

expediente electrónico

expediente electrónico

expediente electrónico Copia en soporte

Expediente Electrónico Intercambio de Expedientes con el TEA Identificación del expediente Datos Específicos 1 Aviso 2 Entrégame el expediente X 3 Entrégame el documento Y A.E.A.T. ORGANISMO Acuse de recibo 4

Expediente Electrónico Evolución de las Reclamaciones Económico-Administrativas enviadas al TEAC por WS. En 2011 casi todo por esta vía.

Expediente Electrónico Servicios para LAECSP Catalogación: Directa GN Registro APLICACIONES CATÁLOGO Visualización doc-e obligatorio obligatorio Visualización ee EXPEDIENTE ELECTRÓNICO Formación ee: Directa GN Registro Vista ee: Pta a disposición Copia en soporte Remisión Org.Ex. Tramitación ee

expediente electrónico Evolución

¡Gracias por su atención! 27/04/2017 ¡Gracias por su atención! Josefina.otheo@correo.aeat.es CONTRAPORTADA www.agenciatributaria.es Departamento de Informática tributaria