ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE EVENTOS Cynthia Capilla Ortega

Comparación de la estructura organizativa del departamento de eventos en dos hoteles de diferentes características

1.1. Hotel Congresos. Tareas a realizar por el departamento a la hora de organizar un congreso: Encargarse de las relaciones con los ponentes. Preparación del programa científico. Centralizar las relaciones entre el congresista y el comité organizador. Montaje y gestión de ruedas de prensa. Realizar las gestiones previas y posteriores al evento, relacionadas con desplazamientos, y programas sociales para acompañantes. Labores relacionadas con el catering, montaje, etc. Servicio de azafatas y relaciones públicas. Contratación de vehículos de alquiler. Excursiones o visitas.

1.2. Hotel Meetings. Tareas a realizar por el departamento a la hora de organizar un evento: Seleccionar un coordinador que este al frente del evento. Análisis de potenciales patrocinadores. Selección de fechas de inscripción. Distribución de temas y salones. Manejo del presupuesto. Contacto con proveedores. Organización de la prensa. Tareas de catering. Controlar la seguridad. Montaje de sonido e iluminación.

2.1. Hotel Congresos. Plantilla necesaria para llevar a cabo las tareas: Secretaría científica. Se encarga de las relaciones con los ponentes y la preparación del programa científico. Secretaría técnica. Centraliza las relaciones entre el congresista y el comité organizador. Secretaría turística. Realiza gestiones previas y posteriores al evento, relacionadas con desplazamientos, y programas sociales para acompañantes. Staff. Catering, montajes, etc. Personal externo. Azafatas, alquiler de vehículos, animación, viajes y excursiones. Oficina de prensa.

2.2. Hotel Meetings. Plantilla necesaria para llevar a cabo las tareas: Coordinador o líder. Responsable de conseguir posibles sponsors del evento. Responsable de las inscripciones. Responsable del armado del programa. Responsable de tesorería. Responsable de proveedores. Responsable de prensa. Personal para el catering. Personal para la acreditación de los asistentes. Personal de seguridad. Personal de sonido e iluminación. Personal externo.

Organigrama del personal del departamento de eventos HOTEL CONGRESOS Secretaría Científica Relaciones con los ponentes Preparador del programa científico Secretaría Técnica Relaciones con el congresista Relaciones con el comité organizador Secretaría Turística Transporte de congresista y ponentes Traslado de los asistentes Visitas y excursiones Personal Staff Catering, montajes, etc. Personal externo Azafatas, alquiler de vehículos, etc. Oficina de prensa Montaje de ruedas de prensa Análisis de resultados

Organigrama del personal del departamento de eventos HOTEL MEETINGS Coordinador o líder Comunicación y Publicidad Responsable de patrocinadores Responsable de prensa Responsable de proveedores Organización de asistentes Responsable de inscripciones Responsable del armado del programa Personal para acreditación de asistentes Personal externo Azafatas, vehículos de alquiler, etc. Personal de catering Personal de seguridad Presupuesto Responsable de tesorería Audiovisuales Personal de sonido e iluminación