“La implementación de la Estrategia Digital Nacional en México mediante la estructuración de sistemas de gestión de documentos y archivos como reto de la Democracia.” Mayo 2016 Dr. Juan Miguel Castillo Fonseca Facultad de Ciencias de la Información.

Índice 1. Introducción. 2. El Plan Nacional de Desarrollo La Estrategia Digital Nacional. 4. Etapas para la implementación de un Sistema de Gestión de Documentos (SGD) y de un Sistema de Gestión de Archivos (SGA) 5. Plan para crear un Sistema de Preservación Digital (SPD). 6. La idea de la Democracia. 7. Conclusiones.

Los archivos en México, representan el cúmulo de funciones y actividades que el Gobierno realiza día a día con la finalidad de cumplir sus obligaciones ante los ciudadanos, mediante la gestión pública. El Plan Nacional de Desarrollo (PND) En su estrategia transversal “Gobierno Cercano y Moderno”, señala la idea de aumentar la digitalización en México, para que con ello se maximice su impacto, económico, social y político en beneficio de la calidad de vida de las personas. La Estrategia Digital Nacional (EDN), es el plan de acción que el Gobierno de la República implementará durante los próximos para fomentar la adopción y el desarrollo de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) e insertar a México en la Sociedad de la Información y el Conocimiento. El presente trabajo tiene como objetivo: Analizar la Estrategia Digital Nacional y su relación con los sistemas de gestión de documentos y archivos, con el fin de democratizar los servicios públicos del país. 1. Introducción.

Se establece de Acuerdo al Articulo 26 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos y tiene las siguientes finalidades: Establecer los objetivos nacionales, las estrategias y prioridades durante la administración del 2013 al 2018, a fin de mantener el rumbo y una dirección clara. Permite la rendición de cuentas a los ciudadanos por parte del Gobierno Federal. Determina la base para la generación de los programas sectoriales, especiales, institucionales y regionales. Al respecto el Banco Mundial señala que el nuevo paradigma productivo se corresponde con la penetración de las tecnologías de la información en la vida económica e industrial, teniendo como base fundamental, el conocimiento y la innovación. Bajo este esquema la incorporación de la disciplina archivística en esta sociedad, exige la presencia de profesionales dedicados a implementar modelos de gestión documental y archivos de manera física y digital 2. El Plan Nacional de Desarrollo

El objetivo principal del PND, se encuentra enfocado a llevar a México a su máximo potencial y fija cinco metas nacionales y tres estrategias transversales para conseguirlo: 2. El Plan Nacional de Desarrollo

La Estrategia Digital Nacional es el plan de acción del Gobierno de la República y plantea los desafíos que México enfrenta en el contexto digital y la manera en la que se les hará frente. El propósito fundamental es lograr un MEXICO DIGITAL, en el que la adopción de y uso de las TIC maximicen su impacto económico, social y político en beneficio de la calidad de vida de las personas. Dicha Estrategia surge como respuesta a la necesidad de aprovechar las oportunidades de adopción y el desarrollo que las TIC crean para potenciar el crecimiento del país. La EDN, representa un cambio fundamental en el direccionamiento hacia una sociedad de la información y el conocimiento y es visto como un producto de una coordinación y colaboración transversal de todas las dependencias e instituciones que componen el Estado Mexicano. 2. La Estrategia Digital Nacional.

El propósito general de la EDN es aumentar la digitalización de México, para que con ello se maximice su impacto económico, social y político en beneficio de la calidad de vida de las personas. 2. La Estrategia Digital Nacional.

La misión de la EDN es aumentar la digitalización de México, para que con ello se maximice su impacto económico, social y político en beneficio de la calidad de vida de las personas. La visión de la EDN, señala a un México Digital con una sociedad conectada, participativa e innovadora que potencializa sus capacidades para tener mejores oportunidades; y un gobierno abierto, cercano, moderno y transparente, que garantice que la tecnología sea motor del desarrollo del país. 2. La Estrategia Digital Nacional.

En este sentido, la digitalización que promueve la Estrategia, contribuye a lograr un México incluyente ya que: a) Facilita que el gobierno provea acceso a servicios públicos de calidad, promoviendo así la inclusión social. b) Posibilita que los derechos humanos sean garantizados con independencia de la condición social de las personas. c) Permite, además, el ejercicio de los derechos humanos que están directamente relacionados con las TIC. d) Contribuye a la accesibilidad para personas con alguna discapacidad, y con ello, a su plena inclusión social. e) Potencializa el acceso a los servicios de salud, mediante el empleo de las TIC para generar una política digital integral de salud. 2. La Estrategia Digital Nacional.

3. Etapas para la implementación de un Sistema de Gestión de Documentos (SGD) Diagnóstico. Detectar anomálias. 1. Programa de gestión de documentos 2. Procesos tecnológicos 3. Volumen y tipología documental 4. Espacios físicos del local 5. Condiciones de los documentos 6. Servicios que se ofrecen 7. Recursos humanos, materiales, técnicos y financieros Normativa. Analizar. 1. Políticas Nacionales, estrategias y programas 2. Leyes, reglamentos, lineamientos. 3. Normas Nacionales e internacionales. NOM e ISO 15489, 30/300, 30/301, 30/302, 14721, ISAD G, ISAAR (CPF) ISAAH (CPF), Modelos teóricos Capacitación. Instrumento de cambio en la institución. 1. Sensibilización. Mandos directivos. 2. Personal en General. Mandos medios y directivos de unidades generadoras de documentos. 3. Especializada. Personal operativo en el manejo documental. Programa de Gestión de documentos 1. Producción documental. 2. Recepción de documentos. 3. Distribución de documentos. 4. Trámite de documentos. 5. Organización. 6. Consulta de documentos. 7. Conservación de documentos físicos y digitales. 8. Disposición final de los documentos

Diagnóstico. Detectar anomálias. 1. Estructura organizacional 2. Unidades de Archivos 3. Subunidades de archivos 4. Funciones 5. Actividades 6. Programas 7. Manuales 8. Comunicación interna y externa. Normativa. Analizar. 1. Políticas Nacionales, estrategias y programas 2. Leyes, reglamentos, lineamientos. 3. Normas Nacionales e internacionales. NOM e ISO 15489, 30/300, 30/301, 30/302, 14721, ISAD G, ISAAR (CPF) ISAAH (CPF), Modelos teóricos Capacitación. Instrumento de cambio en la institución. 1. Sensibilización. Mandos directivos. 2. Personal en General. Mandos medios y directivos de unidades generadoras de documentos. 3. Especializada. Personal operativo en el manejo documental. Programa de Gestión de Archivos 1.Oficialía de partes o unidad de correspondencia. 2.Archivos de trámite 3.Archivo de concentración 4.Archivo histórico 3. Etapas para la implementación de un Sistema de Gestión de Archivos (SGA).

3. Etapas para la implementación de un Sistema de Preservación Digital (SPD). Diagnóstico. Detectar carencias. 1. Hardware y Software. 2. Recursos Humanos 3. Recursos Financieros. 4. Recursos Técnicos. 5. Recursos Materiales. 6. Fallas en sus sistemas de GD y GA Normativa. Analizar. 1. Políticas Nacionales, estrategias y programas 2. Leyes, reglamentos, lineamientos. 3. Normas Nacionales e internacionales. NOM e ISO 15489, 30/300, 30/301, 30/302, 14721, ISAD G, ISAAR (CPF) ISAAH (CPF), DUBLIN CORE, PREMISE, RDA 4. Estándares técnicos de Metadatos como METS, MODS, OAIS, OAI-PMH 5. Modelos teóricos Capacitación. Instrumento de cambio en la institución. 1. Sensibilización. Mandos directivos. 2. Personal en General. Mandos medios y directivos de unidades generadoras de documentos. 3. Especializada. Personal operativo en el manejo documental. Programa de Preservación Digital. A fin de que los documentos cuenten con códigos de origen. 1.Mantenimiento 2.Actualización 3.Migración 4.Emulación 5.Preservación de la tecnología 6.Arqueología digital

Implementación de la EDN, mediante la estructuración de SGD, un SGA y un SPD SISTEMA DE PRESERVACIÓN DIGITAL SPD ESTRATEGIA DIGITAL NACIONAL (EDA) SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS (SGD) SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVOS (SGA) 1. Diagnóstico. Detectar anomálias. 2. Normativa. Analizar. 3.Capacitación. Instrumento de cambio en la institución. 4.Programa de Gestión de Documentos 1.Diagnóstico. Detectar anomálias. Estructura organizacional 2. Normativa. Analizar. 3. Capacitación. Instrumento de cambio en la institución. 4. Programa de Gestión de Archivos Diagnóstico. Detectar carencias. 2. Normativa. Analizar. 3.Capacitación. Instrumento de cambio en la institución Programa de Preservación Digital. PND

4. La idea de la Democracia Poder ejercido por el pueblo Mediante mecanismos de participación en la toma de decisiones Información accesisble,transp arente y con interacción ciudadana hacia el Gobierno.

Conclusiones 1.Sin archivos organizados, mediante la gestión de documentos y la gestión de archivos, difícilmente estaremos entrando en la Estrategia Digital Nacional. 2. El reto implica, no sólo recursos de cualquier índole, sino voluntad política e institucional. 3. El uso de la tecnología, se tiene que entender como una herramienta, sin embargo, al usarla, forzosamente se tendrá que actualizar constantemente. 4. La importancia de los archivistas ante estos desafíos, implica no solo el conocimiento teórico de los principios archivísticos, la metodología, la práctica en la organización documental, el uso de la normativa archivística, la aplicación de la tecnología fija o móvil, sino que además requiere de la aplicación de la administración y el enfoque de sistemas. 5. La importancia de las escuelas que imparten las licenciaturas en archivística en el país tienen el deber y la obligación de enseñar los contenidos acordes con las necesidades nacionales. 6. Las instituciones públicas deben de mejorar los salarios en virtud de las funciones y actividades que cada día aumentan el perfil profesional de los archivistas en México.

“La implementación de la Estrategia Digital Nacional en México mediante la estructuración de sistemas de gestión de documentos y archivos como reto de la Democracia.” GRACIAS POR SU ATENCION. Dr. Juan Miguel Castillo Fonseca. Página web