Implantación de Sistemas de Gestión Empresariales en las organizaciones mexicanas a través de una metodología de Administración de Proyectos. ¿Reto Técnico o Cambio Cultural? MII Alberto Brandon Báez Camarena Abril 26, 2013 Universidad Veracruzana MII Brandon Báez

Presentación MII Brandon Báez Educación  Maestro en Ingeniería Industrial – Universidad Anáhuac México Norte  Ingeniero en Tecnologías de Información – Universidad Anáhuac de Xalapa  Diplomado en Planeación, Administración, Evaluación y Control de Proyectos – ITESM Campus Estado de México  Diplomado en Robótica y Visión – Laboratorio Nacional de Informática Avanzada, Francia Certificaciones y Asociaciones  Certificado como ITIL Foundations – EXIN  Miembro de la Association for Information Systems (AIS)  Miembro del Project Management Institute (PMI)  Miembro de Information Systems Audit and Control Association (ISACA).

Presentación MII Brandon Báez Experiencia Profesional  Socio de las firmas de Consultoría en Tecnologías de Información y Planeación Estratégica CODES SA de CV y Consultores Tyren de México SC, (2009 – Actual) con clientes como Dr Pepper Snapple Group, Scotiabank Inverlat, IXE Grupo Financiero, Chevron Texaco, Electromag, Branders Inc. entre otros.  Gerente Regional de Proyectos de TI para México y Caribe de Cadbury-Schweppes Caribe y Latino América (2007 – 2009).  Gerente Regional de Sistemas de Información para Hyatt International Hotels (2003 – 2007

Agenda  Los Sistemas de Gestión de Empresas (ERP) y su despliegue en las organizaciones mexicanas.  El proceso de Administración de Proyectos y su importancia para el éxito de la implementación de un ERP.  Principales retos para el éxito de la implementación de un ERP.  Conclusiones  Preguntas y Respuestas

LOS SISTEMAS DE GESTIÓN Y EL MERCADO MEXICANO

Sistemas de gestión de empresas (ERP) En términos sencillos, un ERP es un software integral que le permite a una empresa automatizar y modelar sus procesos de negocio, compartir datos, producir y acceder a la información en tiempo real, facilitando su planificación de recursos para la toma de decisiones. Los sistemas ERP permiten la integración del negocio ya que unifican y ordenan los datos de diferentes procesos en un solo lugar, mejorando el flujo de información entre las áreas de la compañía.

Características  Integrales  Modulares  Adaptables  Base de datos centralizada.  Los componentes del ERP interactúan entre sí consolidando todas las operaciones.  En un sistema ERP los datos se ingresan sólo una vez y deben ser consistentes, completos y comunes.  Reingeniería de Procesos  Es un único programa con acceso a una base de datos centralizada.

Objetivos de un ERP  Optimización de los procesos empresariales.  Acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos).  La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.  Eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería.

La importancia del ERP en las corporaciones  Mayor confiabilidad en los datos  Los procesos de la empresa transitan utilizando datos integrados y no redundantes  Se deshace la complejidad, por lo que el proceso de producción, venta y facturación se simplifica permitiendo utilizar más recursos para planear, disminuir gastos, y repensar la cadena de suministro.  La toma de decisiones se agiliza.

Módulos que integran un ERP  Producción  Ventas  Compras  Logística  Contabilidad  Gestión de proyectos  Sistema de información geográfica (GIS)  Inventarios y control de almacenes  Pedidos  Nóminas  Recursos Humanos  Finanzas  etc.

Componentes de un ERP

Datos del mercado Mexicano para los Sistemas de Gestión de Empresas En base al sondeo realizado por el Instituto Nacional de Estadística y Geografía (Inegi), nuestro país cuenta con empresas, que emplean a personas. Dicho estudió se basó en los Censos Económicos De manera detallada se muestra lo siguiente:  El 95,2% (4,8 millones) de las compañías son microempresas, el 4,3% ( ) pequeñas empresas, el 0,3% (15.432) medianas y el 0,2% (10.288) grandes firmas  Las microempresas emplean al 45,6% de todos los trabajadores, las pequeñas al 23,8%, las medianas al 9,1% y las grandes al 21,5%, esto se debe a que, a pesar de que son pocas las compañías de gran tamaño, ocupan mas de 10,000 empleados  Asimismo, los estados mexicanos con mayor número de empresas son el Estado de México ( ), el Distrito Federal ( ), Veracruz ( ), Jalisco ( ) y Puebla ( ).  En relación al giro empresarial, las firmas que residen en nuestro país agrupan sobre todo en el sector de los servicios (47,1%), comercio (26%), manufacturas (18%) y otros (8,9%).

…continúa De acuerdo a un sondeo elaborado con 48 empresas privadas se desprende la siguiente información: 52% de las empresas en México no conocen todavía el concepto de ERP 7% de las empresas tienen planes para la implementación de soluciones tecnológicas 90% de las empresas no están conformes con las soluciones de informática con que cuentan. 63.6% empresas utilizan paquetes administrativos 0.1% de las empresas utilizan un ERP

…continúa En relación a aquellas empresas que lograron implementar un ERP 37% de las empresas No se sienten satisfechas con la implementación de su solución del ERP Los costos superaron las expectativas originales al implementar el ERP en un 90% de los proyectos desde un 60% hasta en un 100% En los siguientes cuatro años: Habrá un incremento de la demanda de servicios de ERP en empresas medianas El mercado de los sistemas ERP ha crecido un 20% y continuará este crecimiento a tasas de 10% anuales. En los próximos cuatro años más de 4,000 empresas estarán implementando un sistema ERP

EL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Y SU IMPORTANCIA PARA EL ÉXITO DE LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE EMPRESAS

Importancia de la Administración de Proyecto de Implementación de un ERP La implementación exitosa de un sistema ERP en una empresa significa que este sistema debe ser puesto en total y correcta operación con un mínimo de costo, tiempo, y de recurso humano involucrado (tanto personal interno como externo), de tal forma que comience a producir los beneficios esperados conforme a los planes, y que la empresa pueda comenzar a lograr las ventajas competitivas que la administración tenía en mente cuando decidieron adquirir un sistema ERP.

…continúa De acuerdo con las importantes capacidades de un sistema ERP, y también de acuerdo con las importantes soluciones que se espera que éste tipo de sistema proporcione a la empresa, el proceso de implementación para estos sistemas ERP es complejo y riesgoso. Este involucra una gran cantidad de recursos que son puestos en riesgo tanto materiales, económicos, humanos y de tiempo.

Ciclo de Vida de un Proyecto (PMI)

Ciclo de implementación de un ERP

Ciclo Integrado del Proyecto para la Implementación de un ERP

ETAPA 1: Preparación del Proyecto Esta etapa de preparación del proyecto incluye actividades tales como:  la definición de metas y objetivos,  la determinación del presupuesto y el tiempo del proyecto,  la identificación del nivel de madurez de la organización,  la reingeniería de procesos de negocio (si es necesario),  la evaluación de la tecnología de la información (IT) de inversión y análisis de sistema / información de tecnología de la información existente (IS / IT), etc

ETAPA 2. Selección de Tecnologías Incluye la selección de:  software / aplicaciones ERP,  base de datos y hardware que se utiliza para apoyar el sistema ERP,  Sistemas de comunicaciones a utilizar  El equipo del proyecto y del comité de dirección, selección de consultores ERP y la elección de la estrategia y metodología de implementación de ERP

ETAPA 3. Formulación del Proyecto Esta etapa cubre el plan de negocios que se utilizará en la ejecución / desarrollo, tales como:  Definición funcional de la solución,  plan de implementación,  Requerimientos técnicos  Requerimientos operativos  Requerimientos materiales y económicos  Definición de tiempos y objetivos del proyecto

Etapa 4: Implementación/Desarrollo  En esta etapa se incluye la configuración del sistema, la personalización del mismo o en su defecto la programación y desarrollo de la aplicación si es a la medida.  Se prepara el sistema para ponerlo a producción.

ETAPA 5: Despliegue de la Solución A través de las diferentes áreas se incluye la estabilización del sistema, eliminar errores, puesta en operación de sistemas de mantenimiento, el apoyo a los usuarios, se obtienen los primeros resultados, se actualiza el sistema y en último punto se llega a las operaciones normales a través de las distintas dimensiones:  Operacional  Soporte  Mantenimiento  Monitoreo

ETAPA 6: Evaluación Se evalúa la solución de ERP, poniendo atención en lo que necesita mejorarse y en lo que está o no funcionando adecuadamente. Esto es crítico para determinar las lecciones aprendidas para la organización y generar una base de conocimiento sólida.

PRINCIPALES RETOS PARA EL ÉXITO DE LA IMPLEMENTACIÓN DE UN ERP EN LAS ORGANIZACIONES MEXICANAS

Áreas a enfocarse en el Proyecto  Retos enfocados en la Gente (G)  Retos enfocados en la Organización (O)  Retos enfocados en la Tecnología (T)

Retos de la Etapa de Preparación del Proyecto 1.Conformación del equipo de trabajo (G) 2.Nivel de madurez de la organización (O) 3.Establecer objetivos y metas claras (O) 4.Realizar un proceso de re-ingeniería para la organización. (O) 5.Contar con el presupuesto y tiempo adecuados 6.Soporte de la Alta Gerencia (O) 7.Adecuado control y administración del proyecto. (O) 8.Establecer canales adecuados de comunicación hacia arriba y hacia debajo de la empresa. (O) 9.Resistencia de los empleados (O)

Retos en la selección de Tecnología 1.Incluir a consultores con la madurez suficiente dentro de los procesos y proyectos de implementación de ERP’s. (G) 2.Uso de una adecuada estrategia para la implementación del ERP. (O) a.Desde cero, desarrollo a la medida b.Uso de herramientas líderes de la industria c.Implementación a través de pilotos (por módulo) d.Implementación global e.Implementación en paralelo 3.Uso de una metodología adecuada de implementación. (O) 4.Administración de riesgos (O) 5.Contar con infraestructura adecuada de hardware y de comunicaciones. (T) 6.Contar con un ERP robusto. (T)

Retos en la Formulación del Proyecto 1.Lograr que el usuario se involucre en el proyecto. (G) 2.Administrar de forma adecuada el cambio. ¡El caos y la resistencia se van a presentar! (O)

Retos en la Implementación/Desarrollo del Proyecto 1.Establecer planes adecuados en la capacitación de los usuarios. (G) 2.Realizar un correcto y adecuado análisis de datos y transformación de los mismos a los formatos requeridos. (T)

CÓMO MEDIMOS EL ÉXITO DE LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE EMPRESAS

Indicadores del éxito de la Implementación de un ERP A.Calidad del Sistema B.Calidad de la Información C.Calidad en el Servicio D.Impacto Táctico E.Impacto Estratégico

Calidad del Sistema Precisión Flexibilidad Facilidad de Uso Confiabilidad Integración de Datos Eficiencia Personalización Carácterísticas Apertura del Sistema Calidad de la Información Debe ajustarse a la necesidad del usuario Bases de datos actualizadas Información periódicamente entregada Información fácil de comprender Información relevante Información sintetizada Información importante Información útil Información disponible Calidad en el Servicio Hw/Sw Actualizados Confiabilidad Buen servicio Buen conocimiento de las herramientas Satisfacción de las necesidades de los usuarios Impacto Táctico Creatividad del Empleado Aumentar el aprendizaje de la organización Incremento de la productividad Incremento de los beneficios a los empleados Apoyo a la toma de decisiones Calidad de las decisiones Eficiencia de tiempos Participación individual Comunicaciones Reducción de costos Mejores procesos de negocios Uso de datos Satisfacción del cliente Impacto Estratégico Soporte al e- Business/e- Commerce Crear ventajas competitivas Crecimiento de la empresa Alianzas comerciales Innovación Liderazgo en costos Diferenciación

Conclusiones El éxito de la implementación de un Sistema de Gestión de Empresas (ERP) depende de un adecuado programa de administración de proyectos de la organización, el cuál trabajará a través de multiples factores: – Gente – Organización – Tecnología Siendo los relacionados a la organización los principales factores a gestionar dentro del proyecto para garantizar el éxito del mismo.

Preguntas

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