MODIFICACIONES PRESUPUESTALES

1.Consideraciones generales 2.Tipos de modificaciones 3.Usuarios de modificaciones presupuestales 4.Estados de modificaciones presupuestales 2 Contenido

3 Consideraciones generales

 Las modificaciones presupuestales tienen como objetivo realizar cambios en los montos de las partidas presupuestales, para cubrir saldos insuficientes o proponer partidas no consideradas previamente.  Las modificaciones pueden implicar o no cambios en los montos totales aprobados en cada actividad presupuestal.  Son registradas por la unidad solicitante y aprobadas por ellas mismas en el caso de cambios en partidas no restringidas. En el caso de partidas restringidas, se requiere aprobación de la DAE. 4 Consideraciones generales

 Partidas no restringidas: Son aquellas que pueden ser incrementadas y/o reducidas directamente por la unidad, sin necesidad de permisos adicionales (sujeto a los saldos disponibles existentes). Ej.: Gastos corrientes como fotocopias, atenciones, honorarios, etc.  Partidas restringidas: Son aquellas que requieren la evaluación de la DAE, ya que implican cambios en remuneraciones, inversiones y mantenimiento en general. Ej.: Remuneración eventual, compra de muebles y equipos. 5 Consideraciones generales

 La unidad tiene la posibilidad de adjuntar documentos como anexos a las modificaciones, para dar mayor detalle y sustento a los cambios propuestos.  El sistema calculará automáticamente los montos de ESSALUD y CTS en el caso que cambien los montos de las partidas de personal.  La unidad tiene la posibilidad de consultar en todo momento el estado de su modificación, si esta ya fue atendida o en qué nivel del flujo de aprobación se encuentra. 6 Consideraciones generales

7 Tipos de modificaciones presupuestales

1.Transferencias entre partidas. 2.Montos presupuestados. 3.Transferencia entre partidas diferentes combinatorias. 4.Montos presupuestados diferentes combinatorias. 5.Ampliación periodo de presupuesto. 8 Tipos de Modificaciones Presupuestales

TiposPermite ….Aplicado a …. Transferencia entre partidas Traslado de montos entre partidas de un mismo presupuesto. Dentro de una misma actividad Montos presupuestados Variación de ingresos, egresos (o ambos) con variación del resultado de la actividad. Dentro de una misma actividad Transferencia entre partidas diferentes combinatorias Traslado de un mismo monto entre DOS actividades diferentes. El saldo neto debe ser cero. Entre dos actividades Montos presupuestados diferente combinatoria Traslado de montos diferentes entre DOS actividades diferentes. El saldo neto es distinto de cero. Entre dos actividades Ampliación periodo de presupuesto Habilitar un nuevo periodo presupuestal y realizar modificaciones en el calendario. Dentro de una misma actividad 9 Tipos de modificaciones presupuestales

1. Transferencias entre partidas  Son aquellas en las cuales se trasladan fondos de una partida hacia otra, sin alterar el monto total de la actividad.  La unidad tiene permiso de aprobación directa en caso de partidas no restringidas. En caso contrario se requiere aprobación de la DAE (partidas de personal, inversión, mantenimiento, etc.) Ej.: Traslado de montos de una partida de fotocopias a otra de pasajes.  Para actividades con duración presupuestal mayor a un año, la unidad podría trasladar saldos disponibles de un año a otro con este tipo de modificación. 10 Tipos de modificaciones presupuestales

2. Montos presupuestados  Son aquellas en las cuales se incrementan o reducen los montos de los ingresos y/o egresos de la actividad, variando el monto total de la actividad.  Requieren la aprobación de la DAE.  Tener en cuenta que los Centros e Institutos deben mantener la meta asignada por la Comisión Central de Presupuestos.  Ej.: Aumento de ingresos en una diplomatura o curso debido a mayor cantidad de alumnos. 11 Tipos de modificaciones presupuestales

3. Transferencia entre partidas diferente combinatoria  Son aquellas en las cuales se trasladan fondos de una actividad hacia otra actividad, dentro de la misma unidad.  Requieren la aprobación de la DAE.  Tener en cuenta que el monto que se reduce en una actividad deber ser igual al incremento en la otra.  Para la aprobación de la modificación, el Coordinador de ambas actividades debe ser la misma persona.  Ej.: Traslado de montos desde una actividad ordinaria hacia una actividad de inversión. 12 Tipos de modificaciones presupuestales

4. Montos presupuestados diferente combinatoria  Son aquellas en las cuales se trasladan fondos de una actividad hacia otra actividad, dentro de la misma unidad.  Requieren la aprobación de la DAE.  A diferencia del anterior tipo, los montos que se varían en ambas actividades pueden ser distintos, es decir el saldo neto no es cero.  Para la aprobación de la modificación, el Coordinador de ambas actividades debe ser la misma persona.  Ej.: Se reduce la actividad ordinaria en un monto y se incrementa una actividad de inversión en un monto distinto. 13 Tipos de modificaciones presupuestales

5. Ampliación periodo de presupuesto  Son aquellas en las cuales se amplía la duración de un presupuesto para uno o más periodos presupuestales.  Requieren la aprobación de la DAE.  En caso se involucren partidas de inversión, se requerirá la opinión de las oficinas técnicas.  En caso de Facultades, Departamentos y Centros e Institutos de Investigación, se requerirá la opinión de la DAPE.  Tener en cuenta que si una actividad ya está ampliada para otro periodo y se desean trasladar saldos disponibles a dicho periodo, se deberá realizar una modificación de tipo transferencia entre partidas.  Ej.: Se amplía en 1 año una activad de inversión y se trasladan sus saldos disponibles al siguiente año. 14 Tipos de modificaciones presupuestales

15 Usuarios de modificaciones presupuestales

Permisos de aprobación de modificaciones  Registrador: Es la persona que ingresa la modificación y lo envía al Coordinador para su evaluación y aprobación.  Coordinador: Es la persona que aprueba la modificación ingresada por el registrador. En caso el coordinador tenga permiso de aprobación directa (1) y la modificación no incluya partidas restringidas, podrá aprobar la modificación. Si no cumple alguno de los dos requisitos antes descritos, la modificación pasará a revisión del responsable de la unidad.  Responsable: Es el Jefe de la Unidad (Decanos, Directores, etc.), se encarga de aprobar las modificaciones previamente revisadas por el coordinador. Luego de su aprobación se envía la modificación a la DAE para su evaluación.  (1) Implica que la modificación no requiere de la conformidad del responsable para aprobar la modificación, siempre y cuando se trate de partidas no restringidas. 16 Registro de modificaciones presupuestales.

Permisos de aprobación de modificaciones En caso la unidad requiera algún cambio en los usuarios de modificaciones presupuestales o incluir a algún personal para el registro de modificaciones, deberá solicitarlo mediante correo electrónico a Mejoremos PUCP o a la Oficina de Presupuestos 17 Registro de modificaciones presupuestales.

18 Estados de modificaciones presupuestales

a) Flujo de aprobación de modificaciones presupuestales con partidas no restringidas  Registro: Los registradores de cada unidad ingresan sus modificaciones en el sistema Centuria y las guardan.  Envío para aprobación: El registrador presenta al Coordinador la modificación para su aprobación.  Ruta de aprobación: En caso el coordinador tenga permiso de aprobación directa, podrá aprobar la modificación directamente. En caso contrario la modificación deberá ser aprobada por el responsable del presupuesto. 19 Registro de modificaciones presupuestales.

b) Flujo de aprobación de modificaciones presupuestales con partidas restringidas  Registro: Los registradores de cada unidad ingresan sus modificaciones en el sistema Centuria y las guardan.  Envío para aprobación: El registrador presenta al Coordinador la modificación para su aprobación.  Ruta de aprobación: El coordinador aprueba la modificación y lo envía al responsable para su revisión.  Ruta de aprobación: El responsable revisa y aprueba la modificación y lo envía a la DAE.  Aprobación: La DAE evalúa la modificación y lo aprueba en el sistema. 20 Registro de modificaciones presupuestales.

REGISTRO DE MODIFICACIÓN APROBACIÓN 21 Resumen del Proceso General UNIDAD SOLICITANTE DAE ASISTENTE COORDINADOR RESPONSABLE OFICINA PRESUPUESTOS Para consultar sobre el detalle respecto al registro de modificaciones presupuestales, puede bajar el manual de registro y aprobación de modificaciones presupuestales en la siguiente dirección control-presupuestario/manuales/ Nuevo En ruta de aprobación Aprobado

N°ESTADODESCRIPCIÓN 1 Nuevo Cuando se crea una modificación, se guarda y no se envía para aprobación. 2 Enviado a aprobar Cuando la modificación se envía para la aprobación del coordinador. 3 En ruta de aprobación Cuando al menos uno de los aprobadores aprobó la modificación presupuestal y la envía para revisión del responsable y/o DAE. 4 Aprobado Cuando se concluye el proceso de aprobación de la modificación presupuestal. 5 Desaprobado Cuando uno de los aprobadores desaprueba la modificación presupuestal 6 Devuelto Cuando al menos uno de los aprobadores devuelve la modificación presupuestal para su corrección. 7 EliminadoCuando se elimina la modificación presupuestal. 22 Estados de las Modificaciones Presupuestales

editar la modificación  El aprobador tiene la posibilidad, en caso sea necesario, de editar la modificación ya registrada antes de aprobarla. obligatorio  Sólo es obligatorio el comentario si es que ha variado los montos indicados por el registrador. Devolver Desaprobar  El aprobador tiene la posibilidad, además de aprobar la modificación de presupuesto, de Devolver la modificación para que se realicen los cambios necesarios o de Desaprobar la modificación presupuestal. Tenga en cuenta que, si utiliza este último botón, finaliza la modificación y no se podrá realizar edición alguna. 23 Sobre las aprobaciones