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CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 1 EUROsociAL. CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 2 TITULO III PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y PLANIFICACIÓN OPERATIVA DEL OAI TITULO.

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1 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 1 EUROsociAL

2 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 2 TITULO III PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y PLANIFICACIÓN OPERATIVA DEL OAI TITULO IV DESARROLLO DE LA AUDITORIA (I) TITULO III PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y PLANIFICACIÓN OPERATIVA DEL OAI TITULO IV DESARROLLO DE LA AUDITORIA (I) SNCI Cartagena de Indias Mayo, 2008

3 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 3 Planificar es un proceso para identificar los objetivos y concretar la mejor manera de alcanzarlos. PLANIFICACIÓN DE LA ACTIVIDAD DEL ÓRGANO DE AUDITORÍA INTERNA ADMINISTRAR ES: PLANIFICAR (metas, estrategias, políticas y programas); ORGANIZAR (medios); EJECUTAR (realización del trabajo); CONTROLAR (realidad y previsiones) El proceso en el OAI se puede ver condicionado por: La planificación general de la AT a la que pertenece. La planificación de órganos de control externos a la AT con los que el OAI esté vinculado o subordinado funcionalmente.

4 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 4 EL PLAN DE ACTUACIONES DEL ÓRGANO DE AUDITORÍA INTERNA (IV) NIVELES O FASES DE PLANIFICACIÓN: Plan a largo plazo o planificación estratégica. Partiendo de la planificación estratégica de la AT, debe cubrir adecuadamente los riesgos más significativos para el logro de los objetivos de la AT. Debe formularse con coherencia, concreción y sinceridad y permite identificar el ciclo de auditoría: Periodo en el que se prevé realizar todos los proyectos que afecten a riesgos significativos para la organización. Periodo entre 3 y 5 años. Planificación operativa. Plan a corto o Plan de Actuaciones del OAI (Anual). Planificación o programa de trabajo detallado para cada auditoría. Capítulo 11.

5 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 5 PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA (I) Finalidad:Fijar a medio y largo plazo cuales son los objetivos generales y las estrategias así como las políticas concretas a partir de las cuales se pretenden alcanzar. Ámbito:Para el conjunto de la AT y/o para cada uno de sus Departamentos o Áreas (OAI). Período:Medio o largo plazo (entre 3 y 5 años). Formas: Cada Departamento o Área realiza su planificación estratégica y luego se integran en la planificación estratégica de la AT. Elaborar el Plan Estratégico de la AT y, en base a él, los específicos de cada Área o Departamento.

6 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 6 PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA (II) Condicionantes: Fines o misión que la normativa encomienda. Grado de autonomía. Procesos de evaluación: Problemas y oportunidades internas y externas. Puntos fuertes y débiles. Elevada comunicación interna. Niveles de consenso: Interno y externo.

7 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 7 PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA (III) PASOS A DESARROLLAR: Identificar con claridad el mandato de la organización o unidad. Concretrar la misión y los valores de la organización o unidad. Analizar y evaluar el entorno exterior e interior. Reconocer los temas críticos que afectan a la organización o unidad. Concretar las estrategias para afrontar cada tema crítico. Especificar la visión de futuro de la organización o unidad.

8 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 8 PLANIFICACIÓN OPERATIVA Finalidad:Concreción detallada de las acciones y recursos a través de los cuales se pretenden alcanzar las formulaciones contenidas en los planes estratégicos. Periodo:Corto o medio plazo (entre 1 y 2 años). Forma: Los planes específicos de cada Área o Departamento se integran en el plan operativo integral o corporativo de la AT.

9 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 9 PLANIFICACIÓN OPERATIVA (II) Pasos a desarrollar: Si existe planificación estratégica, los pasos serían: A partir de los objetivos estratégicos, delimitación de los objetivos operativos concretos y cuantificados a alcanzar a corto plazo. Fijar las actuaciones concretas que posibiliten el alcanzar cada objetivo operativo al menor costo y maximizando su utilidad.

10 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 10 CRITERIOS GENERALES: La planificación debe ser coherente con el Estatuto del OAI y las metas generales de la AT. Hay que establecer: Metas. Programas de trabajo. Planes de personal y presupuestos financieros. Informes de actividad. Las metas deben ser susceptibles de medición y tener fechas estimadas de realización. EL PLAN DE ACTUACIONES DEL ÓRGANO DE AUDITORÍA INTERNA

11 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 11 Los programas de trabajo deben incluir: Fechas y resultados del último trabajo. Que actividades serán desempeñados. Cuando serán realizadas. Tiempo estimado requerido. Al establecer las prioridades del programa de trabajo se debe considerar: Fechas y resultados del último trabajo. Evaluaciones actualizadas de riesgos, y eficacia de la gestión de riesgos y de los procesos de control. EL PLAN DE ACTUACIONES DEL ÓRGANO DE AUDITORÍA INTERNA

12 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 12 Requerimientos de la Dirección, el Comité de Auditoría y el órgano de gobierno de la organización. Cambios significativos en la actividad, operaciones, programas, sistemas y controles de la organización. Oportunidades de alcanzar beneficios operativos. Cambios y capacidades del personal de auditoría (flexibilidad). EL PLAN DE ACTUACIONES DEL ÓRGANO DE AUDITORÍA INTERNA

13 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 13 EL PLAN DE ACTUACIONES DEL ÓRGANO DE AUDITORÍA INTERNA OBJETIVOS Y ESTRUCTURA DEL PLAN Identificados los objetivos a que pretende responder el Plan, es habitual que su estructura se realiza en base a los mismos. Los objetivos más habituales (y una posible estructura) son: 1)Reforzar la gestión de riesgos de la AT. 2)Evaluar la eficacia, eficiencia y cumplimiento de las normas e instrucciones por las unidades y/o servicios de la AT (Modelo más convencional de control interno).

14 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 14 EL PLAN DE ACTUACIONES DEL ÓRGANO DE AUDITORÍA INTERNA (VI) 3)Auditar la efectiva realización de medidas, acciones o programas de carácter estratégico por la AT, así como los resultados obtenidos. 4)Reforzar la seguridad en el funcionamiento de la AT. 5)Desarrollar actuaciones de colaboración institucional con otros órganos de auditoría de la AT Estatal o Federal, o de otras Administraciones Públicas, nacionales o internacionales.

15 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 15 EL PLAN DE ACTUACIONES DEL ÓRGANO DE AUDITORÍA INTERNA (VII) ELABORACIÓN. PREMISAS Ámbito temporal: El año natural. Órgano que lo realiza: El propio OAI. Puede o no disponer de una unidad específica de planificación. El Director del OAI decide las actuaciones a integrar en el Proyecto del Plan.

16 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 16 EL PLAN DE ACTUACIONES DEL ÓRGANO DE AUDITORÍA INTERNA Origen: El Plan estratégico (ciclo de auditoría) del OAI y no se considera independiente de los Planes de años anteriores (al menos en lo no ultimado). Cuantificación de la carga de trabajo: Se procura objetivar. Aprobación: El Director de la AT. El Comité de Auditoría. Órgano externo a la AT del que dependa funcionalmente el OAI.

17 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 17 EL PLAN DE ACTUACIONES DEL ÓRGANO DE AUDITORÍA INTERNA FASES DEL PROCESO 1)Relevamiento o identificación general. 2)Identificación de los riesgos. 3)Identificación de las actuaciones de Auditoría. 4)Cuantificación de la carga de trabajo asumible por el OAI: Mayor o menor complejidad (modelos argentino y español). Reserva (entre el 25% y el 35%).

18 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 18 EL PLAN DE ACTUACIONES DEL ÓRGANO DE AUDITORÍA INTERNA 5)Determinación de las actuaciones de auditoría a incorporar al Proyecto del Plan. 6)Aprobación y/o modificación del Plan de Actuaciones.

19 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 19 PROGRAMAS DE AUDITORÍA POSIBLE TIPOLOGÍA DE PROGRAMAS DE AUDITORÍA: 1)De control financiero y presupuestario. 2)De control y seguimiento de órganos o unidades territoriales. 3)De áreas funcionales. 4)De áreas horizontales. 5)De seguridad informática. 6)De conductas del personal. 7)De seguimiento de programas estratégicos de la AT. 8)De colaboración con otros órganos de control. 9)Otros programas.

20 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 20 PROGRAMAS DE AUDITORÍA 1)Programas de auditoría de control financiero y presupuestario Objeto: Análisis y evaluación de la confiabilidad de los estados financieros y el control presupuestario de la AT. Características: Regulación específica y minuciosa. Especial atención y detalle en los Manuales del OAI (guiones, modelos de informes, etc.). Los más habituales: Controles de legalidad y el control financiero a posteriori.

21 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 21 PROGRAMAS DE AUDITORÍA 2)Programas de auditoría de control y seguimiento de órganos o unidades territoriales Objeto: Seguimiento permanente de los servicios integrados en los órganos o unidades territoriales de la AT, a través del control de su actividad. Características: Su inclusión en el Plan anual se incardina en la planificación a largo plazo. Uso de instrumentos específicos de planificación y control permanente establecidos por la organización, así como los indicadores de cumplimiento de objetivos. El OAI suele disponer de instrumentos propios: Cuadro o Tablero de Mando. Almacenes de Datos. Capítulo 15. Notables diferencias según su ámbito y alcance.

22 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 22 PROGRAMAS DE AUDITORÍA Los más habituales: Comprobaciones generales de grandes unidades de ámbito territorial superior. Verificación cumplimiento objetivos, análisis de riesgos e instrumentos de control. Comprobaciones generales de unidades medianas y/o pequeñas. Evaluación global. Comprobaciones parciales: Desviaciones observadas en los objetivos programados, planificación, estándares de calidad, etc.

23 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 23 PROGRAMAS DE AUDITORÍA 3)Programas de auditoría de áreas funcionales Objeto: Si no existe Sistema de Gestión de Riesgos (SGR) en la AT. Seguimiento y análisis de sus procedimientos más habituales (estandarizados) y actividades que implican cambios significativos. Si existe SGR. Evaluación de los mismos. Características: Procedimiento muy estandarizados y manualizados. Implican el conocimiento del área. Además de analizar las desviaciones observadas sobre los procedimientos, deben aportar valor para la mejora de los mismos. Los más habituales: Vinculados a las áreas funcionales suelen priorizarse las actuaciones en función de su relación con los derechos de los contribuyentes y con los resultados globales de la AT.

24 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 24 PROGRAMAS DE AUDITORÍA 4)Programas de auditoría de áreas horizontales o instrumentales (Recursos humanos, administración económica, informática, servicio jurídico, organización y planificación, etc.) Objeto: Similar a los programas de las áreas funcionales. Con o sin SGR. Características: Condicionados por el nivel de autonomía de la AT. A mayor autonomía más alta la importancia de estas actuaciones. Los más habituales: En general, evaluación y análisis del desarrollo de sus tareas. En particular: Informática: Procesamiento de datos, sistemas no automáticos, Intranet. Capítulo 17. Administración económica: No se incluyen las actuaciones en relación a la contabilidad, presupuestación o contratación (Grupo I).

25 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 25 PROGRAMAS DE AUDITORÍA 5)Programas de auditoría de seguridad informática Objeto: Supervisar la política general de seguridad de la información de la AT. Capítulo 16. Adecuación tecnológica y organizativa. Incidencias de seguridad ocurridas y como se han registrado. Excepciones admitidas a las reglas generales aprobadas en el sistema y los aspectos no contemplados en el mismo. Características: Capítulos 16 y 17. Condicionados por la existencia en el OAI de una Unidad de auditoría informática. Capítulo 16 y 17.

26 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 26 PROGRAMAS DE AUDITORÍA Los más habituales: Supervisión del funcionamiento y del cumplimiento de objetivos por los órganos y unidades de informática. Supervisión de los riesgos en áreas técnicas. Supervisión de la gestión de la seguridad de la información (física y lógica de los sistemas y de la información residente en ellos).

27 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 27 PROGRAMAS DE AUDITORÍA 6)Programas de auditoría de conductas del personal Objeto: Dar cumplimiento a las funciones del OAI en relación a la prevención, detección e investigación de conductas incorrectas o irregulares del personal de la AT. Características: Dado el tamaño de la AT, suelen basarse en instrumentos informatizados, así como en las denuncias o quejas recibidas. Carácter permanente. Reserva genérica de carga de trabajo. Los más habituales: Uso exclusivamente profesional de la información (Accesos). Normativa sobre horario. Normativa sobre incompatibilidades. Conflictos de intereses.

28 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 28 PROGRAMAS DE AUDITORÍA 7)Programas de auditoría de seguimiento de programas estratégicos de la AT Objeto: Analizar y evaluar las medidas adoptadas para la AT directamente vinculadas al logro de un objetivo estratégico. Características: Por su contenido pueden ser muy variados. Mayor valor en función de que sirvan para poner de manifiesto desviaciones o disfunciones en plazo para su adecuación a los objetivos previstos. Los más habituales: Vinculados a medidas Organizativas y procedimentales.

29 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 29 PROGRAMAS DE AUDITORÍA 8)Programas de auditoría de colaboración con otros órganos de auditoría Objeto: Cumplimiento de las obligaciones y/o acuerdos del OAI con los órganos de control externos a la AT, tanto si tiene dependencia funcional como si no (Coordinación). Analizar y evaluar aspectos comunes en distintas Administraciones.

30 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 30 PROGRAMAS DE AUDITORÍA Características: Carácter homogéneo tanto en su naturaleza y alcance como en la metodología e instrumentos a utilizar. Su finalidad suele ser su posterior integración para obtener conclusiones y propuestas comunes. 9)Otros programas En este grupo se incorporan las actuaciones que no tienen acomodo en los anteriores.

31 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 31 La actividad de auditoría consta de dos procesos: la ejecución de la auditoría y el seguimiento de las recomendaciones. La ejecución se compone de varias fases: la planificación de la auditoría, el desarrollo de la auditoría, y la comunicación de los resultados y de las recomendaciones mediante informes de auditoría. La importancia de la planificación estriba en que la calidad de los informes de auditoría depende directamente de la planificación establecida, tanto en el OAI en su conjunto, como en cada una de las actividades de auditoría interna. TÍTULO IV. DESARROLLO DE LA AUDITORIA

32 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 32 OBJETIVOS DE LA PLANIFICACIÓN El objetivo de la fase de planificación consiste en la elaboración de un guión de auditoría y de un plan de trabajo o cronograma, a ejecutar durante el desarrollo de la actuación. La planificación de la auditoría sirve para: Recopilar información sobre la unidad y las actividades auditadas. Llegar a un conocimiento suficiente de la situación de la unidad y de las actividades auditadas.

33 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 33 CONCEPTOS BÁSICOS La planificación de las actuaciones es en gran medida la planificación de las pruebas de auditoría a desarrollar durante de la actuación. Las actividades de auditoría utilizan procedimientos y técnicas específicos que se materializan en pruebas de auditoría, con objeto de que los hallazgos obtenidos sustenten las evidencias de auditoría. Las pruebas son realizadas por el equipo de auditoría con la necesaria cooperación de los auditados, y suelen comportar casi siempre una visita a la unidad auditada.

34 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 34 PRUEBAS (1) DEFINICIÓN: Una prueba de auditoría es cualquier actividad de obtención de información con vistas a su análisis y síntesis, diseñada y ejecutada para contribuir de manera eficaz a conseguir los objetivos de la actuación de auditoría. Una prueba de auditoría es la materialización de un procedimiento de auditoría. En un programa de auditoría, el equipo elegirá las pruebas que le permitan alcanzar los hallazgos que sustenten evidencias suficientes relacionadas con el objeto de las actuaciones. Durante la planificación de la auditoría, se determinarán expresamente las pruebas de auditoría que deben ser desarrolladas durante la actuación, con la secuencia temporal y con el alcance que debe darse a cada una de ellas. La descripción de las pruebas en los instrumentos de planificación de auditoría debe alcanzar un grado de detalle tal que permita su realización íntegra por parte del equipo de auditoría.

35 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 35 TIPOS DE PRUEBAS Y FUENTES Repetición de actividades por los auditores. Mantenimiento de entrevistas con los auditados, o con terceros. Cumplimentación de cuestionarios por los auditados. Petición de informes. Inspección de documentación. Comprobación directa de situaciones, procesos y elementos. FUENTES: Información obtenida de registros informáticos. Información documental Inspección directa. Información testimonial (oral o escrita).

36 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 36 ETAPAS DE UNA PRUEBA DE AUDITORÍA 1.Planificación. La prueba de auditoría debe estar planificada y documentada en papeles de trabajo, supervisados e inteligibles para otros auditores. 2. Obtención de la información. El resultado de la prueba de auditoría, sea material o inmaterial, puede ser calificado de forma genérica como información. 3. Análisis de la información. 4. Hallazgos y evidencias

37 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 37 ACTIVIDAD DE OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN La planificación es también una actividad de obtención, análisis y síntesis de información. Si los procedimientos tributarios están automatizados, el equipo puede realizar durante la planificación un gran número de tareas consultando los sistemas de información en la fase de planificación. Esta forma de proceder atenúa la diferencia entre las fases de planificación, de ejecución y de comunicación de la auditoría. EPÍGRAFE LA PLANIFICACIÓN COMO ACTIVIDAD DE OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN

38 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 38 ACTIVIDAD DE ESTUDIO La planificación de una auditoría es una actividad de estudio de aspectos administrativos, tributarios, organizativos, procedimentales o de cualquier otra naturaleza. Antes de la planificación, una parte del equipo de auditoría debería disponer de unas nociones previas sobre el objeto o sujeto de la actuación, que limiten la necesidad de estudio. Durante la planificación, el equipo de auditoría debe alcanzar un conocimiento adecuado de aquellos aspectos relevantes para la actuación, inicialmente desconocidos o no actualizados. EPÍGRAFE LA PLANIFICACIÓN COMO ACTIVIDAD DE ESTUDIO

39 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 39 ESTUDIO DE LAS ACTIVIDADES AUDITADAS La planificación de la auditoría es el momento en que el equipo de auditores alcanza una comprensión suficiente de las actividades que van a ser auditadas: Las tareas que desarrolla el personal auditado. Los métodos, técnicas e instrumentos que utiliza el personal auditado. Los resultados que se espera de dicho personal. La articulación de las actividades auditadas en el procedimiento tributario. La relevancia del trabajo para el conjunto de la organización. El conocimiento de la unidad auditada.

40 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 40 ESPECIALIZACIÓN DE LOS EQUIPOS DE AUDITORÍA Un tamaño suficiente del OAI favorecerá una cierta especialización de los equipos de auditoría. Los equipos de auditoría, en su área de especialización, contarán con un conocimiento profundo acerca de la materia tributaria, del área funcional o del tipo de unidad. Los auditores no pueden pretender alcanzar durante la planificación un dominio de la materia superior al que posean los profesionales cuyo trabajo revisarán. Como contrapartida, los auditores suelen gozar de una mayor perspectiva, al estar alejados de los problemas cotidianos y disponer de distintas fuentes de información.

41 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 41 DEFINICIÓN El objetivo de una actuación de auditoría es el resultado que pretende conseguirse con la actuación. Con carácter general, una actuación de auditoría se encuadra en un programa de auditoría. Un programa de auditoría se compone de una o varias actuaciones, del mismo tipo o de distinto tipo, y ejecutadas por el mismo equipo o por equipos diferentes. Los objetivos de los programas de auditoría se fijan en el Plan de Actuaciones del OAI aprobado por la Dirección de la AT. EPÍGRAFE OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

42 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 42 DEFINICIÓN EPÍGRAFE ALCANCE DE LA AUDITORÍA El alcance de la auditoría es un concepto utilizado de manera habitual en actividades de auditoría, y representa los limites de la auditoría. De forma más concreta, se entenderá por alcance de la auditoría el ámbito territorial, funcional y temporal asociado a la actuación. El alcance de las actuaciones de auditoría podrá reflejarse con carácter provisional en el Plan de Actuaciones anual, pero no será confirmado hasta que no concluya la fase de planificación. El guión de auditoría de la actuación debe precisar el alcance, incorporando los datos de interés para el equipo de auditores. El alcance de la auditoría se reflejará explícitamente en la orden de actuación firmada por la Dirección.

43 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 43 SUPERVISIÓN DE LOS OBJETIVOS Y DEL ALCANCE La supervisión de la propuestas sobre el alcance y los objetivos de las actuaciones de auditoría se efectuará principalmente por la unidad de planificación del OAI, o por quién ejerza esa función en el OAI. Esta supervisión puede realizarse por la unidad de planificación en diferentes momentos: Cuando tenga conocimiento de la actuación durante la elaboración del Plan anual de Actuaciones. Cuando conozca y verifique la orden de actuación. Cuando conozca y verifique el guión de la actuación.

44 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 44 La determinación durante la planificación de los ejercicios y/o periodos fiscales, y las actividades de las unidades auditadas objeto de la actuación de auditoría, será responsabilidad del jefe del equipo de auditoría. La determinación del ámbito temporal: deberá aclarar cualquier duda que pudiera comprometer los resultados de la actuación. será supervisada por la unidad de planificación del OAI. será fijada en la orden de actuación. EPÍGRAFE ÁMBITO TEMPORAL Y FUNCIONAL

45 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 45 SISTEMA DE DOCUMENTACIÓN Es recomendable que el OAI disponga de un sistema de documentación que provea a las unidades, equipos y auditores de la información básica y general que requieren para el desarrollo de su actividad de auditoría. El objetivo del sistema de documentación es conseguir economías de escala. EPÍGRAFE OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN METODOLÓGICA El sistema de documentación debe ser específico del OAI y adaptarse a las actuaciones desarrolladas sobre las unidades y actividades de la organización. El sistema de documentación se establecerá como un sistema integrado para todo el OAI, que provea un servicio a los peticionarios internos. El sistema de documentación del OAI funciona como un sistema complementario, que se aprovecha de las facilidades generales del sistema de documentación de la AT y las completa cuando sea preciso. CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE DOCUMENTACIÓN

46 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 46 DURACIÓN Y CALENDARIO ESTRATEGIAS DE PLANIFICACIÓN DE LAS ACTUACIONES 1.Una estrategia consiste en elaborar una planificación exhaustiva que marque para todos los equipos de auditoría un calendario anual de todas las actuaciones. Esta estrategia requiere un sistema informático integrado de seguimiento de las actuaciones y un procedimiento de control de los cambios que se produzcan en las actuaciones. 2.Otra estrategia consiste en elaborar una planificación menos detallada, dejando una cierta autonomía a las unidades de auditoría para que los jefes de los equipos determinen el calendario de las actuaciones. La autonomía vendrá limitada por un conjunto de reglas de obligado cumplimiento relacionadas con el calendario y duración de las actuaciones.

47 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 47 REGLAS DE DURACIÓN DE LAS ACTUACIONES 1.La duración de la fase de ejecución está limitada. 2.La duración de la fase de comunicación de los resultados está limitada. 3.El procedimiento de tramitación de los informes provisionales tendrá plazos máximos en todos sus trámites. 4.El procedimiento de difusión de los informes definitivos y de seguimiento de las recomendaciones tendrá plazos máximos en todos sus trámites. 5.El calendario de actuaciones de cada equipo debe respetar las actuaciones que le han sido asignadas en el Plan de Actuaciones. 6.El equipo de auditoría debe respetar los plazos y periodos que estén señalados en el Plan de Actuaciones.

48 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 48 La actividad de auditoría interna se desarrolla por profesionales de la organización denominados auditores, encuadrados en equipos de auditoría, dirigidos por un jefe de equipo. El jefe del equipo de auditoría tendrá una cierta autonomía para la asignación de los roles y responsabilidades entre los miembros del equipo. Una medida efectiva para vertebrar el trabajo de auditoría es la designación por el jefe del equipo de un ponente entre sus miembros, al cual le suele corresponder: Durante la planificación, el ponente particulariza el guión estandarizado para la actuación en curso. Durante el desarrollo, el ponente recopila los papeles de trabajo. Durante la comunicación de los resultados, el ponente confecciona la estructura del informe provisional apoyado en un informe estandarizado. Durante el seguimiento de las recomendaciones, el ponente revisa las medidas adoptadas por el órgano. EPÍGRAFE REPARTO DEL TRABAJO ENTRE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO

49 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 49 DEFINICIÓN Guión de auditoría: Documento que contiene el detalle completo de las actuaciones y constituye el producto final de trabajo de planificación. La elaboración sistemática de guiones de auditoría mejora la calidad de las actuaciones, en particular su eficiencia, y facilita la redacción del informe de auditoría, previniendo la omisión de aspectos esenciales durante la comprobación de la actividad o unidad revisadas y la comisión de errores metodológicos en la formación de las evidencias. Guión de una actuación de auditoría: Se refiere a una actuación con un alcance y ámbito específicos, aprobada por una orden de actuación. Guión de auditoría estandarizado: Uniformiza las actuaciones que corresponden a un mismo programa de los reflejados en el Plan de Actuaciones anual del OAI. EPÍGRAFE INSTRUMENTOS DE PLANIFICACIÓN. GUIÓN DE AUDITORÍA

50 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 50 ELEMENTOS BÁSICOS DEL GUIÓN DE AUDITORÍA Objetivos y alcance de la auditoría. Periodo auditado. Duración y calendario. Identificación de los riesgos, procesos y actuaciones que deben revisarse. Naturaleza y extensión de las comprobaciones requeridas. Procedimientos de auditoría que deben aplicarse para captar, analizar e interpretar la información necesaria. Documentos e instrumentos que se van a utilizar en las actuaciones. Detalle de las actividades, junto con el personal asignado a cada tarea.

51 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 51 DEFINICIÓN Plan de trabajo: Documento que contiene las actividades a desarrollar durante la actuación, ordenadas de forma cronológica. Su objetivo es el desarrollo ordenado de la actuación, la realización de todas las pruebas previstas y la adecuada respuesta ante las incidencias. El plan de trabajo tiene un detalle menor que el guión y se confecciona a la vez para asegurar que las actividades pueden ser llevadas a cabo. En sentido restringido, el plan de trabajo se refiere a la visita de auditoría. En sentido amplio, el plan de trabajo abarca todas las fases de la auditoría, y se extiende al examen y evaluación de información y a la redacción del informe. EPÍGRAFE INSTRUMENTOS DE PLANIFICACIÓN. PLAN DE TRABAJO

52 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 52 DESARROLLO DE LA AUDITORÍA. ORDEN DE ACTUACIÓN El desarrollo de la actuación de auditoría se inicia con la emisión de una orden de actuación. Cada actuación de auditoría debe estar respaldada por una orden de actuación, también denominada orden de servicio, fechada y firmada por la persona habilitada, generalmente perteneciente a la Dirección del OAI. La orden de actuación firmada se entrega a cada uno de los miembros del equipo de auditoría, que disponen de una orden personalizada, con la que hacer valer, de acuerdo con las disposiciones de aplicación, los derechos y deberes asociados a su condición de auditores internos en el ejercicio de una actividad específica de auditoría. EPÍGRAFE

53 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 53 ELEMENTOS DE LA ORDEN DE ACTUACIÓN La orden de actuación incluirá al menos los siguientes elementos: El objetivo de la actuación. El alcance de la actuación: su ámbito territorial, funcional y temporal. Los responsables de su ejecución: el jefe del equipo de auditoría y los miembros del equipo. La denominación y el código del programa, o de los programas, del Plan de Actuaciones del OAI, a los que se refiere la actuación. Se califica de extraordinaria una actuación que no se puede remitir al Plan de actuaciones del OAI. Esta circunstancia se mencionará en la orden de actuación, y la descripción de las actuaciones tendrá que ser más detallada.

54 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 54 NOTIFICACIÓN DE LA ACTUACIÓN (1) La actuación de auditoría debe ser siempre notificada a la unidad auditada, considerando cumplido éste tramite cuando el máximo responsable de la unidad esté debidamente informado. Corresponde al responsable de la unidad: Informar al personal de la unidad concernido por la actuación. Hacer efectivas las peticiones que le haya hecho llegar el equipo, ordenando que sean atendidas y supervisando su cumplimiento. Por tanto, la información que se hace llegar al superior de la unidad auditada debe ser precisa y exenta de ambigüedades. EPÍGRAFE TRÁMITE DE NOTIFICACIÓN DE LA ACTUACIÓN

55 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 55 RELACIÓN CON LA UNIDAD AUDITADA En ciertas actuaciones, puede solicitarse la designación de un coordinador de la auditoría por parte de la unidad auditada (1), que se encargue del trabajo preparatorio y canalice la respuesta a las peticiones formuladas: El nombramiento de un coordinador tiene sentido en actuaciones complejas cuyos trabajos presenciales se prolongan en el tiempo, por ejemplo en los órganos funcionales centrales de la AT. La figura del coordinador de la auditoría debe ser fijada en la normativa procedimental y potenciada por la práctica administrativa, puesto que agiliza el trabajo del OAI. (1) El Instituto Internacional de Auditores Internos define la auditoría como un proceso que se realiza en colaboración con el auditado.

56 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 56 SOLICITUD DE UNA MUESTRA DE EXPEDIENTES (1) Los expedientes deberán ser identificados en la petición de forma que la unidad auditada conozca sin ambigüedad qué se pide y dónde se encuentra la información solicitada. La solicitud de los expedientes se realizará con tiempo suficiente para permitir la recuperación y ordenación por la unidad auditada. Los expedientes seleccionados estarán disponibles, de forma completa y ordenada, a tiempo para su revisión en un lugar adecuado. La muestra de expedientes puede solicitarse mediante la comunicación de una regla de selección de los expedientes. Estas peticiones requieren que el auditor supervise la muestra, verificando el cumplimiento de la regla. El uso de las nuevas tecnologías conduce paulatinamente al expediente electrónico, constituido íntegramente por documentos electrónicos y sustitutivo del expediente convencional. Epígrafe Técnicas de muestreo. EPÍGRAFE

57 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 57 SOLICITUD DE INFORMES El equipo de auditoría requerirá una explicación por escrito cuando la complejidad y la relevancia del tema hagan aconsejable un pronunciamiento por este medio y/o no sea posible recabar los datos por falta de tiempo o carencia de medios apropiados. El equipo limitará el número, extensión y dificultad de los informes solicitados, ofreciendo un esquema de su estructura y de su contenido. Los informes pueden solicitarse en cualquier momento de la actuación y no tiene que circunscribirse su petición al momento de la notificación. Además de estos informes, el equipo de auditoría solicitará copias de diversa documentación, que también constituirán papeles de trabajo.

58 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 58 CIERRE DE LA VISITA Una vez terminadas las actividades desarrolladas por el equipo, se procede al cierre de la actuación presencial, que se desarrolla con los mismos interlocutores principales que la presentación. El cierre tiene carácter protocolario, y en él se realiza: Un resumen conciso de lo actuado. Una puesta en común de las actividades pendientes de la auditoría que conciernen a los auditados. Si la organización admite los compromisos entre auditados y auditores, el cierre puede ser un buen momento para acordarlos, aunque no puedan ser aún formalizados. OBSERVACIÓN: El cierre de la visita no debe ser entendida en ningún caso por los auditados como la finalización del proceso de auditoría.

59 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 59 RESPONSABILIDAD La responsabilidad del desarrollo de la auditoría debe atribuirse expresamente. Según la estructura del OAI, puede encomendarse al jefe del equipo de auditoría o al jefe de la unidad en la que se integra el equipo. EPÍGRAFE RESPONSABILIDAD Y SUPERVISIÓN EN EL EQUIPO DE AUDITORÍA El desarrollo de la auditoría debe ser supervisado y dicha supervisión debe ser documentada. AGENTES DE LA SUPERVISIÓN: Supervisarán el desarrollo de la actuación el jefe del equipo de auditoría, su superior jerárquico, la unidad de planificación del OAI y la Dirección del OAI. FINALIDAD: Consiste en asegurar que se ha obtenido toda la información prevista en el guión de la actuación y que es suficiente para formular los hallazgos y soportar las evidencias de la auditoría. SUPERVISIÓN

60 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 60 El OAI debe elaborar un procedimiento de supervisión de las actuaciones de auditoría, en particular de su fase de desarrollo: La supervisión se centrará en la ejecución, en los plazos previstos, del guión de auditoría de la actuación. Se verificarán los papeles de trabajo de la auditoría: su identificación, organización y validez. Se revisará la información obtenida, verificando que es coherente con las pruebas practicadas y con los procedimientos y técnicas aplicados. Se determinará si se han respetado el alcance y objetivos previstos. Se comprobará si los hallazgos corresponden con el examen y evaluación de la información efectuado y si las evidencias están debidamente soportadas por los papeles de trabajo. PROCEDIMIENTO DE SUPERVISIÓN


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