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ADMINISTRACION DE COMPRAS ACOØ Catedrático: EDUARDO PAEZ COLORADO 164.

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1 ADMINISTRACION DE COMPRAS ACOØ Catedrático: EDUARDO PAEZ COLORADO 164

2 ADMINISTRACION DE COMPRAS TERCER PARCIAL

3 ADMINISTRACION DE COMPRAS EL PROCESO DE LA COMPRA 1- ELEMENTOS DE LAS COMPRAS: a)Comprador: Persona que se encarga de buscar y conseguir los productos, materiales o servicios que se necesitan en la organización para la operación comercial o función de servicio que hay que atender. Entre los diferentes nombres que recibe están: Depto. de Compras, Sección de Compras, Encargado de Compras, etc. b)Vendedor: Conocido como el proveedor o el oferente, es la persona que se encarga de proveer los productos o servicios requeridos por el comprador mediante el documento llamado Orden de Compra o Pedido. c)Objeto o Servicio: Se refiere al producto o servicio que es requerido por el comprador y que puede ser otorgado por el vendedor y que por medio de él se establece una relación comercial entre ambas partes. 166

4 ADMINISTRACION DE COMPRAS d)Convenio: Es el acuerdo comercial que surge entre comprador y vendedor, donde se pactan o se estipulan los términos de la compra-venta, como son especificaciones del producto o servicio, precio de adquisición, fecha y lugar de la entrega, formas de pago, etc. Y por el cual, las dos partes se comprometen a cumplirlo. 2 - REQUISICIONES DE COMPRAS También conocidas como Solicitudes de Compras, son las que dan origen a todo el proceso. Es un documento mediante el cual solicitan los departamentos internos, los bienes y servicios que se necesitan para la operación de la organización. Estos documentos se oficializan mediante la autorización del jefe del departamento donde se utilizarán los productos o servicios. Algunas cosas inherentes a las requisiciones son: 167

5 ADMINISTRACION DE COMPRAS Requisitos principales: La requisición debe estar confirmada mediante la aprobación de una persona autorizada. Debe ir detalle claro y completo de lo que se requiere, para evitar confusiones y equivocaciones. O sea que las características o detalles del producto deben ser bien claras y comprensibles. Fecha en la cual se requiere recibir la mercadería. La requisición autorizada debe detallar al menos, lo siguiente: Numeración impresa Columna para detallar volumen o cantidad requerida o tipo de servicio requerido. Fecha en que se hace la requisición Sección o Depto. que requiere la mercadería o servicio 168

6 ADMINISTRACION DE COMPRAS Si es posible, detalle del proveedor que puede dar lo solicitado o el distribuidor del mismo. Tipo de transporte, lugar donde deben entregar. Condiciones de embalaje Precio posible de compra Especificaciones especiales que sean consideradas por el solicitante. Firma de autorización 3 - COTIZACION Y ANALISIS Cuando se solicita cotización a los proveedores, se hace un documento que contiene: Cantidad de artículos solicitados Descripción analítica, exacta y especificaciones de las características que tienen los productos Lugar de entrega y transporte 169

7 ADMINISTRACION DE COMPRAS Tiempo de entrega Fecha para recibir la cotización Solicitando precio, cantidad y plazo de entrega Condiciones de pago y otras Se emite en duplicado. El original se envía al proveedor y la copia se archiva, para tener un control. El Análisis: Debe haber una persona que se encargue de analizar las cotizaciones que se reciben. Se debe tener presente que no hay que tener favoritismos con proveedor alguno. Analizar las cotizaciones da a conocer cual de todas las ofertas ofrece las mayores ventajas sobre precio, calidad, términos y condiciones de entrega y de pago. Cuando el precio es igual entre varias cotizaciones, se ven los otros términos y de esa forma encontrar lo más favorable. 170

8 ADMINISTRACION DE COMPRAS Aspectos que se pueden considerar al analizar cotizaciones: Factores de costo: Precio unitario, costo de transporte, términos de pago, etc. La fecha del requerimiento en nuestras instalaciones Características del producto: Calidad, volumen, etc. Consideraciones generales: las garantías que da el proveedor, acerca de reclamos y reposición de las averías, o los daños que puedan haber y las consideraciones legales pertinentes. Capacidad de producción instalada por parte del vendedor. Un factor importante es la cercanía de las instalaciones del proveedor y el lugar donde recibiremos el producto. Eso nos puede dar una mejor idea del costo de transporte. 171

9 ADMINISTRACION DE COMPRAS 4 - LA ORDEN DE COMPRA (OC) O EL PEDIDO (Purchase Order) Documento que sirve como herramienta para adquirir productos o servicios destinados a satisfacer necesidades de la empresa, en el cual se expresan en forma global, todos los aspectos para llegar a tomar la decisión de adquisición. De no haber un contrato legal firmado ante abogado, esta Orden de compra o pedido, se convierte en un documento legal que desde el punto de vista del código mercantil es ejecutable. Este documento debe estar numerado de forma correlativa e impresa, lo que facilita su referencia, se pueda hacer seguimiento y el respectivo control y de pago. 172

10 ADMINISTRACION DE COMPRAS Fines y usos de la Orden de Compra Comprobante que le sirve al proveedor para aceptar un compromiso de entrega y para justificar su exigencia de pago después de la entrega. Avisar a la Bodega (Almacén) de que llegará un producto Informar al Depto. que ha hecho el requerimiento, de que ha sido colocado el pedido. Avisar el Depto. de Control de Calidad para su análisis cuando llegue. Informar a Depto. de Contabilidad de la adquisición de productos que después tendrán que efectuar un pago. Para hacer un seguimiento de cumplimiento de la orden, por parte del Depto. de Compras 173

11 ADMINISTRACION DE COMPRAS Generalmente una Orden de Compra lleva la siguiente información: Fecha de la emisión Nombre del Proveedor que se le solicita la compra y su dirección o domicilio. Referencia de la requisición y el Depto. que lo solicita Cantidad requerida Especificaciones del producto Precio acordado con el proveedor Valor total Lugar donde debe entregar Fecha en que debe entregarse el producto Términos y condiciones de pago Formas de embalaje Medio de transporte Firma de autorización 174

12 ADMINISTRACION DE COMPRAS El juego de copias que tiene una Orden de Compra son: Original y copia para el Proveedor Copia para el archivo de Depto. de Compras Copia para Depto. de Contabilidad Copia para el Almacén (Bodega), o para el Depto Interesado Solicitante. Acuse De Recibo Por Parte Del Proveedor Generalmente se acostumbra que el proveedor conteste al comprador con una comunicación conocida como acuse de recibo. Esto sirve para que el proveedor confirme que ha recibido la Orden de Compra y que acepta los términos de la misma y a la vez informa sobre la posible fecha de despacho (ETD) que podría variar con la fecha solicitada. Es decir, esta es la oportunidad para que el proveedor y el vendedor se pongan de acuerdo con esa compra, pues puede surgir alguna diferencia en el contenido de la Orden. 175

13 ADMINISTRACION DE COMPRAS 5 - SEGUIMIENTO DE ORDENES DE COMPRA (OC) El paso siguiente a la colocación de la Orden es darle seguimiento a la misma para efectos de controlar el progreso que va teniendo. Este control se hace aún más necesario con los pedidos colocados a proveedores extranjeros, porque los nacionales están cerca y hasta se pueden visitar en sus instalaciones para agilizar las entregas cuando se conoce de algún contratiempo que ha surgido. Prácticamente, el seguimiento consiste en controlar todo lo que se pueda llevando un registro sobre todo lo que acontece alrededor de esa OC. Cualquier comunicación que se reciba, que se envíe, ya sea por teléfono, fax o debe registrarse. Algunas empresas llevan un control electrónico para cada pedido, el cual consultan cada vez que quieren saber sobre el avance de la orden. 176

14 ADMINISTRACION DE COMPRAS Este seguimiento comienza cuando se envía el pedido al Proveedor y se continúa hasta que se recibe la mercadería en el Almacén y que todo ha venido bien. Este seguimiento también sirve para tener una historial de cómo se ha comportado el proveedor y tomarlo en cuenta para futuros pedidos. 177

15 ADMINISTRACION DE COMPRAS 178 GESTION DE PROVEEDORES SELECCIONAR SEGMENTAR EVALUAR DESARROLLO CERTIFICAR

16 ADMINISTRACION DE COMPRAS Seleccionar: Decidirse por el proveedor que me ofrece las mejores opciones de negocio. Segmentar: Clasificar a los proveedores según el nivel de importancia que tiene por razón del volumen de compra que le hacemos, importancia del producto que le compramos, el pronto servicio que se necesita y sobre todo la calidad que nos ofrece. Evaluación: Después de un período determinado, analizar su comportamiento relacionado con el negocio que tenemos en común. Evaluar el servicio, la calidad, el cumplimiento de fechas y de entregas completas, etc. Desarrollo: Ver en que podemos ayudar para que nuestro proveedor pueda crecer con nosotros y nos preste un servicio óptimo. Certificación: Significa el aseguramiento de la calidad, del servicio y todo lo que nos pueda favorecer en nuestra operación común. 179 GESTION DE PROVEEDORES

17 ADMINISTRACION DE COMPRAS LOS PROVEEDORES El proveedor o el oferente, ya lo hemos mencionado antes, que es la persona que se encarga de proveer los productos o servicios requeridos por el comprador mediante el documento llamado Orden de Compra o Pedido. La decisión de negociar un volumen dado de operaciones, con un determinado proveedor, siempre deberá estar debidamente respaldada, ya que el arte de comprar, en cuanto a realizar tal función de manera adecuada, descansa en un razonamiento que justifique tal decisión. Los proveedores a quienes se recurran deberán ser aquellos que reúnan, al menos, las características siguientes: i) Buena posición financiera ii) Optima calidad iii)Costos convenientes iv)Cumplimiento de contratos v)Considerable ética 180

18 ADMINISTRACION DE COMPRAS Otras Características de lo que es un buen proveedor: Un adecuado proveedor será aquel que realice lo siguiente: i)Venda productos de la calidad especificada ii)Hace las entregas en la fecha establecida iii)Ofrece sus productos a un precio aceptable iv)Tiene capacidad para adaptarse a necesidades imprevistas. v)Tiene capacidad para adaptarse a cambios en las especificaciones vi)Toma iniciativa para mejorar formas adecuadas para la atención de su cliente. 181

19 ADMINISTRACION DE COMPRAS vii)Toma iniciativa para desarrollar productos y servicios que permitan a los clientes efectuar sus operaciones de la manera más económica, anticipando cuando habrá escasez de materiales, huelgas, y cualquier otra cosa que pueda afectar las operaciones del Comprador. viii)Brinda asesoría técnica cuando lo solicita el comprador. SELECCIÓN DE COTIZACIONES Número de oferentes deseados Se debe asegurar competencia entre oferentes, por lo que el número de ellos debe ser suficiente, sobre todo cuando andamos en búsqueda de nuevos proveedores. Entre el tipo de competencia que se desea que exista, tenemos: 182

20 ADMINISTRACION DE COMPRAS Competencia de precios: Buscar a los productores de costos más bajos, en relación con la calidad, el servicio, plazo de pago, básicamente. Competencia tecnológica: Procurar las diferencias, que existen entre los proveedores potenciales en el campo de las ideas; en las soluciones de ingeniería, diseño, materiales y técnicas de producción. Competencia de Servicio: Indagar a aquellos que estén mejor capacitados para entregar en todo momento y en las cantidades requeridas; así como para proporcionar mantenimiento, partes y refacciones, garantías, etc., en el caso de maquinaria, equipo y unidades de transporte. Localización Geográfica: Proveedores locales deben ser los que se deben investigar primero. El costo neto de un artículo de la calidad requerida en el punto de uso, es un buen criterio de compra. 183

21 ADMINISTRACION DE COMPRAS Representación de Ventas: Localizar a los más adecuados, en todos los aspectos. Condiciones de Reciprocidad: Este es un factor que influye frecuentemente, tanto en la solicitud de cotizaciones como en la decisión final de la compra. SOLICITUD Y ANÁLISIS O EVALUACIÓN DE LAS COTIZACIONES Esta parte ya la vimos anteriormente y se pueden trasladar a esa parte para leer nuevamente lo que se dijo. RELACIONES CON LOS PROVEEDORES Equidad - Dar a todos los vendedores, una atención completa - Mantener la competencia abierta y justa - Declinar de sacar ventajas de los errores del vendedor - No hacer que el vendedor haga gastos innecesarios 184

22 ADMINISTRACION DE COMPRAS - No solicitar ofertas, por sistema, de un proveedor potencial, si el actual cumple con los requisitos. Integridad - Observar una veracidad estricta en todas las transacciones, con los vendedores. - Respetar la confianza del proveedor, o de su empresa en cuanto a las cotizaciones. - Mantenerse libre de obligaciones con cualquier vendedor. Servicio - Contestar las cartas prontamente - Agilizar las pruebas de las muestras recibidas y rendir reportes rápidos a la Entidad que presentó la muestra. 185

23 ADMINISTRACION DE COMPRAS Fomentar la amistad Evitando malas interpretaciones, se debe estimular entre el comprador y vendedor, ya que es gran ventaja tratar de negocios con amigos. Se puede lograr mejor atención y mejores precios. Evitar invitaciones a diversiones o regalos de los proveedores La aceptación de regalos, distintos a promociones publicitarias, no es conveniente, ya que se puede prestar a malos entendidos o considerarse como un compromiso adquirido con el vendedor. LA BASE DE DATOS DE LOS PROVEEDORES Todo Depto. de Compras o quien haga sus veces debe llevar una base de datos de los proveedores. Esta base de datos puede ser llevada a mano o en computadora. 186

24 ADMINISTRACION DE COMPRAS Se debe llevar un historial de cada proveedor, de todas las compras que les hacemos, de los materiales que sirve, de los precios que nos ha facturado, un control del cumplimiento en las entregas y cualquier dato relacionado con ellos. El propósito es tener a la mano los datos para evaluar su comportamiento y decidir sobre la continuidad de seguirlo considerando proveedor de la empresa. Esta base de datos es muy importante por el contenido de la información pues tendremos a todos los proveedores que podrían competir para que nos proporcionen determinado producto en determinado momento. Teniendo una base de datos en computadora se puede organizar para obtener información por productos que compramos y saber quienes pueden proporcionarlo. 187

25 ADMINISTRACION DE COMPRAS NEGOCIACIONES CON LOS PROVEEDORES La palabra negociación indica o se conceptúa como una discusión o cambio de impresiones para llegar a un acuerdo. También a tratos o deliberaciones que dan lugar a un convenio. Aparentemente nada tienen que ver estos conceptos con la palabra precio, ni siquiera la mencionan. Muchas personas suponen que las negociaciones se limitan a la discusión del precio. De los diferentes factores que intervienen en la negociación de compra, el dinero es uno de los más importantes, pero si pensamos que es el único elemento que interviene, estaríamos en un error, ya que también hay que tomar en cuenta: la cantidad, la calidad, el servicio, la entrega, las especificaciones y las condiciones de pago, entre otros. 188

26 ADMINISTRACION DE COMPRAS El arte de negociar Para negociar se requiere ante todo, experiencia, criterio, capacidad para analizar, diplomacia, sentido común, etc. Es toda una disciplina, que solo se aprende con la práctica, con la experiencia y nada la puede sustituir realmente. La habilidad para negociar debe ser una característica muy importante para el comprador. Debe de ser capaz de negociar efectivamente con todos los proveedores, en todos los niveles de la administración, no dejando que se descuide el respeto y la confianza. Es un arte, en donde se requiere que el comprador sepa hasta donde llegar o cuando detenerse, durante un intercambio, en el cual posiblemente entren en conflicto los objetivos de ambas partes. En términos generales, el proveedor cotiza a una tasa más alta, o cuyos términos de entrega ofrecen mejores ventajas que 189

27 ADMINISTRACION DE COMPRAS los de su competidor y el comprador propondrá a su proveedor, intentar negociar mejores condiciones. El proveedor intentará obtener el precio más elevado posible, en tanto que el comprador por su lado, procurará reducir el precio como sea factible. Por lo tanto, la facultad de negociar está en llevar un precio a un área razonable, conservando el respeto y la cooperación. Las empresas deben tener políticas para las negociaciones en las compras. Eso dará apoyo para la toma de decisiones que debe hacer el comprador. Todas las políticas deben orientarse a la obtención de ventajas para la empresa. Dentro de las políticas se tratarán aspectos relacionados con la calidad, el servicio, los costos de adquisición, condiciones de pago, etc. Las habilidades para negociar pueden ser desarrolladas en los compradores a base de un entrenamiento adecuado. 190

28 ADMINISTRACION DE COMPRAS LO QUE SE DEBE NEGOCIAR Sobre todo, se deben manejar una serie de argumentos que serán la base de la negociación. Así tenemos: Cualquier aspecto del costo, sobre todo el precio La calidad del producto El monto de la transacción Los descuentos por volumen La posibilidad de requerir los servicios o el producto por un largo tiempo. La garantía de órdenes futuras Los aspectos del servicio (Medio de Transporte, Tiempo para la entrega, aseguramiento, etc.) El manejo de los rechazos o de los materiales defectuosos. La asistencia técnica, en casos necesarios. Aspectos de embalaje 191

29 ADMINISTRACION DE COMPRAS El listado anterior puede ser ampliado, dependiendo de lo que se está comprando o de las exigencias particulares que pueda tener el producto o el servicio sobre el cual se está negociando. Para negociar existen estrategias, así como también tácticas. Para la estrategia se debe incluir la planeación y la dirección de las negociaciones, con el objeto de lograr metas y los objetivos de la negociación. Esto tiene que ver con metas a largo plazo y la política. Se establecen metas importantes, se traza el camino a seguir para alcanzar los objetivos principales. La táctica es algo más que el regateo y está basada en el conocimiento amplio de todos los elementos que se discutirán entre las partes. Las tácticas se relacionan con las acciones y las maniobras que se emplean para desarrollar la estrategia. 192

30 ADMINISTRACION DE COMPRAS Son temas de discusión que están en juego, de carácter operacional, que deciden como proceder paso a paso, en dirección a la meta. Siempre que se trate de un asunto que requiera alcanzar su objetivo deseado, y no los medios para lograrlo, es en realidad una estrategia más que una táctica. 193

31 ADMINISTRACION DE COMPRAS El negociar con proveedores, es cosa de: -Tener claridad en nuestras necesidades. - Saber guiar al proveedor hacia donde nosotros queremos que vaya. - Entender y hacérselo saber, que él trabaja con nosotros y no para nosotros, y que si nosotros perdemos él también pierde. - No tener un solo proveedor, ni un solo mayorista y saber cuando contactarse con cual. - Tabular todos los datos, para así tomar una buena decisión. - Tener reunión con los proveedores, para acercarlos a nuestra empresa y conozcan el área de trabajo, y así nosotros conocer su forma de trabajo y a su empresa. - Mantenerlos en la incertidumbre, para obtener más y respetar a los otros proveedores. - Solicitarles que nos mantengan al día de precios ofertas y novedades, de esta forma, él se puede adelantar a nuestras necesidades y nosotros sabremos que esta interesado en negociar. 194

32 ADMINISTRACION DE COMPRAS Negociación Distributiva· Esta caracteriza a la negociación de suma cero, o sea que lo que gana un negociador necesariamente lo pierde el otro. Este tipo de negociación corresponde a comportamientos competitivos. Es una negociación agresiva donde se juega el todo por el todo. La negociación distributiva es típica de las sociedades occidentales, donde la competencia tiene un valor primario como medio de superación productiva y de auto- realización, en un contexto de sistema demercado. Cohen señala las características siguientes del modelo de negociación distributiva: - Posiciones iniciales extremas: Las negociaciones se inician con pedidos irracionales e intransigentes, o se realizan ofertas ridículas, afectando las expectativas del oponente. 195

33 ADMINISTRACION DE COMPRAS - Los negociadores tienen muy poca autoridad para hacer concesiones, estas son tardías y mezquinas, se ofrecen después de muchas sesiones de trabajo, representando cambios intrascendentes de la posición original. - Se utilizan tácticas emocionales como gritos, llantos, golpes, etc., actúan como víctimas de las posiciones del negociador contrario. - Las concesiones son tomadas como síntomas de debilidad del contrario, no existiendo reciprocidad. · - Existe una indiferencia total a fechas y límites en la actuación de los negociadores, hasta que uno se desploma. Este tipo de negociaciones corre el riesgo de que los acuerdos sean de muy poca calidad y exista una clara tendencia al deterioro de las relaciones. Las negociaciones distributivas son típicas de situaciones donde es manifiesto el desbalance de poder, y que da como resultado la imposición. 196

34 ADMINISTRACION DE COMPRAS Negociación Integrativa El comportamiento de los negociadores, es buscar la cooperación en concordancia con los objetivos que cada uno se ha fijado; el objetivo es encontrar un balance, un acuerdo ventajoso en el que no existen ni vencedores ni vencidos. Munduate y Martínez, se refieren a la negociación integrativa como: "El objetivo de la negociación consiste en este caso, en realizar una mejor distribución de los beneficios entre las partes, buscando soluciones conjuntas a sus problemas. En la negociación integrativa, la cuestión es buscar alternativas que puedan beneficiar a ambos, con la seguridad de que el conflicto no acarreará consecuencias deteriorantes". En este tipo de negociación las posiciones iniciales solo representan un punto de partida y estarán sujetas a discusión y por lo tanto a cambios. 197

35 ADMINISTRACION DE COMPRAS Otra característica importante es que toma en cuenta las necesidades buscando las alternativas más variadas e integrales, descubriendo el interés verdadero detrás de las posiciones, teniendo como principio ceder en las posiciones manteniendo intacto el interés. Cohen refiere tres características fundamentales en este modelo: Se intenta lograr confianza mutua, generando una relación en la que cada negociador cree en la honestidad y la confiabilidad de su oponente. Esta confianza no se alcanza exclusivamente en el acto de la negociación, sino que debe ser generada y alimentada a lo largo de las relaciones interpersonales, que existen previamente a la actitud negociadora. Se intenta lograr compromisos de la contraparte, haciéndolo sentir que están en el mismo barco, y que es responsabilidad mutua llegar a un buen puerto, caminando 198

36 ADMINISTRACION DE COMPRAS como un equipo cuyo objetivo es alcanzar un acuerdo aceptable y querido por todos. Se intenta controlar al adversario: es importante tener bajo un adecuado control al oponente, para tomar rápido conocimiento cuando éste decida modificar su estrategia corporativa por otra competitiva posterior. 199

37 ADMINISTRACION DE COMPRAS Factores en la negociación Los factores que influyen en la negociación los podemos agrupar en cuatro categorías: ambientales, técnicos, humanos y emocionales. Entre los factores ambientales destacan el lugar de la negociación, el número de negociadores y el tiempo. Mención especial es el tiempo, ya que puede utilizarse como estrategia de presión hacia la otra parte, atrasando o adelantando la toma de decisiones en función de él. Entre los factores técnicos resaltan los medios empleados, las tácticas y la estructura de la negociación. Los factores humanos más relevantes que influyen en la negociación son la personalidad, la formación, el comportamiento y la actitud de las personas que intervienen en la negociación. 200

38 ADMINISTRACION DE COMPRAS Los factores emocionales más destacados son la situación personal, el potencial de conflicto, el poder real y aparente y las aspiraciones. Pasos para la negociación Paso 1: Conocerse Paso 2: Expresar Metas y Objetivos Paso 3: Inicio del Proceso de Negociación Paso 4: Expresiones de Desacuerdo y Conflicto Paso 5: Reevaluación y Concesión Paso 6: Acuerdo de Principio o Arreglo 201

39 ADMINISTRACION DE COMPRAS Paso 1: Planeo conocer a la parte con la que negociaré. Mi objetivo será tener una interacción inicial amistosa, tranquila y en términos comerciales. Paso 2: Espero compartir mis metas y objetivos con la otra parte. Al mismo tiempo, espero enterarme de las metas y objetivos de la otra parte. Si es posible, que la atmósfera durante este paso sea de cooperación y confianza mutua Paso 3: Para iniciar el proceso surgirán temas específicos a tratar. Planeo estudiarlos todos antes que las negociaciones empiecen a determinar si me sería ventajoso delimitarlos o combinarlos. Una vez hecho esto, puedo tratarlos uno por uno. 202

40 ADMINISTRACION DE COMPRAS Paso 4: Una vez definidos los temas a tratar, es esencial expresar las áreas de desacuerdo o conflicto. Solamente cuando se haya hecho esto será posible resolver las diferencias de tal manera que resulte aceptable para ambas partes. Paso 5: La clave del éxito en cualquier negociación es el momento en que ambas partes evalúan de nuevo sus posiciones y determinan el nivel de concesión que les resulta aceptable. Durante este paso planeo recordar el principio de dar y recibir. Paso 6: El paso final se da cuando ambas partes confirman cualquier convenio que hayan tenido. Planeo asegurarme de que no haya después malentendidos, poniendo por escrito los acuerdos y compartiéndolos con la otra. 203

41 ADMINISTRACION DE COMPRAS INCOTERMS ¿Cuál es la finalidad de los Incoterms? La finalidad de los Incoterms es establecer un conjunto de reglas internacionales uniformes para la interpretación de los términos más utilizados en el comercio internacional, con objeto de evitar en lo posible las incertidumbres derivadas de las distintas interpretaciones de dichos términos en países diferentes. ¿Qué regulan los Incoterms? Los Incoterms 2000 regulan exclusivamente los derechos y obligaciones de las partes respecto al contrato de compraventa y la entrega de las mercancías vendidas, controlando y reduciendo el riesgo de complicaciones legales. ¿Cuáles son los límites de los Incoterms? Los Incoterms tienen una importancia relevante para el cumplimiento del contrato de compraventa, pero no 204

42 ADMINISTRACION DE COMPRAS abarcan, en absoluto, todos los problemas que puede conllevar el contrato de compraventa; por ejemplo, no tratan la transmisión de la propiedad y de los derechos reales, el incumplimiento de contrato y sus consecuencias, la concreción de pago o la situación de la mercancía, entre otros aspectos. Los Incoterms no reemplazarán los términos contractuales necesarios en un contrato de compraventa completo. ¿Qué delimitan concretamente los Incoterms? Los Incoterms delimitan con precisión: El reparto de costes entre exportador e importador. El lugar donde se entrega la mercancía. Los documentos que el exportador debe proporcionar al importador. La transferencia de riesgos entre exportador e importador en el transporte de la mercancía. 205

43 ADMINISTRACION DE COMPRAS ¿Cuál es el ámbito territorial de los Incoterms? Los Incoterms se conciben para la entrega de las mercancías vendidas más allá de las fronteras nacionales, por lo que son términos comerciales internacionales. Sin embargo, en la práctica también se incorporan a veces a contratos de compraventa de mercancías en ámbitos no internacionales. ¿Por qué se revisan los Incoterms? Desde 1936, año en el que se publicó la primera edición de los Incoterms, se han producido diversas modificaciones con el fin de atender a las prácticas comerciales más usuales en el comercio internacional. La última revisión de los Incoterms se produjo en el año 2000, adecuando los Incoterms 1990 a los avances producidos en el comercio a nivel mundial. Las modificaciones las realiza una comisión de expertos de la Cámara de Comercio Internacional(CCI), revisando, perfeccionando y acomodando los Incoterms a las exigencias internacionales. 206

44 ADMINISTRACION DE COMPRAS ¿Se pueden añadir detalles a los Incoterms? En la práctica, es frecuente que las partes añadan palabras a los Incoterms buscando más precisión de la que los términos pueden ofrecer. Es importante subrayar que los Incoterms no ofrecen ninguna pauta concreta para tales adiciones. De esta forma, los sujetos involucrados pueden encontrar problemas cuando no se pueda probar algún acuerdo coherente respecto de las expresiones que se han añadido. ¿Qué significa la expresión "ninguna obligación"? Los Incoterms sólo se refieren a las obligaciones que asume las partes, cada una respecto a la otra. Por esa razón se ha añadido la expresión "ninguna obligación" a una parte cuando, según el ámbito del Incoterm, la parte no tiene que asumir obligaciones frente a la otra. En cualquier caso, es importante indicar que el que una parte no tenga "ninguna obligación" de realizar alguna actividad frente a la otra, no implica que no pueda realizarla. 207

45 ADMINISTRACION DE COMPRAS ¿Se emplean los Incoterms en el Comercio Electrónico? Los Incoterms se adecuan al mercado electrónico dándole el mismo valor a los documentos en papel que a los transmitidos electrónicamente. Las parte involucradas deben haber acordado con anterioridad la posibilidad de comunicarse electrónicamente. ¿Cómo se recurre al arbitraje de la CCI? Las partes contratantes que deseen tener la posibilidad de recurrir al arbitraje de la CCI en caso de litigio con la otra parte contratante deben hacerlo constar en el contrato específica y claramente. De no existir ningún documento contractual, dicho requerimiento debe especificarse en el acuerdo que se constituya entre ellos (El profesor proporcionará una lista de Incoterms que se utilizan en las transacciones internacionales) 208

46 ADMINISTRACION DE COMPRAS EL SERVICIO DE ADUANAS EN EL SALVADOR Aduanas: Son oficinas públicas cuya finalidad primordial es la de controlar el paso de mercancías nacionales o extranjeras que, procedentes del exterior, van hacia otros territorios aduaneros o circulan entre diversos puntos de un mismo ámbito geográfico. También se encarga de la liquidación de los impuestos establecidos, por las importaciones y exportaciones de mercancías. Funciones: La vigilancia y control de la entrada y salida de mercancías y medios de transporte por las fronteras, aguas territoriales o espacio aéreo. Determinar y recaudar las obligaciones tributarias causadas por el punto anterior. La resolución de los reclamos, recursos, peticiones y consultas de los importadores y exportadores. Impedir las importaciones y exportaciones ilícitas. 209

47 ADMINISTRACION DE COMPRAS La prevención, persecución y sanción de las infracciones aduaneras. Aduana principal: Es la que tiene Jurisdicción en una circunscripción determinada y centraliza las funciones fiscales y administrativas de las aduanas Subalternas adscritas a ella. Estas estarán habilitadas para las operaciones de importación, exportación y transito. Igualmente podrá prestar servicios de trasbordo, cabotaje y bultos postales. Las aduanas principales en El Salvador, son: Terrestres San Bartolo, situada en San Salvador El Amatillo, La Hachadura, Las Chinamas, Anguiatú, San Cristóbal, El Poy y Santa Ana. Aduana Aérea situada en el Aeropuerto Internacional de Comalapa, donde hay servicio para equipaje de pasajeros y la de servicio para carga. Aduana Marítima de Acajutla 210

48 ADMINISTRACION DE COMPRAS Almacenes Generales de Depósito Estos almacenes generalmente son negocios privados, pero gracias a la autorización de la Dirección de Renta de Aduanas de El Salvador, se pueden convertir en Depósito Fiscal, funcionando como una sucursal de la Aduana Principal. Los comerciantes pueden solicitar que sus productos lleguen a uno de estos almacenes y pueden conseguir préstamos prendarios por ellos. Cuando se retiran, puede hacerse de manera total o parcial, pagando los impuestos y gastos que le corresponden, tal como si estuvieran depositados en la aduana principal. Un ejemplo de esto lo podemos hallar con las distribuidoras de vehículos que aprovechan estas ventajas financieras. 211

49 DOCUMENTOS DE IMPORTACION EXIGIDOS EN EL SALVADOR ADUANA MARITIMAADUANA AEREAADUANA TERRESTRE - B/L ORIGINAL - FACTURA ORIGINAL - LISTA DE EMPAQUE - CERTIFICADO DE ORIGEN - CERTIFICADO DE SEGURO - PERMISOS ESPECIALES (SEGÚN EL TIPO DE MERCADERIA) - AWB ORIGINAL - FACTURA ORIGINAL - LISTA DE EMPAQUE - CERTIFICADO DE ORIGEN - CERTIFICADO DE SEGURO - PERMISOS ESPECIALES (SEGÚN EL TIPO DE MERCADERIA) - CARTA DE PORTE - FACTURA ORIGINAL - LISTA DE EMPAQUE - CERTIFICADO DE ORIGEN - CERTIFICADO DE SEGURO - PERMISOS ESPECIALES (SEGÚN EL TIPO DE MERCADERIA ) ADMINISTRACION DE COMPRAS 212

50 ADMINISTRACION DE COMPRAS ALGUNOS TERMINOS (GLOSARIO) 1.- Zona De Libre Comercio: Es el régimen jurídico, que otorga ventajas a los asociados, entre las cuales permitirles la exportación de su producción, les reconoce autonomía tarifaria frente a terceros países. 2.- Unión aduanera: En este régimen, se eliminan los gravámenes y otros obstáculos o limitaciones al comercio exterior entre los países que forman la unión, y se aplica una tarifa uniforme frente a los países que constituyen parte integrante del sistema. 3.- Mercado Común: Constituye la forma más completa de integración. A la coordinación de la unión aduanera, se agrega la coincidencia, tales como: inversiones, producción, salarios, moneda común, que permiten la libre circulación de mercancías, servicios y capitales. (Mercado Común Europeo). 213

51 ADMINISTRACION DE COMPRAS 4.- Zona Franca: Es el área de terreno que éste físicamente delimitada sujeta a un régimen fiscal especial establecido, en la cual personas jurídicas autorizadas podrán instalarse en dichos terrenos, a efectos de dedicarse a la producción y comercialización de bienes para la exportación libres de gravámenes, así como la prestación de servicios vinculados con el comercio internacional. Existen tres tipos: Industriales, comerciales y servicios. 5.- Puertos Libres: Es el área determinada, segregada del territorio aduanero nacional y separado de éste por medio de barreras naturales o artificiales, en el cual se permita que mercancías no excluidas especialmente, puedan ser introducidas sin pago de derechos aduaneros ni otros gravámenes internos, Las mercancías no causarán el pago de impuestos de importación pero sí la tasa aduanal. 6.- Mar Territorial: Es aquella zona marítima contigua a la costa o a las aguas nacionales. 214

52 ADMINISTRACION DE COMPRAS 7.- Espacio Aéreo: Es aquel que cubre el territorio de cualquier país, hasta el límite exterior del mar territorial y está sometido a su soberanía Territorio aduanero: El Territorio Aduanero, es el territorio en el cual las disposiciones de la legislación aduanera de un estado son plenamente aplicables Impuesto Aduanero: El impuesto aduanero es aquella prestación pecuniaria obligatoria, que el Estado impone a los particulares por el paso de mercancías a través de las aduanas habilitadas del país. 215

53 ADMINISTRACION DE COMPRAS Documentación requerida por los medios de transporte internacional Vía Aérea: Manifiesto de carga Guías aéreas (AWB) Vía Marítima: Manifiesto de carga Conocimientos de embarque (B/L) Vía Terrestre: Manifiesto de carga o encomienda Guía terrestre o guías de encomienda. Manifiesto de Carga contiene: Fecha de salida y sitio de embarque del vehículo o porteador. Datos de la carga. Clase, nacionalidad, porte y nombre del vehículo. 216

54 ADMINISTRACION DE COMPRAS Nombre del porteador, los remitentes y consignatarios de la mercancía Numero de los conocimientos de embarques, marcas, numeración de los bultos, clase, cantidad, peso y contenido, suma de los bultos. Firma del porteador. Manifiesto De Carga Terrestre: Contenido: Denominación o razón social del transportista. Nombres de la tripulación y licencias Identificación del vehículo, número de matricula y nacionalidad. Lugares de embarque y descarga Nombres del remitente y consignatario. Cantidad, peso, volumen y contenido de los bultos. Fecha de emisión y firma del porteador. 217

55 ADMINISTRACION DE COMPRAS Conocimiento de embarque (B/L): Funciones: Contrato entre el exportador y la compañía marítima porteadora. Constancia de recibimiento de la mercancía por parte del porteador. Documento de responsabilidad de llevar la mercancía desde el puerto de embarque hasta el puerto destino y controlarla. Contenido: Nombre del exportador y del buque. Tipo de mercancía, peso y medida. Número de paquetes y marcas. Destino y consignatario de la mercancía. Los formularios de B/L son suministrados por la compañía marítima transportista. El tipo de formulario puede variar con el transportista, pero cada formulario contienen cláusulas indicando las condiciones bajo las cuales el transportista acepta la mercancía para transportación. 218

56 ADMINISTRACION DE COMPRAS El valor de la mercancía indicada en la factura comercial normalmente no aparece en el B/L. También como dato en el B/L, se puede suministrar la información del flete convenido y su monto. Si la mercancía o su empaque no está en óptimas condiciones, la compañía marítima transportista hará su anotación al respecto en el B/L para protegerse contra reclamos por daños o averías. B/L expedidos por mercancía recibida por la compañía marítima transportista en buenas condiciones se llaman limpios. Embarques bajo cartas de crédito usualmente requieren este tipo de B/L. Los capitanes de buques deben presentar una copia de cada conocimiento de embarque a la capitanía de puerto antes del zarpe del vehículo 219

57 ADMINISTRACION DE COMPRAS Clasificación De Conocimientos De Embarque Al portador: se usa rara vez, ya que cualquier persona en posición del documento puede reclamar la propiedad de la mercancía. Negociable o hecho a la orden: este documento de transporte puede ser traspasado, con simple endoso y por tanto la propiedad de la mercancía. Si el Bill of Lading es endosado en blanco, prácticamente se convierte en un Bill of Lading al portador. No Negociable: son aquellos donde el consignatario es el último propietario de la misma, y no puede traspasar el título a nadie. Conocimiento De Embarque Terrestre: contenido: Denominación o razón social del transportista y su dirección. Nombres y dirección del remitente. 220

58 ADMINISTRACION DE COMPRAS Lugar y fecha de embarque de la carga y lugar previsto para su descarga. Nombre y dirección del consignatario. Características de peligrosidad. Cantidad, peso, volumen y contenido de los bultos Fletes y gastos suplementarios, valor declarado de la carga. Guía Aérea: Contenido: Nombre del transportista Firma o autenticación del transportista o su agente. Descripción de la mercancía aceptados para su transporte. El aeropuerto de origen y destino como lo indica el crédito. 221

59 ADMINISTRACION DE COMPRAS LOS RETACEOS: Este término es el equivalente a costeo. Consiste en reunir todos los costos que se han tenido en una importación y aplicar una distribución equitativa a cada item comprado. Una acumulación de costos sería: VALOR DE LA FACTURA $ xxxxxx FLETE $ xxxxxx SEGURO$ xxxxxx Valor CIF$ xxxxxx Valor pagado en la Póliza Imp. $ xxxxxx Gastos Portuarios (Muellaje, Gabarraje y otros) $ xxxxxx Transporte desde la Aduana $ xxxxxx Servicio del Ag. Aduanal$ xxxxxx COSTO TOTAL$ xxxxxx 222

60 ADMINISTRACION DE COMPRAS Una compra de un solo artículo no dificulta su retaceo pues según la cantidad comprada, así será el costo unitario incurrido en la operación. Sin embargo, la adquisición de variados artículos en diferentes cantidades, hace que el retaceo sea más cuidadoso, en el sentido de que los valores serán diferentes para cada item y por lo tanto, la distribución de los costos se hará en base a los precios de cada uno de ellos. Existen diferentes métodos para calcular estos retaceos y eso depende del criterio que tengan los contables para la distribución de los gastos. Por ejemplo, el valor del flete puede que se distribuya en base al peso o al volumen que tenga cada uno de los artículos comprados. Recordemos que las compañías de transporte cobran en esa base. Así también puede que tomen otros factores para el calculo del flete, tales como peligrosidad del material (hazardous), Valor extrarodinario, etc. 223

61 ADMINISTRACION DE COMPRAS Hagamos un ejercicio: Se compran los siguientes artículos: El Comprador pidió que se usar el Incoterm CFR (o sea Costo y Flete) 224 ITEM No. DESCRIPCIONCANTIDADPRECIO UNITARIO $ TOTAL $ KIT KIT PIEZA KT28 PIEZA JL345 BALEROS 1835 SUMA FLETE MARITIMO COSTO Y FLETE ,500 1,710 1,980 1,250 2,500 9, ,140

62 ADMINISTRACION DE COMPRAS El Proveedor solicitó que se abriera una Carta de Crédito para garantizar el embarque. Los gastos de puerto (muellaje, gabarraje) fueron de $45 Los impuestos pagados en la póliza son el 10% s/valor CIF El transporte desde el puerto hasta el almacén de $ 75 El valor del seguro pagado fue de $ 75 El Agente aduanal cobró $ 100 Los gastos que ocasionó la Carta de Crédito ascendieron a $ Hacer la hoja de retaceo hasta obtener el costo de importación unitario de cada item. Aquí es donde entran a relucir las políticas que tenga una empresa acerca de lo que se puede hacer para la aplicación de esos costos. Lo más usado en compras como esta, es distribuir todos los 225

63 ADMINISTRACION DE COMPRAS gastos imputables a la importación, de una manera proporcional al precio de compra, o sea como viene facturado cada uno de los rubros. Este cálculo da la pauta para el establecimiento de precios. O sea, al valor de cada pieza, se le va a agregar el porcentaje que representa el margen de ganancia que se quiere tener. 226

64 ADMINISTRACION DE COMPRAS 227 DESCRIPCION CANTIDA D PRECIO UNITARIO $ TOTAL $ KIT KIT PIEZA KT28 PIEZA JL345 BALEROS 1835 SUMA FLETE MARITIMO V/ COSTO Y FLETE Mas: Valor seguro VALOR CIF ,500 1,710 1,980 1,250 2,500 9, , ,215

65 ADMINISTRACION DE COMPRAS Ese valor se reparte de forma proporcional entre el valor facturado para obtener el valor de cada item que incluya los gastos incurridos, para llegar al total. Dividiendo 11,852 entre 9,940 nos da un factor de Este factor lo multiplicamos por el total de cada item facturado por el proveedor y obtenemos el valor que incluye los gastos para cada item, entonces tenemos: 228 DESCRIPCION CANTI DAD PRECIO UNITARIO $ TOTAL $ Impuestos 10% s/valor CIF Muellaje y gabarraje Transporte Ad./Bodega Honorarios Ag. Aduan. Gastos Carta Crédito TOTAL VALOR CIF10, , ,852.00

66 ADMINISTRACION DE COMPRAS 229 DESCRIPCIONCANTI DAD COSTO IMPORTA CION UNITARI O $ KIT KIT PIEZA KT28 PIEZA JL345 BALEROS 1835 SUMA , , , , , ,

67 ADMINISTRACION DE COMPRAS LOS SEGUROS DE DAÑOS EN LAS COMPRAS Toda mercadería que se compra debe ser asegurada, ya sea compra nacional o internacional. Todo para evitar pérdidas del 100%. Cuando se compra internacional y se usa el término CIF, el proveedor incluye en el cobro el valor del aseguramiento del producto durante su travesía hasta el puerto de destino (marítimo, aéreo o terrestre). Ahora bien, si los términos son C+F, significa que el comprador va a asegurar la mercancía. La mayoría de empresas contratan pólizas de seguros conocidas como flotantes, donde se registran todas las compras que se hacen. Las primas que se pagan se estipulan en esa póliza y sus montos son diferentes, porque se incluyen toda clase de productos. Estas pólizas flotantes incluyen lo nacional y lo del exterior. El comprador hace un registro por cada pedido que hace. 230

68 ADMINISTRACION DE COMPRAS FIN DEL CURSO DE ADMINISTRACION DE COMPRAS 231


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