Las 5S: 10 factores que impiden su éxito en pymes

Presentación del tema: "Las 5S: 10 factores que impiden su éxito en pymes"— Transcripción de la presentación:

1 Las 5S: 10 factores que impiden su éxito en pymes
Tecnologías de Gestión Agosto 2013 Reflexiones Las 5S: 10 factores que impiden su éxito en pymes Autor: G. Wyngaard (INTI Mar del Plata) INTRODUCCIÓN AL PROBLEMA El Programa 5S compone una de las herramientas de mejora más populares del Sistema de Producción Toyota. Su objetivo es cambiar los hábitos de las personas para mejorar y mantener las condiciones de organización, orden y limpieza en el lugar de trabajo a través de la aplicación de cinco etapas: Selección (Seiri), Orden (Seiton), Limpieza (Seiso), Mantenimiento (Seiketsu) y Autodisciplina (Shitsuke). De un análisis realizado sobre 40 pymes de distintos rubros asesoradas entre los años 2008 y 2013 por el INTI Mar del Plata, se pudieron determinar los temas de mejora abordados en éstas a partir del diagnóstico efectuado (ver Gráfico 1). Gráfico 1: Temas de mejora abordados luego del diagnóstico. En 23 de ellas (el 57%) se consensuó la aplicación del Programa 5S dado que presentaban problemas de orden y limpieza que debían ser resueltos de manera prioritaria. Finalizado el período de asistencia técnica, se realizó un análisis del impacto de las mejoras obtenidas en cada una de las empresas mencionadas. En el Gráfico 2, se muestran los resultados de la implementación del Programa 5S en las 23 empresas mencionadas. Puede observarse que en el 61% de las empresas no se obtuvieron mejoras o las mejoras obtenidas fueron poco significativas. Sólo en 3 empresas (13%) se obtuvieron mejoras importantes y sostenibles en el tiempo. Gráfico 2: Resultados de la implementación de las 5S.

2 HIPÓTESIS REFLEXIONES
Los resultados obtenidos llevan a analizar por qué la tasa de éxito en la implementación del Programa 5S resulta baja si se tiene en cuenta su simpleza conceptual, su aplicabilidad en todo tipo de empresas y la amplia necesidad por parte de las pymes argentinas de mejorar sus condiciones de organización, orden y limpieza. Las 5S constituyen la base para la aplicación de cualquier programa de mejora continua, por lo tanto resulta importante analizar las causas por las cuales esta herramienta, ampliamente utilizada en países como Japón, no logra implementarse con éxito en la mayoría de las pymes argentinas en las que se propone su aplicación. REFLEXIONES A continuación se detallan algunos factores que impiden el éxito de la implementación de las 5S en las pymes argentinas: Simpleza conceptual del método. Este factor, que podría pensarse como una ventaja, a menudo lleva a incurrir en el error de creer que su implementación debe ser igualmente sencilla. Sin embargo, la implementación de las 5S implica la modificación de conductas y comportamientos a menudo fuertemente arraigados en la gente, que son difíciles de cambiar y terminan por afectar la obtención de resultados tangibles. Errores por parte del consultor. El factor antes mencionado también lleva al consultor o al líder designado para la implementación del programa de mejora continua a comenzar por la aplicación de las 5S por ser “la herramienta más fácil” y con la que obtendrá resultados visibles de manera rápida. Como ya se mencionó, dado que la implementación de las 5S implica la modificación de hábitos, la obtención de resultados sostenibles no es ni fácil ni inmediata en la mayoría de los casos. Resistencia al cambio. Todo proceso de cambio genera resistencia. Ésta proviene del miedo a lo desconocido o por la expectativa de pérdida de los beneficios actuales. Sin embargo, en todo grupo hay personas que están a favor del cambio, por lo que resulta necesario identificarlas para iniciar el proceso y luego incluir a los restantes miembros del grupo a partir de los resultados que se vayan obteniendo. Falta de liderazgo y compromiso de la Dirección de la empresa. Kaoru Ishikawa manifestaba que los procesos de creación de cultura y buenos hábitos en el trabajo se logran con el ejemplo. En los casos analizados en los que se alcanzaron mejoras importantes y sostenibles en el tiempo, la Dirección de la empresa estuvo fuertemente involucrada en la implementación de las 5S, asignando tiempo, recursos y participando activamente del proceso de cambio. Relegación del proyecto de mejora. La implementación del método 5S en las pymes suele tomarse como una actividad secundaria y a menudo no se asigna el tiempo que ésta requiere. Se prioriza la producción o la atención de pedidos urgentes, considerando las actividades de 5S como pérdidas de tiempo que pueden ser relegadas. Incomprensión de los beneficios del método. A menudo no se comprende que la implementación de las 5S no sólo mejora el aspecto del lugar de trabajo, sino que contribuye a mejorar la productividad y bajar los costos través de la reducción de los tiempos de búsqueda y del porcentaje de productos defectuosos, entre otros beneficios. A su vez, reduce las condiciones inseguras en el lugar de trabajo, así como el riesgo de accidentes y enfermedades laborales. Incomprensión de los objetivos del método. El objetivo de las 5S no es sólo limpiar y ordenar el lugar de trabajo, sino que implica un cambio cultural en las personas. No debe pensarse que por mejorar las condiciones de orden y limpieza la implementación de las 5S está finalizada. Es necesario comprender que, como con toda herramienta de mejora continua, la implementación de las 5S no tiene final y las mejoras son interminables.

3 Falta de participación de los trabajadores
Falta de participación de los trabajadores. Los trabajadores son quienes mejor conocen el lugar de trabajo y quienes pueden dar solución a la mayoría de los problemas que allí se generan. Por lo tanto, es importante promover su participación, escuchar sus propuestas y dar respuesta, ya sea positiva o negativa, para explicar los motivos por los cuales se aceptan o se rechazan las mismas. Muchas veces, los empresarios o directivos tienden a desmerecer la opinión de sus empleados o a culparlos de la falta de resultados, lo cual resulta contraproducente si se quiere tener éxito en la implementación del método 5S. Es importante trabajar en equipo y que los directivos enseñen con el ejemplo, como ya se mencionó en el punto 4. Estructura de la empresa. La falta de estructura de la empresa y la poca claridad en la definición de roles y responsabilidades hace que muchas tareas se concentren en poca gente. Esta concentración de tareas (que en general recae en los directivos de la empresa) genera que los esfuerzos dedicados a la implementación de las 5S se disipen, afectando la obtención de resultados. Diferencias culturales. El método de las 5S fue concebido en Japón, un país en el que los buenos hábitos de organización, orden, limpieza y disciplina están fuertemente arraigados en la sociedad. Por este motivo, su implementación en empresas de países en los que dichos hábitos no son comunes requiere una adaptación y presenta mayor dificultad. CONCLUSIONES A la hora de iniciar el proceso de implementación del programa 5S es necesario considerar los factores mencionados para disminuir la probabilidad de que éste resulte poco exitoso. Las pymes no suelen considerar a las malas condiciones de organización, orden y limpieza como un problema urgente de ser atacado ya que no se lo ve como un factor que contribuya a aumentar los costos o a obtener bajos niveles de productividad. Este razonamiento es erróneo y lleva a los empresarios a concentrar sus esfuerzos en aumentar la producción sin prestar atención a las condiciones en que ésta se obtiene. Algunas de las claves para lograr que el proceso de implementación de las 5S resulte exitoso son: Comprometer a los directivos demostrando cuantitativamente los beneficios potenciales del método Dar participación a los trabajadores y fomentar el trabajo en equipo Identificar a las personas que se manifiestan a favor del cambio para comenzar con el proceso de mejora Utilizar indicadores para cuantificar los avances en la implementación del programa y las mejoras obtenidas No esperar resultados inmediatos ya que suelen ser poco sustentables No perder de vista que el método de las 5S es un proceso de cambio de hábitos y la obtención de resultados sostenibles en el tiempo se logra a largo plazo.