Procedimiento de envío de Valijas

Presentación del tema: "Procedimiento de envío de Valijas"— Transcripción de la presentación:

1 Procedimiento de envío de Valijas

2 ÍNDICE Objetivo Rotación de Valijas Manifiesto de contenido de la Valija Forma correcta de cerrar la Bolsa para Egresos y Valija Entrega – Recepción de Valija de oficinas a Choferes y entre Choferes Entrega – Recepción de Valijas en el Centro Operativo de Monterrey Forma correcta para abrir la Valija Envío de Valijas del Corporativo a las Sucursales

3 Políticas del Procedimiento
1.- Objetivo. Con el objetivo de incrementar los niveles de seguridad para el envío de valijas internas y establecer mecanismos de control y seguimiento, se ha implementado el siguiente procedimiento para la Entrega – Recepción de valijas internas, entre las oficinas de AFIMEX ya sean sucursales y/o concesionarios y el Corporativo ubicado en la ciudad de Monterrey, N.L. Políticas del Procedimiento No deberán de viajar en efectivo mas de $ 8, pesos M.N. por día. (Excepto Nominas) El responsable del extravío de una valija causará baja de la empresa además de pagar los daños y perjuicios a la empresa que se le ocasionen. El envío de efectivo y documentos cobrables deben de resguardarse en bolsa de seguridad y viajara en el interior de la valija de seguridad de cuero. Las inconsistencias detectadas al proceso deberán de ser reportada por el responsable en la cadena de distribución ya que al no realizar el reporte, se dará continuidad al proceso bajo su responsabilidad. Además de estos reportes, se realizaran auditorias, teniendo como resultado en ambos casos el sancionar al personal responsable de la inconsistencia, con el monto correspondiente a un día de trabajo.

4 El envío de documentos internos invariablemente deben de viajar en valija de seguridad de cuero.
Los cortes del los servicios de fletes x cobrar, deberán ser mensuales y el envío se deberá de hacer los lunes. En caso del envío de efectivo el Remitente esta obligatorio alertar vía y Telefónica el número de guía y monto enviado al destinatario, el no alertar, asume responsabilidad total sobre una pérdida. Los jefes de oficina/operación deben de alertar en bitácora, los envíos faltantes en sus desembarques, el no alertar, asume responsabilidad total sobre una perdida. 2.- Rotación de valijas. Las oficinas deben de enviar las valijas invariablemente de lunes a viernes (a excepción de los días inhábiles que por ley no se laboran) al Corporativo ubicado en la Ciudad de Monterrey, N.L. con atención el Auxiliar Admvo. de la Gerencia de Administración. El Auxiliar Admvo. deberá devolver diariamente las valijas a su origen para asegurar la rotación. Se debe hacer la rotación de valijas, independientemente si hay o no contenido en su interior. Las valijas deben ser enviadas con guía de mostrador y asegurar que sea incluida en el manifiesto, se deberán de imprimir dos guías, una de ellas deberá de pegarse en la bolsa de seguridad y una mas deberá ser pegada en el cincho de seguridad.

5 3.- Manifiesto de contenido de valija.
La persona responsable de enviar la valija, deberá llenar el formato “Manifiesto de contenido de valija” Ver Anexo 1, en donde anotará específicamente que es lo que contiene la misma. En el Formato hay varios apartados que deberán detallarse: A.- Bolsa de Valores para el Auxiliar de Ingresos. Cortes de Venta de Mostrador Cheques de cobranza Cobro de factura Virtual Fichas de Deposito B.- Sobre para Auxiliar Egresos Facturas de gastos (no caja chica) Gasolina Pagos de servicios Reposiciones de caja Chica

6 4.- Forma correcta de cerrar la Bolsa para Egresos y Valija.
C.- Sobre para Recursos Humanos Formatos de Nóminas firmadas. Recibos de nomina firmados Documentación de Infonavit. Contratos del personal Renuncias firmadas D.- Sobre para Otros Departamentos (Especificar) Detalle de Contenido Después de firmar dicho formato, deberá de incluirlo dentro de la valija y conservar una copia como respaldo. 4.- Forma correcta de cerrar la Bolsa para Egresos y Valija. A.- El responsable de enviar la Bolsa de Valores el Auxiliar Admvo. o Responsable de envío de Nomina deberá de cerrarla, frente a una cámara y/o un testigo. Para esto deberá de pasar un cincho entre el ojillo de la bolsa y el ojillo del zíper (ver imagen)

7 El responsable de enviar la valija deberá de cerrarla, frente a una cámara y/o un testigo. (ver procedimiento de cierre) B.- El cinto de piel debe pasar por todas y cada una de las hebillas de metal y asegurando al final la aldaba con un candado. C.- Después del candado se debe colocar un cincho en la misma aldaba del candado. D.- Una de las dos guías que se imprimieron, debe ser pegada sobre el cincho, asegurando que se identifique fácilmente si dicho cincho fuese violado. Esta guía debe de contener los datos de número, origen, destino, remitente y destinatario.

8 5.-Entrega – Recepción de valija de oficinas a choferes y entre choferes.
Debe existir un responsable en cada oficina para el envío de la valija, el jefe de oficina o jefe de operación, según aplique, deberá asignar este responsable (pudiendo ser el mismo), firmando un “Acuse de recibo” y enviar dicho acuse al Auxiliar Admvo. El responsable Operativo de enviar la valija, deberá entregarla de mano, al Chofer de Circuito debidamente documentada con guía de mostrador y con la etiqueta colocada sobre el cincho. El Chofer de Circuito deberá verificar que la valija venga correctamente cerrada (ver forma correcta de cerrar la valija) después de asegurarse que todo está en orden, deberá recibir la valija y firmar de recibido en el formato “Acuse de recibo de Valija Interna”  Ver Anexo 2 6.- Entrega – Recepción de Valijas en el Centro Operativo de Monterrey. Después de la llegada al Centro Operativo de Monterrey por parte del Chofer de Circuito y antes de entregar la valija al Jefe de Operación, deberá levantar la valija, mostrándola a la cámara de seguridad.

9 El jefe de Operación al recibir la valija, deberá también levantar la valija y mostrarla a la cámara de seguridad, además de firmar de recibido en el formato “Acuse de recibo de valija interna” Ver Anexo 2 En el caso de las valijas de Monterrey, el jefe de operación del Centro Operativo Monterrey, la recibe directamente del responsable en la oficina, por lo que al llegar al centro operativo, antes de introducirla al área de resguardo, deberá mostrarla a la cámara. Después de Mostrar la valija a la cámara de seguridad, el jefe de operación nocturna deberá depositarla en el “Área de resguardo de Valijas” asegurándose de que esta área esta cerrada y por lo tanto los envíos resguardados. El jefe de Operación Nocturna del Centro Operativo, deberá llenar el formato “Relación de valijas recibidas” Ver Anexo 3 en donde marcará con una X en el recuadro correspondiente la valija que recibió, dicho formato deberá ser introducido a el Área de Resguardo de Valijas para que al día siguiente el Auxiliar Administrativo, pueda recoger las valijas y firmar de recibido en dicho formato.

10 7.- Forma correcta para abrir la valija.
El Auxiliar Administrativo al recoger las valijas del Área de Resguardo de valijas deberá sacar de una en una y levantarlas para mostrarlas a la cámara de seguridad. 7.- Forma correcta para abrir la valija. El Auxiliar Administrativo o Responsable de Recibir la Nomina al abrir la valija y la bolsa con valores, deberá hacerlo frente a una cámara y/o un testigo, mismo que firmará el acta correspondiente en caso de que lo manifestado en el formato, no coincida con el contenido de la valija, este distribuirá los sobres a quién corresponda. En el caso de que el contenido de la valija o bolsa de valores, no coincida con el manifiesto de contenido, la persona responsable del envío (Remitente) deberá dar una explicación detallada por escrito del porque de esta anomalía y de no ser satisfactoria, causará baja de la empresa, además de responder por los daños y perjuicios que ocasionare a la misma.

11 8.- Envío de Valijas del Corporativo a las Sucursales.
El Auxiliar Administrativo al regresar las valijas a las oficinas, deberá cumplir con los mismos procesos de cerrado de valija y manifiesto de contenido llenando el formato correspondiente. Ver Anexo 1 El Auxiliar Administrativo deberá de entregar de mano las valijas al jefe de operación nocturna del Centro Operativo Monterrey, haciendo el procedimiento de mostrarlas a la cámara de una en una. *Excepto la valija de Monterrey, ésta se entregará al responsable de la administración de la oficina. El Jefe de Operación Nocturna será el responsable de entregar las valijas al chofer de ruta nocturna. Los choferes nocturnos deberán firmar de recibido en el formato correspondiente. Ver Anexo 2 Los choferes nocturnos seguirán el mismo procedimiento para cuando las sucursales envían la valija al corporativo, solo que a la inversa.

12 Anexo 1 Formato de Manifiesto de Contenido de Valija.

13 Anexo 2 FORMATO DE ACUSE DE RECIBIDO DE VALIJA INTERNA

14 Anexo 3 FORMATO DE RELACIÓN DE VALIJAS RECIBIDAS EN EL CENTRO OPERATIVO MONTERREY

15 JUAN GERADO VARGAS SANTANA GERENTE DE PROCESOS
MUCHAS GRACIAS JUAN GERADO VARGAS SANTANA GERENTE DE PROCESOS

16 EVALUACIÓN DEL CURSO PROCEDIMIENTO ENVÍO DE VALIJAS INTERNAS
Lugar y Fecha:____________________ Este cuestionario es anónimo, por tanto rogamos que responda con sinceridad. Su opinión será de gran utilidad para mejorar la calidad de los próximos eventos. METODOLOGÍA 1. La dinámica del curso ha facilitado mi aprendizaje en un _______% 2. En este curso he podido alcanzar mis expectativas de aprender y compartir conocimiento con los demás _______% MATERIALES 3. El material de apoyo ha sido: Muy bueno Bueno Regular Malo AMBIENTE 4. Las condiciones ambientales son: Muy buenas Buenas Regulares Malas (aula, mobiliario, alimentos, recursos utilizados) 5. Considero que los tiempos del curso fueron _______% adecuados a los propósitos del mismo porque: ______________________ __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 6. La coordinación del curso la considero: Muy Buena Buena Regular Mala VALORACIÓN GLOBAL 7. Para el personal a mi cargo el curso resulta _______% útil porque:____________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ APRECIACIÓN Lo que más me gustó del curso fue que: ________________________________________________________________________ 9. Lo que menos me gustó del curso fue que: ______________________________________________________________________ COMENTARIOS O SUGERENCIAS Algún comentario o sugerencia para mejorar próximos eventos______________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

17 Describe las políticas del Procedimiento de Envío de Valijas Internas
EVALUACIÓN DEL PARTICIPANTE PROCEDIMIENTO ENVÍO DE VALIJAS INTERNAS Nombre:______________________________________ Lugar y Fecha:__________________ Describe las políticas del Procedimiento de Envío de Valijas Internas

18 Constancia de Capacitación
Siendo las _____ hrs del día _____ del mes de _____________del año de ______, en la Ciudad de ______________________, hago constar que recibí la capacitación de PROCEDIMIENTO ENVÍO DE VALIJAS INTERNAS, misma que contiene los siguientes apartados: ÍNDICE Objetivo. Rotación de Valijas. Manifiesto de contenido de la valija. Forma correcta de cerrar la Bolsa para Egresos y Valija. Entrega – Recepción de valija de oficinas a choferes y entre choferes. Entrega – Recepción de Valijas en el Centro Operativo de Monterrey. Forma correcta para abrir la valija. Envío de Valijas del Corporativo a las Sucursales. Motivo por el cual no tengo ningún inconveniente en firmar de enterado. ______________ __________________ _________________ Nombre y Firma Puesto Sucursal