14 de Noviembre de 2006 Revisión de la Dirección con el Subcomité de Certificación Sistema de Gestión de Calidad Centro Universitario de la Costa Sur de.

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1 14 de Noviembre de 2006 Revisión de la Dirección con el Subcomité de Certificación Sistema de Gestión de Calidad Centro Universitario de la Costa Sur de la Universidad de Guadalajara (CUCSUR)

2 ORDEN DEL DÍA 1.Resultado de Auditorias, 2.Retroalimentación del cliente, 3.Desempeño de los procesos y conformidad del producto, 4.Estado de acciones correctivas y preventivas, 5.Acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas, 6.Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad y 7.Recomendaciones de mejora.

3 Plan Anual de Auditorías 1.- Resultados de Auditorías ( 5ta. Auditoría Interna)

4 Programa de Quinta Auditoría Interna 1.- Resultados de Auditorías ( 5ta. Auditoría Interna)

5 Equipo Auditor No.NombreProceso al que pertenece 1Martha Sheila Gómez González Administración de Recursos Financieros 2Jorge Javier Velásquez Núñez 3Kathia Georgina Pérez Robles 4Gabriela Michel García 5Emiterio Gaviño Mendoza 6Rosa Edith Maravilla Robles 7Oscar Guzmán Vargas Control Escolar 8Ana Lilia Salazar Michel 9María de Lourdes Cisneros Durán 10Ruth Ileana Bejarano Palomera 1.- Resultados de Auditorías ( 5ta. Auditoría Interna)

6 Equipo Auditor No.NombreProceso al que pertenece 11Rolando Castillo MurilloPlaneación Estratégica 12Alicia Edith Simón DomínguezServicios Tecnológicos 13Claudia Diane Vaca Gaviño CRAI – Bibliotecas 14Armando Martínez López 15Verónica Carrizalez Partida 16Luis Alejandro Santana Mónico 17Gema Ventura Murillo 18Margarita Valle Vega 19 Claudia Leticia Galarza Sistema de Gestión de Calidad / Medición, Análisis y Mejora 20César Amador Díaz Pelayo 21María del Rosario de la Torre Cruz

7 Equipo Auditor No. NombreProceso al que pertenece 22Mario Alberto Flores MedinaAdministración de Infraestructura 23Agustín Jaime Núñez RodríguezAdministración de Infraestructura 24Luis Adrián Zúñiga BarragánAdministración de Infraestructura / Ambiente de Trabajo 25Héctor Gabriel García LópezAmbiente de Trabajo / Administración de Personal 26Armida Isabel Patiño Martínez Administración de Personal 27María Teresa Sandoval Madrigal 28Alberto Martín Aguilar Álvarez Adquisición de Materiales y Servicios 29Sotero Reyes Patiño 30 Seida Beatriz Muñoz Michel 31Margarita Leticia Luna Rodríguez 32Martín Rodrigo Velasco Larios 33Genoveva Saldívar Vázquez

8 1. Resultado de auditorias

9 Quinta Auditoría Interna 12 al 14 de Septiembre n = 38

10 ORDEN DEL DÍA 1.Resultado de Auditorias, 2.Retroalimentación del cliente, 3.Desempeño de los procesos y conformidad del producto, 4.Estado de acciones correctivas y preventivas, 5.Acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas, 6.Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad y 7.Recomendaciones de mejora.

11 2. Retroalimentación del cliente, Encuestas para medir la Satisfacción del Cliente

12 2. Retroalimentación del cliente, Encuestas para medir la Satisfacción del Cliente

13 El responsable del subproceso de Ingresó presentó un proyecto de mejora para que la meta de: Incrementar positivamente un 5 % la percepción del cliente respecto al servicio que brinda el proceso de Ingreso de acuerdo a los resultados obtenidos en la encuesta anterior. Disminuya a un 1% hasta alcanzar el 100% en la percepción del cliente respecto al servicio de control escolar, quedando: Incrementar positivamente un 1 % la percepción del cliente respecto al servicio que brinda el proceso de Ingreso de acuerdo a los resultados obtenidos en la encuesta anterior. 2. Retroalimentación del cliente, Encuestas para medir la Satisfacción del Cliente

14 2. Retroalimentación del cliente, Encuestas para medir la Satisfacción del Cliente

15 2. Retroalimentación del cliente, Encuestas para medir la Satisfacción del Cliente

16 2. Retroalimentación del cliente, Encuestas para medir la Satisfacción del Cliente

17 2. Retroalimentación del cliente, Encuestas para medir la Satisfacción del Cliente

18 Los resultados de la Encuesta para medir la satisfacción del cliente de los subprocesos de Permanencia y Egreso del proceso de Control Escolar reflejan una disminución del 13 % en la última medición. En base a esta medición se levantó la No Conformidad 002 -06 originada de las Quejas e Insatisfacción de los Usuarios al proceso de Control Escolar. 2. Retroalimentación del cliente, Encuestas para medir la Satisfacción del Cliente

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20 Esta No Conformidad está por cerrarse, ya que todo el plan de acciones ya fue realizado solamente falta verificar su efectividad.

21 2. Retroalimentación del cliente, Encuestas para medir la Satisfacción del Cliente

22 2. Retroalimentación del cliente, Encuestas para medir la Satisfacción del Cliente

23 2. Retroalimentación del cliente, Encuestas para medir la Satisfacción del Cliente

24 2. Retroalimentación del cliente, Encuestas para medir la Satisfacción del Cliente Aun no se ha hecho la medición de la satisfacción del cliente para el proceso de Servicios Tecnológicos, ya que las encuestas son realizadas cada 6 meses, y la última medición fue realizada en el mes de Julio de 2006

25 2. Retroalimentación del cliente, Encuestas para medir el Ambiente de Trabajo

26 2. Retroalimentación del cliente, Encuestas para medir el Ambiente de Trabajo

27 2. Retroalimentación del cliente, Encuestas para medir el Ambiente de Trabajo

28 2. Retroalimentación del cliente, Encuestas para medir el Ambiente de Trabajo

29 2. Retroalimentación del cliente, Encuestas para Evaluación de Competencias

30 2. Retroalimentación del cliente, Encuestas para Evaluación de Competencias

31 2. Retroalimentación del cliente, Encuestas para Evaluación de Competencias

32 El programa de Capacitación no se cumplió en Febrero del 2006, por lo que se realizó un proyecto de mejora por parte del Responsable del Procedimiento de Competencias para reprogramar las fechas para los cursos que no pudieron ser ofertados.

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34 2. Retroalimentación del cliente, Encuestas para Evaluación de Competencias El Programa se cumplió en un 94% basado en el Proyecto de Mejora 003-06, pero la meta no ha sido modificada y esta indica que en Febrero de 2006 debe ser cumplido en su totalidad el Programa de Capacitación, por lo que es importante que el Líder del Proceso de Personal presente un Proyecto de Mejora para realizar la modificación a dicha meta.

35 1.- En la ampliación del Alcance del Sistema de Gestión de Calidad, ya se tienen elaborados todos los perfiles de puestos. 2.- Se realizó la evaluación de competencias a todo el personal involucrado en el SGC, solamente hacen falta las encuestas del personal de mantenimiento de la Coordinación de Servicios Generales las cuales se están realizando. 3..- De las encuestas ya realizadas, se evaluaron los resultados y el responsable del procedimiento de competencias está en proceso de elaborar el Programa Anual de Capacitación 2007

36 ORDEN DEL DÍA 1.Resultado de Auditorias, 2.Retroalimentación del cliente, 3.Desempeño de los procesos y conformidad del producto, 4.Estado de acciones correctivas y preventivas, 5.Acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas, 6.Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad y 7.Recomendaciones de mejora.

37 OBJETIVOS DE CALIDAD 1.Administración de Recursos FinancierosAdministración de Recursos Financieros 2.Administración de Adquisición de Materiales y ServiciosAdministración de Adquisición de Materiales y Servicios 3.Administración de InfraestructuraAdministración de Infraestructura 4.Administración de PersonalAdministración de Personal 5.Administración de Ambiente de TrabajoAdministración de Ambiente de Trabajo 6.Servicios TecnológicosServicios Tecnológicos 7.Control EscolarControl Escolar 8.CRAI - BibliotecasCRAI - Bibliotecas

38 ORDEN DEL DÍA 1.Resultado de Auditorias, 2.Retroalimentación del cliente, 3.Desempeño de los procesos y conformidad del producto, 4.Estado de acciones correctivas y preventivas, 5.Acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas, 6.Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad y 7.Recomendaciones de mejora.

39 3. Desempeño de los procesos y conformidad del producto PRODUCTO NO CONFORME En la Visita bimestral realizada por la Coordinación de Calidad de la semana del 18 al 22 de Septiembre solamente se levantó Producto no Conforme en los procesos de CRAI - Biblioteca y Control Escolar, debido a que los Procesos para la Administración de los Recursos y Servicios Tecnológicos no habían generado por su reciente implementación al Sistema y desconocimiento de cómo registrarlo en el formato debido. En el mes de capacitación práctica del 09 de Octubre al 5 de Noviembre se realizaron prácticas para el llenado de dicho formato y se revisará en la visita bimestral en la primera semana de Diciembre n = 48

40 3. Desempeño de los procesos y conformidad del producto, 91% 9% n = 23

41 3. Desempeño de los procesos y conformidad del producto, n = 25

42 ORDEN DEL DÍA 1.Resultado de Auditorias, 2.Retroalimentación del cliente, 3.Desempeño de los procesos y conformidad del producto, 4.Estado de acciones correctivas y preventivas, 5.Acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas, 6.Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad y 7.Recomendaciones de mejora.

43 n= 91 4. Estado de acciones correctivas y preventivas,

44 4. Estado de acciones correctivas y preventivas AUDITORÍAS INTERNAS

45 4. Estado de acciones correctivas y preventivas AUDITORÍAS INTERNAS n= 8

46 4. Estado de acciones correctivas y preventivas AUDITORÍAS INTERNAS n=11

47 4. Estado de acciones correctivas y preventivas AUDITORÍAS INTERNAS n=10

48 4. Estado de acciones correctivas y preventivas AUDITORÍAS INTERNAS n=17

49 4. Estado de acciones correctivas y preventivas AUDITORÍAS EXTERNAS n= 4

50 4. Estado de acciones correctivas y preventivas OPERATIVIDAD DE LOS PROCESOS n= 16

51 4. Estado de acciones correctivas y preventivas PRODUCTO NO CONFORME n= 2

52 4. Estado de acciones correctivas y preventivas QUEJAS E INSATISFACCIÓN DE LOS CLIENTES n= 1

53 ORDEN DEL DÍA 1.Resultado de Auditorias, 2.Retroalimentación del cliente, 3.Desempeño de los procesos y conformidad del producto, 4.Estado de acciones correctivas y preventivas, 5.Acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas, 6.Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad y 7.Recomendaciones de mejora.

54 5. Acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas, REVISIÓN DE LA DIRECCIÓN CON EL SUBCOMITÉ DE CERTIFICACIÓN 13 DE JULIO DE 2006 1.Se realizó la presentación del modelo del SGC dónde se dio a conocer la Introducción del Sistema y el Nuevo Modelo del mismo donde se incluye la amplicación del alcance a: “Los procesos administrativos de la Secretaría Administrativa, CRAI-Bibliotecas y CTA” 2.Se acordó que se modificará la Introducción al SGC donde se deberán incluir elementos como: voz, frases que identifiquen al SGC, concepto de SGC y música, con el objetivo de que sea interactivo y de un mayor impacto. 3.Se propuso por parte del Rector del Centro que toda la evidencia que sea generada quede registrada en el Sistema y todos los documentos y registros estén en formato electrónico. 4.Se acordó que se realizará un glosario de términos del Sistema de Gestión de Calidad, así como de la simbología utilizada. 5.Se acordó que se presentará por parte de la Coordinación de Calidad al Consejo Social del Centro el Sistema de Gestión de Calidad mediante una presentación, así como los avances del mismo. ACTIVIDADES CUMPLIDAS ACTIVIDADES PENDIENTES

55 5. Acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas, REVISIÓN DE LA DIRECCIÓN CON EL SUBCOMITÉ DE CERTIFICACIÓN 13 DE JULIO DE 2006 7.Se presentó por parte de la Coordinación de Calidad la propuesta del programa de capacitación por parte del Mtro. César Amador Díaz Pelayo. 8.Se acordó que como primer tema se deberá incluir la Sensibilización a trabajar con un Sistema de Gestión de Calidad, e la acreditación del curso será por 40 horas, teórico- prácticas (20 teóricas y 20 prácticas) y la evaluación consistirá en: 40 % asistencia, 20 % participación y 60 % producto final. 9.Se acordó que se realizará una carta de felicitación por parte del Coordinador de Calidad para el personal involucrado en el Sistema por su participación en el Sistema y en el curso de capacitación. 10.Se acordó que la Semana de Capacitación se realizará del 24 al 28 de Julio a los procesos que se incorporan al alcance. ACTIVIDADES CUMPLIDAS ACTIVIDADES PENDIENTES

56 5. Acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas, REVISIÓN INTERNA DE LA DIRECCIÓN 05 DE OCTUBRE DE 2006 1.Se realizó la exposición de los resultados de las Visitas Bimestrales que se llevaron a cabo de la semana del 25 al 29 de septiembre, presentados por los líderes de los procesos. 2.De acuerdo a los resultados de dichas visitas bimestrales se levantó una No Conformidad debido a que en los procesos para la administración de los recursos así como en Servicios Tecnológicos no se reportó Producto No Conforme y Proyectos de Mejora por desconocimiento del llenado de dichos formatos, así como no se ha reportado medición de dichos indicadores. 3. Se acordó que la No Conformidad 004-06 derivada de la operatividad de los procesos será analizada en el Taller de No Conformidades el día Viernes 06 de octubre a donde asistirán los líderes de los procesos 4. El líder del proceso de Adquisición de Materiales y Servicios sugirió que en el Glosario Técnico de Conceptos se realice una definición y diferencia entre: –Auditorías Internas, Auditorías Externas, Visitas Bimestrales, Revisión Interna de la Dirección y Revisión de la Dirección con el Subcomité de Certificación Esto debido a la confusión que existe entre estos términos en el personal involucrado en el SGC ACTIVIDADES CUMPLIDAS ACTIVIDADES PENDIENTES

57 5. Acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas, REVISIÓN INTERNA DE LA DIRECCIÓN 05 DE OCTUBRE DE 2006 4.Se acordó que la Coordinación de Calidad llevará la carpeta informativa de la Revisión Interna de la Dirección a los líderes de los procesos así como los resultados de las Visitas Bimestrales para que sean colocados en los pizarrones informativos o en algún lugar visible en cada proceso para que todo el equipo de trabajo esté enterado de los resultados de las visitas y de la revisión. 5.Se acordó que todos los procesos deberán reportar la primera medición de sus indicadores a la Coordinación de Calidad para poder medir la implementación del SGC en la semana del 9 al 13 de octubre, y en base a la primera medición se establecerán los proyectos de mejora necesarios para modificar el porcentaje establecido por proceso en sus objetivos. 6.Se acordó que la encuesta para medir la satisfacción del cliente será modificada debido a que esta solamente está diseñada para evaluar los procesos de Biblioteca y de Control Escolar. 7.Se acordó que los líderes de procesos deberán decirles al personal involucrado en su proceso que deberán portar a diario su gaffette y tener su personificador en su área de trabajo, y la Coordinación de Calidad realizará revisiones semanales para su supervisión. ACTIVIDADES CUMPLIDAS ACTIVIDADES PENDIENTES

58 ORDEN DEL DÍA 1.Resultado de Auditorias, 2.Retroalimentación del cliente, 3.Desempeño de los procesos y conformidad del producto, 4.Estado de acciones correctivas y preventivas, 5.Acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas, 6.Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad y 7.Recomendaciones de mejora.

59 6. Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad

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63 El Cambio al Alcance y Exclusiones del Sistema de Gestión de Calidad, no afecta la estructura de mismo, se modificó la redacción para una mayor claridad en su lectura y comprensión.

64 ORDEN DEL DÍA 1.Resultado de Auditorias, 2.Retroalimentación del cliente, 3.Desempeño de los procesos y conformidad del producto, 4.Estado de acciones correctivas y preventivas, 5.Acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas, 6.Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad y 7.Recomendaciones de mejora.

65 7. Proyectos de Mejora 2005.

66 7. Proyectos de Mejora 2006.