Octubre 18 de 2001 Proyecto de implantación de organización por procesos Proceso optimizado 10. Administrar Recursos Financieros Este documento es confidencial.

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1 Octubre 18 de 2001 Proyecto de implantación de organización por procesos Proceso optimizado 10. Administrar Recursos Financieros Este documento es confidencial y para el uso exclusivo del cliente a quién está dirigido Federación Nacional de Cafeteros de Colombia

2 2 Presentación del Proceso Objetivos y Responsabilidades del proceso Productos del proceso Diseño optimizado del proceso. Apoyo sistemas de información. Indicadores de desempeño. Premisas de cambio Presentación del Proceso Objetivos y Responsabilidades del proceso Productos del proceso Diseño optimizado del proceso. Apoyo sistemas de información. Indicadores de desempeño. Premisas de cambio Contenido

3 3 1. Presentación del proceso

4 4 10.5 Coste ar opera ción 10.4 Admi nistra r fondo s Caficultores Compradores de café. Exportadores Privados Entidades Financieras. Almacafé y Federación Proveedores de bienes y servicios Cooperativas de Caficultores Empleados, exempleados y pensionados Entidades Gubernamentales Otras personas Naturales y Jurídicas Caficultores Compradores de café. Exportadores Privados Entidades Financieras. Almacafé y Federación Proveedores de bienes y servicios Cooperativas de Caficultores Empleados, exempleados y pensionados Entidades Gubernamentales Otras personas Naturales y Jurídicas Caficultores Proveedores de bienes y servicios Entidades Financieras Almacafé y Federación Empleados, exempleados y pensionados Entidades Gubernamentales Entidades de Fiscalización y Control Exportadores Privados Otras Personas Naturales y Jurídicas Cooperativas de Caficultores Caficultores Proveedores de bienes y servicios Entidades Financieras Almacafé y Federación Empleados, exempleados y pensionados Entidades Gubernamentales Entidades de Fiscalización y Control Exportadores Privados Otras Personas Naturales y Jurídicas Cooperativas de Caficultores 10.1 Planear Proceso 10. Administrar Recursos Financieros (2do. Nivel) 1. Presentación del proceso Objetivo Planear, obtener y aplicar adecuadamente los recursos financieros de las empresas para apoyar el logro de sus objetivos estratégicos y el cumplimiento de las obligaciones y compromisos adquiridos Clientes 10.6 Orga nizar y analiz ar infor maci ón Proveedores 10.2 Admi nistra r carter a 10.3 Admi nistra rcuen tas por pagar 10.7 Orga nizar y analiz ar infor maci ón tribut aria

5 5 2. Objetivos y Responsabilidades de los subprocesos

6 6 PLANEAR 2. Objetivos y Responsabilidades de los subprocesos

7 7 ADMINISTRAR CARTERA 2. Objetivos y Responsabilidades de los subprocesos

8 8 ADMINISTRAR CUENTAS POR PAGAR 2. Objetivos y Responsabilidades de los subprocesos

9 9 ADMINISTRAR FONDOS 2. Objetivos y Responsabilidades de los subprocesos

10 10 ADMINISTRAR FONDOS 2. Objetivos y Responsabilidades de los subprocesos

11 11 ORGANIZAR Y ANALIZAR INFORMACIÓN 2. Objetivos y Responsabilidades de los subprocesos

12 12 ORGANIZAR Y ANALIZAR INFORMACIÓN 2. Objetivos y Responsabilidades de los subprocesos

13 13 ORGANIZAR Y ANALIZAR INFORMACIÓN 2. Objetivos y Responsabilidades de los subprocesos

14 14 3. Productos del proceso

15 15 PLANEAR Se identificaron los principales clientes del proceso y se establecieron los productos y servicios relacionados con cada uno de ellos 3. Productos del proceso

16 16 ADMINISTRAR CARTERA 3. Productos del proceso

17 17 ADMINISTRAR CUENTAS POR PAGAR 3. Productos del proceso

18 18 ADMINISTRAR FONDOS 3. Productos del proceso

19 19 ORGANIZAR Y ANALIZAR INFORMACIÓN 3. Productos del proceso

20 20 ORGANIZAR Y ANALIZAR INFORMACIÓN 3. Productos del proceso

21 21 ORGANIZAR Y ANALIZAR INFORMACIÓN 3. Productos del proceso

22 22 3. Diseño optimizado del proceso

23 23 Objetivo Proponer los medios y prever los recursos requeridos en términos monetarios para el desarrollo de los objetivos de la Institucionalidad Cafetera, realizando el seguimiento y los ajustes que aseguren el cumplimiento de los planes. 10.1 Planear (3er. Nivel) Clientes Congreso Cafetero Comité Nacional Comité Ejecutivo Comité de Presupuesto e Inversiones Gerencias Unidades Estratégicas de Negocio y de Apoyo Banca Externa e Interna Revisoría Fiscal Deloitte & Touche Organismos aportantes nacionales e internacionales Filial Colombian Coffee Federation Inc. FNC Trade Europe Proveedores Congreso Cafetero Comité Nacional Comité Ejecutivo Comité de Presupuesto e Inversiones Gerencias Unidades Estratégicas de Negocio y de Apoyo Organismos aportantes nacionales e internacionales Banca Externa e Interna Filial Colombian Coffee Federation Inc. FNC Trade Europe Entidades en que Fondo/ Federación tienen inversiones 1. Diseño optimizado del proceso... Segundo y tercer nivel 10.1.1 Planear y Coordinar 10.1.2 Proyectar 10.1.3 Presupuestar 10.1.4 Ejecutar y Controlar (3er. Nivel)

24 24 Proceso 10 Administrar Recursos Financieros 10.1 Planear (Cuarto nivel) PresupuestarProyectar 1. Diseño optimizado del proceso... Tercer y cuarto nivel Ejecutar y Controlar Planeación y Coordinación

25 25 Objetivo Verificar, controlar y gestionar el cumplimiento oportuno de los derechos económicos a favor de las Empresas. 10.2 Administrar cartera Clientes Proveedores Entidades Financieras Almacafé y Federación Empleados, exempleados y pensionados Otras Personas Naturales y Jurídicas Cooperativas de Caficultores Proveedores Almacafé y Federación Proveedores Cooperativas de Caficultores Empleados, exempleados y pensionados Otras Personas Naturales y Jurídicas 4. Diseño optimizado del proceso... Segundo y tercer nivel 10.2.1 Gestionar Cobro 10.2.2 Verificar cobro jurídico (3er. Nivel) 10.2.3 Evaluar y calificar cartera

26 26 Proceso 10.2 Administrar cartera (Cuarto nivel) XXXX 4. Diseño optimizado del proceso... Tercer y cuarto nivel Analizar vencimientos Enviar a cobro jurídico Hacer seguimiento y provisionar Verificar cobro jurídico Evaluar y calificar cartera ABySARHCo Realizar cobro Obtener y analizar información Producir informe Gestionar cobro Revisar condiciones de crédito Calificar cartera y provisionar

27 27 Objetivo Gestionar las cuentas por pagar a acreedores por obligaciones contraídas por las Empresas en la adquisición de bienes o servicios o por compromisos de orden contractual o legal. 10.3 Administrar cuentas por pagar Clientes Proveedores de Bienes y Servicios Entidades financieras Entidades gubernamentales Empleados, exempleados y pensionados Entidades de control Dependencias Federacafé y Almacafé Otras personas naturales y jurídicas Proveedores Proveedores de Bienes y Servicios Entidades financieras Entidades gubernamentales Empleados, exempleados y pensionados Entidades de control Dependencias Federacafé y Almacafé Otras personas naturales y jurídicas 4. Diseño optimizado del proceso... Segundo y tercer nivel 10.3.1 Recibir documento (3er. Nivel) 10.3.2 Generar cuenta por pagar 10.3.3 Evaluar cuentas por pagar

28 28 Proceso 10.3 Administrar cuentas por pagar (Cuarto nivel) Area de acreedores y deudores 4. Diseño optimizado del proceso... Tercer y cuarto nivel Verificar aspectos legales Verificar factura Causar cuenta Generar cuenta por pagar Evaluar cuentas por pagar ABySARHCo Verificar logística Recibir documento Compensar partidas Analizar partidas abiertas Comunicar a responsable Radicar en el sistema Administrarfondos

29 29 Objetivo Manejar los recursos monetarios en busca de su optimización, cumpliendo oportunamente las obligaciones contraidas. 10.4 Administrar Fondos Clientes Caficultores Proveedores de bienes y servicios Entidades Financieras Almacafé y Federación Empleados, exempleados y pensionados Entidades Gubernamentales Entidades de Fiscalización y Control Exportadores Privados Otras Personas Naturales y Jurídicas Cooperativas de Caficultores Proveedores Caficultores Compradores de café. Exportadores Privados Entidades Financieras. Almacafé y Federación Proveedores de bienes y servicios Cooperativas de Caficultores Empleados, exempleados y pensionados Entidades Gubernamentales Otras Personas Naturales y Jurídicas 4. Diseño optimizado del proceso... Segundo y tercer nivel 10.4.1 Programar fondos 10.4.5 Endeudamiento 10.4.4 Inversión 10.4.2 Recaudar 10.4.3 Pagar (3er. Nivel)

30 30 Proceso 10.3 Administrar Fondos (Cuarto nivel) Decidir alternativa: uso liquidez, inversión o endeudamiento Tesorería Programar fondos Ejecutar posición y previsión Verificar análisis de vencimientos 4. Diseño optimizado del proceso... Tercer y cuarto nivel Analizar estado de liquidez Establecer exceso o necesidad de fondos 1 2 3 4 Endeudamiento Pagar Liquidar inversión Constituir inversión

31 31 Proceso 10.4 Administrar Fondos (Cuarto nivel) Registrar en el sistema Tesorería Recaudar Recibir aviso de pago Identificar Partidas Abiertas Confrontar movimiento bancario 4. Diseño optimizado del proceso... Tercer y cuarto nivel ArchivarDocumentos 5

32 32 Proceso 10.4 Administrar Fondos (Cuarto nivel) Entregar documentos de pago Tesorería Tratar propuesta Verificar partidas para pago 4. Diseño optimizado del proceso... Tercer y cuarto nivel Bloquear y solicitar ajustes Ejecutar propuesta Preparar documentación Confirmar el pago Pagar 1 ArchivarDocumentos

33 33 Proceso 10.4 Administrar Fondos (Cuarto nivel) Tesorería 4. Diseño optimizado del proceso... Tercer y cuarto nivel Endeudamiento Realizar contacto con entidades financieras Contactar entidades financieras Analizar y proponer ofertas Gerencia Financiera / Instancia Responsable Convenir condiciones, cupo y garantía 4 Solicitar cotizaciones Formalizar operación Contabilizar operación 5

34 34 Proceso 10.4 Administrar Fondos (Cuarto nivel) Tesorería 4. Diseño optimizado del proceso... Tercer y cuarto nivel Inversión Analizar y presentar ofertas del mercado Constituir inversión Formalizar inversión Contabilizar inversión 1 Liquidar inversión Ofertar en el mercado Formalizar negociación Contabilizar venta 5 Administrar Recibir título o certificación Controlar vencimiento Proyectar indicadores y analizar riesgos Valorar y contabilizar 23 Instancia de Aprobación Decidir inversión Decidir liquidación Analizar entorno financiero

35 35 Proceso 10.4 Administrar Fondos (Cuarto nivel) Tesorería 4. Diseño optimizado del proceso... Tercer y cuarto nivel Inversión Constituir Fiducia Contabilizar Administrar Fiducia 1 Formalizar constitución Controlar cumplimiento del contrato Realizar operación convenida 2 Gerencia Financiera / Instancia de Aprobación Decidir constitución Subscribir contrato Registrar operación 1 5

36 36 Objetivo Acumular y distribuir, con la mayor certeza posible, los costos asociados a cada actividad o proceso de la empresa. 10.5 Costear Operación Clientes xxxx Proveedores xxxx 1. Diseño optimizado del proceso... Segundo y tercer nivel 10.5.210.5.310.5.410.5.510.5.1 (3er. Nivel)

37 37 10.6 Organizar y analizar información Proveedores 4. Diseño optimizado del proceso... Segundo y tercer nivel 10.6.5 Elaborar y reportar informes 10.6.4 Cerrar periodo Clientes Entidades de Fiscalización y control Almacafé y Federacafé Empleados, ex-empleados y pensionados Revisoría Fiscal Cooperativas de Caficultores Accionistas Entidades Gubernamentales Asociación Bancaria Otras Personas Naturales y Jurídicas Entidades Gubernamentales Entidades de Fiscalización y control Almacafé - Federacafé Mandatarios Entidades Financieras Asesor Tributario Externo Cámara de Comercio Cooperativas de Caficultores Otras Personas Naturales y Jurídicas 10.6.1 Planear y asesorar 10.6.3 Analizar, conciliar y auditar 10.6.2 Registrar Objetivo Preparar oportunamente la información financiera y tributaria de las Empresas para satisfacer las necesidades de los clientes, apoyar la toma de decisiones, así como velar por el cumplimiento y la aplicación de las normas legales y reglamentarias. (3er. Nivel)

38 38 Proceso 10.6 Organizar y analizar información (Cuarto nivel) Responsables de contabilidad y tributaria de las empresas Planear y asesorar Recibir y analizar información Elaborar plan de actividades 4. Diseño optimizado del proceso... Tercer y cuarto nivel Emitir concepto e informar Registrar Recibir y analizar información Clasificar Efectuar cálculos Registrar Todas las Areas de las empresas 1 Comunicar y entregar plan de actividades

39 39 Proceso 10.6 Organizar y analizar información (Cuarto nivel)g Responsables de contabilidad y tributaria de las empresas 4. Diseño optimizado del proceso... Tercer y cuarto nivel Analizar, conciliar y auditar Recibir, extractar y analizar información Confrontar información Realizar actividades de cierre Bloquear periodo Cerrar Periodo Todas las Areas de las empresas 2 Ajustes y reclasifica- ciones Efectuar seguimiento 1

40 40 Proceso 10.6 Organizar y analizar información (Cuarto nivel) Responsables de contabilidad y tributaria de las empresas 4. Diseño optimizado del proceso... Tercer y cuarto nivel Elaborar y reportar informes Verificar y clasificar información Preparar Informe Emitir informes 2 Seleccionar y presentar informes

41 41 10.7 Organizar y analizar información tributaria Proveedores 4. Diseño optimizado del proceso... Segundo y tercer nivel Clientes Entidades de Fiscalización y control Almacafé y Federacafé Empleados, ex-empleados y pensionados Revisoría Fiscal Cooperativas de Caficultores Accionistas Entidades Gubernamentales Asociación Bancaria Otras Personas Naturales y Jurídicas Entidades Gubernamentales Entidades de Fiscalización y control Almacafé - Federacafé Mandatarios Entidades Financieras Asesor Tributario Externo Cámara de Comercio Cooperativas de Caficultores Otras Personas Naturales y Jurídicas 10.7.1 Realizar Asesoría Tributaria 10.7.2 Elaborar información tributaria Objetivo Preparar oportunamente la información tributaria de las Empresas velando por el debido cumplimiento y aplicación de las normas legales y reglamentarias. (3er. Nivel)

42 42 Proceso 10.7 Organizar y analizar información tributaria (Cuarto nivel) Responsables de contabilidad y tributaria de las empresas Realizar Asesoría Tributaria Realizar estudio del documento Realizar mesa de debate sobre los resultados del estudios 4. Diseño optimizado del proceso... Tercer y cuarto nivel Obtener y efectuar análisis de normas aplicables Preparar información tributaria Extraer información Determinar cifras fiscales Analizar, auditar, corregir y/o solicitar corrección Preparar y presentar informes Elaborar y entregar documento final

43 43 5. Apoyo sistemas de información

44 44 Proceso 10. Administrar Recursos Financieros 10.1 Planear ProgramarFondosProgramarFondos Recaudar Recaudar Pagar Pagar 10.4 Administrar fondos Actividad manual Actividad soportada con SAP Actividad soportada con otro sistema Área de oportunidad para SAP Área de oportunidad de otra solución de T/I 5. Apoyo sistemas de información Inversión Inversión Endeuda- Endeuda- miento miento Endeuda- Endeuda- miento miento Cobrar Cobrar Verifi car cobr o jurídi co 10.2 Administrar cartera Gene rar infor mes Eval uar y califi car carte ra Eval uar y califi car carte ra 10.3 Administrar cuentas por pagar RecibirdocumentoRecibirdocumentoGenerarcuenta por pagar Generarcuenta Evaluarcuentas Evaluarcuentas

45 45 Proceso 10. Administrar Recursos Financieros Actividad manual Actividad soportada con SAP Actividad soportada con otro sistema Área de oportunidad para SAP Área de oportunidad de otra solución de T/I 5. Apoyo sistemas de información 10.6 Organizar y analizar información Elaborar Elaborar informes informes Elaborar Elaborar informes informes Reportar Reportar a terceros a terceros Reportar Reportar a terceros a terceros Cerrar Cerrar periodo periodo Cerrar Cerrar periodo periodoPlanearPlanear Analizar Analizar y Conciliar y Conciliar Analizar Analizar y Conciliar y Conciliar Registrar Registrar 10.5. Costear operación 10.6 Organizar y analizar información tributaria RealizarAsesoríaTributariaRealizarAsesoríaTributariaPrepararInformaciónTributariaPrepararInformaciónTributaria

46 46 6. Indicadores de gestión

47 47 6. Indicadores de desempeño Los indicadores propuestos están enfocados hacia los valores o factores que evalúan el desempeño del proceso y costo total, así como atender los elementos de incertidumbre de la compra: tiempo, cantidad y calidad entregada, exactitud de la información y servicio. CONCEPTO UNID. MED. PERIODICIDAD Administrar Fondos Eficacia Rentabilidad del portafolio de inversiones Oportunidad en el pago = (No. De pagos en la fecha prevista / No. Total de pagos ) Costo de endeudamiento %%% Mensual Trimestral

48 48 Semestral 6. Indicadores de desempeño Los indicadores propuestos están enfocados hacia los valores o factores que evalúan el desempeño del proceso y costo total, así como atender los elementos de incertidumbre de la compra: tiempo, cantidad y calidad entregada, exactitud de la información y servicio. CONCEPTO UNID. MED. PERIODICIDAD Estado de la cartera = cartera en mora / total de cartera Eficiencia de cobro = cobro efectivo / número de saldos en cartera Días en mora Costo del subproceso = costos del subproceso / número de saldos en cartera % Días Mensual Administrar Cartera $/Saldo

49 49 6. Indicadores de desempeño Los indicadores propuestos están enfocados hacia los valores o factores que evalúan el desempeño del proceso y costo total, así como atender los elementos de incertidumbre de la compra: tiempo, cantidad y calidad entregada, exactitud de la información y servicio. CONCEPTO UNID. MED. PERIODICIDAD Tiempo de proceso = fecha de verificación o causación de facturas – fecha de radicación Días en mora para pago Costo del subproceso = costo del subproceso / facturas verificadas y causadas Días $/documento Diario Mensual Semestral Administrar Cuentas por pagar

50 50 6. Indicadores de desempeño Los indicadores propuestos están enfocados hacia los valores o factores que evalúan el desempeño del proceso y costo total, así como atender los elementos de incertidumbre de la compra: tiempo, cantidad y calidad entregada, exactitud de la información y servicio. CONCEPTO UNID. MED. PERIODICIDAD Organizar y analizar información / Organizar y analizar información tributaria % $/informe Mensual Trimestral Anual Oportunidad en la entrega = (No. de informes entregados a tiempo / No. Total de informes) Calidad de la información = (No. de informes con errores / No. de informes presentados) Cumplimiento a normas = (No. de requerimientos aceptados/ No. total de requerimientos) Costo del subproceso = ( Costo del subproceso / No. De informes requerido)

51 51 7. Premisas de cambio

52 52 7. Premisas de cambio Proceso 10.2 Administrar cartera Tecnología Organización Normatividad: Políticas, normas y procedimientos

53 53 7. Premisas de cambio Proceso 10.3 Administrar cuentas por pagar Tecnología Normatividad: Políticas, normas y procedimientos

54 54 7. Premisas de cambio Proceso 10.3 Administrar Fondos Tecnología Organización

55 55 7. Premisas de cambio Proceso 10.3 Administrar Fondos Tecnología

56 56 7. Premisas de cambio Proceso 10.3 Administrar Fondos Normatividad: Políticas, normas y procedimiento

57 57 7. Premisas de cambio Proceso 10.3 Administrar Fondos Normatividad: Políticas, normas y procedimiento

58 58 4. Premisas de cambio Proceso 10.3 Administrar Fondos Normatividad: Políticas, normas y procedimiento

59 59 7. Premisas de cambio Proceso 10.6 Organizar y analizar información Proceso 10.7 Organizar y analizar información tributaria SITUACIÓN ACTUALACTIVIDADPRIORIDADRESPONSABLE Organización Por la naturaleza jurídica de la empresas, las olbigaciones fiscales y contables son especiales para cada empresa, siendo necesario mantener esta diferenciación. Tecnología La identificación de los conceptos de impustos en SAP son diferentes en FNC y Almacafé. El proceso de registro de costeo de café requiere un alto porcentaje de operaciones manuales (FNC). La consulta de la información contalbe y tributaria está limitada a la operación de cada empresa, siendo necesario generar informes entre ellas para el desarrollo de procesos conjuntos. La identificación de los conceptos de impuestos en SAP son diferentes en FNC y Almacafé. Revisar y definir la estructura que apoya los procesos tributarios y contables de las empresas, garantizando la separación de las actividades. Parametrizar códigos de conceptos para consulta de información contable y tributaria de las bases de datos de las empresas. Efectuar los ajustes solicitados con anterioridad a los programas de registro de costeo de afé para autorizar las contabilizaciones mensuales (FNC). Definir niveles de autorización para consulta de información contable y tributaria de las bases de datos de las empresas. Establecer códigos unificados para FNC y Almacafé. Alta Gerencia Administrativa (Equipo de apoyo) Responsables de Tributaria / Responsable desarrollos tecnológicos Gerencia Administrativa Responsables de Tributaria Normatividad: Políticas, normas y procedimientos

60 60 Pendiente Pago manual en Almacafé Conciliaciones Bancarias (Almacafé: Contabilidad - FNC: Tesorería) Previsión de Tesorería : Estado de pedido de MM. Radicación de facturas : FNC en SAP, Almacafé en otro sistema Anticipo de Viáticos: Causación en Tesorería en Almacafé. Encargos Fiduciarios: Trasladar al proceso respectivo.